1、Word、Excel、PPT部分技巧1.6.15 打印隱藏的文字對于已設置為隱藏的文字，如果想在不更改其屬性的情況下，能否打印出這些被隱藏了的文本呢？答：可以，單擊菜單欄“工具選項”命令打開“選項”對話框，然后再選擇“打印”選項卡，選擇“隱藏文字”復選框，再單擊“確定”按鈕即可。1.6.16 讓Word當翻譯在平時處理文件時，如果碰到一些不知其意的英文單詞，有沒有辦法讓Word翻譯？答：單擊“工具語言翻譯”命令，然后在“文字”欄輸入要翻譯的英文單詞，并在“詞典”欄要選擇好翻譯的類型，如“中文（中國）到英語（美國）”，最后按回車鍵即可在“結果”欄得到該英文單詞的含義。1.6.17 Word中直接

2、啟動Outlook有時工作需要而想在Word中完成文件后，立即啟動Outlook來進行設置發送，請問有沒有辦法在Word中直接進行？答：在Word中可以直接調用Outlook，首先在Word中選擇“工具自動更正自動套用格式”中的“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”選項，然后在文件中輸入“Outlook：inbox”，然后按回車鍵，此時該文字下方出現下劃線，用鼠標左鍵雙擊該鏈接，即可啟動Outlook的收件箱。按照這種方法，輸入“Outlook：contacet”或“Outlook：calendar”則可打開Outlook的聯系人和日歷。1.6.18 Word啟動技巧有些用戶常看到“辦公

3、高手”在啟動Word時用到了一些很特別的方式，這些究竟是什么，另外它們的作用又是什么？答：Word在啟動時我們可以利用一些參數加以更多控制，單擊“開始運行”命令，然后輸入Word所在路徑及參數確定即可運行，如“C: PROGRAM FILES MICROSOFT Office Office 10 WINWord.EXE /n”，這些常用的參數及功能如下：/n：啟動Word后不創建新的文件。/a：禁止插件和通用模板自動啟動。/m：禁止自動執行的宏。/w：啟動一個新Word進程，獨立與正在運行的Word進程。/c：啟動Word，然后調用Netmeeting。/q：不顯示啟動畫面。另外對于常需用到的

4、參數，我們可以在Word的快捷圖標上單擊鼠標右鍵，然后在“目標”項的路徑后加上該參數即可。1.6.19 Word巧制web網頁初學者常聽人家說可以通過Word制作網頁，究竟是如何操作呢？答：網頁其實是由超文本標記語言（HTML）來定義的，Word確實可以快速制作初級的Web網頁，方法是這樣的：首先在Word中輸入并設置好想制作的網頁后，然后單擊“文件保存”命令（或單擊工具欄上“保存”圖標按鈕），在彈出的窗口中下端“保存類型”中選擇“Web頁”，然后再輸入文件名及設置好保存的目錄，再確定保存即可。1.6.20 Word中自動滾動翻頁有些用戶常在Word中閱讀資料文件，請問能不能在Word中設置出

5、像Readbook那樣的自動翻頁功能？答：可以。首先單擊菜單“視圖工具欄自定義”命令，在打開的對話框中，選擇“命令”選項卡中的“所有命令”項，此時在右邊便會列出這些所有命令詳細信息選項，我們從中找到“AutoScroll”，如圖1-33所示，利用鼠標將該命令直接拖至工具欄上，以后在閱讀長文件并需進行自動滾動翻頁時，可單擊該按鈕，然后向上或向下移動鼠標便可進行滾動翻頁。圖1-33 設置滾動翻頁小提示：或者在“類別”下選擇“工具”項，然后在“命令”下找到“自動滾動”項，并將其拖入工具欄即可。以后在需要滾屏時，可單擊“自動滾動”按鈕，鼠標指針就會進入豎直滾動條。若將三角形指針放在滾動條上半部，頁面自

6、動向上滾動。若將倒三角形指針放在滾動條下半部，頁面自動向下滾動，單擊鼠標就可以將自動滾屏功能關閉。如果想停止頁面滾動，只需將指針放到滾動條中部（成為雙向指針）即可。上述情況下的屏幕滾動速度可以用指針位置調節，指針越靠近滾動條兩端速度越快，反之越慢。對于閱讀長文件是相當方便的。1.6.21 選擇IE方式的文件前進（后退）有些用戶非常喜歡瀏覽器IE上的“前進”、“后退”方式，請問在Word中是否也能做成這種方式進行閱讀？答：在Word中同樣可以增加類似的按鈕，具體做法是：單擊菜單欄“工具自定義”命令，在打開的對話框的“命令”選項卡中，選中“類別”下的“所有命令”項，然后在“命令”下找到“Nextw

