1、綜合行政管理制度 編號：SDEE/MS-2011山東山大能源環境有限公司管理標準 SDEE/MS-2011綜合行政管理制度2011-04-25發布 2011-04-25實行山東山大能源環境有限公司目 錄第一章 總 則5第二章 考勤及請休假管理制度6一、考勤管理6二、請假、休假管理7三、出差管理9四、加班管理9第三章 公司印章管理制度10一、分類10二、基本要求10三、印章的使用10四、責任劃分及歸屬11第四章 辦公用品管理制度13一、職責歸屬13二、辦公用品的分類13三、領用、發放及日常管理13第五章 資產管理制度14一、定義14二、管理部門14三、資產采購14四、資產的日常管理14五、資產的

2、報廢、毀損15六、資產的清查15七、資產的維護15第六章 公文及信件管理制度17一、公文與信息管理基本要求17二、收文規定17三、發文規定17第七章 行政會議管理制度19一、公司會議類別19二、周辦公例會19三、部門例會19四、其他會議19五、會議紀律19六、會議紀要與決議19第八章 檔案管理制度21一、總則21二、檔案機構及其職責21三、檔案的管理21四、檔案備份制度26五、處理條例26六、責任27第九章 經濟合同管理制度33一、總則33二、經濟合同管理機構及其職責33三、經濟合同的簽訂34四、經濟合同的履行35五、經濟合同糾紛的處理35六、經濟合同檔案保管35七、考核與獎罰36第十章 辦公

3、區管理制度37一、儀容風紀37二、接待管理37三、安全管理37四、衛生管理38五、水電管理38第十一章 車輛管理制度39一、車輛使用及調度39二、車輛安全管理39三、其他事情的處理40第十二章 保密制度41一、總則41二、基本要求41三、保密范圍和密級確定41四、保密措施42五、責任與處罰43六、附則43第十三章 員工宿舍管理制度44一、總則44二、公司宿舍入住條件44三、基本要求44四、宿舍使用費用及標準44五、修繕44六、處罰規定45七、安全衛生45第十四章 獎懲制度46一、獎勵46二、懲罰47三、其他5052山東山大能源環境有限公司 第一章 總 則 一、為確保公司良好的日常辦公秩序，建立

4、規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。二、綜合部是公司行政管理的綜合機構。在綜合部經理的直接領導下，參與政務，管理事務，搞好服務，確保公司各項任務的完成。三、綜合部應面向領導、面向部門、面向員工做好服務，協助安排領導活動。及時完成領導交辦的事務，協調各部門關系，提高辦事效率為公司的后勤生活做好保障工作。第二章 考勤及請休假管理制度一、考勤管理（一）工作時間：1、周一至周五工作時間為：上午8:00-12：00；下午13:00-17:00。根據季節變化作適當調整，以實際公布時間為準。2、元旦、春節、五一、十一、中秋、清明、端午按國家法定節

5、假日休假，為帶薪假日。（二）考勤規定：1、公司上下班實行打卡制度，每月月初，綜合部提取考勤機數據，對上月考勤情況進行匯總，作為員工上月工資調整的依據之一。不得虛假打卡，不得托人、代人打卡，一經發現當事雙方均以警告論處。員工忘記打（帶）卡，應及時到綜合部填寫“忘記打（帶）卡登記表”，并由部門經理簽字確認。每周忘記打卡累計不得超過三次（含三次）,超過三次的，按曠工半天處理；每周忘記帶卡不得超過一次，超過一次的，按曠工半天處理（特殊情況另做說明）。工作期間，員工因公（私）事不能按時打卡的，應外出前（或回公司后一小時內）到綜合部登記，沒有按照要求登記的，視為遲到或早退。2、員工出差，應到部門經理處領取

6、“出差派遣單”，并到綜合部填寫“出差登記表”作為考勤依據，出差回來后，及時登記歸來時間。未按規定登記的，視同曠工。本人來不及填寫“出差登記表”的，應打電話給綜合部并請代為填寫。考勤公布后，補登記“出差登記表”的，須由部門經理簽字確認；未按規定補登記的，視為無效。3、員工工作期間外出的，須到綜合部處填寫“臨時外出登記表”，說明外出原因、目的地及預計歸來時間；未按規定登記的，視同遲到/早退/曠工。考勤公布以后，補登記“臨時外出登記表”的，須由部門經理簽字確認；未按規定補登記的，視為無效。4、公司原則上允許員工每月遲到、早退三次（每次遲到、早退時間5分鐘）。遲到、早退時間超出規定的或次數超過三次的，

