1、項目管理指南項目管理指南FF 周建偉周建偉2 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.目錄項目概念 如何開始一個項目？ 項目過程中各階段的關鍵工作 項目中需要制定哪些管理制度？ 項目過程中容易忽略的關鍵點及成功要素3 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.項目的概念： “為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力” PMI 項目的特點： 有明確的范圍和目標 是一次性的，有明確時限要求 有明確的資源投入 有一個主要的發起人或客戶（明確的需求方和受益人） 大多數項目都是跨組織的，需要多方配合完

2、成 含有不確定性 日常工作：有專門的組織負責，持續不斷的、反復進行的業務活動4 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.質量時間成本什么時候開始、完成？客戶的目標是什么？需要多少資源投入項目管理的三大要素（約束）項目管理就是要取得目標、時間、成本三個方面的平衡項目管理的最終目的是擁有滿意的客戶！目標5 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.項目管理是通過成立一個臨時性的專門的柔性組織，對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制，以實現項目全過程的動態管理和項目目標的綜合協調與優化。 什么是項

3、目管理？ “在一般的組織機構中，多達50%的工作是以項目的形式進行的” - PMI的統計結果6 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.工具技術項目管理的框架項目管理整合范圍管理時間管理成本管理質量管理人力資源管理溝通管理風險管理采購管理項目干系人的需要和期望輔助功能核心功能7 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.從生命周期看： 概念階段、規劃階段、實施階段、收尾階段從管理的基本過程看： 啟動過程、計劃過程、執行過程、控制過程、結束過程從管理的職能領域看： 范圍管理、時間管理、費用管理、

4、質量管理、人力資源管理 風險管理、溝通管理、采購管理、綜合管理項目管理的主要內容四個過程、五個階段、九個領域8 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.項目與職能的比較項目項目職能職能獨一無二獨一無二重復的重復的有限時間有限時間無限時間（相對）無限時間（相對）革命性變革革命性變革漸進性改變漸進性改變多變的資源需求多變的資源需求穩定的資源需求穩定的資源需求柔性的組織柔性的組織穩定的組織穩定的組織效果性效果性效率性效率性目標管理目標管理過程管理過程管理風險和不確定性風險和不確定性經驗性經驗性9 2011 Lenovo Confidential.

5、All rights reserved.目錄項目概念 如何開始一個項目？ 項目過程中各階段的關鍵工作 項目中需要制定哪些管理制度？ 項目過程中容易忽略的關鍵點及成功要素10 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.如何立項（立項流程）開始陳述項目背景確定項目要達成的目標效益分析資源估算同其他業務項目協同關系組織架構實施思路、重大里程碑計劃風險及防范對于IT項目，需要開發部門估算開發部分資源投入整理立項報告立項報告評審是否通過結束YN11 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.立項報告中要點

6、1） 項目背景（目前面臨的問題、啟動項目的必要性 ）2） 目標描述（項目總體目標、質量要求）3） 技術路線（實施思路、重大里程碑、評審級別）4) 組織設計（組織架構、職責權限定義、考核激勵）5) 協同關系 （對其他部門、項目的需求）6) 資源估算（人員、設備、系統、運營、其他） 7） 效益分析 （經濟效益、對完成戰略目標貢獻）8） 風險及防范（風險識別、應對措施，重大風險的備案）12 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.項目組的組織結構：項目角色裁減原則：l必須具備的角色：決策層、項目經理和項目成員；l可以根據項目情況選擇的角色：領導小組

7、、組長；l 領導小組由決策層根據需要授權產生，代表決策層指導項目經理開展工作；l組長由項目經理根據任務的分解和項目成員數量等決定是否設立。項目領導組決策層項目經理業務組1業務組2IT組成員1成員2成員1成員2成員1成員2方案負責人13 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.項目中的關鍵角色職責：角色角色組成組成職責職責決策層決策層LEC LEC 成員：成員：公司級項目公司級項目鏈管理部門負責人：鏈級項目鏈管理部門負責人：鏈級項目部門負責人：部門負責人：部門部門級級項目項目負責項目啟動負責項目啟動，在項目立項前期，指定預研小組及，在項目立項前

8、期，指定預研小組及LeaderLeader進行可行性分析；進行可行性分析；負責項目目標的制定；負責項目目標的制定；負責重大事項決策負責重大事項決策領導小組領導小組 由決策層指由決策層指定定對于公司級對于公司級的的跨部門協作項目跨部門協作項目，要求協作要求協作部門的部門的主管主管領導進領導進入項目入項目領導小組領導小組負責項目里程碑成果的驗收和考核；負責項目里程碑成果的驗收和考核；負責項目資源需求的審批和協調；負責項目資源需求的審批和協調；項目經理項目經理 由決策層和項目領導小組由決策層和項目領導小組指定指定；公司重點項目和公司公司重點項目和公司級級項目項目，項目經理，項目經理建建議由議由EDE

