1、Microsoft_Office_Access怎么使用本章學習要點l數據庫概念介紹lAccess 2007介紹lAccess 2007的新界面lAccess 2007的新功能本章學習要點l數據庫概念介紹lAccess 2007介紹lAccess 2007的新界面lAccess 2007的新功能1.1 認識數據庫 l數據庫簡介 l數據庫的基本功能 1.1.1 數據庫簡介 l 數據庫就是存放各種數據的倉庫。它利用數據庫中的各種對象，記錄和分析各種數據。 例如，使用三個表的客戶管理系統并不是三個數據庫，而是一個包含有三個表的數據庫。Access 數據庫會將自身的表與其他對象(如窗體、報表、宏和模塊)

2、一起存儲在單個數據庫文件中。 1.1.2 數據庫的基本功能 l 支持向數據庫中添加新數據記錄，例如增加業務訂單記錄。l 支持編輯數據庫中的現有數據，例如更改某條訂單記錄的信息。l 支持刪除信息記錄，如果某產品已售出或被丟棄，用戶可以刪除關于此產品的信息。l 支持以不同的方式組織和查看數據。l 支持通過報表、電子郵件、Intranet或Internet與他人共享數據。 1.2 認識Access 2007 lAccess 2007的啟動 lAccess 2007的界面 lACCDB和MDB數據庫的區別 1.2.1 Access 2007的啟動 l 操作步驟第一步：選擇【開始】|【所有程序】| Mi

3、crosoft Office | Microsoft Office Access 2007命令，即可啟動Access 2007，如下圖所示。 第二步：啟動Access 2007以后，就可以看到Access 2007的啟動界面，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面 l 一個全新的Access 2007界面如下圖所示。 l 新界面使用稱為“功能區”的標準區域來替代Access 早期版本中的多層菜單和工具欄，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 【開始使用 Microsoft Office Access】頁 l 啟動

4、界面 l 本地模板（選擇【本地模板】選項打開）1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 【開始使用 Microsoft Office Access】頁l 商務模板（選擇【商務】選項打開）l 空白數據庫（點擊主界面上的【空白數據庫】按鈕，創建一個空白數據庫 ）1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 新增的“功能區” （下一節介紹） 更加方便的導航窗格 l 導航窗格 單擊導航窗格右上方的小箭頭，即可彈出【瀏覽類別】菜單，可以在該菜單中選擇查看對象的方式，如下圖所示。 “導航窗格”區域位于窗口左側，用以

5、顯示當前數據庫中的各種數據庫對象。導航窗格取代了Access早期版本中的數據庫窗口，如下圖所示。 例如當我們選擇按【表和相關視圖】進行查看時，各種數據庫對象就會根據各自的數據源表進行分類，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面 l Access 2007 中主要的新界面元素 更加方便的選項卡式文檔 操作：將數據庫中默認的選項卡式文檔，設置為窗口式文檔。 第一步：啟動Access 2007，打開需要進行設置的數據庫。 第二步：單擊屏幕左上角的Office徽標按鈕，在彈出的對話框中單擊【Access 選項】按鈕，如下圖所示。 第三步：系統彈出【Access 選項】對話框后，在對話框

6、中選擇【當前數據庫】選項，在右邊的【應用程序選項】區域中選中【重疊窗口】單選按鈕，如下圖所示。 1.2.2 Access 2007的界面l Access 2007 中主要的新界面元素增強的狀態欄 新增的微型工具欄新增的樣式庫 一個表的【設計視圖】中的狀態欄，左下方的視圖如下： 右下方的視圖如下： 例如，左圖是一個報表對象的打印預覽視圖，在該視圖中，樣式庫提供了多種頁邊距的設置方式。 1.2.3 ACCDB和MDB數據庫的區別 l 新的數據庫格式 ACCDB：用于Access 2007文件格式的文件擴展名，取代 .mdb文件擴展名。 ACCDE：用于處于“僅執行”模式的 Access 2007

