1、歸檔文件電子版的移交歸檔文件電子版的移交一、關于目錄：一、關于目錄： 這個目錄就是指你們單位立卷歸檔工作中形成的所有門類檔案的電子目錄。因為各單位使用的系統不一樣，所以數據拷貝的方法也存在著差異。今天我只講常用的幾種形式：一是今易檔案管理系統；二是超星98檔案管理系統；三是Excel電子表格；四是Word文檔。（一）使用今易檔案管理軟件產生數據的拷貝方（一）使用今易檔案管理軟件產生數據的拷貝方法：法： 由于我使用的是網絡版，而且軟件公司根據我的具體要求進行過多次的改動，所以界面和操作方法可能與大家使用的軟件有不太一樣的地方。1.進入今易檔案管理系統輸入“用戶名”和“密碼”點擊登陸點擊“檔案管理

2、”2. 打開數據庫打開文件夾點擊進入數據庫3. 檢索出你需要的數據：例如查詢案卷號為1的檔案點擊查詢打開對話框輸入查詢字段內容設置約束輸入約束值設置關系點擊添加條件點擊查詢顯示查詢結果4.導出數據選擇其它功能與設置菜單選擇非標準檔案導出選擇文件夾輸入文件名選擇保存類型為EXCEL點擊保存取消導出原件打開保存的文件夾5.檢查導出的數據是否正確打開數據庫文件22檢查導出文件是否正確 因為單機版數據庫的排序是有問題的，所以在你檢索好數據后應先進行排序，然后再導出數據。（二）使用超星（二）使用超星98產生數據的拷貝方法：產生數據的拷貝方法：1.進入超星檔案管理系統輸入“用戶名”和“口令”點擊確定242

3、.選擇數據庫選擇“檔案管理”文件夾選擇數據庫點擊打開數據庫3.導出數據庫選擇“記錄”菜單選擇“數據導出”選擇“”另存為輸入文件名4.保存數據庫選擇DBF類型后點擊“保存”點擊“確定”（三）使用（三）使用Excel電子表格打印：電子表格打印： EXCEL電子表格產生的文件是可以導入今易檔案管理系統的，也可以轉換為DBF數據庫文件。沒有使用檔案管理軟件的單位在打印檔案目錄時建議用EXCEL表格打印。這樣將來有條件使用軟件管理檔案時,就可以免除再將條目錄入一遍的辛苦了。使用Excel電子表格的拷貝方法很簡單，直接粘貼就可以了。（四）使用（四）使用Word文檔打印：文檔打印： 我不提倡使用Word文檔

4、打印目錄。很多年前我們使用WPS打印文檔和表格，后來用Word文檔，當我學會用EXCEL電子表格這個工具軟件后，我發現就制作表格這個工作而言Excel比Word文檔要好用得多。另外Word文檔產生的文件中雖然也可以轉換為EXCEL文件，但格式上會有變化，需要進行比較繁瑣的修改才能最終轉換為數據庫文件。二、關于歸檔文件的電子形式二、關于歸檔文件的電子形式 （包括照片和視頻）（包括照片和視頻） 我之所以沒有稱它為電子文件的歸檔，是因為咱們與天津市電子文件管理聯席會議辦公室下發的天津市電子文件管理相關標準規范資料匯編的要求想去甚遠。年前市里下發了個文件，下一步要對全市電子文件管理工作進行抽查，這個抽

5、查與咱們今天講的內容不同。你拷貝的文件元數據不完整，封裝也不符合要求，檔案館也不具備對你的電子文件的真實性、完整性進行的檢查條件。所以我對咱們的這個初級階段，給了個比不太準確的名稱歸檔文件的電子形式。（一）收集（一）收集 把歸檔的文件的電子版本收集齊全（包括照片和視頻）。我現在對咱們今年的移交提出兩點要求：首先你刻盤的內容必須是你歸檔的內容， 無關的內容不要收集進來。第二收集的內容盡量齊全完整。（二）整理（二）整理 1.文件名的修改：最后刻錄到光盤上文件的文件名要有“檔號”和“文件標題”兩個部分。咱們現在一般都習慣把文件命名為文件的標題，這樣很好，為我們的整理工作減輕了很大的工作量。你們要做的

6、就是在文件名前加上檔號，為了給大家降低難度，檔號的位數不做具體的要求，按歸檔目錄上檔號的格式加就可以。 2.按保管期限建立文件夾：首先建立不同保管期限的文件夾，然后把文件按不同保管期限放入文件夾里。（三）建立目錄（三）建立目錄 這個目錄與上面講的不錄不同，因為你拷貝不可能是100%的歸檔文件。咱們不用重新錄，無論使用今易還是超星，只要加入一個相應的字段標識一下，然后檢索導出新的數據庫即可。EXCEL電子表格和Word文檔可以用粘貼的方法。不要求有打印紙質目錄，只要把電子目錄刻錄到光盤上就可以了。三、關于刻錄光盤三、關于刻錄光盤 1.建立記事本：我們要寫一個說明文件，把光盤拷貝的內容作一個簡單的說明，以便日后利用方便。其內容包括單位名稱、全宗號、年代、盤容量、各期限目錄條數、各期限文件個數。刻錄人。 2.刻錄：將立卷歸檔工作中形成的所有門類檔案的電子目錄、歸檔文件的電子形式（包括照片和視頻）