1、內(nèi)部資料××××××科技發(fā)展有限公司管理制度匯編2005年1月1前言該制度匯編了××××××科技發(fā)展有限公司的各項(xiàng)管理制度， 現(xiàn)整理、修訂、匯編成冊(cè)。今后將根據(jù)需要進(jìn)行修訂、補(bǔ)充與完善。公司要求全體員工認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹落實(shí)公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷完善和創(chuàng)新，以規(guī)范化管理為基礎(chǔ)，將公司的各項(xiàng)工作納入規(guī)范管理的軌道，并逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。為了提高規(guī)章制度的質(zhì)量，請(qǐng)各部門在執(zhí)行過(guò)程中，注意積累，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，隨時(shí)將有關(guān)意見(jiàn)和建議反饋給辦公室，以供今后修訂時(shí)參考。二五年一月2

2、第一篇行政管理制度3公文處理辦法第一章總則第一條根據(jù)××××××科技發(fā)展有限責(zé)任公司公文處理辦法 的有關(guān)規(guī)定，為使××××××科技發(fā)展有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司” ）公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。第二條 公文是傳達(dá)、貫徹上級(jí)部門有關(guān)精神，請(qǐng)示、報(bào)告、指導(dǎo)、答復(fù)和商洽工作，加強(qiáng)各方面聯(lián)系，以及處理日常業(yè)務(wù)的重要工具，是具有法定效力和規(guī)范體式的文書。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷） 、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持

3、實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守公司秘密。第五條 公司各部門經(jīng)理必須高度重視公文處理工作， 遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的監(jiān)督和檢查。第六條 辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)， 主管公司的公文處理工作并指導(dǎo)各部門的公文處理工作。各部門應(yīng)當(dāng)配備兼職文書人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第七條 應(yīng)充分利用辦公自動(dòng)化軟件及電子公文網(wǎng)絡(luò)等高效、 安全的現(xiàn)代技術(shù)處理公文。第二章發(fā)文辦理第八條 發(fā)文辦理指以本單位或本部門名義制發(fā)公文的過(guò)程， 一般包括擬稿、審核、會(huì)簽、編號(hào)、復(fù)核、簽發(fā)、文印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等程序。第九條發(fā)文分為公司發(fā)文和部室發(fā)文（一）公司發(fā)文：一般適

4、用于公司向上級(jí)單位和政府主管部門請(qǐng)示、 報(bào)告工作，涉及全公司的工作以及需要以公司名義與其他單位進(jìn)行公文往來(lái)等情況。（二）部室發(fā)文：一般適用于部門專業(yè)性工作、 會(huì)議文件以及以部門名義與其他單位進(jìn)行公文往來(lái)等情況。4（三）辦理流程公司發(fā)文：擬稿審核簽發(fā)制作（詳見(jiàn)附件1）部室發(fā)文：擬稿簽發(fā)制作（詳見(jiàn)附件2）第十條擬稿（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其公司的有關(guān)規(guī)定。（二）情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）擬發(fā)文稿一律采用專用“發(fā)文紙” 。擬稿人應(yīng)按發(fā)文紙上各欄目要求填寫清楚，要有部門經(jīng)理簽批，并簽署日期。要用鋼筆或簽字筆書寫。（四）公文的文種應(yīng)當(dāng)根

5、據(jù)行文目的、 發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。第十一條審核部門經(jīng)理或授權(quán)委托人負(fù)責(zé)審核，審核的重點(diǎn)是：（一）是否確需行文。（二）行文方式是否妥當(dāng)。（三）是否需要協(xié)商、會(huì)簽其他部門。（四）公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合公司公文寫作規(guī)范的規(guī)定。第十二條會(huì)簽發(fā)文涉及到其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)， 主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第十三條編號(hào)、復(fù)核及核簽辦公室對(duì)主辦部門提交的發(fā)文進(jìn)行編號(hào)、復(fù)核以及辦公室經(jīng)理核簽后