7、indows”按鈕，按上面相同的方法拖入工具欄，以后只要打開了多個文件，單擊“Nextwindows”按鈕就會跳到下一個文件，而“Prevwindows”按鈕則可返回前一個文件。1.6.22 簡體與繁體中文快速轉化有些用戶常需輸入繁體文字（或者把簡體文字的Word文件轉換成繁體文字的Word文件），請問在Word中有沒有辦法幫我輕松完成？答：中國大陸采用的是GB碼，而中國臺灣采用的是BIG5碼（即大五位碼），雖然現在市面上有許多GB與BIG5碼轉換軟件，能夠在這兩種編碼之間相互轉換，但只能進行“直譯”。其實在Word中，我們便可輕松做到“兩地通”：首先打開要轉換的文件，再單擊菜單欄“工具語言中

8、文簡繁轉換”命令打開轉換窗口，如圖1-34所示，然后根據需要在轉換方向下選擇轉換方式，最后單擊“確定”按鈕便可快速完成文件語言轉換，并且在確定前選擇“轉化時包括詞匯”復選框，則Word在轉換時會自動地根據兩地語言的習慣進行翻譯，轉換完成后再進行保存，這樣便可根據需要得到簡體中文信函或繁體中文信函了。1.6.23 如何加快文件操作在新建或打開Word文件時，可利用快捷鍵來加快操作，請問能否介紹一下？答：當然可以。在Word中確實有很多的快捷鍵幫助我們快速進行操作，在對文件操作時，常用的快捷鍵有：（1）Ctrl+N：建立一個Word默認模板的新文件（若要建立其他模板文件的新文件，可單擊“文件”菜單

9、下的“新建”命令，再從模板選擇框中進行選擇）（2）Ctrl+O：快速打開文件（它相當于單擊菜單欄“文件打開”命令操作）。（3）Ctrl（或Shift）鍵配合選取：一次打開多個文件（在打開對話框中每次只能選擇一個打開，若要一次打開多個文件，可利用“Ctrl”或“Shift”鍵選擇，完成后再單擊“打開”按鈕）。（4）Alt+F+1（或2、3、4）：快速打開最新編輯過的4個文件（相當于單擊“文件”菜單，再從其下選擇最近打開的四個文件）。小提示：如果要在“文件”菜單下顯示更多最近打開過的文件，可單擊菜單欄“工具選項”命令，再在選項窗口中選擇“常規”選項卡，在“列出最近使用文件數”項中便可設置顯示的數目

10、，但最多只能設置為9個。（5）Ctrl+F6：在打開的文件中循環切換。（6）F12：快速把當前文件另保存其他文件。（7）Ctrl+F4（或Alt+F4）：關閉當前文件，若還沒進行保存，會彈出確認框選擇是否保存。1.6.24 保存文件對話框中的快捷鍵在看一些“高手”們操作時，心里確實羨慕，他們所有操作都幾乎不用鼠標，比如他們在保存文件對話框操作時都可不用鼠標，請問在這有些什么快捷鍵？答：這些快捷鍵其實很有規律，它們分別如下：Alt+1：回到上一個文件夾。Alt+2：回到當前文件夾的上一級文件夾。Alt+3：從網絡上搜索文件。Alt+4：刪除當前選中文件。Alt+5：在當前文件夾下新建一個子文件夾

11、。Alt+6：循環改變文件顯示模式，如預覽、詳細資料、屬性、列表等。Alt+7：顯示工具菜單，如查找、刪除、重命名、打印、添至“收藏夾”、映射網絡驅動器等。1.6.25 恢復字體所見即所得功能有些用戶在設置字體時發現，在字體欄中以前可以顯示字體形狀，但現在怎么不可以了，請問有沒有辦法去恢復它？答：除少數常用中文字體外，多數字體可能都沒有什么印象。在Office 2000中便提供了所見即所得的功能。要恢復它可這樣去操作：單擊菜單欄“工具自定義”命令，再在“自定義”對話框中選擇“選項”選項卡，選擇“其他”下“列出字體名稱時顯示該字體的實際外觀”復選框，如圖1-35所示，完成后關閉自定義窗口，此時再

12、打開“字體”列表，字體的實際外觀又可顯示了。1.6.26給文件嵌入字體有些用戶也常遇到這種情況，自己花了很多精力制作的漂亮文件但在對方計算機上顯示不了，因為沒有安裝所使用的字體，請問有沒有辦法解決這個問題？答：字庫是屬于系統資源而存在的，如果使用了一個對方系統上沒有的字庫，則Windows會自動以系統默認的字庫來代替，原先的效果就會大減。但在Word中有一項嵌入字體技術，它能夠將一篇文件和這篇文件所包含的字體結合成一個文件，以便傳輸到另一臺計算機上。具體操作方法如下打開要嵌入字體的文件，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“保存”選項卡，然后選中“嵌入TrueType字體”以及“只嵌入所用

