1、 崗位操作手冊用友ERP系統財務崗位操作手冊手冊名稱：財務部操作手冊適用部門：財務部編寫人員：版本號1.0編寫日期對口支持業務財 務 部業務問題、操作問題財 務 部業務問題、操作問題財 務 部業務問題、操作問題業務問題技術財 務 部軟件問題、錯誤提示計 算 機 網絡、硬件、系統故障 目 錄一、部門職責：3二、部門崗位劃分：3三、系統業務處理流程：3四、部門日常業務系統處理：41、總賬的操作流程42、采購業務賬務處理流程：93、銷售業務賬務處理流程：134、其他出入庫賬務處理流程：155、用UFO編制會計報表17 一、部門職責：財務部的日常工作在ERP系統處理中主要工作有：1、 對采購部門傳過來

2、的業務單據進行核對，并進行賬務處理。2、 對銷售部門傳過來的業務單據進行核對，并進行賬務處理。3、 對倉庫傳過來的業務單據進行核對，并進行賬務處理。4、 其他業務憑證的錄入。5、 對憑證進行審核并記賬。6、 月底編制會計報表。7、 對總賬模塊的月底結賬工作。二、部門崗位劃分：材料成本會計：對倉管傳遞過來的單據，核算產成品入庫單、材料出庫、銷售出庫等單據核算成本，進行登記存貨總賬、存貨明細賬，進行制單，拷貝錄入發票并進行賬務處理,傳遞到總賬會計進行科目賬登記。總賬會計：1、對材料成本會計編制的材料出入庫憑證進行登賬、記賬處理。 2、其他業務憑證的錄入并進行登賬、記賬處理。 3、編制財務報表。三、

3、系統業務處理流程：1、 總賬的操作流程。2、 采購業務賬務處理流程。3、 銷售業務賬務處理流程。4、 其他出入庫賬務處理流程。5、 其他應收、付款處理。6、 用UFO編制會計報表。四、部門日常業務系統處理：1、總賬的操作流程1）初始化1、會計科目的增加：點“會計科目”如下圖：然后點“”按鈕后如下圖：輸入會計科目的相關內容，科目編碼、科目中文名稱、科目類型、賬頁格式、助記碼數量核算、科目性質、輔助核算、日記賬、銀行賬。注意：如果該科目為數量核算，在數量核算前的方框內打上勾，添加上數量單位如：公斤。同時，在帳頁格式的選項中選擇“數量金額式”。輸入完成后點擊“確定”，其他所有明細科目的增加操作方法相

4、同。用戶如要刪除某科目則可選中某科目后點工具欄中的刪除按鈕。 2、指定科目：指定銀行現金的總帳科目、如果不指定無法進行出納管理。在“會計科目”界面中點擊編輯，再點擊 指定科目 如下兩張圖：選擇現金總賬科目，再點擊傳送箭頭，將現金總賬科目送到“已選科目”欄，點擊“銀行總賬科目”選項，再將銀行總賬科目送到“已選科目”欄，如用戶需進行現金流量表的查詢，則可進行現金流量科目的指定，操作方法同上。以上科目指定后點“確認”即可。3、建立輔助核算：在建立會計科目的時候，一般來說，為了充分體現計算機管理的優勢，在企業原有的會計科目基礎上，在單位原有的會計科目基礎上，應對以往的一些科目結構進行調整。如果單位原來

5、有許多往來單位、個人、部門、項目是通過設置明細科目來進行核算管理的，那幺，在使用總帳系統后，最好改用輔助核算進行管理，即將這些明細科目的上級科目設置為末級科目并設為輔助核算科目，并將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發生的每一筆業務將會登記在總帳和輔助明細帳上。例子：如要將“應收賬款”設為“客戶往來”核算、“應付賬款”設為“供應商往來”核算。你可在會計科目表上雙擊“應收賬款”科目后出現如下圖： 將“客戶往來”選項的左框打上，并將受控系統設為空項后點“確定”按鈕即可。其它科目及輔助項的選擇操作方法同上。 10、期初余額的錄入：點擊“設置”中的“期初余額”可彈出如下

