1、秘書學概論秘書學概論 立卷、歸檔和檔案工作立卷、歸檔和檔案工作第八章第八章秘書學概論秘書學概論立卷立卷 歸檔和檔案工作歸檔和檔案工作文書立卷文書立卷檔案工作檔案工作文書歸檔文書歸檔歸檔作用、范圍、時間與要求歸檔作用、范圍、時間與要求工作內容工作內容工作原則工作原則立卷范圍立卷范圍立卷方法立卷方法立卷步驟立卷步驟實例表格實例表格秘書學概論秘書學概論文書立卷文書立卷立卷：立卷： 就就是將辦理完畢的零散文件，根據是將辦理完畢的零散文件，根據它們之間的聯系，分門別類的組成一個它們之間的聯系，分門別類的組成一個或數個案卷?；驍祩€案卷。案卷：案卷： 是一組互相聯系或具有共同特征并經是一組互相聯系或具有共同

2、特征并經過系統整理的文件的集合體，是文書檔過系統整理的文件的集合體，是文書檔案的基本保管單位案的基本保管單位立卷范圍立卷范圍立卷方法立卷方法立卷步驟立卷步驟實例表格實例表格章目錄秘書學概論秘書學概論文書歸檔文書歸檔歸檔：歸檔： 就就是指文書部門將辦理是指文書部門將辦理完畢的文件材料整理立卷后，完畢的文件材料整理立卷后，定期移交給單位檔案室集中定期移交給單位檔案室集中保存。保存。歸檔作用歸檔作用歸檔范圍歸檔范圍歸檔時間歸檔時間歸檔要求歸檔要求章目錄秘書學概論秘書學概論檔案工作檔案工作檔案：檔案： 就就是指過去和現在的國家機構、社是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、會組

3、織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作：檔案工作： 就是用科學的原則和方法管理檔案，就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。為黨和國家各項工作服務的工作。檔案作用檔案作用工作內容工作內容工作原則工作原則匯總表格匯總表格章目錄秘書學概論秘書學概論 年度文書立卷歸檔工作匯總表序號文件類型文件標題文件字號文件日期文件作者處理情況發現問題意見和建議組卷日期歸檔日期案卷號文件

4、所在張號移交檔案室日期備注節目錄秘書學概論秘書學概論立卷范圍立卷范圍具具 體體 內內 容容上級單位來文上級單位來文必須貫徹執行的指令性公文必須貫徹執行的指令性公文與業務有關的指導性公文與業務有關的指導性公文本單位需要參照辦理的法規性公文本單位需要參照辦理的法規性公文本單位文書本單位文書指示、請示、批復、決定、通報、重要通知、計指示、請示、批復、決定、通報、重要通知、計劃總結、內部機構變動、辦事規則等資料劃總結、內部機構變動、辦事規則等資料本單位財產、檔案等的交接憑證及產權依據資料，本單位財產、檔案等的交接憑證及產權依據資料，重要統計資料重要統計資料重要來信及記錄處理報告，重要活動圖片等資料重要

5、來信及記錄處理報告，重要活動圖片等資料下級單位來文下級單位來文與單位有密切關系的具有查證價值的各類文書與單位有密切關系的具有查證價值的各類文書同級單位來文同級單位來文與單位業務有關、有參考價值的文書，如條例等與單位業務有關、有參考價值的文書，如條例等節目錄秘書學概論秘書學概論立卷方法立卷方法問題特征問題特征時間特征時間特征名稱特征名稱特征作者特征作者特征通信者特征通信者特征地區特征地區特征 在一般情況下，每一個文件都是由在一般情況下，每一個文件都是由發文單位、文件名稱、文件內容、成文發文單位、文件名稱、文件內容、成文日期、收文單位、主題詞六個部分組成日期、收文單位、主題詞六個部分組成的。的。

6、這六部分也可概括為六個特征，即這六部分也可概括為六個特征，即問題特征、時間特征、名稱特征、作者問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、地區特征、通信者特征。文書立特征、地區特征、通信者特征。文書立卷的方法就是按照六個特征進行組卷。卷的方法就是按照六個特征進行組卷。節目錄秘書學概論秘書學概論立卷步驟立卷步驟調整順序調整順序組合案卷組合案卷提前準備提前準備平時歸卷平時歸卷編排頁碼編排頁碼填寫目錄填寫目錄擬定標題擬定標題裝訂成冊裝訂成冊 文書立卷的具體實施工作，一部分文書立卷的具體實施工作，一部分是在平時日積月累完成的，但主要工作是在平時日積月累完成的，但主要工作是在歲末年初進行的，利用科學的步驟是

