1、論文發表專家一學朮友叢廚www.qikanwang,net人事檔案特征及特點研究摘要：人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產 生的，記述個人活動、學識水平、德能勤績、工作表現的，以個人 為單位集中保存起來以備查考利用的歷史記錄。關鍵詞：人事檔案；特征； 特點中圖分類號： f24f24 文獻標識碼： a a 文章編號： 1672-31981672-3198 (20112011)16-0131-0116-0131-01 人事檔案是一種專門檔案，它包括干部檔案、 工人檔案、學生檔案、軍人檔案和流動人員檔案五大類。但人事檔 案的主體是干部檔案和職工檔案。不同人事檔案的內容是基本相同 的。因

2、此，人事檔案有以下基本特征：第一，從來源看，人事檔案 主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作 活動中形成的，是組織認可的個人材料。人事工作的中心任務就是 了解人、任用人，就是通常所說的知人善任。在用人過程中，還會 形成定級、調資、調動、出國、任免、晉升、獎懲等方面的呈報表、審批表等材料。所有這些，都是人事檔案。第二，從內容方面來看， 人事檔案是一個人社會活動、思想品德、業務能力、工作狀態等方 面的原始記錄，是一個人本來面貌的客觀反映，是歷史地、全面地 考察、了解和正確使用人員的重要依據。人事檔案中的自傳、履歷 表是個人活動、思想演變、家庭和社會關系的反映。個人和組織鑒 定，

3、記載著個人不同時期的表現和組織的評價。入黨入團、提職升 級等材料，是個人成長的佐證。政治與工作情況的考核、考察、科 研成果登記、獎懲等方面的材料，是個人政治表現、思想品德、工作能力、業務專長的展現。所以，人事檔案是個人情況的記載，是 本人論文發表專家一學朮友叢廚www.qikanwang,net面貌的如實反映。第三，人事檔案具有一般檔案的特性，它是 人事工作活動中已經處理完畢的，具有使用和保存價值的材料。凡 是決定歸入人事檔案的， 必須是已完成了審閱批辦等文書處理程序 的， 內容符合實際，經過有關人員審核或簽字等手續，對今后工作 有查考利用價值的文件材料。這就要求在人事材料歸檔時必須認真 鑒別

4、，做去偽存真、去粗取精的工作，將那些正在處理或懸而未決 的、內容不實的、手續不完備的、沒有考察利用價值的材料剔除出 去。第四，人事檔案是以個人為單位，按照有關規定和方法組成的 專卷和專冊，這是人事檔案的形成特征。由于人事檔案是反映一個 人的情況的材料，是歷史地、全面地考察和使用人的重要依據，是 根據用人的需要，將有關材料集中整理合成的。它的內容和成分應 以這個人的姓名為特征，卷內的每一份材料，都必須反映該人的有 關情況，不得夾雜或混入別人的材料。只有把一個人的全部材料集 中在一起保存并裝訂成冊，才便于查找和利用。一個人的材料若被肢解，分散在不同類型的檔案或部門中，就無法反映一個人的全貌， 使用

5、時無法查全查準， 以致貽誤工作。 按照有關規定和方法組成專 卷 （冊） ，是人事材料轉化為人事檔案的重要條件。人事檔案是人 事管理過程中形成的，從這個方面來說其主要特點是：（1 1）現實性。 人事檔案是由組織、人事、勞資等部門以現職人員和退休人員為單 位建立起來的反映員工情況的檔案材料。這些材料完成了文書處理 程序，但它涉及的當事人絕大多數還在不同的崗位上工作、生產或 學習。人事檔案雖說是“昨天”的產物， 但它是為現實的人事管理 工作服務的。 人事部門為了考察、論文發表專家一學朮友叢廚www.qikanwang,net了解和正確使用員工，經常需要 有意識、有目的地查閱員工的自傳、履歷表、鑒定、

6、考核材料及獎 懲材料，通過人事檔案了解其經歷、工作能力和表現，以用其所長、 避其所短。（2 2）真實性。真實性是人事檔案的生命力之所在。人事 檔案的真實性是指人事檔案從來源、形成和內容等方面都必須是完 全真實的，記述的內容必須符合客觀實際，不得有半點虛假。因為 人事檔案是當事人個人經歷、思想品行、業務能力、工作表現等情 況的真實記錄，要客觀如實的反映當事人工作、生活以及思想等各 個方面的情況，反映其本來面目，所以，凡是歸入人事檔案的材料都應真實可靠、實事求是。（3 3）動態性。人事檔案材料不是一次完 成的，它是隨著個人的社會實踐活動增加而不斷增加，一直處于不 斷變化之中。它是動態的而不是靜止的

7、。人事檔案的動態性表現在 兩個方面：首先人事檔案應隨著當事人的成長而連續不斷地補充新 的內容，以便較好地反映其現實面貌，這也是人事檔案的現實性特 點所決定的。（4 4）保密性。人事檔案的內容涉及個人一生的經歷， 記載著當事人從出生年月、家庭成員到學歷、職務、職稱、工資級 別、獎懲情況，其中包含個人隱私方面的情況，只能由組織上掌握, 一旦擴散出去，會造成嚴重后果。因此人事檔案在保管和查閱使用 方面都有嚴格的保密要求。人事檔案中干部檔案保密性更強一些。(5 5)專指性。人事檔案是以個人為單位集中保存的專門案卷。無 論是從其形成過程還是從其管理利用角度來看，都是圍繞“個人” 進行的。一份人事檔案把一個人的全部材料集中在一起，專指性很 強，它只能是這論文發表專家一學朮友叢廚www.qikanwang,net一個人的材料， 不能摻雜其他人的材料。 同一個人 的檔案材料不能分散，不同人的檔案材料不能混淆，切忌張冠李戴。 這一特點是人事檔案區別于其他檔案的顯著標志。社會的進步必然 要求人事檔案根據檔案的特征和特點進行改革，在充分發揮市場配 置人才資源的基礎性作用的前提下，更有效地為利用人才資源和人 事人才工作服務，才能推進人事公共服務