7、文件的文件擴展名。ACCDE 文件刪除了所有 Visual Basic for Applications (VBA)源代碼，僅包含了經過編譯以后的代碼。因此用戶不能查看、修改和創建任何VBA代碼，.accde取代 .mde文件擴展名。下圖就是打開一個ACCDE格式的數據庫文件以后的截圖。可以看到，用戶在這種格式下是不能創建VBA模塊的。 1.2.3 ACCDB和MDB數據庫的區別l 新的數據庫格式 ACCDT：用于Access數據庫模板的文件擴展名。例如下圖就是Access 2007自帶的各種模板文件。 ACCDR：ACCDR是一個新的文件擴展名，它使數據庫文件處于鎖定狀態。比如，如果將數據庫

8、文件的擴展名由 .accdb更改為 .accdr，便可以創建一個鎖定版本的數據庫，這種數據庫可以打開，但是看不到其中的任何內容，如下圖所示。 1.2.3 ACCDB和MDB數據庫的區別l ACCDB格式簡介多值字段 附件數據類型 在 Access 2007 中，您可以創建一個多值字段的組合框。單擊組合框時，復選框顯示為選中狀態標識了您的選擇。您可以選中或取消選中列表中的項目，然后單擊【確定】按鈕，提交所做出的選擇。 1.2.3 ACCDB和MDB數據庫的區別l ACCDB格式簡介 增強與Windows SharePoint Services 和 Microsoft Office Outlook

9、 2007 的集成功能 增強的加密功能 備注字段歷史記錄跟蹤 1.3 Access的功能區 l命令選項卡l上下文命令選項卡l快速訪問工具欄 1.3.1 命令選項卡 l 【開始】選項卡 功能l 選擇不同的視圖。 l 從剪貼板復制和粘貼。 l 設置當前的字體格式。 l 設置當前的字體對齊方式。 l 對備注字段應用 RTF 格式。 l 操作數據記錄(刷新、新建、保存、刪除、匯總、拼寫檢查等)。 l 對記錄進行排序和篩選。 l 查找記錄。 1.3.1 命令選項卡l 【創建】選項卡 功能l 插入新的空白表。 l 使用表模板創建新表。 l 在 SharePoint 網站上創建列表，在鏈接至新創建的列表的當

10、前數據庫中創建表。 l 在設計視圖中創建新的空白表。l 基于活動表或查詢創建新窗體。l 創建新的數據透視表或圖表。l 基于活動表或查詢創建新報表。l 創建新的查詢、宏、模塊或類模塊。 1.3.1 命令選項卡l 【外部數據】選項卡 功能l導入或鏈接到外部數據。 l導出數據。l通過電子郵件收集和更新數據。l使用聯機 SharePoint 列表。l創建保存的導入和保存的導出。l將部分或全部數據庫移至新的或現有的SharePoint網站。 1.3.1 命令選項卡l 【數據庫工具】選項卡 功能l 啟動 Visual Basic 編輯器或運行宏。 l 創建和查看表關系。 l 顯示/隱藏對象相關性或屬性工作

11、表。l 運行數據庫文檔或分析性能。 l 將數據移至 Microsoft SQL Server 或 Access(僅限于表)數據庫。 l 運行鏈接表管理器。 l 管理Access加載項。 l 創建或編輯Visual Basic for Applications (VBA) 模塊。1.3.2 上下文命令選項卡 l 上下文命令選項卡就是根據用戶正在使用的對象或正在執行的任務而顯示的命令選項卡。 例如，當用戶在設計視圖中設計一個數據表時，會出現【表工具】下的【設計】選項卡，如下圖所示。 而在報表的設計視圖中創建一個報表時，則會出現【報表設計工具】下的三個選項卡，如下圖所示。 1.3.3 快速訪問工具欄

12、 l “快速訪問工具欄”就是在Office徽標右邊顯示的一個標準工具欄。l 單擊快速訪問工具欄右邊的小箭頭，可以彈出【自定義快速訪問工具欄】菜單，用戶可以在該菜單中設置要在該工具欄中顯示的圖標，如下圖所示。 1.4 Access的新增功能 lAccess的新增數據庫工具 lAccess增強的數據共享 1.4.1 Access的新增數據庫工具l 增強的排序和篩選功能 例如，在一個數據表中右擊，在彈出的快捷菜單中可以選擇各種篩選和排序功能，如下圖所示。 同時，在表的【數據表視圖】中單擊字段旁的小箭頭，將彈出【排序和篩選】菜單，如下圖所示。 1.4.1 Access的新增數據庫工具l 布局視圖 新增