6、，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十四條簽發(fā)（一）公司發(fā)文應(yīng)根據(jù)分工和授權(quán)由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)。 事關(guān)重大的文件應(yīng)先經(jīng)副總經(jīng)理核簽后，由總經(jīng)理簽發(fā)。（二）部室發(fā)文由部門經(jīng)理簽發(fā)。（三）已經(jīng)簽發(fā)的文稿， 如需對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改時(shí)， 須重新請(qǐng)?jiān)灠l(fā)人審定。（四）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文，必須簽名，不得劃圈。第十五條紙質(zhì)公文的制發(fā)（一）文印、校對(duì)51、公司發(fā)文由辦公室負(fù)責(zé)文印，由主辦部門負(fù)責(zé)校對(duì)。部門發(fā)文由主辦部門負(fù)責(zé)文印和校對(duì)。2、印制文件要整潔、清晰、符合公文格式要求。3、嚴(yán)格控制文印份數(shù)，不得隨意增加。4、校對(duì)工作是對(duì)公文做最后的把關(guān)，應(yīng)確保公文準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）用印1、以紙質(zhì)形式發(fā)送的公文，應(yīng)加蓋印章。2、按

7、照用印管理辦法在文件的成文日期上加蓋公章和部門章。3、公司發(fā)文應(yīng)加蓋公司章，部室發(fā)文應(yīng)加蓋部門章。4、用印數(shù)與文件份數(shù)應(yīng)相符。（三）分發(fā)根據(jù)文件份數(shù)和主送單位、抄送單位等標(biāo)識(shí)進(jìn)行分發(fā)。第十六條電子公文的制發(fā)（一）電子公文的辦理流程同紙質(zhì)公文。（二）公司內(nèi)部發(fā)文要求使用電子公文格式，在指定的公文網(wǎng)上發(fā)送。（三）出于安全考慮， 電子公文上不加放電子圖章； 如需電子公文上加放電子公章時(shí)，要確保電子公章的安全性。第三章收文辦理第十七條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔、銷毀等程序。第十八條辦理流程（詳見(jiàn)附件 3）簽收登記擬辦批辦承辦歸檔。第十九條簽收、登

8、記（一）署名公司和辦公室的信件及公文由辦公室文書拆封、登記、分發(fā)。（二）各部門或個(gè)人收到的主送公司的正式公文及上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)的批示，應(yīng)及時(shí)送辦公室。（三）凡參加會(huì)議帶回的公文，應(yīng)及時(shí)送辦公室。第二十條擬辦、批辦、承辦（一）公司收文由辦公室經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見(jiàn)， 送公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（二）各部門收到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后的公文， 先經(jīng)部門經(jīng)理閱批， 再交承辦人辦理。公文辦理中遇到涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門經(jīng)理要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，6可以報(bào)請(qǐng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。（三）要求各部門承辦的公文應(yīng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉，部門經(jīng)理及兼職文書應(yīng)經(jīng)常檢查本部門

9、公文承辦情況，做到件件有結(jié)果。一般公文處理時(shí)間不超過(guò) 7天；重要公文不超過(guò) 14天；緊急公文要按時(shí)限要求急速處理。（四）審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期。（五）重要公文和有一定時(shí)限的公文，辦公室要催辦，主辦部門經(jīng)理也要及時(shí)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、一般公文定期催辦。（六）領(lǐng)導(dǎo)批示有關(guān)部門、人員傳閱的公文，由辦公室組織傳閱，應(yīng)杜絕文件積壓和橫傳的現(xiàn)象。第四章公文歸檔第二十一條 公文辦理完畢后，各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定，及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保存價(jià)值進(jìn)

10、行歸檔，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。第二十三條 擬制、修改和簽批公文， 書寫及所用紙張和字跡材料必須符合歸檔要求。第二十四條 公司發(fā)文由辦公室負(fù)責(zé)，部室發(fā)文由部門兼職文書負(fù)責(zé)，并按規(guī)定向辦公室移交。第二十五條電子公文歸檔（一）具有保存價(jià)值的電子公文， 必須制成紙質(zhì)文件與原電子文件一同歸檔。（二）歸檔電子文件的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。（三）不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀保密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第五章附則第二十六條本辦法解釋權(quán)

11、屬公司辦公室。第二十七條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。7附件 1：公司發(fā)文程序擬稿主辦部門可選環(huán)節(jié)審核會(huì)簽主辦部門經(jīng)理會(huì)簽部門復(fù)核中轉(zhuǎn)辦公室（秘書）辦公室核簽辦公室（經(jīng)理）簽發(fā)主管領(lǐng)導(dǎo)編號(hào)、文印辦公室（文書）用印、登記、分發(fā)辦公室存檔8附件 2：部室發(fā)文程序擬稿主辦部門可選環(huán)節(jié)審核、簽發(fā)會(huì)簽主辦部門經(jīng)理會(huì)簽部門審核、簽發(fā)部門主管領(lǐng)導(dǎo)制發(fā)、存檔部門文書9附件 3：公司收文程序收文登記辦公室（文書）擬辦辦公室經(jīng)理批示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦理中轉(zhuǎn)主辦部門辦公室10公文寫作規(guī)范第一章總則第一條 為提高××××××科技發(fā)展有限公司 ( 以下簡(jiǎn)稱“本公司” ) 公