7、在歲末年初進行的，利用科學的步驟進行文書立卷，是秘書人員在工作中必進行文書立卷，是秘書人員在工作中必須堅持的。須堅持的。編目定卷編目定卷辦理移交辦理移交節目錄秘書學概論秘書學概論實例表格實例表格卷內目錄卷內目錄案卷目錄案卷目錄卷內備考表卷內備考表案卷封面案卷封面案卷目錄封面案卷目錄封面案卷目錄備考表案卷目錄備考表節目錄秘書學概論秘書學概論歸檔的作用歸檔的作用 歸檔是文書工作最后一個環節，又是歸檔是文書工作最后一個環節，又是檔案工作開始的一個環節，可說是文書工檔案工作開始的一個環節，可說是文書工作和檔案工作的結合部，是交接環節。作和檔案工作的結合部，是交接環節。 單位文件的歸檔是檔案的主要來源，

8、單位文件的歸檔是檔案的主要來源，也是檔案室收集工作的經常任務。也是檔案室收集工作的經常任務。節目錄秘書學概論秘書學概論歸檔的范圍歸檔的范圍 凡是反映本機關工作活凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文動、具有查考利用價值的文件材料均屬于歸檔范圍。包件材料均屬于歸檔范圍。包括上下級機關、同級機關和括上下級機關、同級機關和非隸屬機關的某些文件材料。非隸屬機關的某些文件材料。節目錄秘書學概論秘書學概論歸檔的時間歸檔的時間 實行定期歸檔。定期歸檔，就是辦實行定期歸檔。定期歸檔，就是辦理完畢的文件材料由文書部門或業務部理完畢的文件材料由文書部門或業務部門整理、立卷后定期向檔案室移交。移門整理、立卷后

9、定期向檔案室移交。移交的時間一般在第二年上半年，一些專交的時間一般在第二年上半年，一些專門性文件或駐地分散的個別業務單位的門性文件或駐地分散的個別業務單位的文件可推遲至第二年的下半年。文件可推遲至第二年的下半年。節目錄秘書學概論秘書學概論歸檔的質量要求 應歸檔的文件材料齊全、完整；應歸檔的文件材料齊全、完整； 文件和電報按其內容的聯系，合并整文件和電報按其內容的聯系，合并整理、立卷；理、立卷； 歸檔的文件材料，保持它們的歷史聯歸檔的文件材料，保持它們的歷史聯系，區分保存價值，分類整理、立卷，案系，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。卷標題簡明確切，便于保管和利用。節

10、目錄秘書學概論秘書學概論檔案的作用檔案的作用可作為單位工作查考的依據可作為單位工作查考的依據可作為生產活動的依據和參考可作為生產活動的依據和參考可作為政治斗爭的工具可作為政治斗爭的工具可為科學研究提供必要的資料可為科學研究提供必要的資料節目錄秘書學概論秘書學概論工作環節工作環節具體工作（內容）具體工作（內容）收集收集將分散于各個機構內部的文件收集起來，集中保存將分散于各個機構內部的文件收集起來，集中保存整理整理將收集來的文件資料加以條理化、系統化，進行認將收集來的文件資料加以條理化、系統化，進行認真整理、分門別類真整理、分門別類鑒定鑒定新舊交替過程中，要對檔案的實際利用價值去粗存新舊交替過程中

11、，要對檔案的實際利用價值去粗存精，已無保存價值的要注銷精，已無保存價值的要注銷保管保管為了更長遠地利用檔案，需要對檔案采取保護性措為了更長遠地利用檔案，需要對檔案采取保護性措施，延長其壽命，以免遭到突發性破壞施，延長其壽命，以免遭到突發性破壞統計統計科學地管理檔案需要對檔案的狀況進行量化的統計科學地管理檔案需要對檔案的狀況進行量化的統計和分析研究和分析研究檢索以及提供檢索以及提供利用利用需要準備好提供檔案的輔助方案，并通過各種方式需要準備好提供檔案的輔助方案，并通過各種方式有效地提供檔案和有關的資料有效地提供檔案和有關的資料節目錄秘書學概論秘書學概論檔案工作的基本原則集中統一的管理國家全部檔案

