1、企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀文件控制培訓企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀文件的相關定義文件的相關定義文件控制要求文件控制要求文件發放更改文件發放更改學習內容技術文件管理要求技術文件管理要求企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀文件的相關定義 文件：文件：信息及其承載媒介信息及其承載媒介。注：注：用于溝通信息、統一行動、指導過程的文件和用于過程及結果證實的記錄都是文件。媒介可以是紙質、磁性、電子或光學電腦磁盤、照片、錄像、樣品或其他媒體及他們的組合。 文件是一項增值的活動，所謂“增值”，關鍵在于實施有效，并持續改進。因此文件的“增值”，必然產生在文件的形成、發展

2、、更新、變化等一系列全過程的控制之中。 記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。注：注：記錄是文件的一種形式，是過程結果的記載，是對過程的證實。企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀4.2 文件要求文件要求4.2.1 總則本公司質量管理體系文件包括：1) 形成文件的質量方針、目標；2) 形成文件對質量管理體系覆蓋范圍的描述；3) 質量管理手冊；4) 程序文件；5) 作業文件（確保其生產和服務過程進行有效策劃、運作控制所需的作業文件）；6)技術文件（技術圖紙、技術更改通知、包裝方案等）7) 記錄；8) 與產品及質量有關的各公司

3、適用的外來文件。注：文件可采用任何形式或類型的媒體。其中質量手冊品質部進行編制修訂，為公司所有部門綱領性文件，各部門編制質量文件、體系運行均應按照公司質量手冊要求實施。 注2：文件可以采用任何形式或類型的媒介。文件控制要求企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀5質量手冊質量手冊（一階文件）（一階文件）程序文件程序文件（二階文件）（二階文件）作業指導書、作業規程、制度作業指導書、作業規程、制度及外來文件及外來文件、臨時文件、臨時文件（三三階文件）階文件）記錄記錄（四四階文件）階文件）描述QMS結綱綱要闡述部門間運作程序闡述某項具體操作QMS運作.證據公司文件架構公司文件架構文件控制要求企管

4、企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀6受控文件的類型原版文件：評審簽核之原版文件，此文件由體系工程師負責保存，主要用于文件復印不需要加 蓋任何文件章。原版保留文件：原版文件被作廢后，體系工程師需保留所有與體系相關之文件的原版文件，以 便后續查詢，此部份文件以 “原版文件保留”進行識別。受控文件：蓋有“受控” 章發行至各單位簽收使用之文件。參考文件：公司發放至外部單位或個人的公司內部非受控文件。臨時文件：臨時下發之文件或試運行文件，此文件使用一段時間后將會被作廢，如需長期使用 需重新申請升級為公司正式受控文件；臨時文件需明確臨時文件的有效期。外來文件：非本公司內擬定之外部文件以“外來文件”

5、章識別；作廢文件：超過使用期限或有再版之舊版文件以“作廢文件” 章識別。技術文件：項目組技術下發的圖紙、技術方案等以“技術文件”章識別企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀7受控文件的類型企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀公司文件的編號方法公司文件的編號方法企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀公司文件的編號方法公司文件的編號方法企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀10文件控制要求-記錄控制記錄保管人記錄保存期限 單位名稱文件代碼記錄代碼單位名稱文件代碼記錄代碼人事行政部HRHR研發部TETE財務部FN/制造中心支架生產部PDPD品質部QDQD制造中心新品生產部N

6、PNP品質體系/DCC制造中心設備保障部EMEM品質SQE/SQE供應商開發部SCSC支架項目組SMSM新品項目組NTNT物流部物流PCPNP物流部倉庫PCWH企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀公司文件的編號方法公司文件的編號方法企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀4.2.3 4.2.3 文件控制文件控制 質量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據4.2.4的要求進行控制。應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：a）為使文件是充分與適宜的，文件發布前得到批準；b）必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；c）確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別