13、字符”復選框，如圖1-36所示。圖1-36 給文件嵌入字體1.6.27 快速啟動屏幕程序在編輯Word文件時，如需馬上離開，請問有沒有辦法快速啟動屏幕保護程序？答：快速啟動Windows屏幕保護程序，不但可以保護屏幕，同時還可利用屏保的密碼功能保護他人偷看文件內容。其實在Office XP安裝成功后會在安裝文件夾中產生一個“osa9.exe”文件，運行時給它加上一個“-s”參數就可以立即啟動屏幕保護程序，具體操作方法如下：首先在桌面上單擊鼠標右鍵，新建一個快捷方式，并在命令行方式輸入：“C：Program Files Microsoft Office OfficeOSA9.EXE”-s（前面的

14、路徑根據具體情況進行更改），然后修改快捷方式名稱為“快速啟動屏保”，以后便可雙擊該快捷方式運行屏保。小提示：如果Windows系統中沒有設置屏保護程序，則運行此程序后會彈出警告窗口，此時我們可在顯示屬性窗口中進行設置。1.6.28 給Word文件減肥一篇相同的Word文件，為什么有些用戶創建之后的文件要比他人的大，請問有沒有辦法對它進行“減肥”？答：也許大家不知道，Microsoft Word在存DOC文件時只是把一些后來的信息存入，這樣就會出現哪怕刪除了文件中的內容也會使它的文件越來越大的情況。因而根據它這種特性，可以通過這四種方法來為它減肥：1另存法在編輯的Word文件中，只要使用“另存為

15、”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣可能會使得文件的容量大大減少。2選項法使用第一種方法每次都要“另存為”，比較麻煩。其實只要我們打開Word，單擊菜單中的“工具選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設置窗口中取消選擇“快速保存”復選框，以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，這樣便可達到“另存為”方法的效果。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術，則在選中“嵌入Truetype字體”后，還應選中“只嵌入所用字符”復選框，否則Word會把所用到的Truetype字體統一“打包”，大大增加文件的大小。3“虛假”法在保存之前，單擊“文件”菜單下的“頁面設置”打開對話框

16、，然后用鼠標任意單擊幾下其中的“紙張大小”、“頁邊距”等選項卡（其中的內容可以不改動），單擊“確定”按鈕后再保存。通過這一系列的假動作，會發現文件也莫名其妙地變小了。4RTF文件法我們知道如果把Word文件保存為文本文件，那毫無疑問文件肯定會小很多，但關鍵是保存成了文本文件后，其中的格式會丟失。而試著另存為一RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能夠被許多Windows應用程序所支持，同時容量還大大地減少。1.6.29 讓Word 2000與Word XP共存Word XP的功能比Word 2000確實要強大，但由于機器為多人共用，有些用戶習慣使用不同版本的Word，請問有沒有辦法讓Wor

17、d 2000與Word XP共存？答：對于Word 2000與Word XP不兼容的問題確實有很多用戶都感到頭痛，在安裝最新版本的Word XP時，系統總會先刪除以前的版本，這樣就無法使得Word 2000與Word XP共存。但我們可以使用一些技巧來完來突破這個限制：在安裝Word XP時不選擇“Upgrade Now”選項，而是選擇“or choose an install type”選項，并選擇“complete”項，注意把安裝文件夾更改至Office XP下，與原先安裝Office 2000安裝文件夾不相同；在彈出的下一步窗口中選中“Removing Only The followin

18、g applications”，并取消選中所有選項；然后為Word 2000和Word XP中的WinWord.exe各建立一個快捷方式，要使用時選擇快捷圖標運行即可。小提示：有時可能會出現一個正在安裝Office的窗口，不要用管它，過一會兒即可正常使用。1.6.30 Word中批量轉換文件如果要對多個Word文件進行另存為其他格式的文件，如純文本文件，此時若一個個打開進行保存，工作量相當大，請問有沒有方法在Word中進行批量轉換？答：如果有多個文件需要轉換，而若采用單擊“打開另存為”命令的方法確實會累得要命。其實在Word中提供了批量轉換文件的功能。首先單擊“文件建立新文件”命令，打開“新建

19、”對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”組合鍵，這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件），在右側“根據模板新建”下選擇“通用模板”（而在Word 2000中會直接打開“新建”對話框，因而不需上步的選擇），然后在模板窗口中選擇“其他文件”選項卡，用鼠標左鍵雙擊其中的“轉換向導”項目，如果機器中沒有安裝此模板，系統會自動啟動Office 2000或XP的安裝程序，并會提示插入office安裝源光盤，再根據向導完成轉換向導安裝即可，然后利用該轉換向導便可把要轉換的Word文件轉換成純文本格式。小提示：利用轉換向導可以將Word 2000/XP中所有支持的文件格式批量相

20、互轉換，包括RTF文件、Web頁文件、WPS文件、Lotus1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作簿表。1.6.31 讓Office XP支持Acrobat 5在網上下載一些教程后發現是PDF格式，后在網上發現它可利用Acrobat來生成，但在Office介紹中發現其也支持PDF格式的生成，請問該如何去做？答：其實在安裝完的Office XP中，Office XP菜單欄中是沒有PDF相關菜單項的，因而也無法生成PDF文件。不過如果我們將“Acrobat 5.0 PDFMAKER”下的PDFMAKER.DOT、PDFMAKER.PPA、PDFMAKCE.XLA復制到“Offic

