1、巫溪縣紅池臘鮮食品有限公司辦公室管理制度第一章 總則第一條 目的。為進一步完善公司行政后勤及人事管理流程，建立規范化的辦公室相關管理制度，提高管理水平和工作效率，使公司各項行政人事工作有章可循、照章辦事，特制定本制度。第二章 公文處理規定第二條 公司文件由辦公室部擬稿，經總經理簽發；業務文件由相關部門擬稿報分管領導審核后由辦公室報總經理簽發。屬于機密的文件，核稿人應注明密級，并確定報送范圍。機密文件按保密規定，由專人印制、報送。第三條 已簽發的文件報行政人事部由辦公室登記存檔，并按不同類別編號后統一登記下發，并填寫發文登記簿。文件由辦公室負責校對、審核后按要求的份數復印蓋章，并做好已發文件的留

2、底保管及備查工作。第四條 外來的文件由辦公室負責簽收，并于接件當日填寫公文收文處理箋，呈領導批示后按批示要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送，每一個簽批環節時間不得超過一天。辦公室追蹤相關責任人辦結情況，并整理歸檔。第三章 辦公用品的申購、購置和領用第五條 公司各部門所需的辦公用品，由部門填寫，各部門負責人簽署物品申購單，報辦公室審批并安排采購。涉及到辦公用的機器設備等固定資產還需經分管領導和總經理簽字批準，按照公司采購管理制度指定專人采購。第六條 辦公用品購置后，由采購人持購貨發票、清單、采購物品到庫管處辦理入庫。憑簽準的物品申購單、購貨發票、庫管開具的入庫單，按公司

3、財務管理辦法的規定流程簽字報銷，手續不全者，財務不予報銷。第七條 申購部門或領用人領取辦公用品，需填報領料單，經申購部門負責人簽字同意，交辦公室辦公用品管理人員按庫存核查后簽字，再交庫管出開具出庫單，方可領用。為方便領用和管理，各部門應根據需要每半月到辦公室集中辦理一次辦公用品的領用，集中領出的辦公用品需各部門安排人員統一管理，并做好部門領用記錄。第八條 辦公用品只能用于辦公，不得挪作他用或私用, 費用由財務部進行部門分攤，納入各部門辦公費用，辦公室對各部門辦公費用支出進行考核。第九條 各部門領用的辦公用品，如筆、筆芯、鼠標、鍵盤等消耗性辦公用品，自第二次開始領用時，除需經過上述領用流程以外，

4、必須憑舊品換領新品，各部門應嚴格遵守，辦公室須嚴格執行本條規定。第四章 印章管理制度第十條 公司印章實行分類保管，公司公章、合同專用章由總經理指定辦公室專人進行管理，公司財務專用章、由會計保管、法人章及總經理私章由出納保管。上述印章實行專人保管、專人使用，任何部門、人員不得借用上述印章，違反規定造成的后果由印章保管人負責。保管人必須嚴格履行用印登記手續進行登記備案。第十一條 辦公室用章、收貨章等其他的專用印章由其相關使用部門自行使用和安排專人保管，各部門負責人對其保管使用情況進行監管，并負主要責任。第十二條 公章及專用印章保管人員要明確職責，印章要進入保險柜或鐵皮柜牢固加鎖，確保印章的安全，防

5、止印章被盜用或丟失。丟失印章、違反規定使用印章或印章被盜用，要追究保管人員的責任。第十三條 無特殊情況使用印章要在辦公室內，因工作需要必須將印章攜帶出單位以外使用的情況，必須要經過總經理的許可，并且印章不能脫離印章保管人員的監督。若公司公章或重要印章出現異常，應立即報告領導，必要時應該報告公安機關協助處置。第十四條 印章保管人員在用印時應慎重，應審閱、了解用印的內容，不能不看內容就盲目蓋印。對于公章及合同專用章等重要印章的使用要求每次用印時，印章保管人員必須要求用印人員在印章使用登記表上辦理登記手續，對于重要文書用印還需要履行用印審批手續。第十五條 公司紅頭文件，內部文件、上行綜合性匯報材料、