12、文寫作水平，規(guī)范公文格式，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。第二章公文種類第二條本公司適用的公文種類有以下幾種：（一）請(qǐng)示向上級(jí)（指公司領(lǐng)導(dǎo)）請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。（二）報(bào)告向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)，用“報(bào)告”。（三）決定對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排， 獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或個(gè)人， 變更或撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，用“決定” 。（四）批復(fù)答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)” 。（五）通報(bào)傳達(dá)重要精神或情況，表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，用“通報(bào)”。（六）通知傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議決定， 要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，發(fā)布規(guī)章制度、布置工作，干部任免和機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)整，用“通知”。

13、（七）工作聯(lián)系單平行單位或不相隸屬單位之間相互商洽工作， 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題， 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，用“工作聯(lián)系單” 。（八）會(huì)議紀(jì)要記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)， 要求與會(huì)或有關(guān)單位共同遵守、 執(zhí)行，用“會(huì)議紀(jì)要”。一般有兩種方式：以會(huì)議紀(jì)要名稱為文頭的可不蓋章印發(fā)；會(huì)議紀(jì)要為附件的以通知印發(fā)。（九）意見(jiàn)對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法，用“意見(jiàn)”。11第三章公文語(yǔ)言第三條 公文語(yǔ)言要嚴(yán)謹(jǐn)周密、簡(jiǎn)明精練、莊重得體。辦理公文要嚴(yán)格使用規(guī)范性用語(yǔ)，避免出現(xiàn)歧義，影響工作的開(kāi)展。第四條公文寫作常用規(guī)范性用語(yǔ)（一）稱謂用語(yǔ)即指代發(fā)文者和受文者名稱的用語(yǔ)。一般使用“本（公司） ”、“我（公司）”、“你（單

14、位）”、“貴（單位）”、“該（單位）”等。（二）經(jīng)辦用語(yǔ)即說(shuō)明工作處理過(guò)程的已然時(shí)態(tài)，表明處理時(shí)間及經(jīng)過(guò)情況的用語(yǔ)。一般使用“經(jīng)（公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)研究決定） ”、“已經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)批準(zhǔn)” 、“茲經(jīng)（調(diào)查）”等。（三）引敘用語(yǔ)即引敘來(lái)文時(shí)的用語(yǔ)。一般使用“前接（你部門來(lái)文） ”、“近接（該部門××報(bào)告）”。（四）期請(qǐng)用語(yǔ)即表示發(fā)文者的某種期望和要求的用語(yǔ)。一般使用“希望遵照” 、“請(qǐng)”、“擬請(qǐng)”、“希”等。（五）表態(tài)用語(yǔ)即表明發(fā)文者態(tài)度的用語(yǔ)。一般使用“照辦” 、“可行”、“不可行”、“同意”、“不同意”等。（六）征詢用語(yǔ)即表示征求、詢問(wèn)受文者對(duì)有關(guān)事項(xiàng)的意見(jiàn)和態(tài)度的用語(yǔ)。

15、一般使用“妥否，請(qǐng)批示。”等。（七）期復(fù)用語(yǔ)即表示發(fā)文者的某種期望和要求的用語(yǔ)。 一般使用“懇請(qǐng)”、“切盼”、“請(qǐng)批示”、“請(qǐng)回復(fù)”等。期復(fù)用語(yǔ)也可以同征詢用語(yǔ)一起使用，如“妥否，請(qǐng)批示”。（八）結(jié)尾用語(yǔ)大體分為兩種情況： 一是一般性結(jié)尾用語(yǔ)， 如“為要”、“為盼”、“為荷”等；二是為某種公文文種所特有，如“特此通知” 、“現(xiàn)予以公布”等。此外，在公文寫作用語(yǔ)中，大量使用介詞結(jié)構(gòu)，如“為了” 、“為”、“按照”、“對(duì)”、“對(duì)于”、“關(guān)于”、“在”、“根據(jù)”、“遵照”、“隨著”等。第五條公文處理常用規(guī)范性用語(yǔ)12（一）下級(jí)對(duì)上級(jí)：1、“請(qǐng)××閱示”：即對(duì)提交的材料表示意見(jiàn)，多

