1、中小型企業(yè)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)用戶操作手冊目錄1 系統(tǒng)登錄 (32 操作說明 (42.1 信息發(fā)布子系統(tǒng)操作 (42.2 公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)操作 (52.3 考勤管理子系統(tǒng)操作 (72.4 辦公室管理子系統(tǒng)操作 (82.5 系統(tǒng)管理子系統(tǒng)操作 (91系統(tǒng)登錄啟動(dòng)瀏覽器(IE或NetScape等,在瀏覽器地址欄中輸入服務(wù)器地址并按回車,進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)站的登錄頁面。用戶須在相應(yīng)的輸入框中輸入正確的用戶名和密碼。系統(tǒng)初始設(shè)定的用戶為(密碼與用戶名相同:系統(tǒng)管理員:admin登錄成功后,將顯示子系統(tǒng)列表(如圖所示,用戶可以從列表中選擇進(jìn)入以下子系統(tǒng):信息發(fā)布子系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)考勤管理子系統(tǒng)辦公室管理子系統(tǒng)系統(tǒng)

2、管理子系統(tǒng)以下幾章將詳細(xì)介紹這幾個(gè)子系統(tǒng)的操作。 2操作說明2.1 信息發(fā)布子系統(tǒng)操作【信息發(fā)布比較亂,代碼都是寫在控件上的,沒有分層】因?yàn)楫?dāng)時(shí)時(shí)間比較緊發(fā)布信息:圖片、word文檔、excel文檔后面是怎樣做的:由于有大對象,所以使用了存儲(chǔ)過程來提高性能信息發(fā)布是針對深能的需求做的,讀權(quán)限在中小型不一定用得上修改個(gè)人信息應(yīng)該提出去本功能供具有發(fā)布權(quán)限的用戶發(fā)布信息。可以使用的信息格式有“附圖片信息”和“文檔信息”兩種。用戶登錄系統(tǒng)后,都可以查看信息,但他(她所能閱讀的信息根據(jù)其讀權(quán)限的級別而有所差別。訪客只能閱讀所有用戶均可閱讀的信息,如公告、合理化建議等;其他用戶除了可以閱讀所有用戶均可閱

3、讀的信息外,還可以閱讀以下信息:所有部門皆可閱讀的,而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息;當(dāng)前用戶所屬部門可讀的,而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息。本功能可以讓用戶按“發(fā)布部門”或“信息類型”檢索其可以閱讀的所有信息。本功能供系統(tǒng)管理員刪除信息。本功能供網(wǎng)站用戶修改登錄密碼。2.2 公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)操作所有用戶都可以發(fā)布公文。用戶按照公文的要求發(fā)布自己的公文(公文號、標(biāo)題、內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布人、附帶文檔及文檔類型。公文除了管理員有所有管理權(quán)限之外,只能由發(fā)布人或已審批過的人查看。用戶自己填寫的公文成功提交后,進(jìn)入到選擇審批流程。流程分為兩種:固定流程和定制流程。固定流程

4、由發(fā)起人在固定流程表中選擇一個(gè)審批流程。分為:1、發(fā)起人選擇固定流程表中一個(gè)審批流程。2、若需要對固定流程進(jìn)行維護(hù)(增加、修改,提供選擇固定流程前到固定流程維護(hù)界面的入口,并能夠返回。也就是說用戶在選擇固定流程時(shí),可以先進(jìn)入到固定流程維護(hù)界面進(jìn)行維護(hù),然后返回選擇界面選擇一條固定流程。定制流程發(fā)起人發(fā)起公文后或上一個(gè)審批人審批完后,按照先部門后人員選擇下一步的審批人,完成后提交。本功能提供查看的公文是正在審批過程中的文件。發(fā)起人可以對自己發(fā)起的公文進(jìn)行維護(hù),維護(hù)類型如下:(1查看:查看本人發(fā)起的公文的審批情況。(2刪除。在還沒最終審批完成之前,對本人發(fā)起的公文,進(jìn)行作廢處理。審批人可以對自己審