6、項目申報材料、人事證明等應由公司辦公室主任審批方可用印；法律訴訟類文件需加蓋公章的、公司的對外的財務報表、統計報表、審計報表、公司對外重要合同、合作協議的公章用印或合同專用章用印須由總經理審批確認后方可用印。第五章 車輛管理制度第十六條 公司車輛均由辦公室管理和調度。原則上公司車輛必須按規定停放在公司院內，一般不允許在外過夜。因保管不善造成車輛被盜、損壞而無法理賠的損失，由駕駛員和相關責任人共同承擔部分賠償責任。第十七條 公司車輛由指定的專職或兼職駕駛員保管和駕駛，駕駛過程中如果出現交通事故、違章責任在我方之罰款和修理費用（無法理賠的部分），以及因違章駕駛造成的扣分，原則上由駕駛人員自行承擔。

7、如遇特殊情況，經總經理特批，可報銷部分費用。第十八條 車輛使用實行派車制度，由辦公室統一調度安排方可使用。使用車輛按照以下程序進行：（一）部門填寫派車單提出用車申請，經分管領導簽字認可后交辦公室根據行車路線及具體情況安排車輛。（二）駕駛員在接到核準的派車單后方可出車，并按批準的行車路線和目的地行車。（三）駕駛員在出車和返回后登記行車情況記錄表，包括填寫公里讀表數與使用公里數，以及相關費用。（四）駕駛員交接應核對行車情況記錄表的公里數記錄是否完備，是否與實際讀表數一致，未記錄清楚的，可拒絕接車。（五）駕駛員未按規定認真填寫行車情況記錄表，發現一次扣罰5元，第二次扣10元，發現3次以上警告一次。第

8、十九條 車輛的保養。由駕駛員填寫車輛保養（修理）單，經辦公室核準后送公司指定保養廠定期進行，新車前兩次可以按每5000公里進行例行保養，其后的定期保養可以8000-10000公里保養一次。 第二十條 車輛的維修。保修期內駕駛員需根據車輛需維修的情況提前填報車輛保養（修理）單，經批準后可到4S店直接修理。如出現車禍等情況，按照保險公司的要求到指定維修廠進行維修。超過保修期的車輛需要維修的，駕駛員需根據車輛需維修的情況提前填報車輛保養（修理）單，經辦公室批準后到公司指定修理廠進行維修。車輛大修或更換超過5000元的零件時，必須總經理批準后方可進行維修。第二十一條 車輛加油前期采用憑票報銷的辦法進行

9、，駕駛員可先借備用金1000元用于加油，每周憑行車情況記錄表和加油發票，按公司財務管理辦法報銷流程進行報銷。后期可采用加油卡充值的方式加油。駕駛員必須嚴格自律，不得將用于購買飲料、食物等費用開入加油發票，一經發現處退回消費金額后罰款200元的處罰，發現第二次勸其離職。第七章 辦公室相關管理規定第二十二條 本章規定適用于公司所有辦公室。公司所有辦公室均為無煙辦公室，公司員工不能在辦公室內吸煙，違法規定者，發現一次扣罰5元、第二次10元，發現三次全公司通報批評一次，扣罰50元。第二十三條 辦公室嚴禁大聲喧嘩，吵鬧、嚴禁閑聊和傳播是非,營造良好的工作環境和氛圍，不得脫崗、竄崗，未經許可，員工不得隨意

10、進入其他辦公室，特別是辦公室、財務室等有重要文件資料和票據的房間。第二十四條 不準打聽、窺視人力資源、財務等保密性文件、報表。對了解的信息做好保密工作,尊重別人隱私和公司制度；做到不聽、不問、不傳，違者發現一次處以警告、第二次勸其離職。 第二十五條 辦公室傳真機、復印機等公用物品，使用時請注意使用方法，不能粗暴使用，因使用人原因造成的機器損壞，由該使用人負責維修并支付費用，并扣罰50元。第二十六條 公司電腦專人使用，做好保管措施。上班時間不得使用電腦玩游戲、聊天,上網瀏覽及下載與工作無關的內容，一經發現每次扣罰5元，第二次扣罰10元，一個月內被扣罰超過3次，按50元/次扣罰。第二十七條 公司電

11、腦及網絡統一由專業機構維護，任何個人不得私自帶盤上機操作及安裝，如個人配置電腦因中病毒、木馬而造成不能使用，需重裝系統時，請通知辦公室備檔，并將電腦里重要文件備份保管好。第二十八條 下班時隨手整理自己的辦公桌，將辦公椅凳歸位靠近辦公桌沿，不可隨意擺放。最后離開的員工應關閉空調、門窗、斷電、鎖門等以確保安全，下班因工作原因最后離開公司的員工，有義務再次檢查公司內部的電源安全。發現離開辦公室不關電腦的情況，對電腦使用人進行每次5元的處罰。第二十九條 辦公室人員在工作接觸中或在接聽電話中要使用文明用語，接電話應統一使用普通話，第一句統一為：“您好！紅池臘鮮食品有限公司”，聲音應熱情、友好，以樹立良好