21、e 10STARTUP”文件夾中，并將“ACROBAT 5.0PDFMAKEROffice 2000中的PDFMExcel.DLL、PDFMPOWERPOINT.DLL、PDFM Word.DLL拷貝到Office10文件夾中，然后啟動Office XP，它會詢問是否使用宏，單擊啟用宏，此時我們會發現，ACROBAT 5.0會被添加到了菜單欄中了，這樣我們就可以非常方便地使用Word來生成PDF文件了。1.6.32 巧用“插入文件”功能合并多個文件有些用戶由于工作需要需把多個Word文件保存成一個文件，此時若利用“復制”及“粘貼”來進行操作非常繁瑣，請問還有別的方法嗎？答：要合并文件，可以使用

22、“復制”及“粘貼”命令來完成。但是如果文件太多，一步一步執行起來的確很麻煩。其實可以利用Word的“插入文件”來很方便的實現。具體操作是：首先打開源文件，然后在該文件中單擊“插入”菜單中的“文件”命令，在彈出的對話框中輸入要插入的文件即可。如有多個文件，則可以按住鼠標左鍵拖動全部選中，則可以一次性全部完成。1.6.33 巧用“版本”功能保存修改信息在用Word編輯文件時，有時要經常對文件進行改動。可是有必須要保留改動前的內容。通常的做法是每改一次就用一個文件名將它保存起來。可是這樣做卻使文件越來越多了，這樣不僅占用了硬盤空間，而且管理、查看起來也不方便。不知道有什么更好辦法可以解決這個問題嗎？

23、答：如果有這方面的需要，可以使用Word中的“版本”功能來很發便的解決。具體操作如下：當打開一篇Word文件，然后對其進行修改，修改完成以后，單擊“文件”菜單欄中的“版本”命令，在彈出的對話框中單擊“現在保存”按鈕，這時會彈出一個文本框，要求輸入對當前修改要保存的版本的注釋，此時可根據實際情況輸入，如“Word xp”，最后單擊“確定“按鈕就完成了。如果再次修改后重復上述操作即可。就是注意在輸入版本注釋時，最好加入對各次修改后的情況的注釋。以區別不同的版本。這樣當我們需要調用該文件的早期修改版本時，就可以再次單擊“版本”命令，通過“查看注釋”就可以更準確快捷的找到我們想要的文件。最后單擊“打開

24、”按鈕即可。如果在彈出的“版本”對話框中選擇“關閉時自動保存版本”復選框。這樣當每次修改完一個文件，在保存關閉該文件時，系統會自動文此次修改建立一個備份版本。1.6.34 同文件雙窗口瀏覽 在編輯Word文件時，經常要參考文件中的某部分來修改另一部分，可是由于文件太長，而且兩處文字相隔太遠，所以修改時要不停的在文件中來回切換位置，這樣實在太麻煩了。請問可以在多個窗口打開同一文件，來相互切換窗口瀏覽嗎?答：其實遇到這種情況則可以使用兩個窗口來同時瀏覽一個文件的不同部分。實現在多個窗口打開瀏覽同一個文件，可以這樣操作進行：先找到窗口右邊可使滾動條向上移動的黑三角形按鈕上方的一個小橫杠（這個是文件分

25、隔標記），移動鼠標指向該標記，這時鼠標就會變成一個上下可以移動的指示箭頭，然后雙擊鼠標左鍵，這樣當前窗口就會一分為上下兩部分。這樣就可以在其中一個窗口顯示要查考的段落，另一個定位于要修改的段落。當然還可以拖動該分隔標記，把窗口分成兩個大小不同的窗口。如果修改完成后，只要再用鼠標左鍵雙擊兩個窗口中的分隔條就可以恢復到一個窗口模式。這樣的對照編輯就很方便了。1.6.35 通配符的使用技巧在Word的查找功能中可以使有通配符。可是對通配符了解的比較少，請介紹一下它的一些技巧？答：通配符我們可能并不怎么看重它，可是使用好了它，可以得到很多意想不到的收獲。下面介紹一些用得上的通配符及其使用方法。1.“?

26、”該通配符可以用來代表任意單個字符，當大家不清楚查找目標中指定位置的內容是什么的時候，就可以用“?”來代替。注意一個“?”只能代表一個未知字符。如果要查找不止一個字符，可以用多個“？”來通配表示。但是如果我們不知道到底有多少個字符，該如何使用呢？如果是這樣，就必須要用到下面這個通配符了。 2.“*”該通配符可以用來代替任意多個字符。比如我們輸入“*n”，系統就會自動找出所有以“n”結尾的單詞或字符集，而不管它前面有多少個字符。 3.“”該通配符可以表示單詞的開頭。如輸入“”該通配符可以表示單詞的結尾。如輸入“(er)”，系統會自動查找以“er”結尾的單詞，如“thinker”，但不查找“int