16、用于處理外來(lái)工作聯(lián)系單；2、“請(qǐng)××批示”：即對(duì)下級(jí)提出的意見(jiàn)、建議和請(qǐng)求表示意見(jiàn)；3、“請(qǐng)××審核”：即審查核定；4、“請(qǐng)××審批”：即審核并批示；5、“請(qǐng)××核簽”：即表示在總經(jīng)理簽發(fā)之前，先由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；6、“請(qǐng)××簽發(fā)”：即表示在審核同意或核簽后，簽名正式發(fā)出。（二）上級(jí)對(duì)下級(jí)：1、“請(qǐng)××閱處”：即表示閱后進(jìn)行處理；2、“請(qǐng)××研定”：即表示研究后做出決定；3、“請(qǐng)××閱研”：即表示了解并研究；4、“請(qǐng)××

17、;轉(zhuǎn)發(fā)”：即表示按領(lǐng)導(dǎo)要求向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)文件；5、“請(qǐng)××閱轉(zhuǎn)××辦” ：即表示××閱后，由另外的××辦理；6、“請(qǐng)××閱轉(zhuǎn)××閱” ：即表示先由××閱，再由××閱；7、“請(qǐng)××商××閱處” ：即表示主辦部門在協(xié)商有關(guān)部門后進(jìn)行處理。( 三) 平級(jí)之間：1、“請(qǐng)××會(huì)簽”：即對(duì)公文主辦部門提出的協(xié)商事件發(fā)表意見(jiàn)；2、“請(qǐng)××閱提意見(jiàn)” ：即對(duì)公文提出事件發(fā)表意見(jiàn)

18、。（四）通用用語(yǔ)：“請(qǐng)××閱”：即表示了解、知道。第四章公文格式第三條 公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、校對(duì)、打印份數(shù)、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及單位秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)（分絕密、機(jī)密和秘密）和保密期限。用 3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用 3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用隔開(kāi)。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度標(biāo)識(shí)“特急” 、“急件”。由辦公室加蓋“急件”印章。（三）發(fā)

19、文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱； 聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。13（四）發(fā)文字號(hào)，一般包括：?jiǎn)挝淮帧⒛攴荨⑿蛱?hào)。序號(hào)不編虛位（即1不編為 001），不加“第”字。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號(hào)。公司及各部門發(fā)文字號(hào)如下：1、公司發(fā)文字號(hào)如下：發(fā)文部門公司發(fā)文文號(hào)辦公室××× 200×辦號(hào)人力資源部××× 200×人號(hào)財(cái)務(wù)部××× 200×財(cái)號(hào)會(huì)議紀(jì)要××× 200×紀(jì)要號(hào)2、部門發(fā)文字號(hào)如下：發(fā)文部門部門發(fā)文文號(hào)辦公

20、室辦號(hào)開(kāi)發(fā)部開(kāi)發(fā)號(hào)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)號(hào)材料部材料（）號(hào)工程部工程號(hào)市場(chǎng)營(yíng)銷部營(yíng)銷號(hào)注：“”表示年度，如 2005。（五）常用主送單位對(duì)照表主送單位指向單位公司所屬各部門公司所有部門（六）上行文件應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名， 平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。 發(fā)文字號(hào)居左空 1字，簽發(fā)人姓名居右空 1字；簽發(fā)人用 3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用 3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（七）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、 簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容， 并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度加書名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時(shí)給予省略外，其他文種可保留一級(jí)。如“轉(zhuǎn)發(fā)××的通知” ；

21、轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時(shí)，為“轉(zhuǎn)發(fā)××的通知”。標(biāo)題在文頭反線下空 2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（九）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。標(biāo)題下空 1行，左側(cè)頂格用 3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。14（十）公文正文用小四號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，一般可采取固定行距或 1.5 倍間距調(diào)整，可根據(jù)在成文日期上蓋公章的頁(yè)面調(diào)整行距。用印頁(yè)面必須有正文，公章位置上不壓正文，下騎年蓋月，印章加蓋應(yīng)清晰、端正。（十一）公文如有附件，應(yīng)在正文下一行左空 2字用小 4號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“

