1、.文件資料標準化培訓文件資料標準化培訓培訓人：培訓人：* * * * * * * * *日日 期：期：20112011年年1111月月5 5日日.目目 錄錄公文基礎知識公文基礎知識培訓內容培訓內容介紹介紹制度基礎知識制度基礎知識文件歸檔文件歸檔.培訓內容培訓內容公文基礎知識公文基礎知識.公文基礎知識公文基礎知識公文是是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 公文定義公文定義.公文基礎知識公文基礎知識目前推行應用的文件資料主要包括以下目前推行應用的文件資料主要包括以下六六個類別：個類別：（1 1）企業經營管理基本總則）企業經營管理基本總則

2、（2 2）程序性文件資料）程序性文件資料（3 3）技術性文件資料）技術性文件資料（4 4）管理性制度文件資料管理性制度文件資料（5 5）流程文件資料流程文件資料（6 6）記錄表單文件資料記錄表單文件資料文件資料類別類別文件資料類別類別集團辦公室集團辦公室是集團公司是集團公司文件資料文件資料總的歸口單位，總的歸口單位，質量管理系統質量管理系統是集團公司是集團公司技術性文件資料技術性文件資料的歸口管理單位。的歸口管理單位。文件管理歸口文件管理歸口.公文基礎知識公文基礎知識公文是有固定格式的文件，在公司內部日常流轉的文件類型只有兩種：公文是有固定格式的文件，在公司內部日常流轉的文件類型只有兩種：業務

3、便簽業務便簽和和紅頭文件紅頭文件常常用用文文種種業務便簽：通知、通報、函、請示業務便簽：通知、通報、函、請示紅頭文件：會議紀要、報告、對外發文紅頭文件：會議紀要、報告、對外發文.經常用到的公文種類經常用到的公文種類行文方向行文方向文種文種下行文下行文決定、通知、通報、批復、會議紀要、意見決定、通知、通報、批復、會議紀要、意見上行文上行文報告、請示報告、請示平行文平行文函函通行文通行文通告通告1、公文分上行文和下行文，上行文指公司二、三級行政單位對一級行政單位的公文；下行文指公司一級行政單位對二、三級行政單位的公文。2、公司行政性公文要嚴格按照行政等級行文，杜絕越級行文。3、從集團的層面看二級行

4、政單位指各一級行政單位下設的部門、事業部、中心、辦公室等。4、三級行政單位為二級行政單位下設的處、班、組等。5、事業部的發文：一些常規事宜在事業部總經理權限范圍內可以不通過本部直接發文，不屬于越級發文： 如：常溫北京事業部可以直接給低溫北京事業部發文，不屬于越級。.注意事項注意事項在通知、接洽、報告、請示、等文種中應該注意的情況：在通知、接洽、報告、請示、等文種中應該注意的情況：1 1、主送部門要明確、主送部門要明確2 2、文頭選擇要正確、文頭選擇要正確3 3、通知要注意時間的有效性和幾個需要注意明確的幾個重要點：、通知要注意時間的有效性和幾個需要注意明確的幾個重要點： 原因、時間、地點、安排

5、原因、時間、地點、安排4 4、標清頁數、標清頁數5 5、紅頭文件首頁不顯示頁碼紅頭文件首頁不顯示頁碼.9報告：報告： 向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級領導或單向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級領導或單位的詢問，用位的詢問，用“報告報告”。一般用。一般用“特此報告特此報告”作結。作結。請示：請示： 向上級領導或部門請求指示、批準，用向上級領導或部門請求指示、批準，用“請示請示”。一般使用慣用。一般使用慣用語語“妥否，請批示。妥否，請批示。” 作結。作結。 報告是陳述性的上行公文，請示是請求性的上行公文。報告是陳述性的上行公文，請示是請求性的上行公文。具有隸屬關系