12、集中統一的管理國家全部檔案維護檔案的完整與安全維護檔案的完整與安全便于黨和國家各項工作的利用便于黨和國家各項工作的利用節目錄秘書學概論秘書學概論問題特征 將文件內容反映將文件內容反映的同一事件、同一人的同一事件、同一人物、同一問題或同一物、同一問題或同一工作性質組合在一起工作性質組合在一起.其優點是可保持文件其優點是可保持文件的內在聯系的內在聯系,反映某一反映某一問題的全貌，又便于問題的全貌，又便于查找利用。查找利用。點目錄秘書學概論秘書學概論時間特征 將屬于同一時間將屬于同一時間（同一年度、同一季（同一年度、同一季度、同一月度）的文度、同一月度）的文件集中組案。其優點件集中組案。其優點是便于

13、查考一個單位是便于查考一個單位在不同發展階段的情在不同發展階段的情況。按時間特征組卷，況。按時間特征組卷，對跨年度的文書應視對跨年度的文書應視不同情況采取靈活變不同情況采取靈活變通的方法。通的方法。 點目錄秘書學概論秘書學概論名稱特征 將文件名稱相同將文件名稱相同或相近的集中立卷?；蛳嘟募辛⒕怼Ｎ募Q往往是文件文件名稱往往是文件效能和作用的反映。效能和作用的反映。把名稱一致、保存時把名稱一致、保存時間相近的文種統一立間相近的文種統一立卷，其實用價值更佳。卷，其實用價值更佳。 點目錄秘書學概論秘書學概論作者特征 將同一發文單位將同一發文單位的來文統一立卷，便的來文統一立卷，便于反映本單位的

14、工作于反映本單位的工作與某單位之間的聯系，與某單位之間的聯系，也方便查找。按此方也方便查找。按此方法立卷需要注意，某法立卷需要注意，某些聯系緊密的文件，些聯系緊密的文件，以不拆散為佳。以不拆散為佳。 點目錄秘書學概論秘書學概論地區特征 將同一地區、同將同一地區、同一部門的來文組卷。一部門的來文組卷。這種方法便于反映該這種方法便于反映該地區、該部門的情況地區、該部門的情況和對該地區、該部門和對該地區、該部門問題的處理，一般可問題的處理，一般可用于下屬單位的來文。用于下屬單位的來文。 點目錄秘書學概論秘書學概論通信者特征 此特征不同于作者特征。此特征不同于作者特征。它指對某一問題形成文件的它指對某

15、一問題形成文件的雙方（如詢問與答復）集中雙方（如詢問與答復）集中立卷。其好處是便于反映單立卷。其好處是便于反映單位之間對有關問題的協商和位之間對有關問題的協商和上下級之間的溝通情況。需上下級之間的溝通情況。需要指出的是，按通信者特征要指出的是，按通信者特征立卷必須是雙方往來文件，立卷必須是雙方往來文件，而不是單向文件。而不是單向文件。 點目錄秘書學概論秘書學概論步驟步驟具體內容具體內容提提前前準準備備 平平時時歸歸卷卷編制歸編制歸卷類目卷類目這是歸卷類別和歸卷條目的總稱。作為年終立卷這是歸卷類別和歸卷條目的總稱。作為年終立卷時案卷標題的雛形時案卷標題的雛形,文字應簡明扼要文字應簡明扼要收收集集

16、文文件件和和資資料料外發文件的收集。可依據發文登記簿向發文人員外發文件的收集。可依據發文登記簿向發文人員及時索取原稿和復印件及時索取原稿和復印件收文的收集?？梢罁瘴牡怯洸菊莆站€索，在辦收文的收集?？梢罁瘴牡怯洸菊莆站€索，在辦畢退回時收集畢退回時收集內部文件的收集。如會議記錄、主管講話等。內部文件的收集。如會議記錄、主管講話等。參加會議帶回來的文件的收集參加會議帶回來的文件的收集鑒別鑒別與與歸卷歸卷收集到的文件資料，有把握定下來的，隨手歸卷。收集到的文件資料，有把握定下來的，隨手歸卷。一時難定的，放入一時難定的，放入“待歸文件待歸文件”，稍后再歸卷。，稍后再歸卷。對收集到的文件，要隨時進行認