27、eract”。5.“x1x2. ”(x1，x2表示任意字符)該通配符可以指定要查找該括號內（x1，x2）的任意字符。 如輸入“maen”，則系統會查找“man”和“men”。 6.“x1-x2”(x1，x2表示任意字符)該通配符可以設置指定范圍（x1到x2之間, 包括“x1”和“x2”）內任意單個字符。如輸入r-tight ，則系統會查找“right”和“sight”。（即在“r”和“t”之間的任意單個字符）。需要注意的是。括號內的字符要按升序的方式來排列。如不能輸入“t-right”來表示該范圍。 7.“!x1-x2”（x1，x2表示任意字符）該通配符可以設置括號內指定字符范圍（x1到x2之

28、間，不包括包括“x1”和“x2”）以外的任意單個字符。如輸入“t!a-mck”，則系統就會查找到“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。8.“n”（n表示正整數）該通配符表示n個重復的前一字符或表達式。如輸入“ro2m”查找“room”，但不查找“rom”。9.“n,”（n表示正整數）該通配符表示至少 n個前一字符或表達式。 如輸入“fe1,d”，則系統會查找“fed”和“feed”。10.“n,m”（n，m表示正整數）該通配符表示n到m個重復的前一字符或表達式。如輸入“201,3”查找“20”、“200”和“2000”。小提示：在使用過程中需要注意四個方面：（1）在使

29、用通配符時我們可使用括號對通配符和文字進行分組，以指明處理次序。例如，可以通過鍵入“”來查找“presorted”和“prevented”。（2）可使用“n”通配符來搜索表達式，然后將其替換為經過重新排列的表達式，例如，在“查找內容”框鍵入“(Newton)(Christie)”，在“替換為”文本框鍵入“21”，Word 將找到“Newton Christie”并將其替換為“Christie Newton”。（3）在選中“使用通配符”復選框后，Word 只查找與指定文本精確匹配的文本（請注意，“區分大小寫”和“全字匹配”復選框會變灰而不可用，表明這些選項已自動選中，不能關閉這些選項）。（4）如

30、果要查找已被定義為通配符的字符。請在該字符前鍵入反斜扛（），例如，要查找問號，可鍵入“？”。1.6.36 多個文件一次關閉若在編輯Word文件時經常要打開好多的文件，可在結束時要逐個單擊Word的“關閉”按鈕來關閉它們，這實在太麻煩了。請問有什么好方法可以一次性全部關閉它們？答：當然有，可以按住“Shift”鍵的同時，再單擊“文件”菜單。這時會發現原有的“關閉”選項已變為“全部關閉”，單擊它就可以一次性關閉多個文件了。1.6.37 一次性保存多個文件在打開了多個Word文件時，可不可以一次性在Word環境下全部保存好，來避免一個個保存的麻煩？答：當然可以。方法就是，按下“Shift”鍵不放，然

31、后單擊“文件”菜單，這樣在下拉菜單中會多出來一個“全部保存”命令，單擊它就可以一次性保存所有已打開的文件。1.6.38 為多個相關文件建立超級連接在處理Word文件時，有時要參考其他Word文件、PowerPoint 文件或Excel 文件中的內容，可是每次都要先打開這些文件，然后在它們之間相互切換，這樣很不方便。請問有什么好的方法來實現這種功能嗎？答：這種情況我們是經常碰到的，其實要實現這種功能可以試試Word 中的超級連接。大家都知道超級鏈接主要是用于Web頁的鏈接，其實它也可以用于文件之間的鏈接，有兩種方法來實現：方法一：首先請打開源文件和目標文件文件，然后重新設置這兩個程序窗口的尺寸，

32、使它們同時可見。再在目標文件選擇要鏈接的文本、圖片或其他內容，然后用鼠標右鍵將選定內容拖至源文件要建立超級鏈接的位置，這時就會彈出一個菜單，選擇“在此創建超鏈接”選項，這樣就再次建立了超級鏈接。方法二：要建立這種超級鏈接還可以通過粘貼的方式來實現。首先復制好要鏈接的文本內容，再在要插入文本的位置單擊鼠標左鍵，然后選擇“編輯”菜單中的“粘貼為超鏈接”選項即可。這樣建立好超級鏈接后，選定的超級鏈接的內容就會以藍色字體顯示在源文件中。如果下次要參考這些內容時就不用在打開目標文件了。在要查看整個目標文件的內容時，可以按住“Ctrl”鍵，然后再單擊該超級鏈接，系統就會自動打開該目標文件。1.6.39 巧

33、設置隱藏書簽有時在Word中要對一篇很長的文章進行編輯時，需要使用在文中的一些特定的內容來參考。可是又不記得它們在什么位置了，而查找起來又非常困難，請問有什么好方法來標記這些內容以方便快速地找到這些信息嗎？答：其實可以使用隱藏書簽來很容易地標記它們。操作如下：可以把它們放在想要的任何地方。首先在文件中要插入書簽的位置單擊鼠標，然后在“插入”菜單選擇“書簽”選項，在彈出的“書簽”對話框中給該書簽命名，最后單擊“添加”按鈕完成。當想使用或是查找這個書簽時，可以單擊“編輯查找”命令來打開“查找和替換”對話框，單擊“定位”選項卡，然后在“輸入頁號”中鍵入書簽名，再單擊“定位”按鈕系統就會自動跳轉用書簽