6、的上下級單位之間使用具有隸屬關系的上下級單位之間使用注意事項注意事項.二、平行文（函）函：函： 平行單位、不相隸屬單位之間商洽工作、詢問或答復問題，向主管平行單位、不相隸屬單位之間商洽工作、詢問或答復問題，向主管部門請求批準和答復審批事項，用部門請求批準和答復審批事項，用“函函”。一般用特發此函，請復函或。一般用特發此函，請復函或此函作結。此函作結。特點特點: : 不相隸屬機關間行文不相隸屬機關間行文 在寫法上要態度謙和，多用商量的口氣，不能強加于人，更不能用在寫法上要態度謙和，多用商量的口氣，不能強加于人，更不能用指示性的口吻。指示性的口吻。注意注意 事項事項.通報：通報： 傳達重要精神，表

7、彰先進，批評錯誤，用傳達重要精神，表彰先進，批評錯誤，用“通報通報”。特點特點: : 情況通報情況通報 、表揚或批評通報、專題通報、表揚或批評通報、專題通報 ，一般以，一般以“特此通報特此通報”作結。作結。注意事項注意事項 通知：通知： 發布行政措施，轉發上級單位或部門、同級單位或部門和不相隸屬單位或部發布行政措施，轉發上級單位或部門、同級單位或部門和不相隸屬單位或部門的公文，批轉下級單位或部門的公文；傳達要求下級部門辦理和需要周知或者門的公文，批轉下級單位或部門的公文；傳達要求下級部門辦理和需要周知或者執行的事項；任免和聘用管理人員，用執行的事項；任免和聘用管理人員，用“通知通知”。一般使用

8、慣用語。一般使用慣用語“特此通知特此通知”作結。作結。特點特點: : 批示性通知批示性通知 、指示性通知、指示性通知 、告知性通知、告知性通知 ，一半以，一半以“特此通知特此通知”作結。作結。. 公文一般由公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文秘密等級、保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄送抄報單位、印發單位和印發日期詞、抄送抄報單位、印發單位和印發日期等部分組成。公文格式還包括等部分組成。公文格式還包括公文用紙規格和裝訂要求。公文用紙規格和裝

9、訂要求。日常公文的格式要求日常公文的格式要求.13業務便簽業務便簽業務便簽的要點：業務便簽的要點： 表頭要選擇正確，不要隨意捏造表頭，表頭字體為黑體五號 注意書寫的起草部門和主送部門要規范，不要隨意書寫，并且起草部門上下要一致 標題的結束語要與表頭、結束語一致 如正文內容較少，可以正文上空一行，也可不空 正文的內容字體要求三號仿宋字體，特殊情況可以用小三號仿宋字體，最小不得小于四號 抄報和抄送部門要正確使用，抄報是上級部門或者人員，抄送是平級部門或人員，但是不允許是職位名稱，如：總經理等日常公文的格式日常公文的格式 要求要求.一、發文單位標識應當使用全稱或者規范簡稱，聯合行文，主辦單位應當排列

10、在前。發文單位標識應使用一號宋體字，用紅色標識。二、紅頭文件的題頭是宋體一號字。三、抄送單位指除主送單位外，需要執行或知曉公文的其它單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。四、抄報單位指發文單位的上級單位或領導。五、發文字號，包括單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。發文單位標識橫線下空一行(宋體八號字），用三號仿宋字體，居中排布；年份、序號用阿拉伯數標識；年份應標全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位，不加“第”字。紅頭文件格式的注意事項紅頭文件格式的注意事項.15六、公文標題，應當準確簡要概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書

11、名號外，一般不用標點符號。公文標題應在文號下空一行(宋體八號)，用小二號宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。七、公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件在正文下空一行，左空2字用三號仿宋字標識“附件”二字，后標全角冒號和名稱。附件如有序號需使用阿拉伯數字（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。 公文如有附件，且附件名稱較長，在換行后要與序號對齊：如附件：1. 紅頭文件格式的注意事項紅頭文件格式的注意事項.16八、成文時間，以負責人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發單位負責人簽發的日期為準。成文日期三號仿宋體標識右空四個字

