1、外貿訂單作業流程控制管理程序文件編號：制定日期：修改日期：總頁數：1目的：了解客戶需求，將審查合格后之客戶需求轉化為內部指令，保證客戶需求得到及時有效的滿足。 2范圍：所有公司客戶及潛在客戶的需求，包括對產品和服務的需求。3定義：無4職責：41業務部負責客戶需求的搜集、審查和確認，通過與客戶及內部相關部門的溝通協調，保證客戶需求得到及時有效的滿足。42開發部負責新開發案的可行性評估、估價、新產品開發案流程管控和樣品提交等與產品開發相關的工作。4. 3生產部負責交期評審、生產的組織實施。44品檢部負責產品生產全過程的質量控制。45其它相關部門根據各自的職責，配合上述部門做好訂單的流程管理。5.流

2、程：步驟工 作 流 程主導部門配合部門說 明相關支持文件及表單1客戶詢盤業務部無1.1一般在客戶下訂單之前，都會有相關的 Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。無2郵件的回復業務部 無2.1因時差問題對于不同地區的客人在郵件回復的時間上有所不同，亞洲客人應在早上回復，歐州客人應在下午回復，美洲客人應在晚上回復。因此公司可能會據此時差及業務發展的狀況來調整業務員的工作時間，以能更好地服務于客人。2.2對于對方以企業郵箱聯系的客人，要求必須第一時間給予及時的回復。2.3 原則上所有業務員都要用公司的企業郵箱與客人聯系，不準用其它郵箱與客人聯系。無現有產品3產品研發 Y N報價取消Y

3、可行性評估業務部開發部3.1，在客戶要求的時間內對產品技術、生產和成本、風險及時效等可行性作出評估。3.2若該產品在技術、生產和成本要求等方面不可行，評估部門應及時告知業務員，業務員應及時通知客戶，并與客戶確定一致意見并反饋評估部門。【估價需求及可行性評估表】【估價單】【報價單】10YN報價確認結案業務部算價部4.1首先要明白產品的價格同其所用材料的材質及訂單數量有關系。因此在報價時在報價單上必需具體體現：產品的圖片、產品的規格型號、選用的材質、產品尺寸、內盒外箱規格、報價的數量、包裝方法及交易條件及交貨時間。（要求報價單格式化，嚴格使用公司的報價單，不得另制其它表單）。但最終報價應以確認樣品

4、為準。4.2對未能與客戶達成一致意見之報價，進行結案處理。【估價需求及可行性評估表】、【估價單】制樣、樣品的確認及寄樣 開發部業務部5.1業務員根據客人的產品要求，制作樣品單。客人有額外特殊要求的，需詳細備注。5.2開發部（責任人：王秀紅）依據業務員打印的樣品單，制作相應的樣品。5.2.1常規、簡單產品的胚型，請務必按照老規矩做，以避免出錯。5.2.2客人有特殊要求，或者工藝復雜的樣品，請制樣人務必及時與業務溝通清楚，必要時與經驗豐富的專業人員溝通探討，并考慮到批量大貨時能滿足質量及交期的需要，還需考慮大貨生產的人工成本控制問題。5.2.3供樣必需保時、保質供客人確認。樣品完成后，前后（正反面

5、）均需拍照留底。5.2.4新樣或者客戶樣，前后做的要一致。如不確定，請務必跟相關人員核對清楚。5.3根據客人要求制造的樣品如果不能做，我們也要如實相告，不應欺瞞客人，當然條件許可下可努力試制，并適時告知進度。要深知企業是靠質量取勝，而不是靠低價格競爭得來的，因此，樣品的品質相當關鍵。5.4制樣時我們要費時、耗財，同時又可體現客人誠意度。為此，對于暫末合作過要供樣品的新客人原則上要付樣品費且要付運費。當然，客人能付樣品費，他也會思考合作可能性有多大，那樣合作可能性才會有。5.5制作完成的樣品，經業務員確認后（特殊的、工藝復雜的還需公司領導及生產技術負責人確認），樣品部及時安排樣品的寄樣。【樣品單

6、】11客戶溝通合同/訂單N合同/訂單評審業務部設計部開發部品檢部生產部采購部6.1 合同評審：如客戶要求簽訂保密協議、制造合同、技術協議等法律文檔，業務員須審核與業務相關的條款，提出需調整部分，同時將合同交總經理審核，保證公司權益得到有效維護；合同的年度評審由業務組織在每年初進行。6.2訂單評審：業務員需確認是否已建立該產品的基本資料。6.3若合同評審不能通過，業務員需于2個工作日內將審核意見統一反饋給客戶并與其進一步協商達成一致意見。【BOM表通知單】【訂單評審表】12Y合同條款的確立業務部無7.1與客戶協商、談判，確立合同項目。包括所購產品的品名、規格、數量、顏色、價格、包裝要求、交貨期及

7、其他要求；貿易國別、付款方式、目的港、配件額度及其他條款。業務審批 業務部業務員8.1業務員收到訂單后，首先做出業務審核表。按"出口合同審核表"的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上經雙方確認的銷售合同。審核表要由業務員申請，部門經理審核，再交總經理核準后才能執行。8.2如果是L/C付款的客戶，通常是在生產前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。  8.3如果是T/T付款的客戶，要確認定已經到賬。 8.4業務員制定生產單，生產單必須從系統