34、標記過的內容了。1.6.40 快速翻頁在一個有很多頁的Word中翻頁非常麻煩，請問有沒有什么快捷的方法翻到指定的某一頁？答：在使用普通鼠標瀏覽Word長文件時可以使用如下技巧來做到快速翻頁：首先把指針移到右側的垂直滾動條上，再按下鼠標左鍵不松開，并對滾動條按需要上或下拖動，滾動塊旁邊的提示框便會顯示頁碼和標題等信息，頁面內容也會隨之上或下滾動。當顯示的頁碼為想要移到的頁碼時松開鼠標左鍵即可。這種方法對根據頁碼或標題查找文件時非常適用。1.6.41 打開文件也有技巧很多用戶可能不知道，其實在打開文件時也有很多技巧。請問能不能介紹一些比較有用的技巧？答：可以。單擊Word工具欄中的“打開”按鈕，將

35、“打開”對話框中的文件選中。單擊“打開”下拉按鈕，即可看到一個打開方式菜單，如圖1-37所示，其中“打開”命令是默認的文件打開方式，和直接單擊“打開”按鈕效果相同。若選擇其中的“以只讀方式打開”選項，則對文件所做的任何修改，只能以“另存為”方式保存，不能直接修改并保存原文件。選中某個文件并“以副本方式打開”，則系統會在原文件所在目錄“克隆”出一個副本。例如，以副本方式打開了C盤下“Elong”文件夾中的“簡介.doc”，則在“Elong”文件夾中會出現一個名為“簡介（2）.doc”的新文件。如果在“打開”對話框中選中了“Web頁”或URL，則菜單中的“用瀏覽器打開”命令有效，選擇該命令可用瀏覽

36、器打開Web頁或撥號連接到某個Web站點。1.6.42 更改Word郵件發送默認軟件有些用戶在利用Word中“文件”菜單下的“發送”功能發送郵件時，總會自動啟動其默認軟件Outlook Express，請問有沒有辦法更改為自己安裝的其他郵件發送軟件？答：要改變Word默認調用的郵件發送程序來發送郵件，我們只要在Internet Explorer中將使用的郵件發送軟件設為系統默認的發送程序即可。操作如下：（1）打開Internet Explorer。（2）選擇“工具”菜單中的“Internet選項”，再選擇“程序”選項。（3）將正在使用的郵件發送軟件設為系統默認E-mail程序。1.6.43 妙

37、用剪貼板進行替換Word中的替換功能非常有用，但聽人講還可進行圖形或特殊字符的替換，請問這又是如何操作的呢？答：這是利用剪貼板來進行操作的，因為在Word剪貼板中的最后一項內容可以參與替換。其操作方法是：打開“查找和替換”對話框，在“替換”選項卡的“查找內容”框內輸入被替換的內容，將光標停留在“替換為”框內，單擊“高級”按鈕展開選項卡，再單擊下面的“特殊字符”按鈕，在Word 2000中可從菜單中直接選擇“剪貼板”，而對于Word XP則可從中選擇相應類型，最后單擊“替換”按鈕即可。1.6.44 快速打開Word格式文件在用Word打開一個DOC文件時，很多用戶都采用執行“文件”菜單下的“打開

38、”命令或者單擊工具欄下的“打開文件”按鈕，請問還有沒有更快的方法進行快速打開Word格式文件？答：快速打開Word格式文件還有以下方法可用：一種是，如果Word已經開啟，可以直接將要打開的DOC文件圖標用鼠標左鍵按住并拖動到Word窗口中再放開，凡是Word支持插入的對象都可以這樣做。另一種就是，如果Word還沒有啟動，那么如果在桌面或者快捷工具欄上有Word快捷方式的圖標的話，可以把這個DOC文件的圖標拖到Word快捷方式的圖標上，Word會立即啟動并直接開啟這個文件，這種方法相當于把兩步操作只用一步完成，當然更快捷。1.6.45 用Word打開WPS格式的文件如果要對WPS格式的文件進行編

39、輯，且使用的計算機上沒有安裝WPS Office系統，請問能不能利用Word來打開WPS文件進行編輯？答：可以，我們知道WPS可以打開Word格式的文件，其實Mircrosoft Office中也附帶了WPS的轉換器，它可以幫助我們將WPS格式文件導入到ord中進行編輯，但是它不是默認的安裝選項。如果要安裝這個轉換器，可以在第一張安裝盤上找到pfiles commonmssharedtextconv文件夾（其中有相當多的文件轉換器），運行“wps2Word.exe”即可。當重新啟動Word 2000并單擊“文件”菜單中的“打開”命令時，就會在“文件類型”列表框中找到“WPS DOS file”