17、真細心地檢查和對收集到的文件，要隨時進行認真細心地檢查和鑒別，以便正確判定歸卷類目鑒別，以便正確判定歸卷類目點目錄秘書學概論秘書學概論步驟步驟具具 體體 內內 容容調調整整順順序序組組合合案案卷卷對平時對平時歸入卷歸入卷內的文內的文件進行件進行一次檢一次檢查調整查調整檢查歸卷文件是否齊全完整檢查歸卷文件是否齊全完整檢查卷內文件與案卷類目是否一致檢查卷內文件與案卷類目是否一致檢查卷內文件的保存價值是否一致檢查卷內文件的保存價值是否一致檢查每個卷內文件頁碼數量是否相差懸殊檢查每個卷內文件頁碼數量是否相差懸殊妥善排妥善排列卷內列卷內文件順文件順序序按時間順序排列按時間順序排列按文件重要程度排列按文件

18、重要程度排列按工作順序排列按工作順序排列按姓氏筆劃排列按姓氏筆劃排列選擇和創造最佳的組卷方法。如何具體用活、用好選擇和創造最佳的組卷方法。如何具體用活、用好“六個特征六個特征”的立卷方法，是一個需要研究的問題的立卷方法，是一個需要研究的問題點目錄秘書學概論秘書學概論步步驟驟具具 體體 內內 容容編編排排頁頁碼碼填填寫寫目目錄錄編排編排頁碼頁碼一案卷中，將卷內文件按順序、統一規定位置編寫頁碼張號并核對一案卷中，將卷內文件按順序、統一規定位置編寫頁碼張號并核對填寫填寫卷內卷內目錄目錄每一案卷均須填寫卷內文件目錄，便于查閱。填好的卷內目錄入于卷每一案卷均須填寫卷內文件目錄，便于查閱。填好的卷內目錄入

19、于卷首，并復制一至兩份，在填上卷號和案卷標題后裝訂成冊，作為查找首，并復制一至兩份，在填上卷號和案卷標題后裝訂成冊，作為查找文件的索引工具。文件的索引工具。填寫填寫備考備考表表備考表用于記錄卷內文件有關情況。卷內文件是否完整、有無損壞、備考表用于記錄卷內文件有關情況。卷內文件是否完整、有無損壞、缺張缺頁或重張重頁等情況均應記錄，并由立卷人簽名及注上填寫日缺張缺頁或重張重頁等情況均應記錄，并由立卷人簽名及注上填寫日期，以示負責。同時不管有無情況，均應放入備考表，日后備用期，以示負責。同時不管有無情況，均應放入備考表，日后備用技術技術處理處理工作工作文件上的金屬裝訂物如釘書針、回形針等一律拆除，以

20、防日久銹蝕文件上的金屬裝訂物如釘書針、回形針等一律拆除，以防日久銹蝕裝訂線左（右）側有字的文件，左（右）加邊取齊，右（左）邊折疊裝訂線左（右）側有字的文件，左（右）加邊取齊，右（左）邊折疊不足規定尺寸的，如照片之類，按規定尺寸加裱糊襯托不足規定尺寸的，如照片之類，按規定尺寸加裱糊襯托凡原頁大于規定尺寸的，要折疊取齊，使全卷文件大小一致凡原頁大于規定尺寸的，要折疊取齊，使全卷文件大小一致點目錄秘書學概論秘書學概論步驟步驟具體內容具體內容擬擬定定標標題題裝裝訂訂成成冊冊案卷標題是對卷內文件的總概括，所以必須擬定卷內文件的標題案卷標題是對卷內文件的總概括，所以必須擬定卷內文件的標題標題標題結構結構要

21、完要完整整作者是文件制發單位或個人，要用全稱或規范化的簡稱作者是文件制發單位或個人，要用全稱或規范化的簡稱問題、卷內文件的內容。寫在中間，是核心部分問題、卷內文件的內容。寫在中間，是核心部分名稱，即卷內文件的種類，寫在標題的末尾。一般要全標出名稱，即卷內文件的種類，寫在標題的末尾。一般要全標出填寫填寫封皮封皮要規要規范范單位名稱和組織機構名稱。前為歸屬單位，后為本單位名稱單位名稱和組織機構名稱。前為歸屬單位，后為本單位名稱案卷標題。書寫時應排列勻稱，筆劃工整，整齊美觀案卷標題。書寫時應排列勻稱，筆劃工整，整齊美觀秘密等級。要填寫卷內密級最高的文件的密級秘密等級。要填寫卷內密級最高的文件的密級起