9、D以上干部擔任以上干部擔任負責項目實施計劃的制定；負責項目實施計劃的制定；負責項目過程跟蹤和控制；負責項目過程跟蹤和控制；負責項目非里程碑成果驗收和考核；負責項目非里程碑成果驗收和考核；負責項目團隊成員的選拔、管理和考核負責項目團隊成員的選拔、管理和考核業務方案業務方案負責人負責人由項目經理提名，項目領導小組批準產生。由項目經理提名，項目領導小組批準產生。通常由本項目所涉及業務領域的業務專家、通常由本項目所涉及業務領域的業務專家、領導擔任。領導擔任。牽頭業務需求方制定和評審業務方案牽頭業務需求方制定和評審業務方案項目組長項目組長 由項目經理由項目經理指定指定負責項目具體任務的實施；負責項目具體

10、任務的實施；項目成員項目成員 由項目經理和協作部門領導由項目經理和協作部門領導確定確定負責項目具體工作的完成；負責項目具體工作的完成；14 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.風險管理： （一般風險是什么？） 風險管理是指對風險的識別、量化和制定應對措施的過程，對于重大風險要有預備方案和啟動條件，預案在立項前制定和立項一起審批。 通常，風險的識別通過頭腦風暴的方式達成。 風險管理要遵循PDCA的原則，在整個管理周期中循環進行風險識別、量化、制定對策、采取風險控制措施等工作。風險分析量化防范措施補救措施確定負責人監控風險及防范（風險識別、應

11、對措施，重大風險的備案）15 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.項目中常見的風險 1、目標不明確；2、需求不封閉、隨意變更；3、項目WBS結構分解出現關鍵環節疏漏；4、計劃過粗，不能及時指導工作；5、計劃過于緊湊，沒有合理余量6、技術方案難點風險及防范（風險識別、應對措施，重大風險的備案）16 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.目錄項目概念 如何開始一個項目？ 項目過程中各階段的關鍵工作 項目中需要制定哪些管理制度？ 項目過程中容易忽略的關鍵點及成功要素17 2011 Lenov

12、o Confidential. All rights reserved.項目管理生命周期項目管理生命周期-4 Phases&4 GatingDefineMeasurementAnalysis Improvement / DesignKick-off/ Charter approvalqPreliminary Project scope & Objectivep Biz CaseqSponsor qPMOqDefine measurementqMeasure baselineqDefine TargetqDefine MilestoneqDefine Team R&RqD

13、esign Mgmt systemqA n a l y z e c o s t /expense qPMqKey Issue AnalysisqSolution approvalqProject review and controlqProject ChangeqPM qPMOqProject close meeting (Experience sharing)qClosed email qCelebration partyqSharing meetingqPM qPMO qSponsor OwnerActivitiesDeliverables Closing approvalqProject

14、 setting reportqCharter approveqKick off meetingqProject packageqProject monthly review report qProject change reportqProject close reportqProject close email Setting Approval qB a c k g r o u n d a n d Opportunity finding qDefine objectiveqDefine timelineqAssign PM /Confirm Sponsor qBiz case Soluti

15、on & Target Assessment* Optional item Control / Verify & SharePMO Management qTop Project ConfirmationqTop Project D/M A s s e s s m e n t meetingqTop Project monthly monitor and Solution & Target AssessmentqChange management qTop Project closing meetingqD e l i v e r a b l e documents 概

16、念階段規劃階段實施階段收尾階段18 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.Kick-off Template Background (VOB/VOC) *Biz case analysis Objective -*best practice analysis Scope Team - R&R ( Sponsor, PM, team member ) - Stakeholder Schedule/Key milestone Risks/Help needed19 2011 Lenovo Confidential. All rights

17、 reserved.Tracking Template20 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.Project Monthly Tracking DashboardClosed on timeWIPBehind track 5 daysNot startedKey Milestones OwnerTarget Date Actual DateDeliverablesProject preview and approval. Gloria MaMar 10thMar 10thProject was approved by managemen

18、t team and got agreement with GPSM, COE team. Project review with GPSM team regarding the role and support activity.Gloria MaMar 30thMay 30thAgreed with GPSM team start to use the GGR methodology to measure supply flexibility.Review first months performanceGloria MaMay 15thMay 15th14% supply flexibi

