1、*人事檔案管理辦法（試行）各分子公司、本部各部門：為了規范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據，特制定本管理辦法。 一、 適用范圍員工人事檔案日常管理。二、 管理原則安全、保密、清晰、完整。三、 管理職責由人力資源部（行政人事部）負責按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。四、 管理程序（一）人事檔案建立新員工入職之日，由人力資源部（行政人事部）為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部（行政人事部）首先對檔案材料進行收集和整理，若收集的是復印件必須與原件對照審驗，且由

2、員工本人在復印件空白處標注“此為本人真實*證之復印件”，并簽字確認大母指用印，準確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：1. 身份證復印件（正反面復印在同一張A4紙上）、戶口本復印件（戶口本主頁及本人頁）。2. 證書復印件 。證書包括職業資格證書、職稱證書、學歷及學位證等。3. 管理及技術關鍵崗位的員工，應有其原工作單位出具的解除或終止勞動關系證明。4. 近期免冠1寸彩照1張。5. 應聘人員登記表（包括附帶的個人簡歷）以及員工信息采集表。6. 縣區級以上醫院體驗合格證明。體檢項目包括但不限于：血常規、胸部透視、心電圖、肝功能（禁查乙肝）。7. 從事保衛等重要崗位的，應有戶籍所在地公安部

3、門開具的“無犯罪記錄證明”。8. 法規規定的特殊崗位，應有職業資格或從業資格證書復印件（原件應審驗）。9. 勞動合同或勞務協議，以及保密協議和承諾函正本各一份。10、 背景調查表（主管及以上崗位，出納及關鍵核心崗位）及錄用審批表。11、員工手冊簽收單。（二）人事檔案資料的添加以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：1、 人員轉正申請審批表及相關轉正材料及考核資料。2、 員工與公司補充簽訂的各種重要的個人申請、承諾、協議、保險等材料。3、 員工崗位（職務）變動調整通知書。4、 員工晉升、各種處分、處罰材料和通報批評等獎懲類相關資料。5、 員工變更的個人資料。6、

4、 員工勞動合同續簽意見征詢單。7、 員工離職申請、離職審批表、離職交接手續等記錄。8、 終止勞動關系通知書員工簽收回執。9、 其他需添加的資料。（三）人事檔案的其他專項保管考慮部分專項工作特殊情況，以下類別由各業務負責人對相關人事檔案材料作專項保管。1、 員工考勤類材料。2、 員工薪資變動資料。3、 員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。4、 員工培訓申請、培訓記錄、培訓心得、培訓效果評估等與培訓相關的資料及考核相關資料。5、 按相關食品安全管理法規須持有的健康證相關資料。6、 其他需單項保管材料。（四）人事檔案編號1、公司人事檔案統一按SAPHR系統員工工號編號。2、員工

5、離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變，仍采用原工號編號。（五）人事資料的定期更新與維護1、員工有調動、考評、獎懲等人事動態時，及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應及時進行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，員工一旦有個人信息資料（身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位等）更新，則按最新個人信息更新人事和人事數據系統，并統一在規定時間前以電子文檔和紙質材料同時報送所在公司人力資源部（行政人事部）。（六）人事檔案的查閱1、人事檔案為公司密件，也是員工個人的私隱資料，人力資源

6、部（行政人事部）必須合理存放，嚴格執行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領導及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經審批后方可調閱。2、員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱（借出），一般采取在人力資源部（行政人事部）人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個人檔案時，必須為員工個人資料情況保密。3、如有特殊原因需借閱員工檔案時，遵循以下規定執行：（1）必須填寫人事借閱登記表，按審批權限批準后，辦理借閱登記手續才可借出。（2）借閱時間以規定時間為限，不得轉借，拆卸、調換、復印。（3）歸還

7、時，由人力資源部（行政人事部）核對檔案資料歸還是否完整。（七）人事檔案資料的復印1、如因公司業務需要復印員工的身份證、學歷證明、職業資格證明等個人證照復印件，由辦理人員填寫人事檔案復印登記表，按借閱人事審批權限批準后方可調用。2、如因員工要求復印個人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部（行政人事部）添加的人事檔案資料不得復印、查閱或借閱。（八）人事檔案的保存1、人力資源部必須對人事檔案的保存地點、環境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。3、在職員工的人事檔案將一直保存；離職員工的人事檔案

8、原則上保存期自離職日起至少兩年備查。4、屬于公司解除（終止）勞動合同、辭退、自動離職等類別員工，其人事檔案（應注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料）應特別審查后特別重點保存。5、按規定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經人力總監審核批準，并指定人員執行銷毀。審核、批準、執行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。（九）人事檔案管理信息化1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統。人事檔案數據庫嚴格按管理權限進行提交和使用。人事檔案數據庫為公司商業機密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統。2、人力資源部（行政人事部）必須根據人事變動情況隨時更新人事數據信息。人事檔案數據庫

9、為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。人力資源部（行政人事部）應認真做好人事檔案數據庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮人事檔案數據信息的作用。五、處罰（一）人事檔案保管人員必須嚴格遵守本管理辦法，以高度的責任感，嚴肅、認真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導致保密資料外泄，則視其情節，按公司獎懲管理辦法執行處罰。（二）公司員工有義務向公司提供詳盡真實的人個資料，并保證所提供的人事資料的真實性。如有提供虛假資料情況出現，屬嚴重違紀行為，一經查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。員工因提供虛假資料對公司造成經濟損失的，公司將保留追究其法律責任的權力。員工在職期間個人資料有變化的，應及時準確地向人力資源部（行政人事部）報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更新，確保人事檔案資料正確無誤。（三）人事數據庫屬于公司