22、附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)，附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字碼 ( 如：“附件： 1、×××” ) ，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（十二）公文除會(huì)議紀(jì)要外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文 ( 指兩個(gè)及以上單位 ) ，所有發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十三）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。用漢字將年、月、日標(biāo)全； “零”寫成“”。（十四）成文日期右空 4字；加蓋印章應(yīng)上距正文 2mm4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間。（十五）公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容標(biāo)注主題詞，一般不超過(guò)5個(gè)詞匯。“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用 3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之

23、間空 1字。（十六）公文如有抄送，在主題詞下一行；左空 1字用 3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；如有兩個(gè)以上的抄送單位，用逗號(hào)分隔，在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。（十七）校對(duì)和印制份數(shù)在抄送之下（無(wú)抄送單位在主題詞之下）占一行位置，用 3號(hào)仿宋體字。校對(duì)左空 1字，印發(fā)份數(shù)右空 1字。（十八）印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間在最下行，用 3號(hào)仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)時(shí)間右空 1字。（十九）公文用紙一律采用國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn) A4型（ 210mm×297mm），單面印刷，左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第四條 行文應(yīng)貫徹精簡(jiǎn)原則，凡能當(dāng)面請(qǐng)示、報(bào)告、商洽的事項(xiàng)，或可用電話

24、、現(xiàn)場(chǎng)辦公、直接協(xié)商對(duì)話解決的問(wèn)題，一般不要行文，但重大事項(xiàng)要有書面材料，以備后查。第五條 各部門應(yīng)根據(jù)自己的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。 凡跨多個(gè)部門的事項(xiàng)須確定一個(gè)主辦部門，進(jìn)行行文。第六條 “請(qǐng)示”應(yīng)遵照“一文一事”的原則。一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。第七條“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。15第八條除上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦的事項(xiàng)外， 不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示” 、“報(bào)告”、“意見(jiàn)”。第九條擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，凡部門之間未對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致，一律不得各自向上或向下行文。第十條

25、平行單位可以聯(lián)合發(fā)文， 上級(jí)和下級(jí)單位不能聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文應(yīng)明確主辦單位。第十一條向下級(jí)單位轉(zhuǎn)發(fā)公文如無(wú)補(bǔ)充內(nèi)容，不必抄報(bào)原發(fā)文機(jī)關(guān)，如有補(bǔ)充，必要時(shí)只抄報(bào)補(bǔ)充部分；轉(zhuǎn)發(fā)多單位轉(zhuǎn)發(fā)來(lái)的公文，如各轉(zhuǎn)發(fā)單位沒(méi)有補(bǔ)充內(nèi)容，應(yīng)只轉(zhuǎn)發(fā)原始發(fā)文單位的公文。第十二條領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議上的講話， 一般不單獨(dú)發(fā)文， 而是作為 “會(huì)議紀(jì)要”的附件，一并制發(fā)。第十三條發(fā)布制度，應(yīng)采用公文形式辦理。第十四條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短。第十五條人名、地點(diǎn)、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫明具體的年月日。引用公文，應(yīng)先引標(biāo)

26、題，后引發(fā)文字號(hào)，并加括號(hào)。第十六條文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱時(shí)， 應(yīng)當(dāng)先用全稱， 并注明簡(jiǎn)稱。 使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式， 應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。第十七條 一般公文結(jié)構(gòu)層次為： “一、”、“（一）”、 “l(fā) 、”、 “（1）”。規(guī)章、制度、辦法或規(guī)定的結(jié)構(gòu)層次為： “第一章”，“第一條”，“（一）”，“1、”，“（1）”。第十八條 公文中的數(shù)字， 除成文日期、 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、 詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十九條公文中應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。第五章附則第二十條本規(guī)范解釋權(quán)屬本公司辦公室。第二十一條本規(guī)

27、范自發(fā)布之日實(shí)行。附件：公司公文格式16附件：公司公文格式××××××科技發(fā)展有限公司文件 2005×號(hào)主題詞：××××通知校對(duì)：共印份×××科技發(fā)展有限公司辦公室2005年月日印發(fā)17××××××科技發(fā)展有限公司關(guān)于 ××的請(qǐng)示主題詞：×××× 請(qǐng)示校對(duì)：××共印份×××科技發(fā)展有限公司