7、按以下條款處罰：遲到、早退5分鐘以內的扣除工資10元；5分鐘至30分鐘的扣除工資20元；超過30分鐘至3個小時的，計為曠工半天；超過3個小時的，計為曠工1天。以上處罰在當月工資中扣除。5、如遇較大雨雪等惡劣天氣情況或其它不可抗力原因引起全體或大部分員工遲到的，可以免責。6、員工連續曠工時間超過15天，或者一年內累計曠工時間超過30天的，解除勞動合同，公司不支付任何經濟補償金。7、綜合部每月5號之前公布上個月的全部考勤；需要修改考勤的，須5號之前到綜合部修改；如遇節假日、休假等特殊情況，在正常上班后兩個工作日內，綜合部公布上月考勤，修改考勤的時間為公布考勤后的一個工作日內。二、請假、休假管理（一

8、）休假種類1、公司規定的休假種類有：每周公休假日、每年法定節假日、病假、事假、婚假、喪假、產假、帶薪年假。其中婚假、產假包含公休假日天數。2、事假：員工因個人私事需要處理，不能正常上班者，可請事假，但視其請假理由與工作需要可以準假，也可以不準假，或縮短假期，或改變請假日期，事假應扣發工資。事假最低以半天為單位申請，請假超過兩個小時即按請假半天計。試用期員工請事假天數每月不得超過兩天，正式員工每月請事假不得超過三天（特殊情況時，可累計使用，每年不得超過20天）。3、病假：在本單位工作年限五年以下的病假最長為三個月；五年以上的病假最長為六個月。病假最低以半天為單位申請，請假超過兩個小時即按半天計。

9、4、婚假：正式員工結婚，可享受3天婚假。晚婚的員工，可享受17天婚假。屬于再婚的員工，享受3天婚假。5、喪假：員工直系親屬（雙方父母、配偶、子女）不幸去世，給予3天以內喪假（不含在途時間）。6、產假：公司在職女員工享受勞動法規定產假待遇。流產的，產假1530天。正常生育產假為90天，晚育的為150天。女員工子女不滿1周歲的，每天給予兩次哺乳時間，每次30分鐘，可合并使用。公司正式在職男員工，在妻子生產期間，可享受7天的護理假。7、年休假：員工在公司連續工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。員工請事假累計20天以上，不享受當年的年

10、休假；連續工作滿1年不滿10年的員工請病假累計2個月以上的，連續工作滿10年不滿20年的員工請病假累計3個月以上的，連續工作滿20年以上的員工請病假累計4個月以上的，不享受當年的年休假。（二）請假/銷假規定1、除每周公休假和每年法定節假日外，員工休假必需提前填寫“請假單”，根據假期審批權限向上級主管報批，批準后的“請假單”交綜合部備案。未辦妥請假手續，不得離崗，否則以曠工論處。2、員工請假必須事先到綜合部領取假條、辦理請假手續，并將假條及時送交綜合部備案，如因事情緊急未及時填寫假條，可打電話至部門主管向部門請假，由部門代為辦理請假手續。不按以上規定辦理的，將視為曠工。3、請假員工按時到崗后必須

11、及時到綜合部進行銷假（半小時內），超時銷假的將按實際銷假時間計算考勤。4、員工請假未按時到崗，超過請假時間兩小時，需向部門辦理補假手續并及時通知綜合部，未及時辦理補假者，超過時間計為曠工。5、員工申請病假一天以內（含），可直接填寫假條；員工申請病假超過一天的，假條需附醫院或診所病假證明。無有效病假證明，按事假計。6、員工申請婚假/產假/年休假，需提前一周辦理有關報批手續。7、如發現員工請假有虛假情況，所請假期以曠工論處。（三）請假審批權限 請假類別請假人員請假期限部門經理分管領導總經理事假/病假員工1天以內批準1-2天審核批準2天(含)以上審核審核批準部門經理2天以內批準2天(含)以上審核批準

12、婚假全體員工根據規定審核審核批準喪假全體員工根據規定審核審核批準產假/護理假全體員工根據規定審核審核批準年休假員工1天以內批準1-2天審核批準2天(含)以上審核審核批準部門經理2天以內批準2天(含)以上審核批準（四）請假、休假及曠工期間待遇：參見薪酬管理制度。 三、出差管理1、員工因公出差應由部門經理統一安排調配，出差應填寫“出差派遣單”，并經分管領導簽字生效，出差過程中應正確安排時間，保證工作效率。出差歸來應及時到公司報到。2、如在預定出差時間內未完成工作任務需延長出差時間，應及時與部門經理匯報工作進度說明情況，征得同意后方可適當延長出差時間并通知綜合部。四、加班管理1、公司鼓勵員工在規定的

