1、精選優質文檔-傾情為你奉上電子文檔管理辦法1 總 則1.1 為了規范公司電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的公司電子檔案管理體系，保障公司電子文件和電子檔案的安全保管與有效利用，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法、國標GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規范及行標CJJ/T117-2007建設電子文件與電子檔案管理規范等有關法規，特制定本辦法。1.2 本辦法適用于全公司范圍內的電子文檔管理。1.3 公司電子文檔管理除執行本辦法外，尚應執行國家現行有關標準的規定。2 術 語2.1 電子文件：是指在數字設備及環

2、境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。 2.2施工工程電子文件：在工程施工過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。施工工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。2.3 歸檔電子文件：是指在各項活動中產生并具有保存價值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統計的過程。2.4 電子文件的邏輯歸檔：指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文

3、件的管理權限向檔案部門移交的過程。2.5 電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。2.6 電子文件的真實性：指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成的原始狀況一致。2.7 電子文件的完整性：指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。2.8 電子文件的有效性：指電子文件應具備可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。2.9 背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。2.10元數據：指描述電子文件數據屬性的數據，包括

4、文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。2.11定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結果，有重要憑證、依據價值，收集時需落實必要的簽字手續，明確公文擬稿、核稿、簽發等環節的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應以不同標識加以區別。 2.12 正式電子文件：將修改、簽發完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標識應以正式文件文號注明。 2.13 文本文件：用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電

5、子文件以XML、RTF、TXT、NSF為通用格式。2.14圖像文件：用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態圖像文件。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換為通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。 2.15 圖形文件：采用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。2.16影像文件：用數碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態圖像文件。對用視頻或多媒體設備

6、獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。 2.17 聲音文件：用音頻設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。2.18超媒體鏈接文件：用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。2.19數據庫文件：用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。數據庫文件以DBF、XLS文件為通用格式。 2.20 計算機程序：計算機使用的商用或自主開發的系統軟件、應用軟件等。3 電子文件管理體制和職責3.1電子文件歸檔管理歸公司檔案室

7、負責，解決實際問題,為電子檔案的保管、查驗、復制等提供支持。3.2電子文件的形成、承辦、運轉、整理與歸檔等工作，由承辦部門負責，將電子文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。3.3建立由網絡管理和技術人員負責審核的電子文件的有效性管理制度。3.4根據電子文件的類型和特點注明文件格式、時間、軟硬件環境、格式等相關的數據及參數。保證歸檔電子文件的質量。歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應當在內容、相關說明及描述上保持一致。3.5對于加密電子文件，應當解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應當將其解密程序同時歸檔。3.6網管部門

8、每年四月對檔案室備份的電子文件進行抽樣讀取檢驗，發現問題及時采取措施，并根據軟硬件升級換代情況，適時對電子文件進行遷移作業。3.7歸檔電子文件與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理。檔案管理人員要學習掌握計算機和電子文檔管理的操作技能，利用歸檔的電子文檔，積極開展檔案編研和服務利用等工作。 4 電子文件收集、積累4.1 收集積累的范圍4.1.1凡是在公司管理中反映主要職能活動，包括文書和業務工作在內的電子文件，以及相關的支持軟件和數據等都屬于電子文件的收集范圍。4.1.2凡是記錄與工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀的具有重要憑證、依據和參考價值的電子文件和相關數據等都應屬于公司

9、建設工程電子文件的收集范圍。各類建設工程電子文件的具體收集范圍應符合現行國家標準建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328的有關規定。4.1.3 公司電子文件的內容必須真實、準確。施工工程電子文件內容必須與工程實際相復核，且內容及其深度必須復核國家有關工程施工、監理、測量等方面的技術規范、標準和規程。4.1.4 記錄重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應當保留。正式文件是紙質的，應將紙質文件與數字化后的電子文件一同保存。4.1.5 凡是屬于收集積累范圍的電子文件，收集積累時均應進行登記，填寫電子文件登記表。4.1.6 在電子文件的形成和處理過程中，如需改動