7、；d）確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；e）確保文件保持清晰、易于識別；f）確保組織所確定的策劃和運行質量管理體系所需的外來文件得到識別，并控制其分發；g）防止作廢文件的非預期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件，對這些文件進行適當的標識。文件控制要求企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀文件識別文件識別文件控制要求企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀4.2.4 4.2.4 記錄控制記錄控制 為提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據而建立的記錄，應得到控制。 組織應編制形成文件的程序，以規定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保留和處置所需的控制。 記錄應保持清晰、易于識別和檢索

8、。文件控制要求記錄的管理 各部門應有專人及時收集、匯總各類記錄，保持順序號或日期、頁碼的連續，以便于查閱。 記錄的歸檔方式應便于存取和檢索。如部門有多種記錄，要對存放記錄的文件夾等進行編號。各部門應對記錄定期整理，裝訂成集。每1-2個月進行一次總的歸檔。企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀15文件控制流程文件控制流程文件簽收文件存放舊版文件回收文件管制表登記修改部門內部文件更新通知企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀記錄清單更新記錄清單更新企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀文件管理文件管理文件管理要求：文件由各部門自己存放，但必須能夠識別。各部門對文件如有需要也可以進

9、行張貼，但必須是受控文件。 文件保存環境應整潔、安全，保證文件不受損壞或者丟失。 如文件持有部門將文件損壞、丟失或需增加文件時，需填寫文件增補表經相關人員批準后，交品質部申請補發。（文件審批權限如下） 臨時文件到期必須收回至品質部文件補發申請表文件補發申請表體系工程師審批體系工程師審批管理者代表批準管理者代表批準企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀技術文件管理職責技術文件管理職責各部門職責項目組：負責本項目組技術文件的制定及發放至相關部門。制造中心：負責生產現場相關技術文件的發放、管理及使用。研發部：負責新品圖紙及技術文件的確認和發放，負責設計文件的批準及歸檔。品質部：車間現場品質：I

10、QC、OQC、PQC的發放、管理及使用。項目組技術 技術文件的編寫研發部 技術文件確認項目組 下發至生產、品質辦公區制造品質文員 下發至生產現場企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀技術文件發放技術文件發放技術文件發行記錄表技術文件發行記錄表NO發行日期文件編號文 件 名 稱制/修訂人版本次分發部門/份數備注發放部門發放份數項目組辦公室辦公室生產現場技術文件發行記錄企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀技術文件的識別技術文件的識別項目組辦公室項目組號：ABCDEFG辦公室生產現場原件復印，一份留存，其它蓋技術文件章發放部門章復印蓋有技術文件章的文件，蓋部門章后下發AKCOME 項目

11、A組技技 術術企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀外來技術文件的管理外來技術文件的管理外來文件的管理參照文件控制程序5.4.8執行，外來技術文件的接收由各項目組/部門負責對外來文件進行管理，并加蓋“外來文件”章，注明文件的接收日期，記錄于外來文件記錄表中，建立相關外來文件的管理臺帳。如外來文件需進行分發需由項目組填寫技術文件分發記錄表備注：外來文件，按上述5.1進行發放。備注：外來文件的發放不需要再加蓋“技術文件”章與“受控”章，以“外來文件”章進行識別。企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀技術文件丟失技術文件丟失管控發行之技術文件原稿由研發部負責保存。如存在技術文件遺失或損壞需再次申請相關技術文件時，由各部門文件管理人員填寫文件增補表經責任部門主管審核后交由項目組。由項目組負責安排技術文件的補發。文件遺失需增補文件增補申請表部門批準項目組批準并發放企管企管部部讓我們變得更優秀讓我們變得更優秀技術文件外發技術文件外發任何部門、個人不得擅自打印、復制、不得以電子文檔等形式在網上傳遞或者用移動硬盤、U盤、軟盤等拷貝。如因工作需要，需外發給外部機構如：（客戶、供應商、認證機構等其它部門機構）申請人需填寫文