1、公文寫作培訓講義處理培訓講義一、公文的概念公文是國家行政機關在行政管理的過程中形成的具有法定效力和規范體式 的文書，是依法行政和進行公務活動的嚴重工具。企業在自身的建設和經營管理活動中也得使用這個工具 .企業領導，科室負 責人和文秘，內勤人員，檔案管理人員等，都必須了解公文處理知識，熟識公 文和運作程序。二、多見文種寫作（一）決定決定使用于對嚴重事項或者巨大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變 更或者撤銷下級機關不合適的決定事項。決定屬于下行文。決定和決議的區別：決定大凡只涉及某一 “嚴重事項 ”或某一問題，內容較 單一、明確、詳盡。決議是對一系列原則性問題的決斷。（二）公告適用于向國內外宣布

2、嚴重事項或者法定事項。（三）通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。- 1 -（四）通知通知是所有公文中應用最廣博的一種，通知適用于批轉下級機關的公文， 轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位 周知或者執行的事項，任免人員。（五）通報適用于表彰優秀，批評錯誤，傳達嚴重精神或者情況。（六）意見意見適用于對嚴重問題提出見解和處理辦法。意見屬于多向性公文。（七）請示請示適用于向上級機關請求指示、批準相關事項。屬于上行文。請示應當一文一事、一事一請，大凡只寫一個主送機關。請示不能有兩項 或兩項以上請示項目，為避免推諉扯皮，只能有一個主送機關（不能寫給領導 個人

3、），若需要同時送其他機關，應當用抄送的形式。即使受雙重領導的機 關，其請示也只能標寫直接處理請示事項的一個上級機關，同時抄送另一上級 領導機關。大凡情況下，請示不得越級行文（越級請示），如分外情況或緊張 事項，需要越級行文時，應將請示同時抄送越過的上級機關。同時，請示也不 得同時抄送下級機關。請示的寫作：正文部分要寫明請示緣由、事項，最后是請示的結語，如： “以上請示，請批復 ”、“妥否，請批復 ”、“當否，請批示 ”。（八）報告報告適用于向上級機關工作，反映情況，答復上級機關詢問，報告屬于上 行文。報告主要有：工作報告、情況報告和答復報告。報告由標題、主送機關、正文、發文機關和成文日期組成，

4、大凡情況報告 不需要版記部分。大凡來說，報告要有主送機關，即發文機關的直屬上級機 關，有些報告沒有主送機關。請示和報告都是上行文，報告不得夾帶請示事項，主要是反映情況，答復 詢問等，上級機關不一定作批示，即有報告不一定答；而請示必須要有請示事 項，上級機關必須批復，即有請示必答。九）批復批復用于答復下級機關的請示事項。批復與請示是相對應的一種公文，屬 于下行文。若把 “批復”同“請示”一起發送給呈送 “請示”的下級機關，這樣的行文叫做復 體行文，不能把請示當成附件。批復只有一個主送機關，即發 “請示 ”的機關。 批復的開頭大凡要寫明批復依據，應先標引請示的標題，接著用括號注明來文 的發文字號，

5、并寫明 “收悉”二字，然后用 “現批復如下 ”等語言過渡。（十）會議記錄開會時由會議指定的專職記錄人員當場如實記寫會議基本情況、內容和決 議事項的事務文書。會議記錄是一種嚴重的檔案材料，是傳達和執行會議決 定、貫徹會議精神的依據，是分析、研究、總結和檢查工作的憑證，是撰寫報 告、簡報、會議紀要、等文書的最可信的資料（十一）會議紀要“會議紀要 ”的“紀”就是“記”，就是記錄、記載的意思， “要”就是要點的意 思。會議紀要大凡不需要加蓋公章。用于記載、傳達會議情況和議定事項的公 文。形成于會議后期或會議結束之后。所記載、傳達的議定事項，具有行政約 束力。（十二）計劃計劃是對一段時間內的工作或要實現

6、的目標預先做出打算和安排的事務性 文書（規劃、安排、要點、方案、設想）。（十三）總結總結是對某一時期或某項工作的成敗進行回顧、歸納、分析，從中引出經 驗和教訓，用以指導今后工作的事務文書。（十四）新聞報道是一種用簡短晦澀的文字，迅速、及時地反映現實生活中新鮮而嚴重的事 件的報道文體。三、主要行文規則一定要有必要的才制發公文，必須保證公文的權威性，要注重效用。上級 黨委可以向政府、群團、黨委行文；政府機關不得對黨組織行文作指示、交任務，只能報告。大凡不能越級行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。聯合行文的前提是同 級，并且要協商一致意見（會簽）才能行文。四、文種使用多見錯誤（一）混

7、淆文種1.請示與報告。 “請示”和“報告 ”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高 且簡易混淆的文種。多見的問題主要有：將 “請示”文種用 “報告”文種呈送上級機 關，請求上級機關批復（答復），這樣就簡易貽誤工作。因此，在撰寫“請示 ”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區別。一是作用例外。 “請示”是向上級機關請求指示、批準； “報告 ”是向上級機關 匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。二是內容例外。 “請示 ”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才 能實施的事項； “報告 ”是本單位職責范圍內比較巨大的工作或向上級機關建 議，須上級機關知道的事項

8、。三是容量例外。 “請示 ”應一文一事； “報告 ”可多事一報，但不得夾帶請示的 事項。四是時間例外。 “請示 ”應事前行文； “報告 ”可在事前、事中、事后行文。五是范圍例外。 “請示 ”大凡只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主 送； “報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。六是處理例外。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答 復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到 下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。七是 篇幅例外。 “請示”的篇幅比較短，大凡不超過 1500 字；“報告”的篇幅相對較 長，但大凡不超

9、過 3000 字。八是結束語例外。 “請示”在結束時用 “妥否，請批示 ”、“請審示 ”等； “報告 用“專此報告”、“特此報告 ”。2請示與函。 “函 ”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求 批準和答復審批事項的公文。 “函 ”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準 函、審批函）。 “函”在公文往來中使用比較廣博。3報告與總結。如前所述， “報告 ”是上行文，其主要作用是向上級機關匯 報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。 “總結 ”不是公文文種。就是向上 級機關匯報工作，可直接使用 “報告 ”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄 送有關機關。（二）生造文種依據國家行政機關公文處

10、理辦法，行政機關的公文種類主要有13 種，除此以外均為非法定文種，在正式行文中不應使用非法定文種。我們在制發公文過程中經多見到關于 X的解釋、關 于X的補充說明X實施辦法X局XX年工作要點、X局精神文明創 建工作實施方案等文件標題，這均是錯誤的用法。正確的用法應是加用法定 文種，下發的如X局關于印發XX年工作要點的通知，上報的如X局關于 報送XX年工作總結的報告等。（三）混用文種把多種文種使用在一起。如關于 X的請示報告關于X的請示函關于 的公示公告等，還有的在報告夾帶請示事項，均是不正確的用法。五、其他常識大凡情況下公文的頁面設置為（A4型），上：3.7厘米；下：3.5 厘米；左： 2.8 厘米；右： 2