10、，應填寫電子文件更換記錄表。4.1.7 應定期（每季度）備份施工工程電子文件，并應存儲與能夠脫機保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應實行分段積累，一年拷貝一次。4.1.8收集電子文件時，應該注明電子文件的存儲格式及其軟、硬件環境。公司檔案室應當保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環境。電子文件原則上要轉換成通用格式的電子文件，如不能轉換，收集時應當連同專用軟件一并收集。4.1.9 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的，與電子文件處理有關的參數、管理數據等，應當與電子文件一同收集。4.1.10套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存

11、儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。4.1.11電子文件在形成、接收時就要制作備份（一式三份）。4 .2收集積累的電子文件類型4.2.1電子文件稿本 電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。 4.2.2 電子文件信息類型 要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結文件、程序文件和數據庫文件。 對用專用軟件產生的電子文件應轉換成通用型電子文件，若不能轉換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。4.2.3電子文件載體類型目前主要有移動硬盤、U盤、光盤、磁盤、磁帶等介質的載體類型。4.2.4 電子文件的登記1）每份電子文件均應當在電子文

12、件登記表2）電子文件登記表應當與電子文件同時保存。3）電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U定稿電子文件；F正式電子文件。4）電子文件類別代碼：T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結文件；P程序文件；D數據文件。5 電子文件的歸檔5.1 電子文件鑒定5.1.1電子文件在歸檔前應當進行鑒定。鑒定內容：確定歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定電子文件的密級、歸檔范圍和保管期限。5.1.2 集中歸檔的電子文件，歸檔前應當由文件形成部門按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入歸檔電子文件移交、接收

13、檢驗登記表；5.1.3 電子文件保管期限和密級的劃分，參照公司關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與紙質文件信息的保管期限一致。5.2 歸檔時間、方法及歸檔步驟5.2.1 電子文件按照紙質文件歸檔的相關規定進行歸檔。5.2.2 電子文件歸檔時，應當對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環境的有效性，軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。5.2.3 電子文件的歸檔，按照歸檔分類方案所設置的鑒定標識（歸檔分類代碼）進行。 5.2.4 存儲電子文件的載體或裝具上應當貼有標簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內容，歸檔

14、后的電子文件的載體應當設置成禁止寫操作的狀態。5.2.5 特殊格式的電子文件，應當在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。5.2.6 相應的電子文件機讀目錄、相關軟件以及其他說明等應當同時歸檔，并將電子文件的檔案號返登入電子文件登記表。5.2.7 對需要長期保存的電子文件，將機讀目錄與相應的電子文件存儲同一載體中，同時載體中存儲的歸檔文件名應當與機讀目錄名稱一致。5.2.8 歸檔完畢，電子文件形成部門應當將存有歸檔前電子文件的載體保存1年。5.2.9電子文件的著錄應當參照檔案著錄規則（DAT18）進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和責任者、操作者、背景信

15、息、元數據等其他標識，并按歸檔文件整理規則（DAT 22）規定的格式打印紙質目錄。5.2.10 歸檔步驟電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時歸檔的電子文件先做邏輯歸檔，然后每隔半年完成物理歸檔。1）邏輯歸檔：具有穩定可靠的網絡環境、有嚴密的安全管理措施以及對內容重要的電子文件制作了紙質版本的部門，可以直接向檔案室實施邏輯歸檔，基本要求是：a.電子文件歸檔操作由具體經辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標識。b.檔案室要會同各部門設定查詢歸檔電子文件的權限。c.網絡管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。d.歸檔的電子文件要有該電子文件

16、產生及運行過程的背景信息及元數據。 e.局域網內部要有可靠的安全防范措施，系統設備更新、數據轉換時，要確保數據準確無誤并能在新系統中運行。f.電子文件歸檔后，檔案人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。g.各部門設備更新時要及時做好數據向新設備的轉換工作，做好數據更新記錄，將轉換后的新數據向檔案室移交歸檔。 2)物理歸檔：檔案部門應在每年半年將已邏輯歸檔的電子文件分門別類地制作成光盤，并制作相應的歸檔電子文件登記表一式兩份，待各歸檔部門確認無誤后雙方簽署，以實現物理歸檔。物理歸檔的基本要求是： a.電子文件承辦人應根據歸檔范圍，在電子文件產生時就對應歸檔電子文件標注一定的標記（文件題名、形