6、圖：你可將手工條件下的各科目的余額從期初余額欄錄入（注意年初余額欄是不允許錄入金額的，它的金額由期初余額、累計借方、累計貸方倒算出的），用戶在實際操作時將所有的金額錄入完畢后，須點工具欄的“”按鈕來檢查數據是否正確。2)填制憑證 填制除了物流類的一般憑證的方法如下: 首先點擊總賬模塊下的憑證-填制憑證-增加,這時候會跳出新增的空白憑證,選擇憑證類別、憑證號(按CTRL+N可查看空憑證號)、憑證日期、附單據數、摘要、會計科目（可按F2進行參照），按回車鍵后錄入金額，分錄錄到最后一行時按“=”號，軟件會自動進行調平。*如果打算刪除憑證可以直接在本張憑證上進行修改，或點擊編輯-作廢/恢復-憑證整理進

7、行刪除，當軟件提示是否整理憑證斷號時要小心選擇，如果選是空號后的憑證號將會往前擠。3）審核憑證 根據制單與審核不能同為一人的原則，用戶在對所做的憑證進行審核前，須將有審核權限的人員調出，具體操作為：點總賬主頁面的左上角的“系統”菜單中的“重新注冊”后彈出新的登入界面，可輸入有審核權的人員編號或人名并選擇賬套，然后點“確定”再次進入總賬界面。接下來您可點“憑證”項中的“審核憑證”菜單，而后出現如下圖：錄入條件后點確認，軟件將彈出審核的界面，點按鈕 審核進行單張審核，如果要進行成批審核可點擊菜單上的審核-成批審核憑證。系統將審核人名字打在憑證下部簽名欄上。4）記賬用有記賬權限的人員注冊，對所有審核

8、完畢的本月憑證進行記賬處理工作，具體操作如下：點“憑證”菜單項中的“記賬”菜單，在彈出的界面點擊下一步-這時候系統會給出一個科目匯總表可直接打印出來，點擊下一步-確定-記賬即可?；謴陀涃~步驟：1. 在期末對賬界面，按下Ctrl+H鍵，顯示【憑證】菜單中的【恢復記賬前狀態】功能，再次按下Ctrl+H鍵隱藏此菜單。3. 選擇恢復方式：選擇是否恢復"往來兩清標志"和選擇恢復兩清標志的月份，系統根據選擇在恢復時，清除恢復月份的兩清標志。5）自動轉賬要進行自動轉賬，首先必須進行轉賬定義然后是每個月的轉賬生成。1轉賬定義：（其目的主要是方便用戶簡捷的生成相關憑證，如用戶每月末要生成一筆

9、收入及成本費用科目轉本年利潤科目的憑證，如在手工條件下將會很煩瑣。）點總賬中的“期末”菜單，在彈出的菜單中點“轉賬定義”菜單，而后再點“期間損益”菜單項即可出現如下圖：在“本年利潤科目”方框內輸入”3131” 科目號，然后點擊確定系統自動將所有損益類科目與“本年利潤”科目建立了一一對應關系，用戶在此定義一次，今后用戶每月只須在“轉賬生成”功能中生成相關憑證即可。2接下是進行轉賬生成：當用戶在上個步驟的“轉賬定義”中定義完相關憑證后，可點“轉賬生成”菜單，之后出現如下圖：此時你可點“期間損益結轉”項再點“全選”按鈕此后該界面將出現微黃顏色然后你可點“確定”按鈕，此時系統會生成一張損益轉利潤的憑證

10、，對生成的憑證認為正確后可點憑證上方的保存按鈕將生成的憑證保存，之后你必須對生成的憑證進行審核、記賬等工作。6）月末結賬當一個期間的賬務處理完畢后，用戶也需像手工賬務處理一樣，對日常賬務進行結賬，以結束一個會計期間。前提是其他模塊都結完賬。各模塊的結賬順序依次如下：§ 如何反結賬在結賬向導一中，選擇要取消結賬的月份上，按Ctrl+Shift+F6鍵即可進行反結賬。· 上月未結賬，則本月不能記賬，但可以填制、復核憑證。· 如本月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。· 已結賬月份不能再填制憑證。· 結賬只能由有結賬權的人進行。· 若總賬與明