28、辦公室2005年月 日印發(fā)18××××××科技發(fā)展有限公司會(huì)議紀(jì)要×××紀(jì)要 2005××號(hào)時(shí)間 :地點(diǎn)：出席：主持人：記錄人：會(huì)議議題：（內(nèi)容如下）主題詞：會(huì)議紀(jì)要抄送：校對(duì)：共印份×××科技發(fā)展公司辦公室2005年月日印發(fā)19簽報(bào)、傳真及工作聯(lián)系單的管理辦法第一章總則為統(tǒng)一公司簽報(bào)、傳真及工作聯(lián)系單等非正式公文的格式，規(guī)范流程，提高效率，特制定本辦法。第二章簽報(bào)第一條 簽報(bào)是公司內(nèi)部各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)反映情況、 請(qǐng)示和匯報(bào)工作的一種公文。第二條辦理程序簽

29、報(bào)應(yīng)按公司規(guī)定的統(tǒng)一格式起草， 經(jīng)部門經(jīng)理核簽后， 呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。其程序是：（ 1）擬稿人撰寫簽報(bào)。（ 2）部門經(jīng)理核簽。（ 3）部門文書登記、編號(hào)，之后送辦公室文書。（ 4）由辦公室文書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工，呈送公司主管領(lǐng)導(dǎo)閱批。（ 5）閱批的簽報(bào)原件及相關(guān)附件一并由辦公室存檔。（ 6）辦公室將簽批后的文件復(fù)印件，交提報(bào)部門執(zhí)行，提報(bào)部門根據(jù)簽批內(nèi)容負(fù)責(zé)具體實(shí)施。（ 7）提報(bào)部門文書負(fù)責(zé)留存復(fù)印件及電子版。第三條 簽報(bào)應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：華泰 +部門代號(hào) +簽+ 年份 + 流水號(hào)。如：辦公室 2005 年的 1 號(hào)簽報(bào)編號(hào)為：華泰辦簽 20051 號(hào)，部門代號(hào)見(jiàn)附

30、件 1。第四條簽報(bào)的標(biāo)題用 3 號(hào)宋體字。主送寫在標(biāo)題下空一行， 左邊頂格用 4 號(hào)仿宋字，如同時(shí)報(bào)總經(jīng)理和副總經(jīng)理用頓號(hào)隔開(kāi)，如：XX總、XX總。主送名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。簽報(bào)內(nèi)容用 4 號(hào)仿宋字，開(kāi)頭空兩格，右邊與簽報(bào)分隔線無(wú)字符空缺。如是請(qǐng)示內(nèi)容的簽報(bào)，可另起一行空兩格，用“妥否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示”作為結(jié)束語(yǔ)。第五條 年底由各部門文書按編號(hào)登記目錄收齊電子版文件 , 送交辦公室進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。簽報(bào)格式見(jiàn)附件 2。第三章傳真第六條傳真是傳遞緊急而又無(wú)保密要求事項(xiàng)的一種文書形式，是對(duì)外20快捷、安全傳遞信息的一種公文。第七條傳真程序（ 1）擬稿人按公司規(guī)定統(tǒng)一格式撰寫傳真。（ 2）根據(jù)傳真內(nèi)容由公司領(lǐng)導(dǎo)

31、或部門經(jīng)理簽發(fā)。（ 3）按公司關(guān)于收發(fā)傳真文件的管理辦法 要求 , 進(jìn)行傳真收取及發(fā)送管理。（ 4）由責(zé)任部門文書保存正式傳真文件，年底按檔案管理要求送交辦公室統(tǒng)一歸檔。（ 5）非正式傳真文件可在需處理事件完成后自行處理。第八條 傳真應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：華泰 +部門代號(hào) +傳+ 年份 + 流水號(hào)。如：華泰辦傳 20051 號(hào)。第九條傳真的標(biāo)題和內(nèi)容根據(jù)需要選用適當(dāng)?shù)淖煮w及格式。對(duì)于緊急、需審閱或答復(fù)的傳真應(yīng)標(biāo)注其上，以告之收件方。傳真格式見(jiàn)附件3。第四章工作聯(lián)系單第十條工作聯(lián)系單是區(qū)別于公函的一種公文，公函按正式文件制發(fā)，工作聯(lián)系單用公司信紙打印。公司各部門可用其作為對(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)系工作的非

