1、醫院公文處理實施細則生效日期：2016年3月18日 修訂日期： 第一章 總則第一條 為使我院公文處理工作進一步科學化、規范化、制度化，根據國家行政機關公文處理辦法、廣東省國家行政機關公文處理實施細則精神，結合我院實際，制定本實施細則。第二條 公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，交流經驗，指導工作的一種重要工具，也是我院各項政策制度上傳下達的重要載體。正確地掌握和運用這一工具，認真搞好公文處理，是加強我院行政管理，改進工作作風，提高工作效率的重要內容。第三條 公文處理是指公文辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確

2、、安全。必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密安全。第四條 院辦公室是我院公文處理的管理部門，主管全院公文處理工作，并對各部門公文處理進行業務指導。各部門應指定專人(專、兼職秘書)負責日常公文處理工作。第二章 公文種類第五條 適用于我院的公文種類主要有：（一）“決定”適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關部門和人員。（二）“公告”適用于向院內外宣布重要事項。（三）“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。（四）“通知”適用于批轉下級部門的公文，轉發上級和不相隸屬單位的公文、發布規章、傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用干部。（五）“

3、通報”適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（六）“報告”適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問。（七）“請示”適用于向上級請求指示、批準。（八）“批復”適用于答復下級請示事項。（九）“函”適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向不相隸屬的有關主管部門請求批準等。（十）“意見”適用于對重要問題提出見解或處理辦法。（十一）“決議”適用于經職工代表大會、院長辦公會等討論通過的重要決策事項。（十二）“會議紀要”適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文格式第六條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、XZ013：醫院公文處

4、理實施細則生效日期：2016年3月18日 修訂日期： 簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，密級分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種。保密期限應視文件內容而定，如“機密一年”、“絕密三個月”不等。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。秘密等級用3號黑體字標注在文件首頁版心右上角第一行；份數序號用五位阿拉伯數碼標注在文件首頁版心左上角第一行。（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特級”、“加急”、“平急”。緊

5、急公文的緊急程度用3號黑體字標注在文件首頁版心右上角第一行；如需同時標注秘密等級、緊急程度，應先標緊急程度后標秘密等級。（三）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成；聯合行文，主辦機關排列在前。（四）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。發文字號用3號仿宋字體，居中排布，年份應標全稱，用六角括號“ ”括入。如需標注簽發人，發文字號居左空l字，簽發人姓名居右空l字。簽發人姓名用3號楷體字。我院行政公文版頭主要有“彭湃紀念醫院文件”和“彭湃紀念醫院辦公室文件”兩種，對內一般事務使用“彭湃紀念醫院辦公室文件”。實際工作中經常使用的“信函式”

6、公文，版頭用發文部門全稱或規范化簡稱。（五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應在附注處注明聯系人的姓名和電話。（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。（八）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標注附件順序和名稱，附件名稱不用書名號，附件之后不用標點符號。附件一般應與主件裝訂在一起，附件首頁左上角注明附件順序號。如附件與正文不能裝訂在一起，其附件首頁版心左上角應注明正文的發文字號和附件的順序號（

7、形式為“×××2015××號附件1” ）。（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。（十）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），用3號仿宋體字，居左空2字加圓XZ013：醫院公文處理實施細則生效日期：2016年3月18日 修訂日期： 括號標注在成文日期之下。（十二）公文應當標注主題詞。主題詞用3號黑體字，居左頂格標注，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1

8、字，不用標點符號。主題詞的標引應先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。一個文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個，最少不少于2個。（十三）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第七條 公文中各組成部分的標識規則，參照國家行政機關公文格式國家標準執行。第八條 公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂：天頭為37mm，訂口為28mm，版心為156mm×225mm。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。第九條 計算機電子公文的儲

