1、學習改變人生·做成功物業管理人！z海悅酒店規范化管理文件文件名稱：行政管理制度（暫行） 文件編號：HG-01-F-002版本-修訂記錄：00修改摘要：來源于：房地產E網-正文見下頁倍訊易 深圳z海悅酒店有限公司行政管理制度（暫行）第一章 總則一、為規范酒店行政管理工作，使各項行政業務有章可循，按章辦事，提高行政管理水平和行政工作效率，特制定本制度。二、本制度涉及的酒店行政管理工作包括印章管理、公文管理、部門工作聯絡管理、檔案管理、會議管理、通訊設備管理、來信來訪接待管理、辦公環境管理、出差管理等。三、酒店總經辦為酒店行政管理工作的主要責任部門。第二章 印章管理一、酒店印章包括酒店司章

2、、酒店專用章、部門章和私章。1、酒店司章：指酒店酒店法人公章。2、酒店專用章：指酒店對外公務活動中使用的專用公章，包括財務專用章、合同專用章、票據專用章等。3、部門章：指僅限于酒店內部使用的酒店酒店各轄屬部門的公章。3、職章：刻有總經理、總監、經理職稱的印章。4、私章：指酒店對外公務活動中刻有酒店法定代表人、財務負責人名字的私人印章。二、酒店印章統一歸口總經辦到公安部門指定的公章刻制點刻制，任何酒店部門或個人未經批準不得擅自刻制酒店印章。各部門因業務需要刻制或更換印章時，須先提出書面申請報總經辦審批。審批同意后，由總經辦統一辦理。三、經刻制的印章使用前，總經理秘書須在印章管理簿(見附件一)上登

3、記備案，再交由相關使用部門負責人簽字領用。登記備案時，總經理秘書須2、印章的領用總經辦先將印章編入印章管理簿（見附件一），再由部門負責人簽字領用。注明印章保管人。保管人如有變動，總經理秘書還須及時更改記錄。四、印章保管部門及保管人分別為：1、酒店司章、酒店合同專用章由總經辦行政助理保管；2、部門章由各部門行政秘書保管；3、酒店財務專用章、票據專用章和法定代表人、財務負責人私章，由財務部分別指定專人按財務印章分管原則保管；4、印章保管人須將1、印章必須由專人保管，保管人應細心保管，并隨時注意保養。2、印章固定放置于安全處放置固定安全處，。未經部門負責人批準，印章保管人不得將印章交由他人保管不得隨

4、意放置。五、除財務專用章、票據專用章、法定代表人和財務負責人私章的使用按有關財務印章使用規定執行外，其它印章的使用，印章保管人須建立印章使用登記表（見附件二）。因工作需要蓋印時，印章保管人應詳細登記蓋印日期、蓋印用途等，經申請蓋印人簽名、相關負責人批準后方可蓋印。12、凡以酒店名義對外簽署的合同、協議、證明、擔保書、財務報表、承諾書等重要公函，須經總經理或常務副總經理審批同意并登記備案后方可加蓋酒店公章或合同專用章；2、年審申報資料、政府主管部門要求填報的統計報表（財務類除外）、一般公函等公文須經分管業務副總經理審批同意并登記備案后方可加蓋酒店公章；3、凡酒店內部部門之間往來公函需蓋部門章時，

5、須經相關部門負責人批準后方可蓋印。部門章一律不得用于對外業務。六3、未經批準，印章保管人不得擅自攜帶酒店公章外出。特殊情況須攜帶外出使用時，攜帶人須提出書面申請，經總經辦審批同意后方可攜帶。攜帶酒店公章外出，須有兩名以上公務人員同行（含公章攜帶人）。攜帶人須對酒店公章的正確使用和安全保管承擔責任。 4、印章不得攜帶出辦公室使用。七六、1、印章因業務需要或因使用原因須報廢時時，使用部門須提出書面申請報總經辦審批。審批后，由總經辦統一收回并按政府主管部門有關印章管理規定及時作銷毀處理。第三章 公文管理一、酒店公文按性質劃分為公司公文和部門公文。1、公司公文指經總經辦批準并以酒店名義對酒店內外相關單

