1、加油卡管理辦法（試行）-討論稿為更好地規范加油站加油卡管理工作，有效防范加油站運營過程中的流程風險，確保加油卡管理明晰流程、界定職責，實現加油卡的印制、領用、充值、消費、保管等工作的規范管理，防范資金風險，制定本辦法。加油卡的充值、消費業務通過“加油卡管理系統”進行管理。系統由零售部、財務部、各加油站相關崗位人員操作，各部門均須配備相應業務負責人，并明確責任。第一條 職能分工（一）零售部IC卡管理崗負責加油卡的需求統計、定制、驗收、寫磁、售后服務，負責加油卡的注冊、分發、換卡，同時負責加油卡全面管理。零售部負責協調加油卡充值卡系統運維故障管理和技術支撐；負責加油卡充值卡系統用戶權限管理，負責制

2、定加油充值卡系統應急措施、用戶權限管理辦法等運維制度，確保交易數據傳遞的及時、準確，確保系統安全、穩定、可靠運行。（二）財務部負責制定加油卡財務核算辦法，審核加油站上報的加油卡充值、消費日報；定期抽查、檢查充值網點資金上繳情況；按財務核算辦法進行賬務處理，定期與零售部門開展對賬。（三）各充值網點負責加油卡的需求上報、申領、保管加油卡卡片；負責加油卡充值、消費及日結賬務等業務操作；負責現場營銷宣傳和客戶解釋等工作。第二條 加油卡管理業務流程（一）空白加油卡的定制1.定制。零售部根據市場需求，確定空白加油卡的數量，并進行設計定稿（卡面的內容、卡號的準確、卡的磁性）。2.驗收。零售部負責按批次隨機抽

3、檢10張空白加油卡。3.保管。零售部IC卡管理崗負責空白加油卡的保管，并建立加油卡庫存登記表（附件1）。（二）開卡1.加油卡申請。各加油站制定次月加油卡需求計劃表，于當月25日前報零售部IC卡管理崗。2.卡號注冊、刷卡寫磁。零售部IC卡管理崗根據加油卡需求，注冊相應的加油卡信息，制作加油卡注冊（開卡）明細表（附件2）。在刷卡寫磁前應核對每盒加油卡的初始卡號，并在刷卡寫磁充值后進行復核，以核實卡號的準確性，復核率須不低于5%。對無法刷卡寫磁的廢卡，制作加油卡注銷單（附件3），進行注銷、封存。（三）加油卡領用及保管零售部IC卡管理崗根據加油站報送加油卡需求，制作加油卡申領單（附件4）一式兩聯，一聯

4、由零售部留存記賬，一聯由加油站留存記賬。清點后的加油卡，須在包裝后加上封條，至加油站后存入保險柜，由兩人以上共同啟封。（四）加油卡申請與領取流程1、加油卡由各加油站助理負責保管，領取人從公司領回加油卡必須進行入庫管理，填寫加油卡領用存登記表（附件5）。空白卡及回收卡放于保險柜內保存。2、加油站助理每日填寫上報加油卡領用存登記表，并及時關注站內加油卡庫存情況。當出現預期加油卡不足或者臨近節假日的情況時，站助理應及時通知IC卡管理崗，說明所需加油卡種類及數量。2、IC卡管理崗應及時將加油站的需求登記在加油卡庫存登記表上，及時發卡并包裝標記所需分配的加油卡以便發放。3、加油站助理領取加油卡時需填寫加

5、油卡領用存登記表上的相關信息，核對無誤后簽字。當加油站助理無法親自來公司領取時應當由IC卡管理崗及時與零售部及其他部門協商，根據工作行程安排配送。4、每天當班主管從助理處領取當日計劃辦卡量，并將本日的辦卡明細進行登記。交接班時將卡片交回助理處，填寫加油卡交接登記表（附件6）。（五）加油卡售卡與充值流程1、加油站被授權員工依據客戶需求為其申請辦理記名卡或不記名卡。辦理不記名卡時，如一次性購買 1 萬元（含）以上的，員工應要求客戶提供有效身份證件，留存購卡人及其代理人姓名、單位名稱、有效身份證件號碼和聯系方式，并提醒客戶不記名卡不掛失、不補卡。辦理記名卡時需由員工輔助客戶填寫*能源加油卡業務申請表

