1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司重大項目檔案管理規定第一章 總則第一條 目的為加強和規范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下簡稱“公司”）重大項目檔案管理工作，確保其收集齊全、完整、準確、系統和有效利用，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、安徽省檔案管理辦法等有關規定，結合公司實際，制定本規定。第二條 適用范圍本規定適用于公司及其各級全資、控股子企業及所管轄的單位（以下簡稱“各單位”）等。第三條 名詞解釋（一）重大項目指經政府及投資主管部門批準的和列入公司年度重點項目，包括重大基本建設工程、重大科研、重大產品研發、重大技改、重大改制重組

2、及股權投資項目等。（二）重大項目檔案是指重大項目在規劃、建設、實施、驗收及管理過程中所形成的、具有保存價值的各種形式的歷史記錄。包括實體檔案、聲像材料及實物檔案等。（三）子企業是指公司根據發展戰略規劃和突出主業、提高公司核心競爭力需要依法設立、投資的、具有獨立法人資格主體的企業。包括：1. 公司直接或間接獨資設立的各級全資子公司；2. 公司直接或間接與其他公司或自然人共同設立的、控股50%以上，或未達到50%但能夠解決其董事會半數以上成員的組成，或者通過協議或其他安排能夠實際控制的各級控股子企業。第二章 重大項目檔案管理組織機構、職責第四條 組織原則公司及所屬各單位重大項目檔案工作實行統一領導

3、、統一制度、統一管理的原則。第五條 主要職責公司辦公室為重大項目檔案主管部門和管理部門。主要職責：（一）貫徹執行公司重大項目管理方針、政策及實施方案，制定重大項目檔案管理制度；（二）統籌、協調公司重大項目檔案管理工作，負責對重大項目進行收集、管理、接收、保管及提供利用；（三）對公司及所屬各單位重大項目檔案管理工作進行監督、指導與檢查，協調解決項目檔案管理業務工作中遇到的問題；（四）接收公司全資、控股子企業及所管轄的單位的重大項目檔案，實行集中統一管理；（五）組織或參加公司及所屬各單位項目檔案管理驗收工作；（六）對所屬各單位重大項目檔案管理工作進行表彰和獎勵。第六條 公司及所屬各單位項目承辦單位

4、（或部門），要根據本單位實際情況，明確重大項目檔案主管部門和檔案管理部門，明確工作職責，設專、兼人員負責重大項目檔案日常管理工作。項目承辦單位專、兼職檔案人員主要職責負責收集、整理，定期向本單位檔案管理部門移交。第七條 公司及所屬各單位重大項目檔案主管部門，應將重大項目檔案管理工作納入本單位、本部門工作計劃，加強對重大項目檔案工作的領導，聽取其工作匯報，并為開展業務管理工作提供保障。第八條 公司及所屬各單位重大項目檔案管理部門，負責本單位重大項目檔案管理工作。其主要職責負責接收項目承辦單位（或部門）移交的重大項目檔案；負責對項目檔案進行編目、保管及提供利用等。第三章 重大項目文件（檔案）的形成

5、與管理第九條 項目文件（檔案）的歸檔范圍重大項目承辦單位的檔案主管部門或檔案管理部門應制定本單位重大項目文件材料歸檔范圍（見附件2）；公司及其全資、控股子企業及所管轄的單位的重大項目檔案，包括重大建設、改制重組、股權投資等所形成的全部檔案。第十條 項目文件管理重大項目承辦單位的項目承辦部門，應設專職或兼職檔案管理人員，依據重大項目文件材料歸檔范圍，負責對項目文件進行收集（必須是原件）和整理。第十一條 重大項目承辦單位的檔案主管部門專職或兼職檔案人員對已列入歸檔范圍，但項目實施過程中確需利用的項目文件進行跟蹤，制定歸檔時間，確保項目文件收集齊全、完整。第十二條 重大項目承辦單位檔案主管部門專職或

6、兼職檔案人員，要將收集到的項目文件做分類目錄，并上報本單位檔案管理部門備案。第四章 重大項目文件的移交與歸檔第十三條 公司及所屬各單位重大建設項目、科研、技改、改制重組及股權投資等項目主管部門，應設兼職檔案人員負責對其所形成的項目文件進行收集、分類、整理、立卷，按時間或按階段向本單位檔案管理部門進行移交歸檔。第十四條 移交歸檔時應符合下列要求：（一）移交歸檔時間：項目文件應當在辦理完畢相關手續后實時或定期歸檔。定期歸檔應為項目開工（或立項）后三個月、半年、一年或項目竣工；（二）移交歸檔內容：凡與項目有關所收集到的全部文件。（三）移交歸檔要求：移交歸檔的項目檔案，應將保管期限劃分準確，卷內（文件

7、）目錄填寫清晰，編號正確，附件齊全；（四）涉及改制重組、股權投資或在一定期限內保密的涉密文件應按公司保密工作條例有關規定辦理移交歸檔手續。第十五條 重大項目檔案移交時，應由項目承辦部門兼職檔案人員編制移交目錄，向本單位檔案管理部門進行移交。移交目錄一式二份，由移交和接收相關人員簽字后，雙方各存一份。移交目錄應包括：序號、文件編號、責任者、提名、文件形成時間、頁號等。第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門對接收的重大項目檔案進行系統整理，擬寫案卷標題，編制案卷編號和案卷目錄，填寫備考表，完成案卷歸檔入柜。第十七條 公司及全資、控股子企業所管轄的單位在完成對項目檔案的收集、整理、編目及歸檔后，以完