12、的企業形象。禁止使用公司電話聊天，接撥電話言語盡量簡潔，做到長話短說。第三十條 公司電話費（含手機卡和通訊補貼）均已納入各部門管理費用，各部門應注意電話費用的管理控制，員工禁止用公司電話打私人電話。第三十一條 每天上班前20分鐘內，全體員工對各自分管清潔區域進行清潔。公司公共區域衛生清潔（含廠區地面、辦公室、衛生間等公共區域）由辦公室統一安排員工清掃保潔，其他區域由該區域使用人員各自負責（范圍包括房間地面、辦公桌椅、文件柜、電腦、窗戶及欄桿）。第三十二條 下班前5分鐘對桌上清潔和垃圾進行整理，各部門負責人須例行檢查；辦公室將不定期檢查，凡桌面臟亂、垃圾未倒者，辦公室將對值日人員按5元/次的罰款

13、進行處罰。每周周六下午下班前20分鐘為公司全員大掃除時間。第三十三條 為確保節省辦公費用，公司要求對剩余一面的廢舊紙張進行第二次收集回收利用，主要用于內部打印，一般文件都應使用廢舊紙張；新A4紙只能是打印重要或者正式文件。第三十四條 所有員工必須嚴格執行公司考勤制度的要求，每天上下班時間按時到公司辦公室指定地點簽到。上班簽到時間（早上7點40分前），下班簽到時間（下午5點30分以后）。特殊崗位如門衛要求全天在廠，炊事員工作時間遵照食堂管理規定。第三十五條 上班時間所有員工均不得中途離開公司，若有工作需要外出辦事的，或第二天需要外出辦事晚到或不到公司簽到的，需提前到部門填寫外出登記記錄表寫明外出

14、時間、辦事事項，經分管領導簽批同意后方可離開公司。工作出現特殊情況不能按時趕到公司的必須電話通知上級，經同意后回公司按要求到辦公室補填外出登記記錄，不履行上述手續擅自離開公司或不按時到崗的按公司考勤制度執行。第八章 食堂管理規定第三十六條 伙食團負責公司員工一日三餐，按照公司統一制定的菜品安排進行烹飪。保證三餐按時、按質、按量供給。第三十七條 炊事員原則上必須全天駐公司，早上7點20分準時開始供應早餐，7點40分前結束早餐；中午12點必須準時將中餐準備就緒，考慮到因中餐需分輪就餐的情況，中餐結束時間為13點00分；晚餐開餐時間為下午18點，炊事員需等全部人員進餐完畢，清洗餐具清潔廚房后方可離開

15、公司。炊事員未按時保證三餐供應或提前早退的，每次扣罰5元，第二次10元，一月內發生三次的扣50元，警告處分一次。第三十八條 炊事員必須嚴格遵守公司各項規定，每天做好廚房衛生及周圍的環境衛生，注意個人衛生、勤剪指甲、勤理發、勤洗手、不要隨地吐痰。第三十九條 炊事員必須嚴格按照食品衛生要求去操作，注意食品安全。工作時必須自查食物是否變質、變味現象，發現問題及時處理，防止食物中毒。第四十條 整個烹食過程中炊事員對食材原材料必須認真分揀和清洗干凈，工作中按伙食標準精打細算，以最大限度內盡量做到色香味全，每日菜品花樣、品種多樣化。 第四十一條 定期對廚具（灶具、冰柜、砧板、菜刀、鍋、瓢、鏟、盆）、餐具（碗筷、杯碟、餐盤、毛巾），進行清洗、蒸煮和消毒。保管好廚房的廚具和餐具，防止損壞丟失，發現廚具和餐具丟失和非正常損壞的，炊事員需照價進行賠償。第四十二條 炊事員必須對每次采購人員購買回來的食材，核對數量、檢查質量，合格后簽字確認驗收。對不合格食品，拒收并按規定上報辦公室領導。第四十三條 辦公室每周不定期對伙食團進行抽查，抽查內容包括：三餐供應時間、食材數量質量、菜品質量、環境衛