32、正式文件。第十一條 工作聯(lián)系單應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)， 編號(hào)寫在信紙的右上方。 編號(hào)規(guī)則為：華泰 +部門代號(hào) +函+ 年份 + 流水號(hào)。如：華泰工作聯(lián)系單 20051 號(hào)。第十二條 工作聯(lián)系單根據(jù)具體內(nèi)容的重要性應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理批準(zhǔn)、簽發(fā)。第十三條 工作聯(lián)系單由各部門文書留存， 年底按檔案管理要求送交辦公室統(tǒng)一歸檔。第五章附則第十四條本辦法解釋權(quán)屬公司辦公室。第十五條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。21附件 1：部門代號(hào)表部門部門代號(hào)辦公室辦工程管理部工財(cái)務(wù)部財(cái)市場(chǎng)營(yíng)銷部銷開(kāi)發(fā)部開(kāi)22附件 2：編號(hào)：××××××科技發(fā)展有限公司簽報(bào)部門：200年月

33、日領(lǐng)導(dǎo)批示：標(biāo)題主送領(lǐng)導(dǎo)：正文。部門經(jīng)理：經(jīng)辦人：電話：23附件 3：傳真××××××科技發(fā)展有限公司地址：北京市朝陽(yáng)區(qū)電話：（ 010）傳真：（ 010）郵編：收件人姓名： 單擊此處鍵入收件人姓名及單位發(fā)件人： 單擊此處鍵入姓名、電話 收件人單位： 單擊此處鍵入收件人姓名及單位抄送：?jiǎn)螕舸颂庢I入姓名 (單位 )收件人傳真：?jiǎn)螕舸颂庢I入收件人傳真號(hào)碼 頁(yè)數(shù)：?jiǎn)螕舸颂庢I入頁(yè)數(shù) (含本頁(yè) )收件人電話：?jiǎn)螕舸颂庢I入收件人電話號(hào)碼 日期：/ / /AMPM編號(hào)：2005-00*緊急請(qǐng)審閱請(qǐng)答復(fù)簽發(fā)人：* 如未能收齊上列總頁(yè)數(shù), 請(qǐng)致電與我司

34、聯(lián)絡(luò) , 謝謝 !標(biāo)題正文。24印章管理辦法第一章總則第一條 印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具 , 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司印章管理 , 維護(hù)企業(yè)形象和合法權(quán)益 , 實(shí)現(xiàn)印章管理的制度化和規(guī)范化 , 特制定本辦法。第二條 辦公室是公司印章的統(tǒng)一管理部門，負(fù)責(zé)公司印章的刻制、啟用、發(fā)放、回收和廢止，并監(jiān)督印章的保管和使用。第二章管理分工第三條公司印章組成及管理分工：（一）“××××××科技發(fā)展有限公司” 、“企業(yè)法定代表人名章” 、“× ×××××科技發(fā)展有限公司合同專

35、用章” 、共計(jì) 3 枚，由辦公室管理；（二）“××××××科技發(fā)展有限公司財(cái)務(wù)專用章” 、“銀行預(yù)留人名章”、共計(jì) 2 枚，由財(cái)務(wù)部管理。（三）“××××××科技發(fā)展有限公司合同專用章” ，僅限合同書及正式買賣合同業(yè)務(wù)專用。（四）××××××科技發(fā)展有限公司部門章共計(jì) 枚，由相對(duì)應(yīng)的職能部門管理。第三章使用權(quán)限和程序第四條使用公司印章，應(yīng)遵循“先審批，后用印”的原則。第五條發(fā)文用印，依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿蓋印。第六條

36、 非常規(guī)類用印，須嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，由用印申請(qǐng)人認(rèn)真填寫“用印申請(qǐng)單”（見(jiàn)附件），按要求辦理審批手續(xù)。具體要求如下：（一）使用“××××××科技發(fā)展有限公司”須根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后方可用印。（二）使用“企業(yè)法定代表人名章” ，須經(jīng)本人或被授權(quán)人簽字后方可用印。（三）簽訂合同，必須使用“××××××科技發(fā)展有限公司合同專用章”，并按照合同管理的有關(guān)規(guī)定，由相關(guān)部門出具意見(jiàn)，按“合同審批單”25的流程，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后方可用印。第七條 開(kāi)具公司介紹信以及其他一般事務(wù)性

