1、公司文件管理制度文件編號：A-DCC-001編制日期：2011-7-28版本：A修改狀態：001.0目的為保障公司文件管理工作制度化、規范化，確保各相關部門及場所使用的文件均為 有效受控版本，特制定本制度。2.0適用范圍2.1 外來文件（上級公司及同級單位來文）；2.2 公司內部公文（包括公告和通知）、管理制度、作業標準等；2.3 文件的形式包括紙質和非紙質，如網絡、軟盤、光盤等數碼性存儲載體；2.4 受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。3.0職責3.1 公司總經辦文控中心是文件控制的歸口管理部門，負責外來文件、管理制度、 作業標準文件的發放、回收、銷毀、歸檔等，編制受控文件清單和記錄

2、清單;3.2 總經辦文控中心負責各部門公文（包括公告和通知）統一編號，發放、回收、 銷毀、歸檔等工作由各起草部門負責；3.3 采購部負責商品采購合同的歸檔、保管工作；銷售部負責商品報價單及銷售合 同的歸檔、保管工作；其他行政類合同由總經辦負責歸檔、保管；3.4 各部門負責所屬業務范圍相關文件/記錄的擬定；3.5 總經理或授權部門負責人批準發布；3.6 各部門負責制定本部門記錄的格式、收集、編目、保管期限和處置；3.7 填寫記錄人員對記錄的真實性、完整性負責。4.0定義4.1 公文（包括公告和通知）：其明確了發布范圍，是向公司內部宣布重要事項時 使用的文件。公文具有莊重性、廣泛性和周知性特點；4

3、.2 管理制度：為達到公司管理目標，而明確制定的指導性文件，以達到統一思想、 統一方法和統一行動的目的；4.3 作業標準：指保證在崗人員完成崗位要求的規定，即為規范作業人員的操作而 制定的，對各項工作制定的操作程序和規范化規定；4.4 表格：是表達、解釋工作結果和業務信息所運用的數據傳遞形式。它由一行（列）或多行（列）單元格組成，以便快速引用和分析。能夠清晰簡明地傳遞所需要 表達的信息；4.5 保密文件：凡是涉及薪資、財務、成本、營銷策略以及客戶信息的各類形式的 公文、制度等文件，均屬于保密文件；4.6 非保密文件：屬相對性概念。公司內部，以各類文件形式公開發布的公文、制 度及相關表格等，均屬

4、于非保密文件。相對于外部，公司內所有非保密文件均為保密文件。5.0文件格式及標準5.1 公文（包括公告和通知）5.1.1 標題：二號微軟雅黑，加粗；5.1.2 司標：文件右上角；5.1.3 文件號：文件編號及發文日期，黑體五號，靠右對齊;5.1.4 文件編碼原則：一流水號（3位數字）自然年（如2011）職能代碼（見附件1,表1）編號中英文及數字米用五號Calibri字體。1.1.5 公文摘要部分格式：收文：發文：抄送：主題：四號黑體；1.1.6 正文：小四號宋體，正文中的英文及數字采用小四號Calibri字體;1.1.7 頁邊距：上、下、左、右均；1.1.8 段落：倍行距；段前、段后0cm1.

5、1.9 標點采用全角符號，裝訂左側。5.2 管理制度5.2.1 標題格式：5.2.1.1 司標：文件左上角5.2.1.2 文件名稱：三號宋體，加粗；上下左右居中；5.2.1.3 文件號：文件編號及版本號填寫在標題框中；5.2.1.4 編碼原則：流水號（3位）職能代碼（見附件1,表1）文件級代碼（見附件1,表2）編號中英文及數字米用五號Calibri字體；5.2.1.5 版本：用A、B表示,五號 Calibri字體；5.2.1.6 修改狀態：00、01,五號 Calibri 字體。5.2.2 段落標題：宋體小四字體，加粗；5.2.3 段落序號：一級：、 ;二級：一級段落號+流水號，如：、；、 ；

6、三級：二級段落號+流水號，如：、；、.；四級：三級段落號+流水號，如：；.；5.2.4 正文：宋體小四號，正文中的英文及數字采用小四號Calibri字體；5.2.5 頁邊距：上、下、左、右均；5.2.6 段落：倍行距；段前、段后0;5.2.7 頁眉和頁腳：5.2.7.1 頁眉格式：司標，靠左對齊；“內部資料不得外傳”，宋體五號, 靠右對齊。5.2.7.2 頁腳格式：文件名稱、文件編號及版本左對齊，斜體小五號字， Page （頁碼）of （總頁數），靠右對齊。字母及數字使用 Calibri 字體小五號；5.2.8 標點采用全角符號，裝訂左側。5.3 表格5.3.1 頁眉格式：司標，靠左對齊；5.

7、3.2 表格名稱：四號宋體，加粗，左右居中;5.3.3 文件號：表格編號及版本號，右對齊；5.3.4 表格編碼原則：表單版本號（A、R C）/修改次流水號（2位數字）所屬文件編號編號中央文及數子米用五號Calibri子體;5.3.5 版本：用 A B表示,五號 Calibri字體;5.3.6 修改狀態：00、01，五號Calibri 字體;5.3.7 表格欄目字段：宋體五號字，英文及數字采用五號Calibri字體;5.3.8 行高：；5.3.9 頁邊距：上左右2cm,下邊距視表格布局而定;5.3.10 段落：單倍行距；5.3.11 橫式表格指定寬度26cm,豎式表格指定寬度17cm；5.3.1