19、lity was given to EM TPG NB & DTSecond months performance review.Gloria MaJun 15thJun 15thOnly 2% supply flexibility on May because Memory shortage.No. Project Name: improve TPG supply flexibilityWIPProject Sponsor ZhiXiong SunProject Goals / KPIs: Project ManagerGloria YH MaEM TPG NB and DT Sup

20、ply flexibility overall achieve 10% by Month.KPI: 10% supply flexibilityPMO/LSS SupportJim B YuTeam MembersDavid WL Lee/Alma Lu/Joyce XH Yang(GB)/Caroline zeng/Xuejing ZhangMgmt SystemWeekly monitoring / Monthly performance reviewDependencies/Key issues/Help NeededKPI Update so far Business request

21、is confirmed by all team member. Work out a way to measure TPG flexibility. Identify supply first two months performance and dig out the root cause.Key issue/DependenciesHelp NeededOwner to supportDue DateStatusAccomplishments 14% on April Achieved target 2% on May Failed due to W/W memory supply co

22、nstraint.21 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.Project Close Meeting Template Executive Summary - Highlight / Lowlight Objective Review - Target/Actual Deliverable Review Project Key detractors and Actions Review Lesson learn Next Steps22 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.目錄項目

23、概念 如何開始一個項目？ 項目過程中各階段的關鍵工作 項目中需要制定哪些管理制度？ 項目過程中容易忽略的關鍵點及成功要素23 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.項目中需要制定哪些管理制度項目組考核激勵制度；項目費用審批制度；項目會議與決策制度；項目變更管理流程；項目考核： 由于項目組是臨時性的組織，項目組的成員來自各個組織，并且在各組織中都有各自的考核，為了保證項目的管控，在一些項目周期比較長，人員來源比較復雜的項目要建立項目的考核和激勵制度，如P324 2011 Lenovo Confidential. All rights rese

24、rved.3、項目會議與決策制度；會議名稱會議名稱會議目的會議目的參加人參加人項目啟動會項目啟動會宣布項目啟動，進行項目動員宣布項目啟動，進行項目動員宣布項目意義、目標及獎懲等各項管理制度宣布項目意義、目標及獎懲等各項管理制度項目發起人、領導組項目發起人、領導組業務負責人、項目組全體業務負責人、項目組全體日常例會日常例會檢查項目進展情況、協調各小組的工作，解決項目檢查項目進展情況、協調各小組的工作，解決項目中的問題（單周或雙周召開）中的問題（單周或雙周召開）項目管理組項目管理組各小組組長各小組組長項目決策會項目決策會項目范圍、目標、計劃、預算等變更的決策項目范圍、目標、計劃、預算等變更的決策重

25、大業務變革的決策重大業務變革的決策項目領導組項目領導組項目管理組項目管理組業務負責人業務負責人方案評審會方案評審會對項目業務方案或對項目業務方案或IT方案進行確認方案進行確認項目管理組、各小組組長項目管理組、各小組組長業務負責人業務負責人階段匯報會階段匯報會對項目階段成果進行確認對項目階段成果進行確認項目領導組項目領導組項目管理組項目管理組業務負責人業務負責人上線動員會上線動員會全體動員、明確上線目標、資源需求和相關人員的全體動員、明確上線目標、資源需求和相關人員的責任責任項目發起人、領導組項目發起人、領導組業務負責人、項目組全體業務負責人、項目組全體全體測試人員全體測試人員l項目啟動會和上線

26、動員會經常被忽略，但在項目管理中十分重要l當然項目圓滿成功還會召開慶功會項目中需要制定哪些管理制度25 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.目錄項目概念 如何開始一個項目？ 項目過程中各階段的關鍵工作 項目中需要制定哪些管理制度？ 項目過程中容易忽略的關鍵點及成功要素26 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.以下是容易忽視但往往給項目帶來風險的問題，需要多加注意！在每個重要階段，都要對相關干系人進行通報，建議用會議的形式;項目的范圍確定后不能隨意進行更改，必須嚴格遵守變更管理原則；對

27、于IT項目：數據準備是否充分，直接影響測試和系統上線能否順利完成。1.方法論的價值：尤其對于有顧問或外部實施方參與的項目，對于方法論的理解與應用，將直接影響項目實施成果。27 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved.我的項目成功了嗎？28 2011 Lenovo Confidential. All rights reserved. 清楚地界定目標和項目任務清楚地界定目標和項目任務 高層管理者的支持高層管理者的支持 有能力的項目團隊有能力的項目團隊 良好的溝通良好的溝通 適當的監控和反饋適當的監控和反饋 正確的技術正確的技術 30 2011 Lenovo Confident