5、批的文件進(jìn)行查看。用戶進(jìn)入到公文子系統(tǒng)就直接審批文件,若本公文審批流程為固定流程,則審批后提交完成,若審批流程為定制流程,則如同上面選擇審批流程功能模塊中的“(2定制流程”。歷史文件為已經(jīng)完成最后審批的文件。所有人都只能查看自己發(fā)起或者審批過的歷史公文信息,但不能進(jìn)行修改。其他人發(fā)布的文件自己又沒進(jìn)行審批則沒有權(quán)限查看。歷史文件的刪除操作由管理員進(jìn)行。作廢處理的文件只能由管理員才能夠查看。維護(hù)固定流程可以在用戶登錄公文系統(tǒng)后直接進(jìn)入,也可以在選擇固定流程的時(shí)候進(jìn)入。所有人都對自己創(chuàng)建的流程有增、刪、改和使用的權(quán)限,非制定人但在使用權(quán)限范圍內(nèi)由只有使用的權(quán)限。流程制定人的操作:a,增加。添加新的

6、固定流程。b,刪除。對已經(jīng)沒有實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的固定流程刪除掉。c,修改。對需要修改的流程進(jìn)行修改,例如人員的添加,刪除,改動(dòng)。固定審批流程的“使用范圍”類型如下:1本人,則這條固定流程只能供本人維護(hù)和使用。2某部門,則本部門所有人有使用和查看此項(xiàng)固定流程的權(quán)限,但無修改權(quán)限。3集團(tuán)所有人,則所有人有查看和使用的權(quán)限,無修改權(quán)限。查看分為流程的查看和流程相關(guān)人員的查看。查找文件描述1、按照一定關(guān)鍵字進(jìn)行文件查找,提供按公文名稱,發(fā)起人,發(fā)起時(shí)間,審批人以及人員編號等查詢。2、查看分列表和詳細(xì)兩種方式。3、管理員可以查看歷史文件,也可以查看在審的文件。管理員可以查看作廢處理的文件。管理員對所有公文有

7、刪除、查看的權(quán)限。1、查看:文件及其審批情況或歷史公文。可以對所有公文起到監(jiān)查的作用。2、刪除:文件及其審批情況或歷史公文。管理員對正在審批或已經(jīng)審批完成的公文認(rèn)為該作廢的可以作廢處理,作廢處理的文件并沒從數(shù)據(jù)庫中徹底刪除。例如內(nèi)容不是健康的,則要即時(shí)作相關(guān)處理,并且作廢處理的文件只能由管理員查看處理。2.3 考勤管理子系統(tǒng)操作該部分的功能如下:考勤登記在用戶登陸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)站時(shí)即開始;當(dāng)用戶登陸時(shí),系統(tǒng)獲取當(dāng)前工作時(shí)間,根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的考勤時(shí)間判斷該用戶是否是正常上班,還是遲到或曠工等性質(zhì)。同時(shí)記錄到考勤登記表中。加班登記有如下功能:1、加班登記由加班人員自己操作。為防止弄虛作假,每次加班

8、需提供一個(gè)審核人。2、加班人員只有登記權(quán)限,沒有修改和刪除權(quán)限。若需要修改等操作可以請系統(tǒng)管理人操作。查詢本人考勤信息部分提供本人查詢自己的考勤信息,提供兩種方式的查詢:時(shí)間:可以查上兩個(gè)月的考勤。考勤類型:可以查正常考勤記錄,加班記錄或出差等。非正常考勤登記只能由管理員操作,專門對出差,請假休假和曠工等考勤進(jìn)行登記。一般用戶沒有此項(xiàng)操作權(quán)限。不能刪除、修改!該部分也是系統(tǒng)管理人員操作,每個(gè)月對應(yīng)一條記錄系統(tǒng)時(shí)間管理部分專門設(shè)置下月的工作天數(shù),每天的小時(shí)數(shù),曠工時(shí)限以及上班起始時(shí)間設(shè)置等。當(dāng)月每天的考勤計(jì)時(shí)就根據(jù)系統(tǒng)時(shí)間管理表中的設(shè)置進(jìn)行計(jì)算。該部分也是由系統(tǒng)管理員操作1、由系統(tǒng)管理人員對某個(gè)

