1、全面提升信息化管理水平 加快建設數字化研究所中國兵器工業集團第201研究所 苗衛東 2006年12月，中國兵器工業集團第201研究所召開信息化工作會議，研究出臺了“十一五”信息化發展規劃，制定了建設數字化研究所要“突破四大應用、強化兩個體系、提升一個平臺”的發展戰略。四大應用是指協同設計、協同試驗、協同生產、協同辦公四大系統，不斷發展、深化和拓展的動態過程。兩個體系是指以網絡建設為基礎的安全保密體系，以共享基礎資源為目標的標準規范體系。一個平臺是指企業級信息門戶為表現形式的信息、應用、界面集成。在國防科技工業“強化基礎、提高能力、軍民結合、跨越發展”的新形勢下，研究所把信息化發展戰略作為頂層戰

2、略之一。為確保目標任務的順利完成，健全了信息化建設“一把手工程”的組織體系，制定了加大資金投入和加大人才隊伍培訓的有效措施，對照諾蘭模型，提出了盡快走出“控制階段”、消除部門壁壘和信息孤島、深化各項應用“三步走”的實施步驟，不斷加快信息化建設步伐。為使信息化成為創新發展坦克裝甲車輛技術的關鍵環節，加速實現由機械軍工向數字軍工的轉變，“十五”期間，研究所共投入4000萬元，以建立協同辦公系統為切入點，以CAD/CAE廣泛應用、構建PDM系統和坦克裝甲車輛知識平臺為主要目標，加快信息化建設步伐。目前，信息化基礎設施已具規模，建成了覆蓋科研園區主干為千兆級，百兆級到桌面的網絡系統，網絡端口1300余

3、個，聯網用戶1000余人，購置了SAN+NAS結構容量為15T網絡存儲系統，建立了網絡入侵檢測、安全掃描、網絡防病毒系統,引進了具有64個雙核CPU、共計有128核的高性能計算服務器系統。相繼建立了財務管理信息、固定資產管理、人力資源管理、物資管理等系統，規范了管理流程，提高了管理水平。先后引進了大型CAD/CAE系統Pro/E軟件，初步建立了數字化協同設計環境。購置了結構分析、動力分析、流體分析、可靠性分析、系統仿真、液壓控制、電磁兼容分析、發電機仿真設計等工程分析軟件，提高了工程分析與仿真能力，為優化設計方案提供了參考依據。通過企業級產品數據管理系統（PDM）的實施，初步構建了一個高效的產

4、品數據管理平臺，能夠系統化地管理研發過程產生的數據，并對數字化產品數據進行有效組織和存放，實現了產品數據信息快速檢索和重用。同時通過對設計流程管理，規范了審簽流程。在成功實施企業級產品數據管理系統的基礎上，研究所強力推進坦克裝甲車輛知識工程平臺的建設。基于強大的信息化平臺，研究所以管理信息化促進工程信息化，通過工程信息化推動科研、生產和管理水平的大幅提升，向建設數字化研究所的目標邁進了一大步。在實施協同辦公系統的過程中，主要在觀念創新、流程創新、工具創新、項目推動創新等方面做了一些有益的嘗試和探索。一、觀念創新觀念創新是信息化建設取得良好效果的基礎和前提。除了進行技術培訓和采取行政措施外，主要

5、采用“應用為上”策略，通過實際應用效果來改變職工固有觀念，使信息化工作逐步實現“我要做”。在平臺運行初期，通過強制執行，加強了認識，促進了觀念更新。傳統的收文辦理要經過收文登記-擬辦-傳閱-領導批示-辦理-返回-歸檔等幾個環節，其中傳閱環節是將文件按順序交給相關領導，并給出辦理意見，文件在相關領導滯留幾天是常有的事，有些收文辦理可能長達十天甚至二十天時間。收文辦理網絡化后，對傳閱環節進行了創新改造，變串行辦理為并行辦理，大大節約了辦理時間。利用協同辦公平臺使收文辦理流程并行化、顯性化，也大大提高效率，主要職能部門也降低了工作強度，使管理部門成為協同辦公系統應用的積極推進者。目前全所已經基本形成

6、在做任何事前首先考慮協同辦公平臺能為我做什么的觀念，使網絡化辦公在全所深入人心。二、流程創新 流程創新是管理創新的重要內容之一，也是具有一定技術性的工作。項目實施組在認真研究流程再造理論和項目管理思想后，提出了平民化、簡單化流程優化的基本理念，并在流程優化方面做了兩個方面的實用性創新。一是流程優化原理簡單化創新。通過對先進管理理念和流程優化理論的研究，結合現有流程，整理出流程四要素的優化方向，指導業務部門開展流程優化工作。流程過于復雜的，在優化建議上提出減少活動數量和簡化活動內容；活動間關系過于復雜的，提出簡化活動間關系優化建議，并建議減少過多并行和反饋關系；在活動承擔者上，提出減少活動承擔者