8、2 表格左右居中，裝訂左側。5.4 合同編碼原則:5.4.1 公司所有合同需按編碼分類進行存檔管理備查;5.4.2 編碼原則：k流水號（3位數字）區域碼（見附件1,表3）自然年職能碼（見附件1,表1） 編號中英文及數字米用五號Calibri字體。5.5報價單編碼原則：5.5.1 銷售用報價單，以銷售渠道及區域分類存檔備查；5.5.2 編碼原則：x-xxxxxxxxII流水號（3位數字）自然年區域碼（見附件1,表3）銷售渠道代碼（見附件1,表4） 編號中英文及數字米用五號Calibri字體。6.0文件管理6.1 文件的簽發6.1.1 文件由業務部門相關人員負責擬定，文件編輯格式須按照本文規定；6

9、.1.2 管理制度和作業標準文件審批程序，由擬稿人填寫文件新建/更改中請，經部門負責人初審，相關職能負責人評審，總經理或授權部門負責 人批準發布；6.1.3 管理制度和作業標準文件的適用范圍僅限本部門內部，由部門經理批準后發布。適用范圍涉及多部門的文件，需報請總經理批準。所有文件均由 總經辦文控中心統一編號后發布，各部門不得自行發布制度性文件；6.1.4 業務性通知、計劃、公文須由本部門經理或總經理簽批，并且在總經辦 文控中心編號后發布。6.2 文件的收、發及保管6.2.1 簽收外來文件（不包括信件、快遞）時，由總經辦文控中心核對，登記 在外來文件清單中，編號后轉至接收職能，并由收件職能簽收；

10、6.2.2 受控文件的發放，由總經辦文控中心擬定文件發放范圍，并加蓋“受控” 印章，按范圍進行登記發放，并由部門負責人組織相關人員學習；6.2.3 各部門應指派一名人員負責本部門文件的接收、保管工作；6.2.4 文件領用部門在文件發放/收回記錄上簽名登記后，領取文件。6.2.5 當使用文件的部門或人員領到文件后，發生了文件丟失或破損時，不得隨意借用他人的文件進行復印，需向總經辦文控中心提出補充發放需求，在文件發放/ 收回記錄上備注。6.3 文件的評審與更改6.3.1 評審分為定期評審和不定期評審。 定期評審由原文件的起草部門組織相關部門，自發布之日起連續使用半年即進行一次評審；遇有組織機構、工

11、作流程、法律法規等發生變化時由原文件起草部門組織對已有文件進行評審，執行文件更改申請流程（附件2） 。6.3.2 當文件需要進行修改時，擬稿人在原版文件中將增加部分，以紅色斜體字標注。 刪除部分， 以藍色斜體字體表示。 同時在文件首頁的“變更履歷”中，注明本次修改內容和章節段落?？偨涋k文控中心統一發布時，本次更改部分字體以黑色斜體表示，以示區別。6.3.3 文件修改后，由擬稿部門經理初審，同時請相關部門進行會審，以確保文件的適用性。6.3.4 修改后的文件，其版本即進行更新，并記載更改內容。6.4 文件的換版和作廢6.4.1 每版本文件最多修改5 次，每次修改出現大幅度更新，或修改頁數超過3頁

12、的，需進行換版（版本號依次為A R C、），原版作廢，換發新版,6.4.2 作廢文件由總經辦文控中心按文件發放/ 收回記錄收回，加蓋“作廢”印章。需作資料保留的文件，在封面的右上角注明“保留參考資料”不保留的紙質及光盤文件需進行粉碎性銷毀或燒毀，網絡共享形式存儲的文件進行刪除處理。6.4.3 作廢文件由總經辦文控中心填寫文件銷毀登記表 ，總經理審批后銷6.5 文件的管理6.5.1 文件經審批后，原版文件由總經辦文控中心填寫受控文件清單后歸檔，或同時發布于公司共享網絡平臺。6.5.2 需臨時借閱文件的人員，填寫文件借閱登記表，向總經辦文控中心借閱文件的復印件，并按期歸還。6.6 文件的借閱6.6

13、.1 非保密文件，借閱人在總經辦文控中心辦理借閱登記，在約定時間內按時歸還，未經同意，借閱人不得翻印或轉借他人；6.6.2 保密文件，借閱人需經部門經理、文件主控部門經理及總經理批準后按照上述程序辦理借閱登記，并做好保密工作。6.7 文件的歸檔6.7.1 合同的歸檔管理，執行相關合同管理文件；6.7.2 財務報表憑證，由財務部門統一管理和銷毀；6.7.3 其他公文、會議紀要以及表單（如采購訂單、銷售訂單、報價單等）由各業務部門按類別、日期等索引方式保管。7.0 記錄管理7.1 各部門負責收集、整理、短期保存本部門的記錄，并按日期或類別的索引方式進行歸檔；7.2 記錄填寫要及時、真實、內容完整、

14、字跡清晰，不得隨意涂改。確需改正時，用杠改的方式，并簽全名或蓋章，注明更改日期；7.3 存放于可有效“五防” （防盜、防潮、防鼠、防蟲、防火）的位置，以保持記錄整潔，字跡清晰，并按規定的期限保存記錄；7.4 記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由申請部門填寫文件銷毀登記表交總經辦文控中心審核后，由總經理批準銷毀。8.0 其他規定8.1 本文件由總經辦文控中心起草并負責解釋；8.2 本文件自下發之日起執行。9.0 相關記錄9.1 文件新建/ 變更申請A-DCC-001-019.2 文件發放/ 收回記錄A-DCC-001-029.3 文件銷毀登記表A-DCC-001-039.4 受控文件清單A-DCC-001-049.5 外來文件清單A-DCC-001-059.6 文件借閱登記表A-DCC-001-069.7 記錄清單 A-DCC-001-0710.0 附 1 編碼明細表11.0 附 2文件控制管理流程圖附1:編碼明細表表1:職能代碼職能職能代碼職能職能代碼文控DCC信息I采購P財務F銷