6、位或部門簽署和發送的酒店紅頭文件、規范化管理文件、合同（協議）、會議紀要、通知等；2、部門公文指酒店內部部門之間的往來公文。部門公文管理按本制度第四章“部門工作聯絡管理”的有關規定執行。二、酒店公文按形式劃分為紙書公文和電子公文。 1、酒店對外往來公文，酒店與外單位聯簽的合同（協議）、文件、會議紀要，酒店各部門無法以電子文件形式呈報的公文等，一律以紙書公文形式呈報和傳遞； 2、酒店規范化管理文件、紅頭文件（內部傳送）、內部會議紀要、通知、審批工作流等，一般通過酒店局域網以電子公文形式呈報和發送。三、各部門因工作需要撰寫公文時，應由部門負責人指定人員擬稿。擬文須規范、切題、簡練、清晰、準確。擬文

7、完畢，在公文首頁附上文件審批表（見附件三），經部門負責人簽署相關意見后，送交總經理秘書統一呈報。四、公文修訂與審批（一）紙書公文： 1、內部公文：總經理秘書收文后，須及時校對、初審公文條款或內容： 1）不需修改時：加編文號及處理意見，注明公文類別及審核人、審批人相關部門負責人加簽意見總經理秘書送審核人審核總經理秘書送審批人審批。一般公文須于五個工作日內批復，急件須于兩個工作日內批復，加急件應于當天或在呈送部門要求時間內批復。 2）需修改時：總經理秘書及時返回相關部門修改或重新擬文。再報按1）款處理。 2、外來公文：總經理秘書于公文前頁加附文件審批表后，同“內部公文”1）款處理。 （二）電子公文

8、：總經理秘書收文后，須及時校對、初審公文條款或內容：1、不需修改時：加編文號及處理意見、注明公文類別、審閱人、審核人和審批人發送至審閱人簽署相關意見轉發至審核人審核審核人轉發至審批人審批。審批時間同于紙書公文；2、需修改時：總經理秘書及時與擬文部門溝通后修改，或返回相關部門修改。修改完畢再報按1款處理。五、總經理秘書須在公文呈批記錄表（見附件四）上做好公文呈批記錄。六、經審批后的公文，由總經理秘書統一發送。總經辦為公文執行督辦部門。1、以電子公文或紙書公文形式呈報的，分別按電子公文或紙書公文形式發送，并根據需要抄送分管業務副總，須抄送集團相關控股公司的公文均以紙書公文形式發送；2、密級文件均以

9、紙書公文形式發送，并在文件左上方蓋上相關密級字樣，由總經理秘書直接發送相關收件人；3、以紙書公文形式發送的公文，文件發送人須在文件發放登記簿（見附件五）上登記，發送時由收件人簽收；4、以電子公文形式發送的公文，按審批意見傳送至各相關部門執行，同時發送內部通啟知會相關人員。發送后，由總經理秘書打印兩份交予檔案室檔案管理員，一份存檔備查，一份在酒店公告欄予以公布。七、公文的分類、立卷、歸檔、保管、更新和銷毀工作按酒店文件檔案管理制度執行。第四章 部門工作聯絡管理一、如酒店制度中未作特別規定時，部門之間的工作聯絡與公文傳遞一般通過各部門行政秘書執行。二、部門之間往來工作聯系時，毋須總經辦審批決策的事

10、宜，一般通過酒店內部局域網以內部通啟形式往來聯絡。1、內部通啟按酒店確定的統一格式（見附件六）傳送，并須經部門負責人簽名；2、除工作聯絡外，任何員工不得利用酒店內部局域網發送與工作無關的信息。三、需其它部門協作進行的工作，相關部門可填寫部門工作聯系函（見附件七），經部門負責人簽認后送交需要協作部門。1、協作部門負責人同意發函部門請求協作意見或要求時，須簽署協作意見，協作部門按部門負責人簽署意見辦理； 2、協作部門無法滿足發函部門協作要求或有異議時，協作部門部門負責人可通過電話方式與發函部門負責人溝通并取得一致意見后再簽署協作意見，協作部門按部門負責人簽署意見辦理。第五章 檔案管理 一、酒店檔案