9、存格式和傳輸規范，應當符合統一的行政機關公處理通用軟件標準。第四章 行文規則第十條 行文應當確有必要，注重實效，不搞重復行文，節約用紙，嚴格控制發文數量和發送范圍。凡是能通過當面協商、電話聯系等方式解決的事務性問題，不必行文。第十一條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。（一）上行文，主要以“彭醫 號”行文，且應當主送一個上級機關；如需其他上級機關閱知，可以抄送。一般不得越級行文，對因特殊情況不得不越級行文的，應當同時抄送被越過的上級機關。（二）平行文，主要以院“彭醫 號”行文。不相隸屬部門之間一般用函行支。（三）下行文，一般情況以“彭醫辦 號”行文。院內各職能部門就其

10、主管工作，可以對內行文，并報院辦公室備案。涉及多部門工作或重大事項，報經分管副院長同意后，可由院辦公室行文。第十二條 我院內設行政機構除院辦公室外一般不得對外行文。經院長辦公會議同意的事項可由院辦公室行文。院內各工作部門需向上級有關部門行文時，一律由院辦公室行文。第十三條 上級下達的重要文件，除規定有閱讀范圍的外，一般應先翻印下發。其中，需要院內擬定具體貫徹執行意見的，按分工范圍，由分管副院長責成有關部門提出。第五章 發文辦理第十四條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、簽發、復XZ013：醫院公文處理實施細則生效日期：2016年3月18日 修訂日期： 核、繕印、用印、登記、

11、分發等程序。第十五條 以院行政名義印發的公文，除綜合性公文由院辦公室組織擬稿，凡屬涉及各職能部門職權內事項的公文，由職能部門擬稿。對涉及多部門職權范圍的公文，主辦部門應主動與相關部門協商并會稿，取得一致意見后方可行文。第十六條 公文送負責人簽發前，院辦公室應當進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本細則的規定等。秘書部門要把好公文處理質量關，擬制公文要符合國家法律法規，文風準確、鮮明、生動、簡練，公文程式力求簡易，文字力求簡潔，條理清楚，合于文法，切忌冗長雜亂。第十七條 醫院印發的上行文、下行文或平行文均需由院長簽發。第十

12、八條 文件分發一般由制文部門負責，請示由經辦部門報送上級有關單位，并要求簽收。寄往院外的請示、重要報告須用掛號發出，機密文件以機要方式發出。第六章 收文辦理第十九條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十條 各部門收到的外來文件及呈報院領導的請示、報告，應當統一送交院辦公室，進入文書處理流程。院領導一般不接受各工作部門越級提交的報告、請示。“請示”應一文一事，“請示”需同“報告”嚴格分開。對下屬部門的請示事項，除按規定必須正式行文批復外，亦可采取抄告領導批示等方式予以答復。第二十一條 院辦公室要及時認真簽收、登記、審閱收到的公文，并由辦公室主

13、任提出擬辦意見，呈請有關負責人批辦。辦公室秘書根據領導批示或文件內容要求將公文分送有關部門人員閱知。傳閱秘密公文，必須執行保密工作的有關規定，確保安全。翻印上級重要文件，由辦公室主任審批。第二十二條 建立文書處理催辦檢查制度。文書部門對分送處理的文件，要及時進行催辦檢查。緊急公事，隨到隨辦。一般公文，分送處理時間一般以三個工作日為限。在文件送出五個工作日后，未見處理結果的，即應問明情況，催促辦理。對重要文件拖延積壓的，要向有關領導及時報告。承辦人員對催辦的情況要作出記錄。第七章 公文管理第二十三條 公文辦理完畢，應根據檔案法和醫院有關規定，實行部門立卷歸檔。公文由院辦公室或部門文書人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。第二十四條 公文立卷，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理，以便保XZ013：醫院公文處理實施細則生效日期：2016年3月18日 修訂日期： 管和利用。電報傳真隨同文件一起立卷。聯合辦理的公文，原件由主辦部門立卷，其他部門保存復印件。第二十五條