6、。對于單位用戶員工應要求其提供單位介紹信、主卡人身份證件原件及復印件、經辦人身份證件原件及復印件等。對于個人客戶員工應要求其提供身份證件原件及復印件、經辦人身份證件原件及復印件等。需要開具增值稅專用發票的客戶，要求其開卡名稱與專用發票上購貨方名稱一致。當月所填加油卡業務申請表應由站經理或助理于月底前上交IC卡管理崗保管。2、表格填寫完成后，由發卡員工在聯網儲值系統上登記客戶信息、加油型號、優惠額度等，由站經理或資料復核，核對確認后輸入儲值金額，將加油卡授予客戶并向其申明相關使用事項，填寫加油卡發放登記表（附件7），并由領卡人簽字，同時登記加油卡領用存登記表，并于次日早上發送至IC卡管理崗郵箱。

7、 3、加油站辦卡時，必須嚴格按照汽柴油卡進行辦理，設置的折扣優惠必須按照公司要求執行，設置完畢后要仔細核對，禁止不負責任地任意設置，或汽柴油混用。4、辦理副卡應審核相應手續，必須在主卡和單位證明齊全的情況下辦理副卡發放、副卡充值，防止出現假冒單位加掛副卡套取充值資金或者套取折扣單位所享受折扣優惠的行為。 （六）加油卡掛失與補卡流程1、客戶到達開卡加油站辦理加油卡掛失時，員工應要求客戶出示開戶時使用的有效身份證件并留存復印件，核對申請單信息與系統是否一致。如一致，在聯網儲值系統中進行掛失操作，并打印掛失憑證，要求客戶在憑證上簽字確定并保留，并告知客戶辦理掛失手續后24小時內發生的加油及其他消費損

8、失由持卡人本人承擔，24小時后發生的加油及其他消費損失由*能源承擔，客戶掛失后不能辦理止掛業務。2、補卡時，員工應要求客戶出示開戶時使用的有效身份證件并存留復印件，在核對申請單信息與系統之后，方可進行補卡操作。3、補卡應向客戶收取20元補卡費，由加油站交給IC卡管理崗，由IC卡管理崗交給財務部門，并由財務部門出具相關收據，IC卡管理崗負責核對并保存。4、補卡時應由開卡人員向IC卡管理崗說明相關情況，并提供丟失卡片的卡號，由IC卡管理崗負責出具該卡所剩余額及其消費詳單，由開卡人員打印，并向客戶出示，確認無誤后，方可將舊卡余額轉入新卡，并將新卡發放至客戶手中，同時登記加油卡補卡登記表（附件8）。5

9、、補卡完成后，由開卡人員在加油卡發放登記表填寫并標出所補卡號及金額。（七）加油卡退卡處理流程1、當客戶要求退卡時，應由站經理或助理主動安撫并了解原因，公司原則上不允許退卡。遇到特殊情況，如病、亡、遷出常住地等情況，應要求客戶出示開戶時的有效證件并留存復印件，核對一致后，方可辦理退卡。2、由退卡人員協助客戶填寫*能源加油卡退卡申請表。由退卡人員向電IC卡管理崗說明相關情況，并提供所退卡片的卡號，由IC卡管理崗出具該卡所剩余額及其消費詳單。由退卡人員打印，并向客戶出示，確認無誤后成功受理退卡申請。3、退卡自申請日起15個工作日內辦理，原則上以充值的形式進行退還。4、退回的加油卡應當交由IC卡管理崗