11、資料目錄詳見酒店文件檔案管理制度。 二、酒店檔案資料根據其重要程度分為普通、秘密、機密、絕密等四類，其中，密級文檔的機要管理按酒店文件檔案管理制度執行。三、酒店檔案管理的主要責任部門：1、 財務會計報表及會計帳簿、記帳憑證、成本核算、資產管理等檔案由財務部專管；2、 人事檔案由人力資源部專管；3、 安全保衛、消防安全管理檔案由安全生產部專管；4、 營業部門營業管理數據記錄及統計分析資料分別由各營業部門專管；5、 酒店共用設備（施）的技術檔案分別由工程部和電腦部專管：6、 其它檔案資料，如酒店設立與變更資料、發展規劃、年度計劃（總結）、重大會議決議（紀要）、項目方案、合同（協議）及訴訟資料、工程

12、建設資料、機電設備圖紙資料、營銷檔案、采購檔案、統計分析資料以及外單位公函、政府主管部門有關批文等均由總經辦檔案室統一管理。四、部門專管資料，如無特別要求，由各部門行政秘書保管；其它檔案資料由酒店檔案室檔案管理員保管。五、酒店文檔平時由各部門行政秘書按時間順序、重要程度分類建冊保管。除酒店下發的文件資料和由部門專管（不需移交）的資料外：1、每年三月份，各部門行政秘書須向總經辦檔案室移交上年度文檔資料；2、涉及工程、營銷方面的文檔資料則在項目（或方案）完成后兩個月內一次性移交；3、移交時，各部門行政秘書須填寫文檔資料移交表（見附件八）后方可辦理交接手續。總經辦主任負責監交。六、文檔的分類、立卷、

13、歸檔、保管、更新和銷毀工作按酒店文件檔案管理制度執行。七、檔案資料的查（借）閱：1、 酒店總經理、副總經理需查閱文檔時，可向檔案室檔案管理員辦理登記手續后直接調閱；2、 員工查閱文檔，普通文檔在辦理登記手續后可查閱或借閱；密級以上文檔的查閱、借閱或復制按酒店文件檔案管理制度執行。員工查（借）閱文檔時，須確保檔案的安全與秘密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉借、損毀或遺失；查閱完后，須及時歸還檔案室。歸檔時，檔案管理員須當面核對簽收。3、 集團關聯公司查閱文檔，只可查閱不可借閱。普通文檔須經總經辦主任批準，密級以上文檔須經總經理批準。八、對已過保管期限確無留檔必要的文檔，總經辦須作出鑒定

14、，于每年末報總經辦審批同意后予以銷毀。銷毀文檔時，檔案管理員應填制銷毀清單，總經辦主任負責監督銷毀。第六章 會議管理一、酒店會議的召集原則：精簡、高效、節儉。二、會議種類和召集部門：1、酒店會議酒店：包括董事會、總經理室辦公會議、酒店周例會、部門聯席會議、酒店年度（或半年）總結會、全體員工大會、工程（采購）項目招標會等，由總經辦召集，總經理或其委托人主持；2、專項會議：包括工程計劃會、項目論證會、業務研討或總結會（如營銷會議），經總經辦批準后，由主要業務部門召集并主持；3、部門工作會議：營業部門每日召開日工作例會。職能部門和后勤部門每周召開一至兩次工作早會，不定期召開工作總結或布置會議，由各部

15、門指定負責人召集并主持；4、其它臨時會議，視會議具體內容而定。三、會議室管理：1、酒店會議室分為中心會議室、辦公會議室。1）酒店董事會議、常務會議、總經理室辦公會議、酒店周例會、部門聯席會議、專項會議或與會人數超過20人的部門會議可使用酒店辦公會議室；2）酒店年度（或半年）總結會、全體員工大會可使用酒店中心會議室；3）部門日工作例會和其它臨時會議，一般不安排酒店會議室。2、總經辦須對會議室管理建立會議室使用登記（預訂）簿（見附件九），登記會議室使用情況，負責會議期間的接待和服務工作。酒店辦公會議以茶水接待，客人會議或酒店重大會議以水果和茶水等接待；3、會議使用部門須在會議室使用前一至二天，由會