13、工作制內完成本職工作，不鼓勵加班。2、員工因個人原因未能按時完成規定任務的情況下，自行增加工作時間以外的勞動不計入加班統計。3、確有特殊情況，工作需要加班的，必須由加班人提出申請，報部門經理認定、審批，未及時辦理申請手續的應在事后兩個工作日內補辦手續。未經審批的自行加班不計入加班統計。4、所有員工的加班統計由部門經理、綜合部認定后統一提交財務，作為加班費發放依據，在季度考核和年終考核時統一發放。附件： 請 假 單 年 月 日姓 名部 門職 務請假類別事假 病假 喪假 婚假 產假/陪產假 年休假 事 由請假時間 年 月 日 時至 年 月 日 時止，共計 天總經理： 分管領導： 部門經理： 請假人

14、：銷 假我已于 月 日 時到崗上班，特此銷假。 綜合部確認： 銷假人：第三章 公司印章管理制度一、分類公司印章分為兩類，其中涉及公司重要權利義務的印章為一類印章，包括公章、合同專用章、法人章、財務章，其余為二類印章，包括部門章等。二、基本要求（一）綜合部負責公司各類印章的管理、刻制、發放、回收工作，并監督印章的保管和使用。（二）公司印章采取分級保管的辦法，各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管，不得轉借他人。（三）公章、合同專用章由綜合部統一保管使用；財務類印章由財務部保管使用；部門印章由部門自行保管使用，其中部門印章只適用于與部門內業務有關的事項，非業務性事項不得對外使用；原則上各部門不刻

15、留部門印章，如根據工作需要刻留部門印章，須報經總經理批準后方可刻制。（四）公司建立印章管理卡（見附件），由綜合部統一管理，專人領用和歸還印章時須按要求在卡上予以登記。印章專管人員外出時間較長需要將印章暫時交由他人代管時，雙方必須在印章管理卡上詳細登記交接時間，并簽字確認。印章臨時管理人員負有與印章管理人員同樣的保管責任。（五）員工離職或調動時，須辦理歸還印章手續。三、印章的使用（一）公司各級人員使用一類印章須按要求在OA辦公系統“印章管理”欄填寫用印申請，將需用印的文件上報至主管領導，并最終由具有該印章使用決定權的人員批準后（董事長、總經理）方可交印章保管人蓋章。（二）印章保管人應對文件內容和

16、用印申請上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章。其中加蓋印章的文件份數要與用印申請單上標明的份數相同，多余份數不予蓋章。（三）在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。（四）用印后該用印申請作為用印憑據由印章保管人留存。（五）一類印章原則上不許帶出公司，確因工作需要需將印章帶出使用的，應在印章管理卡中載明事項，經公司總經理批準后由兩人以上共同攜帶使用。（六）經公司總經理簽發的公文，無需上述程序，憑公文簽發單用印，所發公文應在綜合部留底、存檔。（七）財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無需上述程序。（八）公司法定代表人對公司所有印章的使用擁有絕對的決定權。并根據實際工作需要

17、對各印章的使用決定權進行授權。（九）涉及法律等重要事項需要使用印章的，必須由總經理或公司法律顧問簽字后方可用印。四、責任劃分及歸屬（一）印章保管人必須妥善保管印章，不準隨身攜帶，嚴禁在空白信箋、紙張上蓋章，以避免造成嚴重后果。 （二）印章保管人必須健全用印登記，對每次蓋章日期、部門、內容、審批人、經手人等內容在用印登記簿上予以登記，以備查驗。（三）任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章，未經本辦法規定的程序，不得擅自使用。（四）違反本辦法的規定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分。造成嚴重損失或情節嚴重的，移送司法機關處理。附件： 印章管理卡序號印章名稱保管部門保管人批準人保管日

18、期歸還日期歸還確認附注：此卡由綜合部留存。第四章 辦公用品管理制度一、職責歸屬綜合部是公司辦公用品的歸口管理部門，負責辦公用品的配置、統計、采購、發放、維修、更新等工作。二、辦公用品的分類本辦法將辦公用品分為定額類、非定額類兩類，分列如下：（一）定額類用品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、筆記本、復寫紙、卷宗、便條紙、信紙、橡皮、夾子、印油、圓珠筆、簽字筆、訂書釘、文件夾、熒光筆、修正液、電池、剪刀、美工刀、白板筆、米尺、印泥、印臺、墨盒、打印紙、復印紙等。（二）非定額類用品：辦公家具（不包括資產類辦公家具）、裝飾品、辦公燈具、訂書機、打孔機、計算器、成包的

19、打印紙、復印紙及其他價值較高（單價超過10元）的辦公用品。三、領用、發放及日常管理（一）綜合部應本著節約、實用的原則，在保證質量和服務的前提下選取低價供應商，并與其簽訂長期合作協議，以降低整體采購和管理成本。（二）綜合部應建立辦公用品領用登記本，對定額類辦公用品采取一次性領用登記制度；對非定額類辦公用品，建立臺賬，員工或部門領用時，領用人或經辦人需在臺賬上簽字并注明領用日期。每月月底，綜合部根據臺賬，將本月領用的各項非定額類辦公用品按照領用人登記記入員工個人資產檔案。員工離職時，應按個人資產檔案記錄將所領用的非定額類辦公用品繳回綜合部。（三）非定額類辦公用品（紙類除外）各部門應指定責任人，自第

