財務部門進出管理制度一、總則（一）目的為了規范財務部門人員及相關業務的進出管理，確保財務工作的正常開展，保障公司財務安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財務部門，包括財務經理、會計、出納等所有財務崗位及與財務工作相關的業務往來人員進出管理。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司各項規章制度。2.安全性原則：確保財務信息安全、資金安全及財務資產安全。3.職責明確原則：明確各崗位人員進出流程及職責，避免出現管理漏洞。4.高效性原則：在保障安全的前提下，盡量簡化流程，提高工作效率。二、人員入職管理（一）招聘流程1.需求申請：各部門根據工作需要，填寫《人員需求申請表》，明確所需財務崗位名稱、崗位職責、任職資格等信息，提交給人力資源部門。2.審核與審批：人力資源部門對需求進行初步審核，報公司領導審批。3.招聘實施：人力資源部門通過各種渠道進行招聘，篩選簡歷，組織面試、筆試等環節。對于財務崗位，重點考察專業知識、財務技能、職業道德等方面。4.錄用決策：綜合面試、筆試等結果，確定擬錄用人員名單，報公司領導審批。（二）入職手續辦理1.入職通知：人力資源部門向擬錄用人員發送《入職通知書》，告知其入職時間、地點、所需材料等信息。2.材料準備：新員工需準備身份證、學歷證書、學位證書、離職證明、體檢報告（符合公司規定的體檢機構出具）等相關材料原件及復印件。3.入職報到：新員工按照《入職通知書》要求，在規定時間到人力資源部門報到。人力資源部門核對其提供的材料，收取復印件，發放員工手冊、工作牌等物品。4.信息登記：新員工填寫《員工信息登記表》，包括個人基本信息、聯系方式、緊急聯系人等內容。人力資源部門將相關信息錄入公司人力資源管理系統。5.財務部門交接：人力資源部門通知財務部門安排專人與新員工進行交接。交接內容包括辦公設備、財務軟件賬號密碼、財務資料等。財務部門交接人員填寫《財務部門新員工交接清單》，雙方簽字確認。6.簽訂合同：新員工與公司簽訂勞動合同，明確雙方權利義務。財務崗位人員還需簽訂《財務保密協議》。7.培訓安排：財務部門根據新員工崗位需求，制定培訓計劃，組織開展入職培訓。培訓內容包括公司財務制度、財務軟件操作、崗位職責等。三、人員離職管理（一）離職申請1.員工提出：員工因個人原因需要離職的，應提前[X]天向所在部門提交《離職申請表》，說明離職原因、預計離職時間等。2.部門審批：部門負責人對員工離職申請進行審批，了解離職原因，評估對部門工作的影響。如同意離職，在申請表上簽字并注明意見。3.財務部門審核：財務部門收到員工離職申請后，對其進行財務審核。審核內容包括是否有未結清的借款、報銷款項，是否已完成財務工作交接，是否存在財務違規行為等。如發現問題，及時與員工溝通解決，待問題解決后再進行后續審批。4.人力資源部門審核：人力資源部門對離職申請進行審核，主要審核離職流程是否合規，離職手續是否齊全等。（二）離職手續辦理1.工作交接：員工在離職前，應與財務部門相關人員進行工作交接。交接內容包括財務憑證、賬簿、報表、財務印章、票據、財務軟件密鑰等。交接人員填寫《財務部門員工離職交接清單》，詳細記錄交接事項，雙方簽字確認。對于重要財務資料，應進行備份，并注明備份存儲位置及密碼等信息。2.資產歸還：員工歸還所使用的公司財物，如辦公設備、辦公用品等。財務部門對歸還的財物進行檢查，如有損壞或丟失，按照公司規定進行賠償處理。3.財務結算：財務部門對員工的工資、獎金、福利等進行結算，確保離職員工工資等款項及時足額發放。同時，核算員工是否有未結清的借款、報銷款項，如有，督促員工及時處理。4.審計確認：對于涉及財務重要崗位或離職員工存在財務風險的，公司可安排內部審計部門進行離職審計。審計部門出具審計報告，確認離職員工是否存在違規行為及財務遺留問題。5.手續簽字：員工完成工作交接、資產歸還、財務結算等手續后，在《離職申請表》上由相關部門負責人簽字確認。最后，提交人力資源部門辦理離職手續。6.離職證明開具：人力資源部門根據審批結果，為離職員工開具《離職證明》，注明員工姓名、身份證號、入職時間、離職時間、工作崗位等信息。四、人員請假與出差管理（一）請假管理1.請假申請：員工因事、因病需要請假的，應提前填寫《請假申請表》，注明請假類型（事假、病假、年假等）、請假天數、請假起止時間等信息。請假[X]天以內的，由部門負責人審批；請假[X]天以上的，報公司領導審批。2.財務部門知曉：員工請假申請獲批后，應及時告知財務部門。財務部門根據請假時間，合理安排工作交接，確保財務工作不受影響。對于請假期間涉及的財務工作，如報銷審批、資金支付等，提前做好相應安排。3.請假銷假：員工假期結束后，應及時到公司上班，并到人力資源部門辦理銷假手續。如因特殊情況需要延長假期的，應提前申請續假，按照請假審批流程辦理。財務部門對請假銷假情況進行記錄，以便核對考勤及工資核算等。（二）出差管理1.出差申請：員工因工作需要出差的，應填寫《出差申請表》，注明出差目的地、出差時間、出差事由等信息。出差申請需經部門負責人審批，涉及費用較高或重要項目的出差，還需報公司領導審批。2.財務預支：員工出差前，如需預支差旅費，填寫《差旅費預支申請表》，注明預支金額、出差事由等。財務部門根據審批后的申請表，按照公司差旅費標準預支款項給員工，并做好記錄。3.