10、進行格式化后重新投入使用，并登記加油卡庫存登記表。（八）加油卡睡眠卡處理流程1、站經理及助理應當通過聯網儲值系統實時關注站上加油站的資金流動情況，對于加油站代為保管的，在兩個月內沒有任何消費、充值記錄的加油卡應判定為睡眠卡。2、睡眠卡余額做扣值轉出，做為加油站客戶預收款掛賬處理。3、睡眠卡應由加油站助理統一保管標記，登記加油站睡眠卡上交登記表（附件9），并交予IC卡管理崗。4、IC卡管理崗應對各站回收上交的睡眠卡詳細記錄，并在每月月初對于上月的上交情況以站為單位發放5/張的獎勵。5、對于睡眠卡的后期處理，IC卡管理崗應當在將其格式化后，重新投入使用，并登記加油卡庫存登記表。（九）加油卡數據核對

11、1、每日營業結束，各站助理通過聯網儲值系統中查詢并下載消費及儲值數據，核對無誤后填寫交接班表、日報表，作為附表一同上報至財務部門郵箱。2、次月月初由IC卡管理崗下發通知，各站按要求上報月末交接班時間。各站助理依要求重新啟動電腦上的聯網儲值系統，IC卡管理崗根據各站交接班時間在聯網儲值系統中查詢消費及儲值數據，并以表格的形式下發至各站及財務部門郵箱；助理通過郵箱下載本站儲值及消費數據，與本站記錄逐一核對。如核對不一致，向IC卡管理部門反映，共同查找原因。核對一致，由加油站和IC卡管理崗共同向財務上報核對一致的儲值及消費數據，財務部門出具加油卡數據核對表格，由財務部門和零售部門共同簽字確認。（十）

12、庫存盤點每月結賬日由零售部負責空白加油卡進行盤點，各充值網點負責對保管的加油卡進行盤點，并詳實填制加油卡盤點表（附件10），在每月的最后一天上報給零售部卡管理崗。公司安排相關部門對加油卡庫存狀況進行隨機抽檢。第四條 代管客戶IC卡的管理（一）原則上不允許加油站為客戶代管IC卡。（二）對于客戶提出的代管請求，站經理或助理應填寫代管卡客戶審批表（附件11），并通過郵件的形式上報至零售部IC卡管理崗，待零售部經理與IC卡管理崗共同簽字后通過傳真的形式傳至加油站，審批成功后需與客戶簽訂書面承諾書。（三）提出代管請求的客戶，其車輛數不低于兩輛（含兩輛），代管車輛較多的客戶應在上報審批表的同時另附明細進行

13、說明；（四）承諾書的填寫要求一式三份，客戶、加油站、公司各持一份，承諾書中的公司聯上交IC卡管理崗；（五）未按要求填寫審批單或未與現有代管客戶簽訂承諾書的視為違規操作，將試情節輕重處以站經理及助理200500元的罰款。第五條 授權及監督辦法（一）實施有效的崗位分離，由專人負責發卡及充值，加油站開卡操作人員必須為授權人員，原則上由站經理或站理承擔，責任到人。（二）發卡時需授權人員復核，著重審核顧客提供的相關證明材料、加油卡優惠是否符合公司政策、大客戶優惠是否經過審批，不得隨意辦卡、重復辦卡，套取辦卡指標獎勵、充值優惠，卡內折扣優惠等。（三）空白卡必須由專人保管，卡片領用、發放、出入庫必須日清日結

14、，每日營業結束后，必須將未售出的加油卡入庫保管。（四）安裝了發卡充值系統的電腦必須設定開機密碼，操作員離開電腦前必須確認已退出卡系統，且電腦處于鎖定或關機狀態；（五）嚴明懲罰制度，禁止加油站員工為客戶代管加油卡、代充值、代刷卡、代簽字，禁止加油站員工以收取客戶現金，利用本人或他人的加油卡刷卡結算的形式套取現金。（六）將客戶不再使用的加油卡及時回收保管，交回公司，嚴禁私自隨意再次充值使用，否則發現此現象視為套現、套折扣處理。（七）加強員工培訓防止對系統不熟悉或態度不認真引起的失誤操作。 （八）加油站助理按公司規章行事，及時日結對賬，按崗位分離的要求進行資金、卡片的核對和交接，及時發現違規發卡、違規充值或誤充值、發卡等操誤操作行為。第六條 公司會不定期進行稽查，一旦發現違規現象、套現行為等，對責任員工進行辭退