20、一次發放起，如有損壞，必須以舊換新，不允許重復領用，遺失或人為損壞應由責任人負責賠償。第五章 資產管理制度一、定義本制度所稱資產包括公司所有固定資產、低值易耗品，不包括工程專用材料和辦公用品。二、管理部門公司所有資產原則上由綜合部統一購買和管理，生產部門急需或專用的生產、辦公設備由綜合部協助生產部門進行采購。三、資產采購（一）各部門需購買有關資產時，應填寫資產采購申請表（見附件），由部門經理、分管領導和總經理審核簽字后，報送綜合部，統一進行采購，價值較高的資產應采用招標方式。（二）資產采購應本著節約、實用的原則，在保證正常使用的前提下，盡量壓縮開支。綜合部要嚴格控制資產的儲備量，以降低資金占用

21、。四、資產的日常管理（一）入庫：資產購買后，由綜合部辦理入庫手續，持入庫單、購貨發票及明細單到財務部門結算完畢后，綜合部持財務部門退回的一聯入庫單登記資產明細賬。（二）固定資產卡片：購買的固定資產由綜合部按照規定建立固定資產卡片。（三）資產臺賬：綜合部應建立資產臺賬，根據資產入庫單、出庫單等進行分類登記。為方便查詢和確認，綜合部應根據資產類別對公司所有資產進行編號（資產實物上應粘貼編號標簽），并對應計入員工個人資產檔案。資產臺賬作為資產的原始記錄材料，僅登記資產的入庫（購買）、出庫（領用）及報廢的情況，資產的使用過程在員工個人檔案中記錄。（四）員工個人資產檔案：為了明確各項資產的責任歸屬，隨時

22、了解各項資產的去向和使用狀況，綜合部應根據員工領用資產的實際情況（參照資產臺賬、出庫單等），建立員工個人資產檔案。對每位員工領取的辦公桌椅、櫥柜、電腦、工具器具等進行詳細匯總登記，并隨時記錄使用、調撥、調整、毀損、報廢及繳回情況，實現對資產的動態管理。個人資產檔案載明的每項資產的流動狀況，均需由員工本人簽字確認。（五）資產領用及出庫：各部門領用資產時，應在出庫單及個人資產檔案上簽字，綜合部核對數量等內容無誤，辦理資產出庫手續。（六）資產調配：1、調撥：已領用的資產需要在部門內部或各部門之間進行調撥或重新分配時，資產調出、調入雙方應同時到綜合部辦理調撥手續，在各自個人資產檔案上簽字確認無誤后方可

23、辦理資產轉移手續。2、繳回：員工已領用的資產需要繳回時，應持資產到綜合部辦理繳回手續，并在個人資產檔案上簽字確認。五、資產的報廢、毀損固定資產發生報廢、毀損時，由使用人寫出書面原因，經部門經理簽字后，分別報送綜合部和財務部，財務部、綜合部和使用部門聯合進行鑒定落實，如屬責任人使用不當造成的，由責任人賠償損失，如非責任人緣故，由財務部和綜合部報經公司領導批準,由財務部報稅務機關審批后方可辦理核銷手續，并進行相應賬務處理。六、資產的清查公司應定期組織進行資產清查工作，以及時發現和糾正資產管理中存在的問題，保證賬賬、賬實相符。資產清查每年進行一次，由公司財務部和綜合部聯合組織。賬實不符的，應及時查明

24、原因，妥善處理。對清查過程中發現有循私枉法、貪污受賄、私匿公物的，一經查處，立即解除勞動合同，情節嚴重的移交司法機關。七、資產的維護公司所有資產均屬公共財物，由使用部門、使用人或保管部門負責維護。未經公司批準，任何部門或個人不得擅自拆除、調出、挪用和變賣。附件： 資產采購申請單年 月 日申請部門申請理由或說明品 名具體型號數量單價金 額使 用 人資 產 代 號合 計：部門經理審批分管副總綜合部經理總經理審批注：此表作為固定資產、辦公用品及其他物品的申請單，請各部門根據實際工作需要填寫此表，由部門經理審核簽字后交綜合部，綜合部經理審核批準后再行采購。辦公用品領用單，主要針對領取比較貴重的物品。辦

25、公用品領用單年 月 日物品名稱數 量使 用 人分管經理第六章 公文及信件管理制度一、公文與信息管理基本要求公司綜合部是公司公文及信息處理的管理機構。公文及信息處理必須做到及時、準確、安全、保密。并努力提高公文及信息處理工作的效率和質量，行文要少而精，注重效用。公司所有公文及重要信息均應通過公司內部辦公平臺（OA）進行發布，綜合部應確保該平臺的暢通，使公司各種信息能夠及時在相關范圍內進行交流和傳達。二、收文規定1、對于一般部門性公文，綜合部進行登記后，可按照文件所屬部門及時轉至該部門經理或直接轉至經辦人，并由接收人在收文登記本上簽字簽收。2、對于涉及全局性的重要來文或無法判斷部門歸屬的來文，需附