9、員工一年之內(nèi)的所有考勤進(jìn)行維護(hù),包括增加,刪除,修改和查看等。2、可以對個(gè)人的考勤信息打印報(bào)表。該部分也是由系統(tǒng)管理員操作1、由系統(tǒng)管理人員對某個(gè)員工一年之內(nèi)的所有加班信息進(jìn)行維護(hù),包括增加,刪除,修改和查看等。2、可以對個(gè)人的加班信息打印報(bào)表。2.4 辦公室管理子系統(tǒng)操作提供對公司的公共場地(如會(huì)議室、卡拉OK廳、公共財(cái)物(如公車、照相機(jī)、攝影機(jī)的使用記錄。包括以下幾個(gè)子功能:1.公共場地和公共財(cái)物使用管理:提供對公司公共場地和公共財(cái)物使用情況的維護(hù)功能,包括使用、歸還、預(yù)訂、取消預(yù)訂等。2.公共場地和公共財(cái)物管理:提供對公司公共場地和公共財(cái)物記錄的維護(hù)功能,包括對公共場地和公共財(cái)物記錄的增

10、加、刪除和修改。3.查詢功能:查詢某時(shí)間點(diǎn)公共場地與公共財(cái)物的使用情況。查詢某公共場地與公共財(cái)物在一段時(shí)間內(nèi)的使用記錄。對公司設(shè)備的進(jìn)行管理,并提供一般的查詢功能。包括以下幾個(gè)子功能:1.設(shè)備管理:提供對公司設(shè)備記錄的維護(hù)功能,包括對設(shè)備記錄的增加、刪除和修改。2.設(shè)備類別代碼表管理:提供對公司設(shè)備類別記錄的維護(hù)功能,包括對設(shè)備類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。3.查詢功能:按照部門、物品種類、供貨人(單位進(jìn)行查詢,列出公司設(shè)備的統(tǒng)一清單。主要是公司集體的日常活動(dòng)安排,例如公司未來兩日的旅游安排,工會(huì)活動(dòng)安排等。包括公司領(lǐng)導(dǎo)可以公開的活動(dòng)情況,例如領(lǐng)導(dǎo)接待客人,有貴賓來訪等。1.日常活動(dòng)安排管

11、理:提供對公司日常活動(dòng)記錄的維護(hù)功能,包括對日常活動(dòng)記錄的增加、刪除和修改。2.查詢功能:以周為單位瀏覽,列表顯示日常活動(dòng),可定制時(shí)間段進(jìn)行查詢。提供對公司所有辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一記載的功能。辦公用品是指紙張、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個(gè)子功能:1.辦公用品使用情況登記:提供對辦公用品使用情況的登記功能,包括辦公用品的領(lǐng)用和辦公用品的歸還。對辦公用品的領(lǐng)用/歸還,應(yīng)在現(xiàn)有辦公用品數(shù)量中應(yīng)減去/加上所領(lǐng)用/歸還的數(shù)量。出于實(shí)用性和復(fù)雜性的考慮,歸還功能可暫緩實(shí)現(xiàn)。2.辦公用品管理:提供對公司辦公用品的維護(hù)功能,包括對辦公用品的增加、刪除和修改。3.查詢功能:按物品,時(shí)間,部門,人員,總計(jì)等進(jìn)

12、行查詢,并列表顯示辦公用品的使用情況。2.5 系統(tǒng)管理子系統(tǒng)操作用戶管理模塊供系統(tǒng)管理員增加、刪除、禁用網(wǎng)站用戶,修改用戶的個(gè)人資料,以及改變用戶發(fā)布、閱讀信息的權(quán)限。初始狀態(tài)下,網(wǎng)站系統(tǒng)共有七種類型的用戶,系統(tǒng)管理員可根據(jù)實(shí)際需要改變這些用戶類型的操作權(quán)限,或者增加新的用戶類型1。這七種類型用戶的操作權(quán)限如下表所示。 1實(shí)際上,用戶類型相當(dāng)于讀權(quán)限級別;因此維護(hù)讀權(quán)限就是維護(hù)用戶類型。 讀權(quán)限用于限制信息的閱讀范圍,與用戶類型具有一一對應(yīng)的關(guān)系;在“用戶類型表”中,訪問級別越高(數(shù)字越小,讀權(quán)限越高。信息發(fā)布者在發(fā)布信息時(shí),應(yīng)指定可以閱讀該信息的最低讀權(quán)限,讀權(quán)限大于或等于該最低讀權(quán)限的用戶才可以閱讀該信息。例如,部門信息管理員向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況,希望發(fā)布一條只有集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或以上級別人員才能閱讀的信息,則他(她應(yīng)該在發(fā)布該