40、導入和“WPS file（*.WPS）”項，利用這一轉換器便可以打開WPS for DOS、WPS 97和WPS 2000所有文件，并且會保留原文件的大部分格式信息和嵌入對象。1.6.46 快速獲取幫助信息Word使用新手在使用過程中經常需要助手提供幫助，請問有沒有辦法快速獲得幫助信息？答：有，可以利用“Shift+F1”組合鍵（或單擊“幫助”菜單下的“這是什么”命令），光標就會變成一個帶有箭頭的問號形狀。用它單擊文件中的文本或圖片，就會顯示有關格式信息的對話框。如果用它單擊Word 2000窗口中的元素（如工具欄按鈕或標尺等），可以看到關于它們的功能描述，使用結束后按一下“Esc”鍵，即可恢

41、復光標的正常功能。1.6.47 五秒鐘輸入3萬個漢字這是一個有趣的功能，可以讓Word在五秒鐘內自動輸入3萬多個漢字，請問這是怎樣進行操作的呢？答：其實這是利用了Word中一個彩蛋做到的。首先新建一個Word文件，然后輸入：“=Rand(200,99)”（雙引號不用輸入，同時括號及逗號都需采用半角），回車后再單擊“工具字數統計”命令看看，令你很吃驚吧！1.6.48 窗口元素使用技巧聽說利用窗口元素可以達到一些意想不到的效果，能否介紹一些呢？答：Word窗口由若干窗口元素構成，如工具欄、標尺和狀態欄等。用鼠標左鍵雙擊它們能執行許多操作：雙擊Word水平或垂直標尺的空白處，可以打開“頁面設置”對話

42、框；雙擊水平標尺兩端的某個縮進標記，可以打開“段落”對話框；如果在水平標尺上設定了制表符，只要用鼠標左鍵雙擊它，就可以打開“制表位”對話框；鼠標左鍵雙擊狀態欄上的任意位置，可以打開“查找和替換”對話框，執行“查找”、“替換”和“定位”操作；鼠標雙擊工具欄右端的空白處，可以打開“自定義”對話框，調整工具欄或增減其中的按鈕，以滿足自己的要求。1.6.49 Word快捷鍵列表巧妙查在Word中通常設置了很多快捷鍵，請問有沒有辦法快速得到這些快捷鍵的列表？答：可以利用兩種方法快速得到快捷鍵列表。第一種方法可利用按下“F1”鍵，在彈出的幫助系統的搜索窗口中輸入“快捷鍵”三個字，單擊“搜索”按鈕，就會彈出

43、搜索結果列表，如圖1-38所示。在列表中單擊“鍵盤快捷方式”或“打印快捷鍵列表”就可把快捷鍵列表顯示或打印出來。圖1-38 搜索結果列表第二種方法是利用“宏”來完成。單擊“工具宏”菜單下的“宏”命令。在彈出的對話框中，找到“宏名”區域，在其下拉列表中選擇“ListCommands”選項，同時在下面的“宏的位置”下拉列表中選擇“Word命令”選項，單擊“運行”按鈕。在隨之出現的對話框中根據自己的要求，選擇“當前菜單和快捷鍵設置”或“所有的Word命令”中的一項，再按“確定”按鈕即可顯示出相關列表。1.6.50 快速預覽文件內容對于Word文件，能不能像在Windows中其他文件一樣進行預覽？答：

44、預覽可以幫助用戶了解文件內容，以便打開自己想要的文件。在“打開”對話框預覽文件的方法是：選中要查看預覽的文件，單擊“視圖”菜單中的“預覽”命令，則被選中的文件的內容可在右窗格中顯示，如Word文件可以看到它的正文、BMP等圖片可以看到縮略圖。如果被選中的文件無法預覽，則會在預覽窗格中出現“無法預覽”的提示。1.6.51 快速縮放Word文件在Word使用過程中常常需要縮放顯示比例來查看整個文件的布局，有什么快捷方法嗎？答：如果使用的是一個滾輪鼠標，可以直接按“Ctrl”鍵不放的同時，滾動滾輪（向上放大、向下縮小）便可調整文件顯示比例。此方法在其他Office文件中也可適用。1.6.52 巧在W

45、ord中調用外部程序在Word使用過程中，有時候需要調用一些外部程序，如：Winamp、ACDSee等。通常我們每次調用，要在桌面或“開始”菜單中找到相應快捷方式再運行，相當麻煩。能不能在Word中直接調用它們呢？答：當然能。具體操作步驟如下：（1）運行Word后，按下“Alt+F8”組合鍵彈出“宏”對話框。在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，如：Winamp，再單擊“創建”按鈕。（2）Word自動彈出一個VB代碼窗口。在插入點所在位置添加一行代碼：Shellc:Program Files Winampwinamp.exe（注意雙引號必須輸入，Shell是Word宏中調用外部程序的命令，空格后雙引