8、走；生產單應按統一的格式，生產單上所有的描述必須使用中文，所有的信息都必須清楚明確、通俗易懂、一目了然，不會因公司任何崗位人員的變化，而產生不應有的失誤。生產單包含以下內容：a.生產單號、客戶名稱、生產依據（簽樣、產前樣、樣品室樣品、圖片或圖紙、生產單等）、質量要求、大貨樣數量、要求及提供時間、大貨照要求及提供時間、驗貨要求及驗貨時間、出貨時間等；b.產品圖片、工廠貨號、客人貨號、產品描述、產品尺寸、數量、單位、機芯品牌（包括機芯上的文字、LOGO等要求）、鐘針種類、包裝細節要求、內盒資料（盒子類型、盒子尺寸、紙板類型）、外箱資料（箱規、尺寸、紙板類型）、單個體積、總體積、條形碼、單個凈重量、

9、單價、總金額、其它事項備注等。8.5生產單由業務員打印下發相關部門（沒彩盒的打印15份，有彩盒的打印16份），所有收單人應在訂單發放簽收表上簽收。【出口合同審核表】、【訂單發放簽收表】13合同的執行生產部設計部采購部排產部業務部品檢部9.1業務員（或跟單員）需在生產單下達后的十天內，將鐘面貼紙確認給設計部，否則延期一天，交貨期也順延一天，以此類推。9.2設計部在收到生產單的7-10天內。9.2通過合同評審的訂單依生產管理作業指導書作業。留底的樣品，生產要用的話，請務必找我們核對之后再拿出去，不要自己隨便拿，這樣容易錯，而且容易不知道樣品去哪了。生產管理作業指導書、合同跟蹤業務部生產部10.1備

10、貨期間，對訂單生產情況進行跟蹤，并告知客戶生產進度和交貨時間。10.2在訂單執行過程中若需要變更，生管部需知會業務部，業務部與客戶重新確認。（訂單或合同變更的范圍及內外部聯絡方式，如客戶口頭訂單或變更或通知）驗貨品檢部業務部生產部11.1如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶驗貨并將驗貨日期告知生管部和品保部11.2如果客人指定由第三方驗貨公司驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知生管部和品保部。 商檢業務部品檢部12.1、如果屬于法定檢驗的商品范圍（屬于種類表商品范疇），在商品報關時，需出具商檢機構的出口貨

11、物通關單方可報關。 12.2、申請出口商品檢驗時，公司報檢員，將報檢委托書、外銷合同、商業發票、裝箱單、廠檢單等單據寄到報關行委托報檢. 商檢通過,取得出口貨物通關單.如需商檢驗貨,約定驗貨時間,并通知品保部配合. 驗貨通過取得出口貨物通關單,與紙箱單一并寄到貨代公司用于報關。租船訂倉業務部無13.1如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船務公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，并確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面訂倉通知或郵件/網上訂

12、倉，跟蹤艙位預訂情況,盡早取得訂艙確認.13.2如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船務公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船務公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。  13.3如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司訂散貨倉位。拿到入倉單時，還要了解截關時間，入倉報關要求等內容。  13.4向貨代或船務公司訂艙時，一定要傳真書面定倉單或郵件訂倉/網上訂倉，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，不得口頭訂艙, 以避免差錯。安排拖柜業務部生產部14.1貨物做好并驗貨通過后

13、，委托拖車公司拉柜。要給拖車公司傳真以下資料：訂確認書，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，及裝船口岸等。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等.工廠裝柜后一定要記住上封條.委托報關業務部無15.1在拖柜同時將報關委托書、商業發票、裝箱單、合同,空白核銷單,用快件寄出。聯系并確認報關行收到上述單據,通常要給報關留出兩天時間（船截關前）.15.2委托報關時，應告知報關行操作貨代的聯系方式及本公司的聯系人和電話等, 跟蹤報關放行情況.。獲得運輸文件業務部無16.1最遲在開船后兩天內，要將提單內容傳真給船運公司或貨運代理。提單內容要按找L/C或客人的要求來做，并給出正

14、確的貨物數量，以及一些特殊要求等。   16.2督促貨代或船公司盡快出提單樣單,仔細核對樣單無誤后，向船公司書面確認。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣單給客人，得到確認后再要求貨代或船公司出正本。16.3根據收到貨代公司費用催繳單向財務請款,付款后通知貨代或船公司及時取得提單和發票. 16.4收到貨代或船公司的發票及提單交給財務.LC情況下,將提單及其他信用證要求的單據 （如清單,發票,FORMA,等）交銀行議付。準備其他文件業務部無17.1商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨

15、物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，要提前20天理。       17.2 FORMA原產地證書：FORMA 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。  17.3一般原產地證：

16、一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。 也可以在檢驗檢驗局辦理。 17.4裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。（客戶有要求時才做）有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。 17.5裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱

17、號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。交單業務部財務部18.1采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。     18.2采用T/T收匯的，單證員在取得提單后通知業務馬上傳真提單給客人要求付款，并將提單交回財務，財務確認收到余款后再將提單正本及其他文件交由業務寄給客人。    業務歸檔業務部財務部19.1每單出口業務在完成后要及時做“出口業務登記表”，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。  每月月底將所有的文件、L/C和議付文件歸檔。19.2每月月初,核對配合貨代