1、總目錄總目錄一、信息欄一、信息欄二、內容二、內容三、附件三、附件四、字體和字號四、字體和字號五、回復技巧五、回復技巧六、六、TIPS一、信息欄一、信息欄一、信息欄一、信息欄收件人收件人To 是要受理這封郵件所涉及是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。可以是一個或多個可以是一個或多個.2.抄送抄送CC 是需要知道這回事的人，是需要知道這回事的人，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，淡然可以會的人有建議，淡然可以會Email。3.密件抄送密件抄送BCC 與抄送不同的與抄送不同的 是，

2、密件是，密件抄送的收件人地址不會顯示在收件人的郵抄送的收件人地址不會顯示在收件人的郵件中。件中。Attention：To 和CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。適當的規則有助于提升你的形象！一、信息欄一、信息欄信息欄的最后一項也是比較重信息欄的最后一項也是比較重要的一項，即要的一項，即“主題主題”！主題一定不能是主題一定不能是空白空白！2. 主題要能真實反映文章的內容和重要性，切主題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。忌使用含義不清的標題。3. 一封信盡可能只針對一個主題一封信盡可能只針對一個主題4. 可適當使用大寫字母字符（如可適當使用大寫字母字符（如“！”等）等）5

3、. 回復對方郵件時，應當根據回復內容更改標回復對方郵件時，應當根據回復內容更改標題，題，不要不要RE一大串一大串。6. 最重要的一點，主題千萬不可出現最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處。錯別字和不通順之處。二、內容二、內容適當地稱呼適當地稱呼收件人收件人。2. 開頭結尾最好有開頭結尾最好有問候問候語語。3. 正文。正文。4. 結尾簽名結尾簽名1、適當地稱呼收件人、適當地稱呼收件人 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他面向他/她的，要求其給出必要的回應。她的，要求其給出必要的回應。

4、 在多個收件人的情況下可以稱呼在多個收件人的情況下可以稱呼“大大家家”、“各位各位” 。 如果對方有職務，一般以職務尊稱對方，如果對方有職務，一般以職務尊稱對方，如：如：“X總總” 、“X經理經理” 如果不清楚職務，則應按通常的如果不清楚職務，則應按通常的“X先先生生”、“X小姐小姐/女士女士”稱呼，但要把性稱呼，但要把性別先搞清楚。別先搞清楚。 如果不清楚性別如果不清楚性別“X先生先生/小姐小姐”、“敬敬啟者啟者”。1、適當地稱呼收件人適當地稱呼收件人英文郵件中對收件人的稱呼也是有講究的：英文郵件中對收件人的稱呼也是有講究的： 在不知道收信人姓名的情況下，有以下在不知道收信人姓名的情況下，有

5、以下 幾種稱呼方式：幾種稱呼方式： Dear Sir（姓名未知的男性）（姓名未知的男性） Dear Madam（姓名未知的女性）（姓名未知的女性） Dear Sir/Madam（不確定收件人）（不確定收件人） 如果是發往某公司郵件還可用如果是發往某公司郵件還可用“Dear Sirs/Madams” 1、適當地稱呼收件人適當地稱呼收件人英文郵件中對收件人的稱呼也是有講究的：英文郵件中對收件人的稱呼也是有講究的： 在知道收信人姓名的情況下，有以下幾種稱呼在知道收信人姓名的情況下，有以下幾種稱呼方式：方式： Dear Mr Smith（男士）（男士） Dear Mrs Brown（已婚女士）（已婚女

6、士） Dear Miss Jones（未婚女士）（未婚女士） Dear Ms Todd（Ms 不顯示收件人的婚姻狀況）不顯示收件人的婚姻狀況）2、開頭結尾最好有問候語、開頭結尾最好有問候語u開頭開頭：正式：正式： “您好您好” “各位好各位好”非正式：非正式： “你好你好” “大家好大家好” u結尾：結尾： 正式：正式： “祝您工作順利祝您工作順利”“”“此致敬禮此致敬禮”（長輩）（長輩）非正式：非正式：“祝好！祝好！” 2、開頭結尾最好有問候語、開頭結尾最好有問候語u英文開頭（很少用）英文開頭（很少用）：How are you?How have you been?I hope everyth

7、ing is fine with you.u英文結尾（一般同稱呼相對應）英文結尾（一般同稱呼相對應）： PS:“Yours truly”、“Sincerely（yours）”、“Very truly yours”在美國英語中常見。 開頭結尾Dear Sir/Dear MadamYours faithfullyDear Mr. Smith/ Dear Mrs. BrownYours sincerely3、正文、正文uemail正文要簡明扼要，行文通順。正文要簡明扼要，行文通順。u注意注意email的論述語氣。尊重對方，的論述語氣。尊重對方，“請請”、“謝謝之類謝謝之類”的語氣要經常出現。的語氣要