46、號內是調用的外部程序的路徑和文件名），再關閉該窗口。（3）用鼠標右鍵單擊工具欄任意位置，在彈出的對話框中選擇“命令”選項卡，在左邊的“類別”下拉列表中選擇“宏”項，在右邊的下拉列表中找到一個名為“Normal.NewMacros.winamp”的命令，并把它拖放到工具欄上。我們就可以通過單擊這個按鈕來調用相應外部程序了。1.6.53 避免文字被錯誤超鏈接在使用Word編輯文件時發現，如果文件中包含了“”符號，有時Word會將它解釋為電子郵件地址，并自動超級鏈接。如何避免這一情況發生呢？答：方法其實很簡單，只要進行如下操作就可以了：單擊“工具自動更正選項”命令。單擊彈出對話框的“鍵入時自動套用格

47、式”選項卡，找到“鍵入時自動替換”選擇區域。取消選擇“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”復選框即可。1.6.54 隱藏空白增大視野很多用戶都喜歡采用Word“頁面”視圖模式，但每個頁面之間總會有因上、下邊距而產生的空白區域，請問有沒有辦法去掉這些空白區域，以增大編輯視野？答：在Word XP中可以將鼠標指針放到兩頁文件交界的空白處，指針便會改變，并會顯示“隱藏空白”的提示，如圖1-39所示，此時單擊即可將空白去掉，顯示一條黑線，再次單擊該處即可恢復原有的空白。如圖1-39 隱藏空白1.6.55 利用Word創建PowerPoint演示文稿說在Word中可以實現PowerPoint演示文

48、稿的創建，請問怎樣進行操作？答：首先要打開用來創建PowerPoint演示文稿的Word原文件，然后單擊“文件發送Microsoft PowerPoint”命令即可。1.6.56 巧妙設置，消除一些眼疲勞在長時間使用Word時，其默認的白底黑字方式常易使眼睛感到疲勞，請問有沒有方法改變默認設置，降低眼睛疲勞？答：可以，單擊“工具選項常規”命令，選擇“藍底白字”復選框，單擊“確定”按鈕即可把文件顯示為藍底白字，在一定程度上就能解決視疲勞的問題。1.6.57 快速引入其他文件對象在Word中，常常需要插入一些用其他軟件編輯的新對象，并且也希望隨著源文件的更新，相應的Word中的對象也隨之變化。要想

49、實現這一要求，有什么辦法嗎？答：可以利用Word的“插入對象”功能來實現。可以選擇彈出的“對象”對話框中的“由文件創建”功能，通過“瀏覽”按鈕直接引入需插入的文件就能達到上述要求。1.6.58 Word中直接調用數據庫若想在Word中通過調用數據實現數據庫管理，請問該怎么做呢？答：操作步驟如下：先單擊“視圖工具欄數據庫”命令調出數據庫工具欄。再單擊“插入數據庫”按鈕，在彈出的對話框的“數據源”區域單擊“獲取數據”按鈕，找到需插入的數據庫，打開并選定其中需插入的字段即可實現。1.6.59 用語音控制宏利用語音來控制宏的操作，確實可以給工作帶來更多方便，請問這究竟是怎樣實現的呢？答：Word與 I

50、BM的Via Voice等語音識別軟件不同，它不能用語音直接操作宏。不過，可以通過間接的途徑實現這個功能。具體方法是：單擊“工具”菜單中的“宏”子菜單下的“錄制新宏”命令，建立一個執行操作或輸入文本的宏。再單擊“工具”菜單下的“自定義”命令，打開“自定義”對話框中的“工具欄”選項卡。再單擊其中的“新建”按鈕，在對話框的“工具欄名稱”文本框內輸入“語音宏”之類的文字，單擊“確定”按鈕后把它拖到Word XP窗口頂部的合適位置。接下來就可以在新建的工具欄上添加宏的按鈕。打開“自定義”對話框中的“命令”選項卡，選中“類別”列表中剛才建立的宏。然后把它從“命令”選項卡中拖到新建工具欄的右端。最后將“自

51、定義”對話框關閉，就可以用語音控制宏的運行了。1.6.60 巧用Microsoft Office工具恢復響應在使用Office組件的時候，如果出現某個應用程序未被響應，此時該怎么辦？答：這個時候我們就可以讓Microsoft Office工具幫上忙了。只需單擊“程序Microsoft Office工具Microsoft Office應用程序恢復”命令，把未響應的應用程序關閉即可解決。1.6.61 解決字體帶來的煩惱有些用戶拷貝Word文件到其他用戶計算機上使用時，發現文字無法正常顯示，請問這是什么原因，可用什么辦法解決這個問題？答：如果一個Word文件無法正常查看，可能是作者使用了系統里面沒有的字體。選擇Word里的“工具”菜單，然后選擇“選項”，在“兼容性”選項卡中單擊“字體替換”按鈕，這樣可以發現那些缺少的Truetype字體，選擇認為可能的字體然后單擊“確定”按鈕，再去查看文件即可。1.6.62 如何讓總頁數計數“自動化”在Word文件中插入頁碼的方法很簡單，但是當一篇Word文件很長的時候，有沒有方法可