17、成日期、編號等）。 b.公司及分公司相關部門辦理完畢的電子文件，實時進行邏輯歸檔，凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，每隔半年完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在部門保留一年后方可銷毀。 c.特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應在存儲載體上同時備份相應查看軟件。對用數據庫管理系統生成的數據庫文件，數據庫結構字段名為非漢字的結構歸檔時應附數據庫結構說明書，標明每個字段的漢字名稱；如記錄內容用代碼表示的應全部轉換為漢字表示，以確保數據庫信息的可利用性。 推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。6 歸檔電

18、子文件的移交、接收、保管、利用與統計、分析6.1歸檔電子文件的移交電子文件的形成部門在每年三月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向檔案室移交歸檔，數據庫文件按季度向檔案室移交歸檔。6.2 接收檢驗檔案室應對已歸檔的電子文件的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率必須達到100%。檢驗項目如下： 1）載體有無劃痕，是否清潔； 2）有無病毒； 3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續； 4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全； 5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。6.3 移交手續和保管要求6.3.1 檔案室驗收合格，完成歸檔電子文件移交

19、、接收檢驗登記表的填寫、簽字和蓋章等環節。登記表一式2份，一份交電子文件形成部門，一份由檔案室自存。6.3.2歸檔電子文件的保管除應當符合紙質檔案的要求外，還應當符合下列條件：1）歸檔載體應當作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2）單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擠壓。3）存放時應當遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。4）環境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：35%45%。6.4 有效性保證6.4.1設備環境更新時應當確認庫存載體與新設備的兼容性；對于不兼容的，應當及時進行載體轉換，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后，可擦寫載體擦除后可以重復使用，不可清除內容的載體按保密要求處置

20、。6.4.2 磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不得低于10%，如發現問題應當及時采取恢復措施。6.4.3 對磁性載體上的歸檔電子文件，應當每4年轉存一次。原載體同時保留時間不得少于4年。6.4.4 檔案室應當在檢驗完成后將結果填入歸檔電子文件管理登記表。6.5 電子文件的遷移6.5.1系統設備更新、系統擴充、應用軟件升級或者改變時，應當及時對歸檔電子文件進行遷移操作，并填寫歸檔電子文件遷移登記表。6.5.2遷移之前必須做數據備份。6.5.3保持數據在遷移前后的一致性。6.6 電子文件的利用6.6.1歸檔電子文件的封存載體不外借。未經審批同意，任何單位或者個人不允許擅自

21、復制電子文件。6.6.2利用電子文件應當使用拷貝件。6.6.3具有保密要求的電子文件采用聯網方式利用時，應當遵守國家或部門有關保密的規定。6.6.4利用電子文件不得超出紙質文件相應的權限規定范圍。6.7 歸檔電子文件的鑒定銷毀6.7.1歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照紙質檔案鑒定銷毀的規定執行，并且應當在辦理審批手續后實施。6.7.2屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應當連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除；不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。6.8 統計、分析6.8.1 檔案室應當及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。6.8.2電子檔案管

22、理員提供對歸檔電子文件的數據分析和利用情況分析。7 附 則附錄A（電子文件登記表） 類別代碼：                                          &

23、#160;      第   頁    共     頁序號文書登記號文件標題稿本代碼檔  號備   注（軟、硬件環境）                         &

24、#160;                                  填表人：         填表日期：     

25、60;          審核人：          審核日期：附錄B（歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表） 移交部門：                         &

26、#160;           經辦人：接收部門：                                     經辦人：檔號或文書登記號載

27、體檢驗病毒檢驗真實性檢驗完整性檢驗有效性檢驗技術方法及相關軟件說明、資料檢驗                                           

28、0;                                        移交日期：         

29、;             審核人：            審核日期：附錄C（歸檔電子文件管理登記表） 序號操作日期操作人設備檢驗載體檢驗兼容性檢驗讀取檢驗轉存