22、訖日期。分別填寫卷內最早和最晚兩個文件的成文日期起訖日期。分別填寫卷內最早和最晚兩個文件的成文日期卷內文件張數。以最后一張號填寫卷內文件張數。以最后一張號填寫保管期限。根據初步鑒定的期限填寫保管期限。根據初步鑒定的期限填寫案卷號。在案卷排列編號后再填案卷號。在案卷排列編號后再填全宗號、目錄號。由單位檔案室填寫全宗號、目錄號。由單位檔案室填寫點目錄秘書學概論秘書學概論步驟步驟具具 體體 內內 容容編編目目定定卷卷辦辦理理移移交交對案卷進行分類，后編好順序卷號。一般有兩種方對案卷進行分類，后編好順序卷號。一般有兩種方法：一是以保管期限為主的排列法；二是以問題或法：一是以保管期限為主的排列法；二是以

23、問題或組織機構為主的排列法組織機構為主的排列法編制案卷目錄。案卷經過編號固定其順序后，逐一編制案卷目錄。案卷經過編號固定其順序后，逐一登記造冊，形成案卷目錄。它是案卷的登記簿，也登記造冊，形成案卷目錄。它是案卷的登記簿，也是向檔案部門移交的目錄和依據。編制目錄應一式是向檔案部門移交的目錄和依據。編制目錄應一式三份，一份自留，兩份交檔案室三份，一份自留，兩份交檔案室歸檔移交。將其中有保存價值的文書資料按照檔案歸檔移交。將其中有保存價值的文書資料按照檔案管理制度向檔案室移交。歸檔的范圍即立卷范圍。管理制度向檔案室移交。歸檔的范圍即立卷范圍。換言之，凡屬立卷的文書，一律歸檔。一般應將上換言之，凡屬立

24、卷的文書，一律歸檔。一般應將上一年的文書在第二年上半年移交檔案室一年的文書在第二年上半年移交檔案室點目錄秘書學概論秘書學概論序號文件作者文件字號文件日期文件標題文件所在張（面）號備注卷內目錄點目錄秘書學概論秘書學概論案卷目錄案卷號文處理號案卷標題起訖日期卷內文件張數卷內張數保管期限庫櫥（格）號備注 裝 訂 線點目錄秘書學概論秘書學概論案卷封面全宗號目錄號案卷號（單位名稱）（組織機構名稱） （案卷標題）文書處理號：自 年 月 日起至 年 月 日止卷內共 件 張 保管期限；第 號全宗 第 號目錄 第 號案卷點目錄秘書學概論秘書學概論卷內備考表本卷內的問題或其它情況： 立卷人： 年 月 日 檢查人：

25、 年 月 日點目錄秘書學概論秘書學概論案卷目錄封面全宗號目錄號案卷目錄二 年 （保管期限）年 月 日編點目錄秘書學概論秘書學概論案卷目錄備考表備考表本卷目錄共 張.其中包括 個案卷,一式 份。情況說明：移交單位（蓋章）移交人（簽字）接收單位（蓋章）接收人（簽字） 年 月 日點目錄秘書學概論秘書學概論某機關秘書王某機關秘書王X X，在臨時負責本局辦公室工作期間，在臨時負責本局辦公室工作期間，為了給新購進的復印紙騰出存放地點，在既未請求為了給新購進的復印紙騰出存放地點，在既未請求局領導，又未親自查看的情況下，擅自批準工作人局領導，又未親自查看的情況下，擅自批準工作人員將員將19571957年至年至19691969年期間形成的檔案從柜中搬出，年期間形成的檔案從柜中搬出，裝人麻袋堆放在機要室，后因辦公室調整又轉放到裝人麻袋堆放在機要室，后因辦公室調整又轉放到油印室。此后，在長達半年多的時間里，王油印室。此后，在長達半年多的時間里，王X X既沒有既沒有安排檔案管理人員去整理、保管這部分檔案，又沒安排檔案管理人員去整理、保管這部分檔案，又沒過問這批檔案的下落，使得最終被人誤認為油印室過問這批檔案的下落，使得最終被人誤認為油印室無用的廢紙予以銷