1、秘書職責手冊目錄一、秘書工作職責二、秘書工作安排三、與總部各部門的配合工作第一章秘書工作職責店務秘書為總部統一招聘、統一培訓、統一管理的行政類管理人員,隸屬于總部運營中心,總部賦予秘書以管理者與執行者并存的職能;既要管理單店行政事務,也要配合及監督、上報單店的業務工作,同時作為單店與總部溝通的橋梁,配合總部各個部門做好相應工作。一、電腦管理與使用1、各網站廣告房源的每天上傳、更新;協助經紀人在其個人使用網站上注冊賬號;2、電腦基礎維護工作;確保公司電腦正常運行監督經紀人使用網絡的情況,制止登錄不良網站、看小說及在店內打游戲,發現一次對當事人處以每次人民幣50元的處罰;對游戲軟件等不良軟件給予刪

2、除,并對當事人處以每次人民幣50元的處罰;每臺電腦設置屏幕保護程序,但不設置密碼,秘書電腦需設置密碼;對店內電腦出現的軟件硬件等問題進行修復,如不能修復的,盡快聯系網管,確保店內電腦的正常運行;3、秘書重要工作文檔的整理及備份,對涉及需要保密的重要文件設置密碼;4、對于總部傳達的文件及通知,及時做好歸檔、張貼、通知等工作;5、店內房友管理確保單店網絡通暢;查閱公司網站及房友的通知(消息并下載、傳達;二、公司文件管理文件須分門別類管理并及時檢查與更新(所有文本需使用公司logo范本。第一類:電子檔文件:定期做好存檔備份工作第二類:工作中所需各類文件表格(不需要蓋公章或者合同章:制成表格文件手冊,

3、做好目錄便于經紀人自行取用,每周一檢查,對于缺少的表格,及時補全;第三類:蓋章類文件;1、關于制式文件的領用公司的制式文件:出租出售委托書、房地產買賣合同居間協議、房地產租賃居間協議、租賃合同、獨家委托書、限時獨家委托、傭金確認單、看房單等由秘書統一在總部領取并妥善保管。對于以上文件必須嚴格管理,做好領用登記、回收、統計等工作,總部將每月經行檢查各項表單的使用明細表。對于秘書在保管過程中丟失的,由秘書承擔相應責任。居間協議的領用:每次領用50份店。秘書領用新居間協議時需上交上次領用的居間協議,上交需附打印的領用登記單,未上交的居間協議原件,請經理在領用登記單上注明原因并簽字,需在一個月內上交原

4、件。另,居間協議需三聯齊全方換領,如遇不齊全的,需提交情況說明。因客戶/業主遺失居住協議的,需提交客戶/業主的身份證復印件和有客戶/業主及銷售經理簽字確認的情況說明;因保管不當造成遺失的,同制式文件遺失處理。收據的領用:秘書領用新收據本時需上交上次所領用的收據領用回收的收據必須是編號連號完整的,如收據開具的是意向金等非我司收益的款項,必須要收齊第三聯方可再次領用。如收據本有5份以上空白未用的一律不得領用新收據本。租貸合同的領用:每次領用10套/店。秘書領用新租貸合同時需上交齊上次所領用的租貸合同上次的租貸合同如已簽約的,則必須帶上租貸相關的客戶資料及所需的復印件方可再次領用。領換任何制式文件都

5、必須提前一天通知相關人員,方可到總部領換。2、關于制式文件的管理一般委托書、看房單:每個經紀人每次最多領取5份,領用時登記領用編號簽字確認,秘書及時回收。居間協議、傭金確認書、獨家委托書、限時獨家委托書:每組經理每次領取2份,領用時登記領用編號簽字確認,領用文件,秘書及時回收。簽訂有效則上交復印件、作廢則上交原件;租賃合同:由秘書統一領取、保管、使用登記造冊。領用文件,秘書及時回收,簽訂有效則上交房東及客戶身份證復印件、產證復印件,作廢則上交原件。3、關于制式文件的責罰如遇制式文件遺失,責任人承擔相應責罰?？捶繂?、出租出售委托協議,責任人承擔罰款50元份;除看房單、出租出售委托協議以外的其他制