12、，用漢字將年、月、日標全，“零”寫為英文大寫字母“O”。九、結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。結構層次序數可越級使用，但不能逆用。規范性公文的結構層次序數如果較多可視需要分為章、條、款、項、目，可以使用英文字母等進行分層級處理。 注意：結構層次可以越級使用，但不能逆用。十、加蓋印章要求： 1、單一單位制發的公文在落款處不署發文單位名稱，只標識成文日期。加蓋印章應上距正文一行之內，端正、居中下壓成文日期。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文日期上。當印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文日期上。 2、當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采

13、取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。紅頭文件格式的注意事項紅頭文件格式的注意事項. 十一、十一、紅頭文件首頁不顯示頁碼，首頁后頁碼顯示居中紅頭文件首頁不顯示頁碼，首頁后頁碼顯示居中；兩頁以上的便簽文件，；兩頁以上的便簽文件，頁碼需要標識頁碼需要標識“共共* *頁頁 第第* *頁頁”，字體與標題處同為黑體五號，位于右邊框對齊，字體與標題處同為黑體五號，位于右邊框對齊，中間字體空兩格，如：共中間字體空兩格，如：共2 2頁頁 第第2 2頁。頁。除標準化文件格式要求外，起草的公文（報告、會議紀要、總結和規劃等）必除標準化文件格式要求外，起草的公

14、文（報告、會議紀要、總結和規劃等）必須使用本部門的紅頭文件，在生成文件時，只允許出現紅頭文件和業務便簽兩種公須使用本部門的紅頭文件，在生成文件時，只允許出現紅頭文件和業務便簽兩種公文格式，不允許出現其他的任何形式的文件。文格式，不允許出現其他的任何形式的文件。兩頁以上公文必須雙面打印。兩頁以上公文必須雙面打印。十二、十二、 公文用紙一般采用國際標準公文用紙一般采用國際標準A4A4型（型（210210297297），左側裝訂。頁邊距具），左側裝訂。頁邊距具體為：上邊距體為：上邊距37mm37mm，下邊距，下邊距35mm35mm（可根據文件內容進行調整），左邊距（可根據文件內容進行調整），左邊距2

15、8mm28mm，右邊，右邊距距26mm26mm。下邊距可根據正文內容進行調整，但不可大于下邊距可根據正文內容進行調整，但不可大于35mm35mm。紅頭文件格式的注意事項紅頭文件格式的注意事項.18紅頭文件紅頭文件紅頭文件要點：紅頭文件要點： 頁邊距，上、下、左、右的頁邊距分別是：3.7、3.5、2.8、2.6 注意標題和文號間的三個距離為：宋體八號字 結束語要左空兩個字 附件位置為：下空一行，左空兩個字，如有多個附件要用數字按順序排列，附件不允許用任何標點符號,如附件名稱較長要與附件后的數字對齊 成文日期：右空四個漢字 如正文較少，成文日期與結束語要空三行紅頭文件格式的注意事項紅頭文件格式的注

16、意事項.191、各部門在起草文件時，無論是業務便簽還是紅頭文件，有公章的單位均需在公文落款處加蓋公章。2、對于購買設備、外付款項等請示類公文需在正文內表述清楚購買原因、設備用途、預算價格等要素。購買設備類文件，參照總裁授權制度后再行文。3、基建類、購買設備類文件進行公文流轉時，須具有工程服務中心第一負責人簽字的投資預算和工期文件，出具請示文件給財務管理系統，待財務系統出具相關意見后同該請示一同呈總裁。4、請示、報告兩項公文需按行文規定由部門第一負責人在文件落款日期任意處簽字，或授權他人代簽，不可用手章（特殊情況除外）。如不按上述規定辦理的為無效公文，不予受理，退回發文單位重新處理。延誤時間由發