37、文函由辦公室經(jīng)理簽字后方可用印。第八條由部門管理的印章須經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可用印。第九條 常規(guī)計(jì)劃、報(bào)表等用印，按授權(quán)范圍由部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽字后方可用印。第十條 除部門印章外，其他由有關(guān)部門管理的印章，須按業(yè)務(wù)范圍和授權(quán)規(guī)定，由相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任人簽字后方可用印。第十一條 除遵循以上一般性原則外， 印章還可根據(jù)公司授權(quán)委托書的規(guī)定，經(jīng)受權(quán)委托人簽字后使用。第四章管理規(guī)定第十二條 各類印章應(yīng)按照 “專人保管、 分別存放、各負(fù)其責(zé)” 的原則，妥善保管。重要印章應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜中。如有遺失，應(yīng)及時(shí)向公司辦公室報(bào)告。第十三條禁止在空白憑證、表格和紙張上加蓋印章。第十四條印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行用印

38、審批程序，對(duì)于手續(xù)不全者，不予用印。第十五條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后的“用印申請(qǐng)單” ，由印章管理部門留存，并按年度歸檔。第十六條禁止攜帶印章外出，特殊情況須報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并保證兩人以上同行。第十七條 公司印章應(yīng)由辦公室依據(jù)公司有關(guān)批文啟用、回收和廢止，并建立印章管理登記本，記錄專人領(lǐng)取和歸還印章情況。第十八條 印章加蓋應(yīng)清晰、端正，公章位置上不壓文、下騎年蓋月，嚴(yán)防錯(cuò)蓋、漏蓋。第十九條印章持有人在離職時(shí)，應(yīng)辦理印章移交手續(xù)。第五章附則第二十條本辦法解釋權(quán)屬××××××科技發(fā)展有限公司辦公室。附件：用印申請(qǐng)單26附件：××

39、××××科技發(fā)展有限公司用印申請(qǐng)單年月日申請(qǐng)部門部門負(fù)責(zé)經(jīng)辦人人用印事由或文件標(biāo)題用印種類用印數(shù)用章人公司章合同章領(lǐng)導(dǎo)批示（簽字）部門用印申請(qǐng)單年月日申請(qǐng)部門經(jīng)辦人用印事由或文件標(biāo)題部門章枚合同專用章使用部門用印數(shù)（）枚經(jīng)理簽字枚27電子文件歸檔與電子檔案管理辦法1 范 圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公司活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。2 總 則2.1 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保真實(shí)性、完整性和有效性。電子文件：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)

40、備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.2 對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。2.3 明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、 范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求， 保證歸檔電子文件的質(zhì)量。2.4 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。歸檔電子文件：具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。2.5 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件， 如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。 歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。2.6 保證

41、電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。3 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證真實(shí)性：對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。完整性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。有效性：電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.1 建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，以保證電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范，從電子文件形成開(kāi)始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，其內(nèi)容包括：28登記處理過(guò)程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者

42、等）。登記處理過(guò)程中的各類操作者（打印者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)管理者等）。登記處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。登記電子文件傳遞、交接過(guò)程中的其他標(biāo)識(shí)。3.2 應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)際操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采用防止非法使用的措施。3.3 建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。背景信息：描述生成電子文件的職能活動(dòng)、作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)

43、其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)：描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。3.4 建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。具體見(jiàn)7.5 。3.5電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、非法操作、病毒侵害等，采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策， 主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證； 數(shù)據(jù)安全保證； 操作安全保證；身份識(shí)別方法等。4 電子文件的收集與積累4.1 收集積累要求記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的

44、，與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件相應(yīng)保留， 否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要， 確定是否保留。 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子文件時(shí)， 應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)， 暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，29以防散失。對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以 XML、RTF、TXT為通用格式。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，

45、收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以 JPEG、TIFF 為通用格式。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件夾，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以 MPEG、AVI 為通用格式。對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以 WAV、MP3為通用格式。對(duì)有用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)

46、轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)， 被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。定期制作電子文件的備份。4.2 電子文件的登記每份電子文件均應(yīng)在電子文件登記表中登記（見(jiàn)附件 1 和附件 2）, 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。電子文件稿本代碼：M草稿性電子文件；U非正式電子文件；F正式電子文件。電子文件類別代碼：T文本文件；I 圖像文件；30G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈結(jié)文件；P程序文件；D數(shù)據(jù)文件。5 電子文件的歸檔5.1 歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交， 并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。5.2 鑒定電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保