6、式文件遺失,責任人承擔罰款500元份,如遇責任人無法明確,則秘書承擔罰款200元份,經理承擔300元份。三、鑰匙管理1、由秘書對店門鑰匙(含公配、私配鑰匙統一建檔管理,負責對管理的鑰匙的數量、編號及使用等內容逐一進行確認,并制定鑰匙領用簿,做好鑰匙的借用登記入簿管理工作;2、秘書應定期對鑰匙柜內的標簽和鑰匙編號進行檢查,如發現標簽、編號脫落或模糊不清時,應及時跟新改進;3、借用人員辦理鑰匙退還手續時,秘書應在核對鑰匙標識、數量后,在對應的登記表中標注鑰匙退還時間,并將鑰匙整齊有序地放置回鑰匙柜內;4、本門店人員領用鑰匙,借用人員應及時登記入簿;5、領用人看房完畢后,應于借用當日及時歸還門店,嚴

7、禁發生將鑰匙在個人身邊無故滯留、攜帶回家等情形;6、嚴格做好鑰匙的外借登記,內部與外部借鑰表格分開,借鑰匙方填寫鑰匙外借登記表,直營店內部人員借用鑰匙,秘書應要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認;直營店以外的人借用鑰匙,應由本門店對接人員做相應擔保簽字確認,同時秘書應要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認;7、當發生鑰匙丟失、損壞等情形時,秘書應急時記錄事件經過,急時報備門店經理;8、直營店內部人員借用鑰匙未及時登記簿的,相應責任人給予20元次處罰;9、直營店內部人員借用鑰匙未在當日返還的,相應責任人給予50元次處罰;10、直營店內部人員借用鑰匙發生丟失、損壞等無法歸還等情形,相應責

8、任人給予100元次處罰;11、直營店以外人員借用鑰匙發生未在當日及時返還、丟失、損壞等無法歸還等情形,列入黑名單管理,直營店鑰匙一律不得借用給該責任者,同時直營店相應擔保責任人給予100元次處罰;12、每月15日對鑰匙箱進行一次清理,取出已售已租的房源鑰匙,收好并表明具體信息;四、財務管理1、收據:由秘書統一領取、保管并登記造冊。每一周交由財務部審核并提供收據使用情況統計表。收據的使用必須做好登記,無特殊情況必須由秘書開具,如遇到經理及經紀人需外出收取意向金或傭金之情形,每次只能限領一份,并做好領用登記記錄(必須注明物業地址、金額、用途,事后必須歸還其他兩聯及所開收據金額相應的款項,作廢需交回

9、原件。對于收據丟失、或開具收據無收款回來的,對責任人處以500元份的罰款,具體責任人無法確定的,秘書承擔罰款500元,如應收據丟失及錯誤填寫造成的損失,嚴重者做開除處理,并將追究當事人的法律責任。2、意向金:秘書統一保管意向金專用卡,經理使用時必須向秘書申請使用此卡,秘書同時應及時做好此卡的金額出入記賬工作。收取意向金時開具意向金收據,秘書通過意向金收據的使用情況,及時掌握意向金的走向,必須保證意向金收據三聯完整,不可缺少任何一聯。3、傭金:由秘書統一收取并開具收據,如果客戶需要發票,則用收據換取發票。收到傭金后24個小時內必須存入公司賬戶。4、房款:房款只能由公司財務部門收取,不得有經紀人或

10、者門店自己代收,違反者,公司將追究其法律責任。5、經理罰款:秘書配合總部收取經理各項罰款,并及時上交總部。6、其他:團隊基金、罰款的管理,所有費用的進出,做好現金日記賬,保留發票,做好單店報銷工作。7、成交記錄單:合同簽訂后,督促業務人員填寫好成交記錄單、經理簽字,制作成交記錄匯總表,每周一給總部運營中心上報成交記錄匯總表并傳真上周所有的成交記錄單。如果與其他單店合作,及時傳真到其他單店并確認收到,成交雙方均簽字確認后,由成交方傳真至總部運營中心。當日做好房友中的交易合同及收傭記錄,總部將根據成交記錄單及房友中的數據確認最后的獎金;客源需在成交之日的三天前錄入房友系統,入未及時登記,將扣除成交

11、方經紀人10%業績,如遇特殊情況,需提交書面說明提前備案。a 財務報表的制作:根據財務要求每月做好相應財務報表,在規定時間上報公司財務部。b 工資提成核算:每月8日、18日做好薪資、提成核對,做到與經理、經紀人確認無誤并簽字。因個人過失造成公司損失的,由當事人承擔相應的賠償責任。詳見公司財務管理制度。五、人事管理1、應聘:有人來應聘,填表,安排初試。初試合格者將雇員信息表上報公司人事部,并確認收到。2、入職:通知復試合格者按時入職,并按照公司人事部要求填寫人事類表格。安排入職人員在規定時間內,攜相關資料,來公司人事部辦理入職手續。3、離職:及時向人事部反饋門店人員離職信息,并填寫員工房友賬號變