17、文單位自行負責。5、各部門在產生文件時，日常簡單業務文件必須有一個簽字為親筆簽字，不允許一份文件全部為手章文件，此文件無效。正式公文起草的注意事項正式公文起草的注意事項.培訓內容培訓內容制度基礎知識制度基礎知識.層次層次正文編號正文編號要要 求求篇匯編中每份制度或部分如需明確則稱之為“篇”，如匯編中的第三份制度可體現為“第三篇”章3每一章都應有標題，寫在阿拉伯數字“1、2、3”的后面；編號與標題之間空一個字的間隙。條3.1條是對章的細分，凡是章以下的編號層次均稱為條，條最多可分為五層，每一層次的條應有標題。必須有兩個以上才可設條，如無4.2就無需設4.1。條3.1.1段無編號段是章或條的細分，

18、段沒有編號。列項（1）、（2）、（3）；“”或“”在引出列項的句子的末尾要加上冒號“：”第一層次的列項序號為（1）、（2）、（3）等；第二層次的列項序號為“”；第三層次的列項為“”，列項的內容只在最后一個列項末尾用句號，其余用分號。附件附件1（1）制度匯編中每份子文件的附件附帶在子文件的后面即可；（2）單份文件的附件統一附帶在文件的最后。注： 記錄表單的編寫，以制度或標準的附件形式體現。制度制度- -正文層次結構正文層次結構.封面第一行公司名稱黑體一號居中文件編號黑體四號處于公司名稱的下方，并與公司名稱右對齊編號下劃線與編號之間無空格，居中文件名稱黑體一號居中起草、審核、審批、實施日期、發文單

19、位黑體四號位于封皮最下端目錄標題黑體小二居中內容仿宋體三號左對齊，前無空格正文名稱黑體小二居中制度制度- -字體和字號字體和字號.文件編號匯編本的文件編號在封面體現，見“封面”的字體、字號格式要求。單份文件或匯編本中子文件的編號體現在文件名稱下方仿宋體三號居中編號前要體現“編號”二字正文章、條黑體三號左對齊正文內容仿宋體三號首行空兩格兩端對齊工作流程根據實際情況調整列項每條列項首行前空兩格圖、表（1）其圖、表內容根據實際情況調整字體及字號（2）圖、表下方必須有標注，體現為“圖1”“表1”字體為黑體，字號為小四。（3）單份文件中圖、表的標注順序順次排列；匯編本中每份子文件的圖、表標注以一份子文件

20、為準，順次排列即可。制度制度- -字體和字號字體和字號.附件仿宋三號 “附件”二字與上文空一行，本行前空兩格。多個附件表示為附件：1.* 2.*落款（單份文件設置）發文單位仿宋三號處于“時間”上方居中的位置實施時間仿宋三號后空四個格起草人、審核人、審批人仿宋三號至于文件末頁最下方制度制度- -字體和字號字體和字號.1、文件資料版式一般采用國際標準A4型（210297），左側裝訂。2、頁邊距設置要求：上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。 3、“行距”設置成“單倍行距”，或可根據實際情況調整“固定值”。4、紙張頁面方向的設置要求，正文需設置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據實際需求設置成“縱向”或“橫向”排版。5、紙張大小的設置要求為標準A4打印紙。 6、文件資料需插入頁碼，并體現在文件下邊距居中的位置。首頁不顯示頁碼。制度制度- -板式要求板式要求.培訓內容培訓內容文件歸檔文件歸檔.紙板歸檔紙板歸檔紙板歸檔：紙板歸檔：1、現在要歸檔的文件主要是日常的業務便簽，所以只需按照文件類別進行整理歸檔，每月檔案進行整理。2、公司的所有紅頭文件都是歸口經理辦，由經理辦審核方可上報，并且存檔。.不用歸檔文件不用歸檔文件1、主管級包括主管級以下人員臺帳、旬清卡 2、各級政府及各級單位往來文（有本單位批辦意見的要歸檔）3、若季度或半年