出差報銷：員工出差歸來后，應在規定時間內（[X]個工作日）填寫《差旅費報銷單》，附上出差相關票據，如車票、機票、住宿發票、餐飲發票等。財務部門按照公司差旅費報銷制度對報銷單據進行審核，審核通過后予以報銷。對于超標準的費用，需說明原因并經相關領導審批后才能報銷。4.財務核算：財務部門對出差費用進行核算，與預支款項進行比對，多退少補。如發現報銷單據存在問題或不符合規定的，及時與員工溝通，要求其補充或更正相關材料。五、外來人員進出管理（一）來訪登記1.預約申請：外部人員來訪前，需提前與公司財務部門相關人員預約，說明來訪目的、來訪人員姓名、單位、聯系方式等信息。由財務部門相關人員填寫《外來人員來訪預約申請表》，報部門負責人審批。2.來訪登記：來訪人員到達公司后，在公司前臺進行登記。登記內容包括來訪人員姓名、單位、聯系方式、被訪部門及人員、來訪時間、來訪事由等。前臺人員聯系財務部門相關被訪人員，確認后發放臨時訪客證。3.陪同指引：來訪人員由公司財務部門指定人員陪同，前往相關辦公區域。陪同人員負責介紹公司財務部門基本情況及相關工作流程，引導來訪人員與被訪人員會面，并在來訪期間全程陪同。（二）人員離場1.離場確認：來訪結束后，陪同人員在確認來訪人員無遺留物品后，帶領來訪人員到公司前臺辦理離場手續。前臺人員收回臨時訪客證，并在來訪登記記錄上注明離場時間。2.信息反饋：財務部門陪同人員在來訪結束后，及時將來訪情況反饋給部門負責人，如有重要事項需進一步跟進的，做好記錄并向相關領導匯報。六、財務資料與資產進出管理（一）財務資料進出1.資料借閱：公司內部人員因工作需要借閱財務資料的，填寫《財務資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱時間、借閱用途等信息。由所在部門負責人審批后，到財務部門辦理借閱手續。財務部門按照規定的借閱期限和范圍提供資料，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。2.資料歸還：借閱人員應在規定時間內歸還財務資料。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應提前向財務部門申請續借。財務部門在資料歸還時，對資料完整性進行檢查，如發現資料有損壞、丟失等情況，追究借閱人的責任。3.資料外送：財務資料因審計、稅務檢查等外部原因需要外送的，填寫《財務資料外送申請表》，注明外送資料名稱、外送原因、接收單位等信息。經財務部門負責人審核，報公司領導審批后，按照規定的方式外送資料，并做好外送記錄，包括外送時間、外送方式、接收單位及人員等。（二）財務資產進出1.資產購置：財務部門因工作需要購置財務資產（如辦公用品、辦公設備等）的，填寫《財務資產購置申請表》，注明資產名稱、規格型號、數量、購置預算等信息。經財務部門負責人審核，報公司領導審批后，由采購部門負責購置。資產購置后，財務部門進行驗收，核對資產的名稱、規格型號、數量等與申請表一致，并登記入賬。2.資產處置：財務部門對已損壞、報廢或不再使用的財務資產進行處置時，填寫《財務資產處置申請表》，說明資產處置原因、資產名稱、規格型號、數量等信息。經財務部門負責人審核，報公司領導審批后，按照公司資產處置規定進行處置，如報廢資產的變賣、捐贈等，并做好資產處置記錄。七、安全與保密管理（一）安全管理1.辦公區域安全：財務部門人員應遵守公司辦公區域安全規定，不得隨意在財務辦公區域吸煙、使用明火等。離開辦公區域時，應關閉電器設備、門窗等，確保安全。2.財務信息安全：加強財務信息系統安全管理，設置不同級別的用戶權限，防止財務信息泄露。定期對財務信息系統進行備份，備份數據存儲在安全的位置，并做好數據存儲介質的管理。禁止在連接外網的計算機上處理敏感財務信息，如需處理，應使用公司指定的安全網絡環境。3.財務資產安全：妥善保管財務資產，如財務印章、票據等。財務印章應專人保管，使用時嚴格履行審批手續，并做好印章使用記錄。票據應按照規定的程序領用、開具、核銷，確保票據安全。（二）保密管理1.保密協議簽訂：財務崗位人員入職時，簽訂《財務保密協議》，明確保密范圍、保密期限、保密責任等內容。2.保密范圍：包括公司財務數據、財務報表、財務分析報告、財務制度、客戶財務信息等所有涉及公司財務機密的信息。3.保密措施：財務部門辦公區域應設置門禁系統，限制無關人員進入。財務文件資料應妥善保管在專用文件柜中，并有相應的防盜、防潮、防火等措施。對涉及財務機密的計算機、存儲設備等設置密碼保護，定期更換密碼。在對外交流、合作等活動中，嚴格控制財務信息的披露，如需披露，應按照公司規定的審批流程進行。4.違規處理：如發現財務人員違反保密協議，泄露公司財務機密信息，公司將按照協議規定及相關法律法規追究其責任，視情節輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰，如給公司造成損失的，要求其承擔相應的賠償責任。八、監督與檢查（一）內部監督1.財務部門自查：財務部門定期對本部門人員進出管理、財務資料與資產進出管理等制度執行情況進行自查，發現問題及時整改。2.內部審計監督：公司內部審計部門定期對財務部門進行審計監督，重點檢查制度執行的合規性、財務信息安全、財務資產安全等方面。對審計發現的問題，提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查積極配合國家相關部門、稅務機關、審計機構等對公司財務工作的檢查。對于