7、；在活動的實現形式上，重點考慮能否讓協同工作來實現此活動的優化建議。二是創新設計出流程改進卡片。為指導流程參與者開展好流程優化工作，推出流程優化改進卡片，明確提出了清除、簡化、整合、自動化等四個主要活動。平民化、簡單化理念的推行，加上輔助工具流程優化方向表和流程改進卡片的應用，使流程優化和創新工作得到快速推進，目前協同辦公系統運行已上線20多個業務流程。三、 項目推動創新協同辦公平臺作為研究所的重要管理創新平臺，平臺項目本身的實施就是一項復雜的系統工程，在實施推進該項目上，進行了一系列管理創新工作。一是項目推進與各部門主要負責人考評掛鉤。管理信息化項目實施非常強調“一把手工程”，不僅僅是企業“

8、一把手”，而是企業各級“一把手”。在實施協同辦公系統過程中，首先得到了所長的大力支持，為使系統真正發揮其管理平臺的作用，為管理創新服務，在系統平臺推進過程中采取了兩條強硬措施，一條是所有需要所級領導審批的文件、請示匯報、合同審批等一律通過協同辦公平臺的相關管理功能模塊來執行。另一條是制定了項目推進與各部門主要負責人考評直接掛鉤，對利用平臺進行管理創新成績突出者給予獎勵，實現了從協同平臺實施初期的被動參與到目前的全面主動參與。二是建立一個有力度并有效的實施組織。建立一個有力度并有效的實施組織是信息平臺順利推進的一個重要措施，針對協同辦公平臺的業務特點，將項目實施控制權交給了所辦，信息辦及其它各業

9、務部門配合實施。所辦管理著幾乎全所的行政管理流程，而且大多數行政辦公流程都要經過所辦，所辦的行政調度能力也遠遠大于其它任何部門。三是不斷加大培訓力度。對中青年技術人員采用集中培訓和網上幫助等形式解決大部分人員的使用培訓問題，對中高層領導干部進行重點強化培訓，并通過考試認證強化培訓效果。四、工具創新研究所協同辦公平臺是在IBM公司LOTUS NOTES平臺上搭建完成的。NOTES平臺固然有其許多優點，但在功能上還存在一定局限性。針對實施過程中業務人員的需求和項目推進的需要，項目組對系統功能進行了多處創新。一是增加自動督辦功能。當某人在規定的時間內未進行相關流程活動處理時，向其待辦工作信息欄中自動

10、發出催辦信息，此功能在系統推行初期起到了很好的作用。二是增加自動提醒功能。當某個人員待辦工作或信箱中出現新信息時，系統自動進行提示，業務人員還可自行設置提醒音樂，方便對工作的及時處理。經過幾年的優化完善，目前研究所的協同辦公系統進入穩定運行階段，影響著研究所各個層面，對未來發展已經或正在產生深遠影響，并在觀念變革、優化規范流程、縮短型號研制周期、提高管理顯性化和透明化、培養人才隊伍等方面取得了實實在在的效果，為深入推進信息化建設奠定了良好基礎。從效率方面看，辦事效率比以往提高了3到10倍，個別比較簡單的流程可以在1天甚至十幾分鐘內完成。序號流程名稱主要創新和優化點優化前執行時間優化后執行時間1

11、收文流程減少了所辦助理環節、串行批復并行匯報最長：20天最短：5天最長：6天最短：1小時2發文流程減少了所辦助理環節、串行批復并行匯報、避免了多關匯報最長：30天最短：5天最長：6天最短：1小時3會議審批流程網上審批、減少內部行文環節最長：5天最短：1天最長：3天最短：1天處理數個會議審批4請示匯報流程直接對主管領導匯報，減少了向其它相關領導匯報環節，流程跨度大大縮短最長：10天最短：5天最長：5天最短：1小時請參考附件5：一天審結請示匯報的示例5事務督辦流程網上督辦、即時提醒一天只能辦幾件督辦網上實時督辦，短時間內處理數個督辦工作6比質比價流程信息公開透明、網上審批、并行變串行的簡化處理最長：10天最短：1天最長：3天最短：1個小時在效益方面，以比質比價審批流程為例，不僅有效地配合了管理工作，