26、來文處理單，送呈總經理批示。3、對于總經理批示辦理的來文，綜合部應在辦理時限內隨時進行跟蹤和催辦，并及時將辦理結果反饋給總經理。4、對于總經理批辦的公文，辦理完畢后，綜合部應將辦理結果在來文處理單上進行詳細記錄，連同原文件一起整理歸檔，以備查考。三、發文規定1、擬稿與核稿：擬稿一般由具體經辦人員執筆，擬稿人員擬稿完畢后，應認真填寫公文審批單，與稿件原稿一并交送部門主管核稿。部門主管經審核修改無誤后，簽字確認。2、會簽：公文內容涉及到公司其他部門的，擬稿人應主動征求相關部門意見，相關部門應認真審核公文內容，并在公文審批單上簽署意見。3、審核把關：公文送交領導簽發前，綜合部將對擬好的文稿進行統一編

27、號，并對公文的格式、用語等規范作最后的全面審核，以提高發文質量。 4、簽發：公文經以上逐級審批無誤后，由總經理予以簽發。簽發之日即為文件生效之日。5、打印與裝訂：文件經領導簽發后，即為定稿。任何人不得隨意更改。綜合部依照公文格式打印初稿，交擬稿人或核稿人校對，經校對正確無誤后，按照所需份數正式打印，并一一裝訂。6、用印：公文正式打印后，由綜合部加蓋公司公章。用印要做到位置恰當、字跡清晰，即“騎年蓋月，上不壓正文”。 7、存檔：公文辦理完畢后，綜合部應把公文原稿、審批單、正式打印件（一般為一份，重要文件或經常利用的，應保存兩份打印件）以及有關附件資料整理歸檔。除文件使用部門或使用人外，任何個人不

28、得持有或保存原件。8、公司員工在復印或打印文件時，應如數填寫復印打印登記表，并由行政助理協助操作完成相關的工作任務。第七章 行政會議管理制度一、公司會議類別總經理辦公例會、生產協調例會、部門例會、專項會議及臨時會議。二、周辦公例會公司定于每周一上午9：30召開總經理辦公例會，公司各部門負責人應準時參加，會議內容主要包括落實各部門上周工作完成情況，制訂本周的工作計劃，并就公司的一些重大事項做出決定。總經理辦公例會散會后，由技術部、工程部中層管理人員參加生產協調例會，會議內容主要是對各工程項目中存在的問題進行協調解決。三、部門例會各部門根據實際情況，以實效為原則，召開部門工作例會，時間自定，由部門

29、負責人主持，部門內部相關人員或全體參加，會議內容主要包括總結匯報本部門工作安排，傳達公司有關精神，處理本部門有關問題，并做會議紀要上報分管副總經理和總經理。四、其他會議各部門如需召開技術研討或工程開標會議時，應提前通知綜合部，確定參加人員，以便合理安排會議室，避免會議重疊。五、會議紀律1、總經理辦公例會無須正式通知，若規定參會人員不能參加，須提前1小時向綜合部請假。2、其他會議如通知參加會議的人員不能按時參加，須提前4小時向會議組織者請假。3、由公司正式發文召開的會議，若規定參會人員不能參加會議，須于會前24小時提出書面申請，報公司總經理批準。4、會議期間與會人員應將手機打到振動或靜音狀態，不

30、得隨意走動或出入。六、會議紀要與決議公司周例會，綜合部負責會議記錄，當天整理完成會議紀要，經總經理審核簽署發布。對于專業技術性較強的專題會議，由綜合部經理事先與會議主持人商定一名會議記錄員，會后在綜合部協助下完成會議紀要。會議紀要應按規定存檔并發至相關人員。形成決議的，應以公司正式文件形式下發執行。需要發布和存檔的會議紀要，應當由會議主持人審核并簽署；涉及重要內容的會議紀要應當由董事長審核簽署。第八章 檔案管理制度一、總則1、為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。2、本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活

31、動中所直接形成的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3、公司及各部門、員工有義務按照規定建立檔案，并保證其完整性。4、檔案工作實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行電腦管理。二、檔案機構及其職責1、綜合部設專人負責公司檔案的整理、保管、借閱等工作；公司各部門指定專人負責檔案整理移交工作（即資料員）。2、檔案管理工作由公司總經理統一領導，綜合部負責接收、收集、整理、立卷、歸檔保管，由綜合部保管檔案和提供其利用工作，并監督各部門的檔案工作。3、綜合部應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代