8、成項目檔案驗收，簽署正式通過驗收意見之日起，在本單位檔案部門保管2年的項目檔案，按照有關管理規定按時向公司檔案部門移交，實行集中統一管理。第五章 公司重大項目檔案的驗收第十八條 公司重大項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。凡重大建設項目、技改項目等未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。第十九條 按照上級單位有關重大建設、技改項目檔案驗收的有關規定：一般項目檔案驗收應在項目竣工驗收前一個月內完成；重大項目的檔案驗收應在項目竣工驗收前三個月內完成；如特殊情況項目檔案驗收也可與項目驗收同步進行；項目檔案如不能按時驗收，需提交申請延期報告，并經項目檔案主管部門領導核實

9、批準。第二十條 檔案驗收由項目承辦單位檔案主管部門提出申請，填寫xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案驗收申請表（見附件1），由公司項目主管部門及檔案管理部門共同組織重大項目檔案的驗收，必要時由檔案行政主管部門等組織驗收。第二十一條 法律規范中對驗收有特別規定的，應服從法律規范的規定。驗收結束后，要形成驗收意見并簽署日期，反饋項目承辦單位作為建設項目總體竣工驗收的依據之一。凡在規定時間內未向本單位檔案管理部門移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經上級檔案主管部門重大建設項目專項驗收合格和終驗未經檔案驗收人員簽字認可的，上級建設主管部門應不予出具竣工驗收合格證明。第二十二條 重大

10、項目檔案驗收不合格的項目，由上級或上級委托公司檔案主管部門向項目承辦單位提出整改意見，要求項目承辦單位在項目竣工驗收前對存在的問題限期整改并進行復驗。復驗后仍不合格的，不得進行項目竣工驗收，由上級或上級委托公司檔案主管部門提請對項目承辦單位通報批評。如由于管理不當，造成檔案損失的，應依法追究項目承辦單位及有關人員的責任。第六章 重大項目檔案的保管與利用第二十三條 由于公司檔案庫房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。將待移交的重大項目檔案仍然保存在原單位，由原單位檔案人員負責日常管理并向公司檔案部門移交項目檔案目錄，管理將對標公司。第二十四條 公司及所屬各單位檔案管理部門應

11、本著安全保管的原則做好重大項目檔案的保管工作。存放項目檔案的庫房，應符合“八防”要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防鼠、防蟲。庫房內應設有空氣調節設施，溫度控制在1424之間，相對濕度控制在40%65%之間。第二十五條 公司及所屬各單位檔案管理部門應建立重大項目檔案借閱制度，嚴格借閱手續，規定借閱時間。借閱重大項目檔案一般要在三個工作日內歸還。第二十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門在借閱公開范圍的重大項目檔案時，應當執行檔案借閱制度；借閱不公開范圍的重大項目檔案時，應由主管部門領導批準，只能在檔案部門查閱，不得借出。A. 公司重大項目形成部門因工作需要需查（借）閱重大項目檔案時

12、，可直接到公司檔案部門查（借）閱；非重大項目形成部門需查（借）閱重大項目檔案時，須經主管領導批準，只能在檔案部門查閱，不得借出。查（借）閱重大項目檔案，需填寫“檔案借閱利用效果登記”；B. 公司所屬各單位需查閱公司重大項目檔案時，須由所屬單位檔案部門有關人員持本單位介紹信，到公司檔案部門查閱。查閱后需填寫“檔案借閱利用效果登記”。第二十七條 公司各全資、控股子企業及所管轄的單位在查閱本單位已移交至公司的重大項目檔案時，可由本單位檔案部門有關人員直接到公司查閱。第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項目檔案時應妥善保管，不得損壞或遺失；未經檔案管理部門同意，任何部門及個人不得任意拆卷，不得復印，

13、不得轉借。第七章獎勵與懲處第二十九條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應定期對本單位重大項目檔案收集、歸檔進展情況進行自查，并將自查報告上報公司檔案主管部門。第三十條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應在各單位上報自查報告的基礎上進行抽查，對在項目檔案管理工作中成績突出的單位和個人給予表彰和獎勵。第三十一條 有下列情形之一的，重大項目檔案主管部門將責令限期整改；情節嚴重的，將對直接責任人按照有關規定給予相應的處分： （一）不按規定收集項目文件；（二）不按規定移交或者接收項目文件；（三）違反規定對外提供項目檔案；（四）損毀、丟失項目檔案；（五）擅自復制、公布項目檔案；（六）玩忽職守，造成項目檔案損失；（七）其它違反本規定的行為。有前款第三、四、五、六項情形，將對直接責任人按照有關規定給予相應的處分。第八章 附注第三十二條 本規定由公司辦公室負責解釋。第三十三條 本規定自印發之日起施行。附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限