13、的【布局視圖】允許用戶在瀏覽時進行設計更改。利用此功能，可以在查看實時窗體或報表結果的同時，進行許多最常見的設計更改。 l 用于選取日期的自動日歷 采用“日期/時間”數據類型的字段和控件自動獲得了一項新增功能，即支持用于選擇日期的內置交互式日歷。 1.4.1 Access的新增數據庫工具l 增強了快速創建功能 可以快速創建新的窗體、報表、表、SharePoint 列表、查詢、宏、模塊以及更多對象。 下圖是一個自動創建的窗體的例子。 1.4.1 Access的新增數據庫工具l 快速創建數據表（只需選擇【創建】選項卡上的【表】按鈕，即可創建一個新的數據表。）l 數據表中的匯總行 可以在其中添加合計

14、、計數、平均值、最大值、最小值、標準偏差或方差。 單擊【開始】選項卡下【記錄】組中的【合計】按鈕，即可在【數據表視圖】中顯示“匯總”行，如下圖所示。 “匯總”行中，各個字段列的左邊有一個下拉箭頭，單擊該箭頭，即可在彈出的下拉列表框中選擇相應的功能，如下圖所示。 1.4.1 Access的新增數據庫工具l 用于創建新字段的【字段模板】l 【字段列表】任務窗格 第一步：在【數據表】選項卡下，單擊【字段和列】組中的【新建字段】按鈕，如下圖所示。 第二步：系統彈出【字段模板】窗格，如下圖所示。 第三步：雙擊該窗格中的字段，或者將字段直接拖動到當前的數據表中，就可以創建字段了。 1.4.1 Access

15、的新增數據庫工具l 分割窗體 可以創建合并了【數據表視圖】和【窗體視圖】的窗體。 l 嵌入的宏 1.4.2 Access增強的數據共享 l使用Outlook 2007 l使用 SharePoint 網站 l導出為 PDF 和 XPS 1.5 Access的六大對象 l表 l查詢 l窗體 l報表l宏l模塊 1.5.1 表 l 表是數據庫中最基本的組成單位。建立和規劃數據庫，首先要做的就是建立各種數據表。數據表是數據庫中存儲數據的唯一單位，它將各種信息分門別類地存放在各種數據表中。 學生信息表： 客戶資料表： 1.5.2 查詢 l查詢是數據庫中應用最多的對象之一，可執行很多不同的功能。最常用的功能

16、是從表中檢索特定數據。l查詢有兩種基本類型：選擇查詢和操作查詢。 查詢設計器 ：選擇查詢的運行結果：1.5.2 查詢l 操作查詢可以對數據執行一項任務。例如該查詢可用來創建新表、向現有表中添加、更新或刪除數據。l 可以看到，在下圖的“導航窗體”中，有多種不同的查詢，既有“更新查詢”，也有“刪除查詢”等，各種查詢都是在查詢設計器中的【查詢類型】組中選擇和創建的。 1.5.3 窗體 l 窗體有時被稱為“數據輸入屏幕”。窗體是用來處理數據的界面，而且通常包含一些可執行各種命令的按鈕。 例如，可以在下圖中的客戶資料窗體中輸入客戶的新的資料。 用戶還可以創建各種透視窗體，例如可以創建一個數據透視圖窗體，

17、用圖形的方式來顯示數據的統計結果。下圖就是一個典型的數據透視圖窗體。 利用窗體，還可以創建用于程序導航的【主切換面板】。該面板中有各種不同的功能模塊，單擊某一按鈕，即可啟動相應的功能模塊，如左圖所示的例子。 1.5.4 報表 l 報表主要用來打印或者顯示。運用報表，還可以創建標簽。將標簽報表打印出來以后，就可以將報表裁成一個個小的標簽，貼在貨物或者物品上，用于對該物品進行標識。下圖是一個典型的標簽報表的例子。1.5.5 宏 l 利用宏，用戶不必編寫任何代碼，就可以實現一定的交互功能。比如彈出對話框，單擊按鈕打開窗體等。 l 可實現的功能 打開/關閉數據表、窗體，打印報表和執行查詢。 彈出提示信息框，顯示警告。 實現數據的輸入和輸出。