32、化。三、檔案的管理（一）整理辦法：1、方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。2、步驟：A、收集文書檔案：隨時歸檔登記，次年年初將上一年的檔案整理。企業科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理記錄。（1）技術部：a、技術協議三套：綜合部1套（正件）+廠家1套（正件）+技術部1套；簽訂技術人員保留技術協議的電子版；提交技術協議時接收人和提交人要在“資料交接表（附件二）”登記簽字。b、設計圖紙：設計人員出底圖后，由技術部資料員負責聯系圖紙的曬印，然后將藍圖及底圖歸檔。資料員負責圖紙的曬發登記、歸檔。資料員拿到藍圖后，需填寫曬圖登記表、圖紙目錄、圖紙發放登記表、外發圖紙應填寫圖紙交接單。圖紙外發

33、套數根據公司與各電廠所簽合同要求，如項目為公司總包，圖紙除外發電廠及現場項目部外，則還需發給技術部預算人員一套圖紙。如項目為公司技術支持，則只需發放給電廠及施工單位。如果施工現場需要額外增加圖紙套數，需到綜合部填寫“圖紙加曬申請書”（附件十）曬圖套數原則上為：合同所簽提供圖紙套數+公司預算人員1套（總包時）+3套（公司存檔）綜合部暫時協助技術部資料員的工作（填寫曬發圖紙登記表、資料交接單、圖紙目錄），移交圖紙時在“資料交接表”上登記簽字。c、項目工程結束后一個月內，資料員把已結束項目的底圖、藍圖、施工圖、竣工圖整理后，移交綜合部存檔，并與“資料交接單”（附件三）核對，準確后雙方簽字確認。d、技

34、術部資料員對工程設計原始資料、專業間互提條件、計算書、成品校審意見等中間過程形成的有保存價值的資料進行收集保存。按項目進展情況向綜合部資料管理員移交。（2）工程部：a、采購合同的原件由綜合部檔管人員存檔，工程部與財務部保留合同的復印件，工程總承包合同原件一份交由綜合部檔管人員存檔，一份交由財務部；合同的編碼按財務部編排的號碼登記；提交合同原件時填寫“資料交接表”。b、工程部在項目結束后將已結束項目的中標標書及合同評審表，整理后移交綜合部，并填寫“資料交接單”。（3）綜合部：a、技術協議、各類合同的原件直接移交檔案管理員隨時登記并及時歸檔。b、每季度第一個月十日前將上季度對于公司有保存價值的書信

35、、傳真等文件整理匯編成冊，移交檔案管理員；并填寫“資料交接單”。c、對于需要保存的成文會議（董事會議和公司普通會議）記錄和決議，會議記錄員整理后，及時移交檔案管理員存檔；并填寫“資料交接單”。d、每年三月十日前將上一年需要歸檔的各類文件（有保存價值的書信、傳真、成文會議記錄和決議等）整理，存檔。 財務部：每年三月十日前將三年以上的報表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等需要存檔的文件，整理編號后填寫“財務交接明細表”（附件一），移交綜合部檔管人員，由綜合部檔管人員存檔（報表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等實物由財務自行保管，綜合部檔管員僅存檔財務交接表）。B、整理 根據分類和成立時間整理。C、分類

36、 根據工程、時間以及文件的內容進行分類。D、立卷 區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。（二）過程管理：1、公司及各下屬子公司的各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，按公司有關規定將需歸檔的文件整理后及時移交綜合部保管，任何人不得據為己有。2、屬于公司保管的檔案：（1）技術部：技術協議的原件；已結束工程的圖紙底圖及藍圖；各個項目電子版的圖紙（包括施工圖及竣工圖）及成文性文件；電子文檔的交接由檔案管理員與圖紙設計人員直接交接，填寫“電子文檔交接表（圖紙）/（文檔）”（附件四）；除檔案管理員外任何人不得收集圖紙。（2）工程部：各類合同的原件。（3）咨詢部：技術合同書。（4）綜合部：財務部：憑

37、證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證），賬簿（總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿），財務報告（月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告）和其他（銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊）。董事會會議紀要及決策的原件；與律師事務所簽訂法律顧問合同；公司的證書及各項專利；對公司有重要保存價值的來往書信及傳真；領導要求保存的其他文件及物品。3、屬于部門保管的檔案：資料員按照公司規定的歸檔時間把屬于部門保管的文件整理匯編成冊，與綜合部核對后，把匯編的目錄移交綜

38、合部，文件由各部門的資料員保管。4、屬于部門保管的文件：（1）技術部：圖紙曬發的登記表、資料交接表、正在施工的項目圖紙的底圖及藍圖。（2）工程部：采購合同的復印件；需要保存的招（投）標文件。（3）咨詢部：各類技術報告；其他需要保存的文件。（4）綜合部：當年的財務憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證），賬簿（總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿），財務報告（月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告）和其他（銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊）；采購

