1、國家行政機關公文寫作與處理第一講 機關公文質量標準一、合“法” 要求公文的內容與形式以及公文形成的程序過程務必合乎法律、法令、黨的方針政策，合乎上級指示和規定。1內容要合法：××市人民政府關于建立××民族自治鄉的請示2形式要合法：××市人民政府發布××市搬遷條例3程序要合法:先簽發后核稿3日內蒙古人民共和國地區有暴風雪。某省商務局與省技術監督局就涉及雙方權限的相關政策問題，經多次協商達不成一致意見。一個月之后，雙方各自就這方面的政策規定分別向自己的下屬單位行文，強制其執行自己方面的意見。二、求實1要求公文的內容能從

2、實際情況出發，有切實的客觀針對性，有利于解決實際問題；2要忠實地反映情況和問題，不作任何夸大、縮小和虛構；失實的表述：被告用兩只手掐著被害人的脖子，同時用另外一只手猛擊被害人的太陽穴致死3各種判斷要合乎實際，杜絕主觀臆想、臆斷；4各種解決問題的方法措施應切實可行，具有可操作性。【例】措施必須可行：凡與本公司有未了經濟事宜的單位，務必于×年×月之日前來本公司辦理，逾期概不負責補辦。三、合體：首先，文體要正確，務使表達合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求。公文文體：以語體文為原則的應用文體，兼有議論文、說明文、記敘文的一般特點。直接表意，不渲染、不用曲筆；只表達與解決實際問題有

3、直接應用價值的事與理；不虛構不夸張，追求從本質到細節的全面真實；使用通用性強的符號系統表意；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方式；慎用修辭格；不簡單排斥有較強規律性的程式化表達手法和式樣等。其次，語言運用要得體，符合特定場合、對象的需要。四、簡明：要求盡量用最簡潔的文字順暢而有條理地明確表達充實豐富的內容，做到言簡意賅。古今中外繁文多，不簡明的原因是多方面的：“搗鬼”-如“夾帶”、“推卸”1怎樣使公文簡明：取消 大膽割愛，取消文中一切與主題無關的材料；堅持一文一事，取消與實現制發目的無干的一切內容；堅持直接表意的語體風格；忌曲筆、忌渲染、忌夸張、忌場景描寫、忌虛構事實、忌追求詞句的浮

4、華；忌用反語、擬人、夸張、雙關、象征等修辭格；惜墨如金，舍卻一切浮辭，一切無實質內容的套話、廢話、多余的重復話、假話、空話、模棱兩可語義含混的話；簡單同義反復的話要堅決去除。2怎樣使公文簡明：壓縮堅持開門見山壓縮開頭；使過渡簡潔，能用標號（序碼等）過渡的不用關聯詞語，能用關聯詞語的不用過渡句，能用過渡句的不用過渡段；積極而正確地采用縮略語，規范地使用簡稱，妥貼地使用數概（如“四化”、“三廢”等）；規范地使用省略句；正確使用以鄭重、簡潔為特色的專用詞語。3怎樣使公文簡明：替代盡量以標記代文句；以概述代詳述；以圖表代文字敘述；以附件代精細的正文；以合理的引用代議論分析；以詞形固定、詞義精確單一的術

5、語代自然語言中的多義詞與詞義不確定的詞語；以標準化、樣板化、模式化文稿代隨機撰擬例行性內容基本固定的文稿。4怎樣使公文簡明：合并正確將詞性一致，結構相近的詞或詞組歸并為聯合詞組；將同類內容集中分條列項敘述；合并內容、功用完全相同的若干文稿為一份通用文稿。7規范規范，即要求公文格式、語言表達、符號使用均應符合有關規定，符合語法規則與邏輯規則，不允許“標新立異”。 8完整 要求公文結構完整，不遺漏任何必備的數據內容，以保證公文能完整有效地消除受文者對特定問題認識上的不確定性。 公文構詞完整規范，不濫用簡稱 9清晰清晰，即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標準、工整，避免因字

6、跡不清、模糊混亂而造成錯漏。 10耐久耐久，即要求公文的制成材料（書面公文主要包括紙張和字跡材料）應持久耐用，以保證公文的有效物質存在，使其既能充分發揮現行的執行效用，又能在轉化為檔案后，作為歷史記錄發揮更長遠的歷史效用。A不耐久的紙張：新聞紙草紙（禾木纖維）B耐久性強的紙張：呈中性（PH值=7）C耐久或比較耐久的字跡材料：墨汁DA墨水碳素墨水藍黑墨水D耐久的字跡材料：鉛筆第二講 公文處理的基本程序一、收文處理的一般過程1簽收指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，機關設置的外收發人員、通訊人員分別從發文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設備收取公文。

7、2外收文登記由外收發人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡要記載。3啟封外收文登記完成后，公文送至機關統一或分別按內部機構設置的內收發部門（或人員），由其簽收后，統一啟封或逕送有關領導者親啟。4內收文登記由內收發人員對收文情況做出較詳細記載。5分辦經對收文進行分類篩選后，由指定的有關人員根據公文的重要程度、各部門職責分工及有關分文制度將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。6摘編由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件編寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等。7擬辦由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，建議性的處置意見，供有關

8、領導者審核定奪。8批辦機關領導者或部門負責人對公文（包括擬辦意見）進行認真閱讀分析之后，提出處置意見。9承辦有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。10注辦由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。11組織傳閱指獨份或份數很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動。12催辦由公文處理管理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。13清退經過清理將有關辦畢的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。14銷毀以各種方式和手段對失去留存價值或留存可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。15暫存暫時留存保管一部分具有很高查考價值的重份

9、公文（一份已立卷歸檔）和受多種因素制約一時難以準確判定是否應予銷毀的公文。16立卷將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的基本單位）。17歸檔將編立好的案卷及案卷目錄按規定的時間和質量要求移交檔案部門作為檔案保存和管理。二、發文處理的一般過程1擬稿：撰擬公文文稿。2會商：指當公文內容涉及其他有關同級成不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動。3核稿：指擬就的文稿在送交有關領導簽發或會議討論通過之前，由部門負責人或經驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。4簽發：由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發出意見并簽注姓名、日期的活動。5注發：指在定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動，其作用是使簽發意見進一步具體化、技術化。6繕印：以謄錄抄寫