12、動申請單提交運營中心刪除其房友賬號。監督所有離職人員填寫離職相關表格,經審批后確認離職成功。員工離職當天秘書必須在房友情報站中發布離職通告,同時馬上處理其在網絡上發布的房源。秘書離職,需做好移交工作,如實填寫交接清單,否則不予辦理離職手續。4、調動:填寫員工房友賬號變動申請單。5、晉級:填寫晉級申請表,讓經理簽字后上報人事部報批。6、考勤:每月底根據考勤卡做好考勤表,每月1日將上月的考勤表發到公司的人事部。7、值班:月底安排下一個月的業務員值班情況,做到公平。8、培訓:房友使用的簡單培訓、網絡房源發布及更新的培訓注:詳見人力資源管理制度六、保密工作秘書為單店的核心管理,需要有高度的責任意識、嚴

13、明的組織紀律要求、高度的職業精神,保證做到公司房源信息不對任何非公司制度許可的第三人透露,對損害到第三方利益的行為要做到公平公證。七、行政工作1、安排值班人員店內整潔,督促每位店員在離開位置時,擺放好辦公桌上電話、書架、各類文件、椅子等相關物品;督促每位店員的儀容儀表,未經許可不穿制服著,每次罰款10元。詳見店務管理制度手冊2、來人來電要熱情接待,使用規范禮貌用語,給予及時幫助;對于投訴等問題及時反映給經理或上報總部,并做好跟進工作,確保每件事都落到實處;3、生活用品、辦公用品的購買,并做好現金日記賬;4、制式物品、文件管理及登記造冊;5、低值易耗品、固定資產的維護保養,數碼相機的保管;6、文

14、件收發:所有函件須確認其基本信息方可簽收,不能隨意簽收有疑義文件,所簽收文件需在簽收后60分鐘內通知當事人,如本人不在店內,需電話通知。因秘書保管不當丟失或延誤通知而導致損失的,由秘書承擔責任,并按最低人民幣50元的標準處罰。7、櫥窗廣告、店內板報的布置及更新;注:櫥窗廣告須30天更新一次,房源催促經理按時提供。8、訂水、制作名片及橫幅;9、報紙廣告的征集、錄入及按時上傳;10、外出登記:嚴格監督所有人員按公司制度填寫外出登記表,經理級經紀人一次未填,罰款10元;11、溝通、跟進、反饋工作:對于店內出現的管理問題。及時和總部反映;另須做好事件處理、轉辦、跟進、催辦、回復、報告等溝通工作;12、

15、協助經理做好其他工作及總部臨時交辦的工作;13、與總部運營中心配合做好各項統計報表,做好各項數據收集;八、監督工作1、蓋章類文件監督對于經理及經紀人領取制式文件,必須做好領用登記及回收,對于不能提供文件并無真當理由的,對經理或經紀人按制度罰款;2、信息安全監督經理或經紀人向外公司人員透露房源或客源信息的行為帶領其他公司人員來本公司查看房友系統,抄錄信息的行為經紀人其他損害公司信息安全的行為3、考勤及外出登記監督經理、經紀人外出須填寫外出登記及大致回來時間。否則按制度處罰,情節嚴重者以無故曠工處罰;每日必須本人自行打卡考勤,不能代打,或干脆不打,否則按人事考勤制度處罰;外出公干,必須電話通知經理

16、或秘書,返回后必須及時找經理簽名確認;經理不得在沒有查明經紀人外出事項情況下隨意簽考勤卡,否則追究經理責任;秘書因工作原因離開工作崗位30分鐘以上,必須第一時間報備門店高級經理及上級秘書主管(以郵件方式,否則給予10元次處罰;秘書因非工作原因離開工作崗位,必須第一時間經過門店高級經理及上級秘書主管同意(以郵件或電話形式確認,否則給予20元次處罰,情節嚴重者以無故曠工處罰。4、其他問題監督接待客戶、接聽電話不規范的行為;經紀人上網聊天,上不良網站的行為;經理、經紀人私自或以朋友名義擔保把鑰匙借給外公司,而不按規定手續辦理;經理包庇某一員工,造成其他員工不滿情緒或者做出過激行為;九、備注1、秘書發