39、合同的復印件。領導要求暫時保管的文件（傳真及來往書信）；各部門人員資料；簽訂的其它協議。（三）監督：綜合部根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，以監督各部門及各部門檔案的管理工作。（四）銷毀：1、每年終了，檔案管理人員應根據檔案的保管年限，對已到期限，無保存價值的檔案進行匯總造冊，并擬寫“檔案銷毀申請”（附件五）。2、銷毀清冊連同檔案銷毀工作報告一同報分管經理審核，經總經理批準。3、銷毀檔案需有兩名監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，在銷毀清冊（附件六）上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，分別在銷毀清冊上簽字。經審查不準銷毀的檔

40、案仍繼續保存，并在銷毀清冊上詳細注明；經審查確認為無保存價值，但又不宜銷毀的檔案，特別是人物類檔案，可退回本人。4、檔案銷毀工作報告連同銷毀清冊，應及時歸檔，永久保存。5、對于不經常使用又不宜馬上銷毀的文件，由部門資料員整理并經部門負責人審批后移交綜合部，登記填寫“暫不銷毀清單”（附件七）后，送往指定地點暫管。（五）公司檔案的分類及編號：歸檔文件編號方法（1）技術部： a、技術協議的編號形式 SDEE-JX- 件號、頁（張）號（兩位數表示） 項目號（四位數字） 類別號 山大能源（固定） 項目號由年度號（以公元年號的最后兩位表示）和本年度設計項目序號（兩位數表示）組成。b、圖紙編號按技術部的圖紙

41、編號方法編制。（2）工程部：a、采購合同、工程總承包合同編號由財務部統一編制；b、合同會簽單的編號按工程部的編號方法編制。（3）咨詢部：技術合同書及技術報告的編號形式件號、頁號（兩位數） 山大能源（固）類別號 SDEE-ZX- （4）財務：按照有關的財務規定編號（六）在業務中對外簽署的各種經濟合同按合同管理規定處理。（七）借閱規定：1、公司員工因工作需要需借閱有關檔案時，應填寫“資料查/借閱登記表（附件八），依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱；查閱未完工以及由各部門保存的資料，到綜合部填寫“資料查/借閱登記表”，在規定的查閱時間內歸還，如不能在規定的時間歸還，需在“資料查閱登記表

42、”上注明歸還的時間并經部門負責人同意；查閱完工并已移交綜合部的文檔，需要到綜合部填寫“資料查/借閱申請單”（附件九），經部門負責人審批簽字后，方可借出，并限期歸還；查閱帶有“機密”或“絕密”字樣的文件，須按規定的各級領導簽字批準后，方可借閱；領導不方便簽字時電話通知檔案管理員后方可借閱，領導回公司后補簽。 2、外單位借閱檔案，須持有本單位介紹信，經綜合部經理審核同意，方可到檔案室借閱，且不得帶離檔案室，其摘抄內容也須經總經理同意且審核后方能帶出。 3、查/借閱未完工以及由各部門保存的資料的期限及已經移交綜合部的文檔借閱期限按登記的日期計算，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續；借閱的文件不得帶出

43、公司；“機密”或“絕密”文件查/借閱期限按總經理批準的期限執行。 4、借閱人對所借檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、轉借、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 5、檔案員在檔案借閱允許期限到期前三到五日，對借閱人提出借閱期限到期提示。6、圖書借閱期限為三個月，如需再借需辦理再借手續，不得轉借。7、分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。四、檔案備份制度1、公司所有有價值的文件、圖紙、協議、合同等必須備份。2、各部門應盡量采用電腦管理，便于業務資料的數字化處理和保存。3、備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應由綜合部保存。五、處理條例有下列行為之一，據情節輕重，給予50-2

44、00元罰款處理：1、毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案；2、擅自向外界提供、抄摘企業檔案；3、涂改、偽造檔案；4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；5、未按手續借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。若情節嚴重構成犯罪，依法追究刑事責任。六、責任1、本制度適用于本公司各部門員工。2、本制度監督責任部門為公司綜合部，第一責任人為綜合部檔案管理人員，第二責任人為各部門指定的資料員。附件一：財務交接明細表附件二：資料交接表附件三：資料交接單附件四：電子文檔交接表（圖紙）（文檔）附件五：檔案銷毀申請附件六：銷毀清冊附件七：暫不銷毀清單附件八：資料查/借閱登記表附件九：資料查/借閱申請單附件十：圖紙加

