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文檔簡介

1、執行方案示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-469編號：_花園小區物業檔案管理方案審核：_時間：_單位：_花園小區物業檔案管理方案用戶指南：該執行方案資料適用于為特定問題制定周密、詳細、精確的安排的策劃文件，內容包括任務目的，任務事項與任務過程，配套緊密的銜接與執行，是順利和成功完成的關鍵保證和基礎。可通過修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。花園小區物業檔案管理方案檔案資料的管理是物業服務工作的一個重要組成部分，科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。在*的物業檔案管理中，我們將

2、從以下幾方面著手：一、檔案的建立與分類1、小區管理檔案分類：1）業委會工作資料；2）委托管理合同及小區管理涉及的其它合同文本；3）住戶管理：主要包括住戶資料(住房登記表、住戶證件等)、住戶特殊要求記錄、住戶投訴與回訪記錄等；4）社區文化資料；5）清潔衛生管理記錄及資料；6）綠化管理記錄及資料；7）車場(車棚)管理記錄及資料；8）文化娛樂場所（會所）管理資料；9）消防、治安管理記錄及資料。2、工程技術、設備管理檔案分類：1）小區建設竣工資料；2）公司接管小區的有關資料和協議；3）小區改造變更資料(含裝修管理資料)；4）房屋及公共設施維修(維護)資料；5）設備資料主要包括設備技術資料、設備運行資料

3、、設備維修保養記錄及資料；6）科技圖書及資料。3、內務管理檔案分類：1）經營財務：主要包括經營管理資料、合同管理資料、財務管理資料；2）人事勞資：主要包括人事資料、勞資資料、員工培訓、考核資料；3）規章制度及往來文件；4）管理及運作規章制度；5）政府、主管部門頒發的法律、法規文件；6）上級公司文件；7）其它外來文件；8）服務中心發出的通知、公告、報告、信函等公文；9）質量管理文件及相應的資料、記錄。4、其它文件二、檔案管理1、管理思路1）依照規定程序收集的各項工作的檔案資料，按科學方法檢索使用，機密文件加密，專人管理。2）檔案管理除詳細記錄管理過程外，一個重要目的是從中發現管理不足，改進管理工

4、作，原始資料除收集、整理，編入檔案時初步分析外，應形成各類人員定期、定項目有方向性地進行統計、歸納，反映管理漏洞，提出報告和可行性整改意見。2、檔案管理的基本模式1）采用多種形式的信息貯存方式，有計算機磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表卷宗等，分別采用相應的保管貯存方法。2）采用科學檢查及多媒體查詢系統，文件目錄條理清晰，方便檔案使用、查詢。3）嚴格內部文件資料的保密制度，需保密文件及區域必須加密，專人負責保管，確保文件的安全。4）加強檔案的安全管理，配置消防器材和防盜門，檔案柜、鎖符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮濕的要求。5）堅持對檔案管理工作檢查指導。分公司各部室每月檢查一次本部門管理文件記錄情況，督促檔案管理人員及時將工作記錄文件歸入檔案；分公司副總經理每

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