16、議召集人電話告知總經辦。總經辦根據會議性質和會議室預訂情況作出合理安排：1）總經辦主任根據會議室預訂先后順序和“小會服從大會、低一級會議服從高一級會議、一般會議服從緊急會議”的原則安排會議室；2）會議室使用緊張時，總經辦可通知中餐部利用中餐客房作為臨時會議場所以滿足會議需要。四、會議召開前，會議召集部門須做好相關準備工作：1、會議的時間、地點、議題、議程、主持人、記錄人、出席人員、列席人員、會議所需文件資料及設備等；2、會議召集部門指定專人根據會議要求及時以電子文件、紙書文件形式發送會議通知，對于出席會議的主要人員，須通過電話方式確認其能否如期出席，并作出相應安排； 3、會議召集部門根據經確定

17、后的會議場所，及時布置會場、會議所需文件資料及調試燈光音響設備等。 五、會議召開前，會議召集部門負責會議考勤，必要時應做好與會人員的簽到登記工作。 六、會議召集部門須指定人員做好會議記錄，記錄方式主要為筆錄，必要時可錄音、錄像，會后整理會議記錄，形成會議紀要，經會議主持人審核確認后發送給相關人員。對于重要會議，記錄人應整理會議內容后交與會人員簽名確認，并妥善保存好原始記錄，必要時，總經辦還可要求記錄人將原始記錄交予檔案室存檔。 七、除部門工作例會和其它臨時會議外，與會人員須遵守如下會議紀律：1、與會人員應在會前了解或知悉會議議題，熟悉有關資料，做好在會上提供意見或建議的準備； 2、與會人員應嚴

18、格遵守會議時間，準時出席； 3、會議主持人應提前到場，如會議主持人因故未能按時到會時，應委托他人組織與會人員就會議議題先行交流討論；4、除副總經理以上人員外，與會人員須將手機、尋呼機等個人通訊設備置于震動狀態并不得在會場內接聽電話，對必須接聽的來電，須外出接聽，通話完畢即時返回會場；5、會議發言均須使用普通話； 6、會議發言應符合會議議題，簡明扼要；7、與會人員不可交頭接耳，做與會議無關的事情；8、與會人員應愛護會議場所內的會議設施和設備；9、主持人應把握會議進程和會議氛圍，并在會議預定時間內對會議作出總結。第七章 辦公設備管理一、電話使用管理1、酒店電話為方便工作所設，員工通話時應注意禮節，

19、內容應簡明扼要，長話短說。每月話費須控制在核定范圍內，如無正當理由造成費用超支時，超額部分由電話使用人承擔；2、員工因工作需要撥打長途電話，經部門負責人同意后，可使用開通長途的部門負責人電話予以通話。部門之間的聯絡則使用內線電話；3、員工上班時間內通私人電話一般不得超過五分鐘；4、除汽車部查詢車輛違章外（每月聲訊費限額由財務部視情況確定），禁止任何員工撥打聲訊電話。發生聲訊費用，當事人明確的，處當事人所發生聲訊費510倍罰款；當事人不明確的，聲訊費由電話使用人承擔；5、員工辦公臺面電話由員工個人保管，如發生故障須及時聯系工程部維修。二、復印機、傳真機使用管理1、酒店復印機、傳真機由指定人員負責

20、管理，其他員工未經允許不得自行使用；2、員工需復印資料時，須填寫復印文件登記表（見附件十），詳細填寫復印時間、內容和張數，由指定人員核對無誤后予以復印；3、指定人員接收傳真件后，須填寫傳真接收登記表（見附件十一），及時通知收件人或收件部門領取；需發送的傳真件，由發送部門員工填寫傳真發送登記表（見附件十二），經部門負責人簽字同意后，交指定人員發送（外單位人員發送的國際國內傳真件須收取相關費用）；4、每月末，指定人員應對復印、傳真件的收發情況進行統計，經總經辦主任審核后交予財務部核算；5、禁止復印、傳真酒店酒店機密資料和非公務資料（因業務特殊需要，經部門負責人核準方可復印、傳真）。三、辦公電腦的管