45、曬申請單附件一：財務交接明細表提交人接收人交接內容：交接日期備注附件二：資料交接表（部門）序號名 稱編 號份數提交人接收人日 期備注12345附件三：資料交接單提交人接收人交接內容：交接日期備注附件四：電子文檔交接表（圖紙）序號卷號圖號提交人接收人日期備注電子文檔交接表（文檔）序號類 列編號提交人接收人日期備注附件五：檔案銷毀申請檔案銷毀申請 （部門）：根據公司的檔案管理辦法的規定，我部門現在 檔案（資料）已失去存檔價值，望批準。附：應予以銷毀檔案明細 部門年 月 日附件六：銷毀清冊 年度檔案銷毀清冊序號銷 毀日 期事 由所屬部門類 別所 屬年 度起 止卷 號套監銷人備 注1234567891

46、0附件七：暫不銷毀文件登記表序號文件名稱保存期限部門資料員檔案管理員日期備注12345附件八：資料查/借閱登記表序號項目文件名稱編 號借閱人所屬部門借閱日期歸還日期保管人員備注附件九：資料查/借閱申請單借閱人所屬部門借閱日期檔案名稱編 號所屬部門經理簽字備注附件十：圖紙加曬申請單工程名稱圖紙編號數 量加曬理由申請人日 期部門負責人備 注第九章 經濟合同管理制度一、總則（一）本辦法旨在加強內部經濟合同管理，規范公司簽訂、履行經濟合同的全部活動，及時預防、解決經濟合同糾紛，維護公司合法權益。（二）本辦法所稱經濟合同是指公司在對外經營活動中簽訂的一切有關權利與義務的各類經濟合同（協議書），包括采購合

47、同、技術合同和工程合同等。（三）涉及勞動合同的有關合同管理由綜合部另行規定，不在本辦法管轄之內。（四）本辦法所稱經濟合同管理是指公司通過合同管理機構組織合同承辦部門按照法定代表人的授權或有關規定訂立有關經濟合同，監督、檢查合同承辦部門有關合同的履行，組織合同承辦部門處理有關合同糾紛等活動。（五）合同承辦部門是指具體提出合同簽署動議，負責前期聯絡、洽談和合同具體履行的部門，并定期就承辦合同情況向合同管理機構報告。根據公司各部門的分工，各部門相應承辦的合同分別如下：綜合部：主要承辦辦公設備采購合同、房屋租賃合同、公司形象設計合同、與公共媒體合作合同；銀行貸款合同、其他融資合同、驗資審計及相關咨詢服

48、務合同； 市場部：主要承辦與用戶的銷售合同以及有關市場調查的合同；工程部：主要承辦工程設備及物資采購合同、工程監理合同；技術部：主要承辦與技術開發、技術交流與合作、技術轉讓、項目研發等有關的合同。 咨詢部：主要承辦可行性研究、循環經濟規劃、清潔生產審核、環境影響評價、節能審計與節能評估等咨詢業務有關的合同。 二、經濟合同管理機構及其職責（一）公司的經濟合同管理機構為綜合部。綜合部作為日常管理機構，全面負責辦理公司經濟合同的管理工作，向公司總經理負責。（二）合同管理機構的主要職責：綜合部職責： 1、擬訂經濟合同管理辦法，并適時提出修改完善建議；2、組織相關部門會同公司法律顧問制定公司各類經常、反

49、復使用的合同標準模板；3、公司所有經濟合同中涉及法律部分的內容的審定，聯絡公司法律顧問，組織律師審核合同文本；4、重大合同執行的監督、管理；5、組織合同糾紛的調解、仲裁、訴訟準備及善后工作；6、經濟合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及合同臺賬的設立、統計、上報等基礎管理工作；7、合同章的管理；8、合同中涉及財務支付、結算手續的審定；9、參與合同糾紛的調解、仲裁、訴訟準備及善后工作。三、經濟合同的簽訂（一）以公司名義對外簽訂經濟合同應當由公司法定代表人或其授權代表簽署，其他人無權代表公司簽訂合同。除公司法定代表人或其授權代表同意外，公司各部門不得以本部門名義或以公司名義擅自對外簽訂合同或對外單位或

50、個人提供經濟擔保。（二）授權代表簽訂合同的，除公司內部有關文件已明確授權外，必須由公司法定代表人簽發法定代表人授權委托書。授權代表只能在授權范圍內行使代理權，嚴禁越權代理。（三）簽訂經濟合同前，承辦部門應當詳細了解對方當事人的主體資格和信用情況，查驗對方簽約單位法定代表人的身份證明、法定代表人授權委托書和營業執照等證明文件。（四）簽訂經濟合同，必須采用書面形式。經濟合同文本應當內容合法可行，主要條款完備，權利義務對等，文字表達準確。一般性經濟合同由承辦部門負責草擬工作，如公司已制訂對應合同模板，應嚴格采用合同模板。所有合同文本，在最終簽署前，均應由公司法律顧問審核。（五）經濟合同內容涉及到公司其他部門的，合同承辦部門應在簽約前主動征求有關部門的意見。有關部門應當認真審核并簽署意見。（六）合同承辦部門承辦的合同文本，須交企業法定代表人或其授權