1、歸檔文件整理規則1  范圍本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。2  定義本標準采用下列定義。2.1   歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。2.2   歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3  件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。來文與復文可為一件。

2、3  整理原則遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。4  質量要求4.1  歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整；字跡模糊或易褪變的文件應予復制。4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。5  整理方法5.1   裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。5.2  分類歸檔文件可以采用年度機構（問題）保管期限或保管期限年度機構（問題）等方

3、法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。5.2.1  按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2  按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3  按機構（問題）分類    將文件按其形成或承辦機構（問題）分類(本項可以視情況予以取舍)。5.3  排列    歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。5.4  編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容，歸

4、檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖ai。圖例中“”號欄為選擇項，不選用時無須印制。以下同）。5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.2  年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如 1978。5.4.3  保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4  件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類自內，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號按進館要求標注。5.4.5  機構（問題）：作

5、為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。5.5   編目歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。5.5.1  歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目（見圖a2）。5.5.1.1  件號：填寫室編件號。5.5.1.2  責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關和署名者。5.5.1.3  文號：文件的發文字號。5.5.1.4  題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“ ”號。5.5.1.5 

6、 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如 19990909。5.5. 1.6  頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7  備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2  歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型（長×寬為 297mm ×210mm）。5.5.3  歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖a3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。5.6   裝盒將歸檔文件按室編件號

7、順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1  檔案盒5 6.1.1  檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒外形尺寸為310mm ×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等見圖a4a。5.6.1.2  檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖 a4b、圖 a4c）。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。5.6. 1.3

8、  檔案盒應采用無酸紙制作。5.6.2   備考表備考表項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖a5），置于盒內文件之后。5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2  整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3  檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。5.6.2.4  日期：歸檔文件整理完畢的日期。 附錄a(提示的附錄）歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表圖示                      圖a1歸檔章式樣                      圖a2歸檔文件目錄式樣&#