21、理按酒店電腦系統管理制度的有關規定執行。第八章 來信來訪接待管理一、來信接待1、凡酒店外來函件，前臺接待員須按函件上收件人姓名、收件部門分發；2、發送給酒店的企事業單位來函，總經理秘書拆閱后，根據函件內容轉發相關部門或人員受理；3、政府主管部門來函，轉交總經辦主任處理。二、來訪接待1、職能部門辦公區（F2層）設前臺接待員，客人來訪由酒店前臺接待員接待；后勤部門辦公區（G1層）不設前臺接待員，接待工作由各相關部門自行辦理；2、職能部門辦公區外來人員來訪時，前臺接待員應熱情、禮貌問明客人身份、單位、受訪人、是否預約，請來訪人在來訪登記簿（見附件十三）上登記后，將其引至接待室以茶水接待，并電話通知相

22、關部門或人員接訪。未經確認，前臺接待員不得允許來訪人自行進入辦公區域；3、后勤部門辦公區外來人員來訪時，接訪人員應熱情、禮貌待客，在問明受訪人、是否預約后，將其引至相關部門接待。未有受訪人陪同，不得允許來訪人自行進入廚房、食堂、更衣室等區域；4、拜訪總經理、副總經理的客人，前臺接待員須通知總經理秘書，后者詢問受訪人后，根據其指示予以安排。三、客人投訴接待1、各營業場所消費客人的投訴分別按酒店相關營業管理制度辦理；2、辦公區來人（函）投訴時，前臺接待員須將投訴客人引至接待室以茶水相待通知總經辦主任總經辦主任填寫投訴記錄處理表（見附件十四）調查核實后提出處理意見總經辦審批。審批后，按審批意見處理。

23、處理完畢后，將處理結果反饋給投訴人。第九章 辦公環境管理一、清潔衛生管理1、 辦公環境指酒店職能部門、營業部門、后勤部門辦公區域的環境；2、 后勤部負責全部辦公區域內的清潔、室內綠化和消殺除“四害”等工作；3、 員工負責個人辦公臺面的整潔衛生，辦公臺面文具、資料應擺放整齊，離開座位時，應將座椅推進辦公桌下方；4、 酒店總經理、副總經理及部門負責人的獨立辦公室和會議室、洽談室、茶水間、洗手間等區域為可吸煙區，公共辦公區域禁止吸煙；5、 任何員工不得在上班時間內在公共辦公場所吃零食。二、安全管理1、員工應維護酒店辦公區域的安全，不得攜帶危險物品、豢養動物進入辦公區域；2、除茶水間可使用微波爐外，禁

24、止在任何地方使用電爐煮食；3、員工下班時須將個人使用的電源關閉，最后下班的員工須關閉本部門及公共區域照明，并鎖好大門。 三、辦公秩序管理1、 員工在上班時間應著裝整齊。配有工裝的應著工裝；不得穿背心、短褲、牛仔褲、波鞋、松糕鞋、拖鞋（含女式拖涼鞋）等；衣物應掛于衣柜或指定存放地點，不得搭掛于椅背上；2、 員工上班時間不得在工作崗位上辦私事或做與工作無關的事情，不得在辦公區域內高聲喧嘩；3、 員工在閱覽室閱讀報刊時，不得剪裁、抽取內中資料，閱后應放回原處。禁止將報刊取走或帶入公共辦公區域；4、 員工上班過程中應正確佩帶工牌、工卡；5、 除正常工作交接外，員工不得無故竄崗、閑聊、喧嘩等，影響他人工