17、現以上違規行為必須及時上報總部,每月必須就單店問題作2點闡述,可以電話或以文字形式上報。2、總部運營中心每月對秘書工作職責經行考評,對于沒有負起秘書職責,無視單店違規行為的,按制度罰款,情節嚴重者予以開除。(詳見秘書考核表3、秘書需妥善保管所有制式文件,在三個月內未有任何管理制式文件工作上的失誤,公司將給予秘書相應的獎勵。秘書保管好所有15本制式文件,如損壞、遺失,按100元本處罰。第二章秘書工作安排一、秘書每日必做日事日畢日事日清秘書對于以下事宜未盡到秘書職責的,各有相應罰則:1、各網站廣告房源的每天上傳、更新,每天上報上傳量;協助經紀人在個人使用網站上注冊賬號;網絡廣告公司賬號首次上傳須錄

18、滿后,每天至少更新20條新房源,必須保證每天上傳與刷新,至少做到早晚各一次;建議時間段在上午9:0010: 00;下班前發布一次;總部將不定期抽查監督;2、確保公司電腦正常運行;監督經紀人使用網絡的情況,對于違規上網、操作電腦,按規定處罰;對于店內電腦出現的軟件及硬件進行及時修復,或盡快聯系網管,確保店內電腦正常運行;確保單店網絡通暢;每天至少兩次查閱公司網站及房友通知(消息并下載、傳達;如有重要通知或重要政策出臺。務必做到通知到每個人;建議時間為上午及下午班前各一次;罰則:領用、登記不規范、罰款50元次;4、嚴格做好鑰匙的外借登記,內部與外部借鑰表格分開;每天早、晚須檢查鑰匙是否齊全,與值班

19、人員或經理做好交接工作,否則按規定處罰。5、收據原件及使用狀況、意向金專用卡的明細單每周與財務部經行核對,收據的領用、保管、使用登記造冊,對于丟失數據的,按照相關規定處罰;6、做好現金日記賬(現金概念包括:備用金、處罰金、活動基金;7、秘書每日將意向金使用情況以電子檔的方式發到財務部相關人員郵箱;8、成交記錄單及時傳真、及時做好房友中的合同傭金實收實付記錄;9、每日秘書日報與當日21:00前發送至秘書主管郵箱,內容包括但不限于自身工作情況、店內業務狀況(簽約業務、轉定業績、收取意向金、傭金、簽訂獨家委托等、銷售經理工作情況等內容,如發生超時發送或者未發送情形,一次給予10元處罰;10、做好房友

20、中的交易合同及收傭記錄。11、應聘、入職、離職、調動、晉級;填寫相應申請表,讓經理簽字后上報公司人事部報批;12、考勤:做好遲到、早退、請假等記錄;13、關注培訓通告,及時與培訓部聯系14、維護店內整潔及督促店內所有人員保持整潔;要求監督店內所有人員需按公司要求著裝;15、生活、辦公用品管理、發放;16、外出登記簿管理:嚴格監督所有人員按公司制度填寫外出登記表;17、表格及相關文件及時整理或存檔或備份,做到隨時發生,隨時歸類整理;18、其他當日處理的事情,須及時處理,比如領用物品、業務員收取新鑰匙或備用鑰匙、領用收據、看房單、委托書、居間協議等都須做到領用即登記,成交后及時填寫相應成交信息,比

21、制作財務報表,不準積累、拖延到月底結算、整理;總部將不定期進行抽查;其他如開盤申請應及時傳到總部(注:要求配合業務員填寫清楚開盤申請單并提交經理審核簽字確認后,方可提交總部;由于考慮傳真影響清晰度,因此要求以MSN或E-MAIL方式,同時提交總部;19、總部及經理臨時交辦的事情。二、每周必做平時細致認真、輕松迎接考核1、制成表格文件手冊,做好目錄便于經紀人自行取用,每周一檢查,對于缺少的表格,復印好補上;2、每周一給總部運營中心上報成交記錄匯總表并傳真上周所有的成交記錄單;3、每周須整理人事資料,并向總部人事提交人員流動表;4、報紙廣告的征集、錄入及按時上傳;5、櫥窗廣告須30天更新一次,房源

22、催促經理按時提供;6、每周會議對單店問題做單店周小節,發送總部運營中心;7、每周四秘書必須將銀行回單原件、POS單原件與相應收據粘貼在一起交給財務相關人員存檔。8、總部及經理臨時交辦的事情;三、每月必做1、秘書重要工作文檔的整理及備份,對涉及需要保密的重要文件設置密碼;2、根據財務要求每月做好相應財務報表,在規定時間上報公司財務部;3、工資提成核算:每月8日、18日做好薪資、提成核對,做到與經理、經紀人確認無誤并簽字;4、考勤:每月底根據考勤卡做考勤表,每月1日將上個月的考勤表發到公司人事部;5、值班:月底安排下一個月的業務員值班情況,做到公平;6、日常生活、辦公方面的店務工作;7、定做名片、

