1、采購手續規程沈陽東東系統集成有限公司更改記錄序號發行日更改對象更改內容批準審查擬制01999.5.12新發行柳玉輝崔戈李建敏11999.12.21修改第2頁，4.7.2米購合同部分，增加關 于驗收標準的要求柳玉輝崔戈李建敏1. 目的本規程是為了明確公司的采購手續，保證采購活動合理地進行。2. 適用范圍 與生產相關的物品的采購由商務部負責。其它如能源與通訊、書籍、飲食等不適用 于此規程。3. 職責 商務部是采購的責任部門。 采購申請方負責向商務部提出采購申請，商務部根據采購需求進行采購，并負責對分供方的評價和選擇。4. 程序4.1 法規的遵守 商務部在執行采購的過程中，須遵守國際和國內相關的法律

2、或法規。 商務部員工應了解相應的法律、法規，并充分認識到守法的必要性。4.2 采購體制的建立 商務部依據采購需求，執行采購任務。 商務部有責任與相關單位保持聯系，把握商業動向，并收集、整理相關的資料。4.2.1 關于商業動向的要點：（ 1） 本公司的銷售、生產、設備計劃。（ 2） 商品的使用過程、質量、制造方法、代用品及生產廠家、流通機構。（ 3） 經濟形勢和市場動向。（ 4） 供應商的質量保證能力。（ 5） 新產品動向。（ 6） 與采購相關的法規及商業慣例。4.2.2 關于相關資料的要點：（ 1） 采購資金支出計劃。（ 2） 采購物品相關的規格、規范和需求規格說明。（ 3） 分供方相關的調查

3、資料，包括產品或項目的名稱和編號。（ 4） 購買價格等統計資料。（ 5） 產品目錄、說明以及采購合同、訂單等資料。（ 6） 費用清單。（ 7） 開發環境以及對人員的要求4.2.3 采購的物品或項目包括：（ 1） 物品：原材料、配件、委托物、產品、機械設備、消耗品、軟件包等均可統稱 為物品。（ 2） 委托物：依據本公司的設計和規范，委托生產的軟件、配件或其它產品稱為委 托物。委托物的分類和管理不在本規程內規定。4.3 交易文件 對于長期的供應商，原則上應簽署交易基本合同。4.4 采購申請采購申請方需要從外部購入物品時需向商務部提出申請。采購申請需得到采購申請責任者的批準。采購申請責任者應為項目負

4、責人以上級 別。4.5 采購申請的確認對采購申請需確認以下事項：購買事項是否得到批準；質量、交付期、數量是否恰 當；記載事項是否完備。4.6 分供方的評定與選擇4.6.1 對分供方本身的考察 在能力方面的考慮主要注意以下幾點： 技術水準 （特別需要時，還要由技術部門認定 ）及實物質量； 制造能力或銷售能力以及質量保證能力； 與本公司的合作意向程度； 在行業界的地位、得到的評價以及對其他企業的供貨業績； 經營狀態以及經營者的人格； 產品的系列化程度及本公司產品的購買狀況； 過去與本公司交易的實際情況； 以往的供貨業績對價格的考慮對于市場中種類較多的物品，原則上要從 3 個以上競爭者中來估價。當把

5、訂 單分割開有利時也可分開采購。對于不適于進行競爭估價的物品，單獨估價時應詳細地研究估價內容。對于 反復購買的物品要特別注意分散購買以降低風險。4.6.3 編制合格分供方名單，每年公布一次。4.6.4 依據分供方考核辦法對其進行動態控制。4.6.5 建立分供方檔案，保存有關記錄。4.7 采購合同4.7.1 簽訂合同 出現以下事項時，采購前需要簽訂采購合同； 需要交預付金； 交易條件比較復雜；如果不明確交易條件，事后可能會發生問題。 合同要求按照合同書規范來制定、簽署、更改、執行合同。 合同中應規定具體的驗收標準，參見S-06000采購管理作業標準。4.7.3 采購合同由商務部提交并經主管領導審

6、批，形成正式文件。4.7.4 口頭訂單或合同也應經審批，并形成文件。4.8 交貨期 由于不可補救的原因而發生了交付期延遲時，事先要與購買請求一方聯絡。需要取 消或更改訂貨時，購買請求方應立即與商務部聯系。4.9 驗收4.9.1 購買的物品原則上必須經過商務部接收并放置到指定的場所，依據合同中規定的驗收標準進行驗收。驗收時原則上需要購買申請者的認可。4.9.2 當有必要要求分供方按供方的質量體系實施評審以確認分供方的工作時，應把這 一要求納入到合同中去，同時也要把驗收測試要求納入到合同中。4.9.3 當合同規定顧客方或其代表在產地 （或是收到產品時 ）確認采購的產品是否符合規 定的要求時，應注意的是，顧客方的確認既不能免除我方提供可接收產品的責任，也不 能排除其后顧客的拒收。4.9.4 同時要注意的是當顧客方或其代表在分供方處進行確認時，我方不能將這種確認 作為分供方實施有效的質量控制的憑證。4.10 付款付款由財務部門負責，相關的聯絡工作由商務部負責。4.11 問題處理 這里是指出現數量不符、質量不良、規格