25、作，因公外出時須填寫員工外出登記表（見附件十五）方可外出。因故不能填寫員工外出登記表時，應向部門負責人電話告知；6、 員工行為規范須符合員工手冊相關規定。 四、總經辦負責酒店門禁系統、紅外線報警系統、空調系統、照明系統、通訊等系統的維護保養工作。須維修、養護時，按酒店維修管理制度執行。第十章 出差管理一、酒店員工因公出差，須填寫員工出差審批表（見附件十六），經部門負責人簽字同意后，上報總經辦審批。二、經審批同意出差的員工，其出差費用按以下標準執行： 1、副總經理級（含副總經理、總工程師）以上人員出差，實行實報實銷制，包括路費、交通費、住宿費等。2、副總經理級以下人員出差，實行包干制。按照“劃分

26、駐地，區別職級，定額控制，憑據報銷，節余歸己，超支自理”的原則辦理。 1）員工到省外出差，可乘坐飛機或其他交通工具，費用實報實銷。住宿費和市內交通費按級別予以費用包干：（1） 總經理助理、總經辦主任，各部門總監、行政經理，按每人350元/天包干；（2） 行政助理、辦公助理，各部門助理總監、經理、營業經理，按每人250元/天包干；（3） 高級主管、高級技工、經理助理，按每人150元/天包干；（4） 上述崗位職級以下的員工，按每人80元/天包干。2）員工在省內（不含深圳市）出差，當天不能往返的，除往返車費外，按省外費用標準包干；當天可以往返的，除往返車費外，每人按50元/天標準報銷誤餐費；3）員工

27、在深圳市內出差，除培訓學習必須住宿外，原則上不為員工承擔誤餐費、住宿費和出租車費用；未派公車的，往返車費實報實銷； 4）員工因公外出培訓或學習的，費用按主辦單位通知的收費標準執行；主辦單位未規定收費標準的，除往返路費、學習培訓費外，其它費用按當地費用標準或前述酒店出差費用標準執行；3、員工出差期間，因工作需要宴請或送禮時，其交際應酬費用，需報總經理批準后方可開銷。三、經總經辦批準，員工出差期間可就近探親或處理個人事宜。探親或處理個人事宜一天以上的作事假處理，相應費用由個人承擔。四、除本章第三條規定外，省外出差的員工須按審批的時間、地點往返。出差中途因其它原因不能及時返回，應電話請示部門負責人，

28、返回后及時補辦請假手續。五、出差員工須如實報銷出差費用，如發現謊報，將給予當事人應報費用兩倍以上的罰款，并視具體情節作書面警告或即時解聘處理。 六、員工出差期間有責任搜集當地與酒店業務相關的信息。七、員工出差返回后，必要時，視出差目的將出差情況以書面或口頭形式向總經辦匯報。第十一章 附則一、本制度的修改、解釋權屬總經辦。二、本制度經總經辦批準后生效，自公布之日起執行。校對人：羅燁 審核人：鄭子超 批準人：盧培深圳z海悅酒店酒店有限酒店二二年十二月十三日附件一： 表格編號：HG-01-K-002-01z海悅酒店印章管理表序號印章種類起用日期部門領取人部門負責人領取日期保管人備注第45頁，共45頁

29、中國物業教育網 制表人簽名：附件二： 表格編號：HG-01-K-002-02z海悅酒店印章使用登記表部門：蓋印日期蓋印公文內容（名稱）申請蓋印人蓋印審批人備注附件三： 表格編號：HG-01-K-002-03z海悅酒店文件審批表 編號：文件名稱附 件請示部門收文日期返文日期總經理辦公室文件處理意見：總經理批示： 處理結果： 抄送：后勤部 人力資源部 財務部 采購部 營銷部工程部 安全生產部 電腦部 汽車部 布草部 中餐部 西餐部 桑拿部 房務部 娛樂部 電玩部 備 注：相關部門意見或建議： 相關部門意見或建議：相關部門意見或建議：附件四： 表格編號：HG-01-K-002-04z海悅酒店公文呈批記錄表序號收文日期/時間公文名稱與內容摘要呈批時間審核人審批人批復時間 填表：附件五： 表格編號：HG-01- K-002-05z海悅酒店文件發放登記表序號發文日期文