8、經常出現。uemail正文多用正文多用1234之類的列表，之類的列表，或者配或者配圖片、表格，圖片、表格，以清晰明確。以清晰明確。u一次郵件交代完整信息。一次郵件交代完整信息。u 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用 拼寫檢查。拼寫檢查。u 合理提示重要信息。合理提示重要信息。u 不要動不動使用不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商之類的笑臉字符，在商務信函里這樣顯得比較輕佻。務信函里這樣顯得比較輕佻。4、結尾簽名、結尾簽名1) 簽名信息不宜過多簽名信息不宜過多。 電子郵件消息末尾加簽名是必要的。電子郵件消息末尾加簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、

9、電話、簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一般般不超過不超過4行行。2) 不要只用一個簽名檔不要只用一個簽名檔。 對內、對私、對熟悉的客戶等群體的對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行郵件往來，簽名檔應該進行簡化簡化。3) 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字 號一般應選擇比正文字體號一般應選擇比正文字體小小一些。一些。商務電子郵件范例（中文一）商務電子郵件范例（中文一）張經理： 您好！ 附件是關于XX的調查報告，請查收。 祝您工作順利！韓宇項目經理雅致人生管理顧問有限公司電

10、話：021-038556郵箱：商務電子郵件范例（中文二）商務電子郵件范例（中文二）尊敬的王先生， 您好！非常感謝您長期以來對世界經理人雜志的支持！ 為了回報您對我們的擁護，我在這里很榮幸地邀請您為我們上線1周年的尚品人生網的尊貴會員，您將享受到我們僅為尚品人生尊貴會員提供的所有優惠和特權，更有機會在尚品人生社區中結實與您一樣成功的精英人士。 您只要點擊“接受”，便可以自動成為尚品人生網的尊貴會員。 非常感謝您的關注，期待您加入尚品人生網！此致 敬禮！ 李立群 環球資源執行總裁 世界經理人尚品人生出版人商務電子郵件范例（英文一）商務電子郵件范例（英文一）Dear Mr. Shenwei,As d

11、iscussed and agreed please find our proposal for the additional WMS functionalities. If you have further questions please do not hesitate to contact us.We would be very glad to receive your order.Kind regards,Bernd FingerleProject ManagerPAASMS Logistics GmbHObere Industriestrasse 857250 Netphen / G

12、ermanyPhone: +49 2738 21 1305Fax: +49 2738 21 1349Mobile: +49 171 1770209E-mail: bernd.fingerlesms-www.sms-logistics-商務電子郵件范例（英文二商務電子郵件范例（英文二）Dear Mr. Zhu, As anticipate on my hereunder message, in order to check the machine foundation, our Mechanical supervisor Mr. Giovanni Limitone will arrive in

13、Yantai tomorrow evening and on Friday will be present at your premises.Could you please organize the hotel pick-up on Friday morning?For your reference his mobile phone number is 138XXXXXXXX. Thanks and best regards, Luisa Bollini (Mrs.)Project Management Pomini Tenova Roll GrindersPomini DivisionVi

14、a Leonardo da Vinci, 2021053 Castellanza ItalyPhone ：+39 0331 444376Fax： +39 0331 三、三、 附件（附件（Do Not Forget！）1. 如果郵件帶有附件，應在如果郵件帶有附件，應在正文里面提示正文里面提示收收件人查看附件。件人查看附件。2. 附件命名：附件命名：應按有意義的名字命名，應按有意義的名字命名， 最好最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。理。3. 附件大小：附件大小：不宜超過不宜超過4個，數目較多時，應個，數目較多時，應打包壓縮成一個文件，如果附件過大（

15、不宜打包壓縮成一個文件，如果附件過大（不宜超過超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。），應分割成幾個小文件分別發送。4.附件格式：附件格式：如果是特殊格式文件，應在正如果是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。文中說明打開方式，以免影響使用。Attention：有附件時，先加：有附件時，先加附件再寫內容！再寫內容！四、字體和字號四、字體和字號字體：中文：字體：中文：宋體宋體或者或者新宋體新宋體； 英文：英文：Verdana或者或者ArialArial字型。字型。字號：五號或字號：五號或10號字即可。號字即可。Attention：1、不要用稀奇古怪的字體或斜體。、不要用稀奇古怪的字體或斜體。2、最好不用背景信紙，特別是對公務、最好不用背景信紙，特別是對公務郵件。郵件。五、回復技巧五、回復技巧及時回復。及時回復。2. 進行針對性回復。進行針對性回復。3. 回復不得少于回復不得少于10個字。個字。4. 不要就同一問題多次回復討論。不要就同一問題多次回復討論。5. 要區分要區分Reply 和和Reply All （區分單獨回復和（區分單獨回復和回復全體）。回復全體）。6. 轉發郵件要突出信息。轉發郵件要突出信息。PS: 一般來講，答復時