23、紅幅;8、團隊基金、備用金、處罰金明細表每月25、26號上報公司,如遇假日則順延至假后第一個工作日;9、網絡廣告補貼人員名單每月25日前統計并發送總部運營中心;10、總部及經理臨時交辦的事情;11、每月15日對鑰匙箱進行一次清理,取出已售已租的房源鑰匙,收好并表明具體信息;第三章 與總部各部門配合工作 一、 為了更好的保證報紙廣告房源上交的及時性及準確性，特制定如下制度， 秘書必須按照要求嚴格遵守。 第一條：房源數量通知時間及方式：每周三 17：00 前市場部統一發送上交廣告 房源通知郵件， 郵件名稱為“關于月日報上交廣告房源數 量通知” ，秘書要及時查看郵件，如未收到請及時聯系市場部。如遇特

24、 殊情況需變更通知時間，市場部會提前一天以電話、MSN 或郵件告知 并說明情況。 第二條：報紙房源于每周五下午 17：00 前上交。上交內容為：房源電子表格和 經理簽字的傳真件。傳真件提交后需以電話、MSN 或郵件告知。如遇 特殊情況不能按時提交，需提前一天報備市場部并說明理由。上交房源 不得隨意更改。 第三條： 電子表格上交時要嚴格按照下發的標準格式填寫，相關格式及內容要求 如下： 1、房源電子表格命名格式：門店月日報廣告房源， 例：世紀一店 11.13 搜房周刊廣告房源，其中日期為見報日期。 2、房源信息字體：宋體；大?。?0 號；行高:18；字體居中。 3、 “所在路段”如果有兩個路段則

25、中間用“”隔開；房源描述用“,” 隔開。 4、對店內提交的房源備案號進行審核并保證表格內相關文字。數字等 信息準確無誤。 5、若需提供房源圖片的，需按要求提供，圖片命名格式為：門店+樓盤 名，例：永新店永業公寓。 6、若需提供獨家委托房源時，獨家房源必須是經總部備案并審核通過 的，否則不予刊登。 違反市場部關于公司網站提交要求，予以一條 10 元處罰，關于獨家房源提 交要求，予以一條 20 元處罰。 二、房友公盤配合工作 1、輸入新房源若發現無該樓盤，要馬上聯系總部開通。新樓盤一定要填寫開通 樓盤申請單， 讓經理簽字確認后傳真給總部房友秘書及通過 MSN 發送電子檔。若 輸入棟座位置時發現沒有

26、所需要的號，請及時通知總部添加號碼，不能自己隨意 輸入棟座號。否則將引起重盤等不良后果。 2、每個月 2 次的數據統計，都要及時讓經理填寫各項指標和客戶來源的表格并 簽字確認。 準時將數據傳真給總部房友以及發送電子檔，一定要確認電子檔和傳 真數據的準確一致。 3、新業務員開通房友前，根據培訓部計劃，上報培訓名單，員工離職要及時通 知運營中心關閉房友權限。 4、輸入新房源一定要符合規則輸入，不允許有空格，每格都要填寫。 三、會議要求 1、各店的銷售經理有人員變動，需要提前告知。 2、每月兩次經理會議需提醒經理準時參加。 3、總部下店檢查需要改進的地方，該店秘書要告知并時常提醒店東和經理。 4、準

27、時參加秘書會議（直營店秘書每月兩次，加盟店秘書每月一次） ，做好會議 記錄。 四、財務部 1、成交記錄單及銀行回單整理 每天傳真直營店成交記錄單，按分店歸檔 每月 1 日收上月直營店業績報表 2、每月報銷 整理當月報銷票據 做好明細報銷表格 經理確認簽字 3、每月更換收據 配合經理管理，做好記錄 做好明細收據使用表格 經理確認簽字 五、人事部 1、應聘 接待應聘者，安排填寫職位申請表 。 初試合格者，將職位申請表傳真總部人事部，落實復試。 2、勞動合同簽署 員工入職一月內，配合人事部與其簽署勞動合同 。 3、績效考核 每月 5 日，配合經理確認員工的級別和考核期。如有疑問。自見表始 3 日內致電 人事部解決，過期不予辦理。 每月 1 日，安排員工填寫經紀人晉級申請單和經紀人降級報備單 ，傳真 總部人事部。 4、離職 協助經理指導員工填寫員工離職審批單和員工工作移交表 ，檢查填寫完 畢后