11、細賬對賬不符，則不能結賬。· 反結賬操作只能由賬套主管執行。2、采購業務賬務處理流程：采購業務分為三種情況：一種為本月貨到票到的情況；一種為本月貨到票未到的情況；還有一種為以前月份暫估入庫本月票到的。2 1月貨到票到的處理流程：1） 首先對倉庫的填制的采購入庫單進行核對。2） 到發票錄入表體界面點鼠標右鍵，參照入庫單生成發票，補充發票相應信息如：發票號、價稅合計等等，保存發票，點擊發票表頭上的結算即可。3） 到存貨模塊中點正常單據記賬-選擇要記賬的入庫單點記賬即可。4） 到存貨模塊中點財務核算中生成憑證，在彈出的界面中選擇憑證類別，點擊選擇。如下圖：5） 在彈出的界面中選擇采購入庫單

12、（報銷記賬）確定。6） 選擇要生成憑證的入庫單點確定，在彈出的界面中補充借貸方科目點擊合成，在彈出的生成憑證界面中可以修改摘要，確認憑證日期，憑證類別，憑證號，點擊保存。借：原材料（庫存商品） 貸：物資采購7） 到應付模塊中的日常處理-發票審核-錄入條件如：供應商或發票號，找到這筆發票雙擊調出發票，點擊審核，在彈出的是否制單中點擊是。確認方法和存貨生成憑證類似。借：物資采購 （進項稅） 貸：應付賬款2。2本月貨到票未到的處理流程：1）首先對倉庫的填制的采購入庫單進行核對。(注意：單價金額要放空)2） 存貨模塊中點擊業務核算，選擇倉庫和勾上包含已有暫估金額的單據。3） 彈出的界面中選擇計劃價，點

13、擊錄入，軟件會把存貨檔案中的計劃價填過來，點擊保存即可。4）到存貨模塊中點正常單據記賬-選擇要記賬的入庫單點記賬即可。5）到存貨模塊中點財務核算中生成憑證，在彈出的界面中選擇憑證類別，點擊選擇。在彈出的界面中選擇采購入庫單（暫估記賬）確定。6）選擇要生成憑證的入庫單點確定，在彈出的界面中補充借貸方科目點擊合成，在彈出的生成憑證界面中可以修改摘要，確認憑證日期，憑證類別，憑證號，點擊保存。借：原材料 貸：物資采購23以前月份暫估入庫本月票到的處理流程： 1） 首先到采購模塊中錄入采購發票(貨未到)或參照拷貝采購入庫單(貨到).方法前述。點擊結算。2） 到應付模塊中生成采購發票憑證，方法前述。借：

14、物資采購 貸：應付賬款3） 到存貨模塊中點擊業務核算-結算成本處理-選擇好倉庫，在彈出的界面中選擇剛才已結算的入庫單的記錄，點擊暫估。這個時候軟件會自動生成藍字回沖單。如下圖4） 后點擊財務核算下的生成憑證-選擇好憑證類別點擊選擇，在查詢條件中選擇藍字回沖單（報銷）-確定，在未生成憑證一覽表中選擇剛才的單據點確定，在憑證界面補充好會計科目后點合成即跳出憑證界面，補充并確認信息保存即可。3、銷售業務賬務處理流程：銷售業務的處理主要進行銷售應收款的確認并做為月末的成本結算依據。在此業務中，財務根據銷售業務員的通知，依據發貨單據進行開具銷售發票，并進行銷售賬務處理。具體流程如下：1） 接業務員通知開

15、票，定位至該發貨單進行確認，審核。2）打開銷售模塊，點擊業務-銷售專票或普通發票-點擊增加-會彈出一個發貨單參照的界面（如下圖），錄入條件后點擊顯示，軟件會進行篩選，點擊要進行參照的發貨單號，下方會跳出發貨單的記錄進行選擇。選擇好后點擊確定。軟件會把選中的發貨單拷貝到發票中。對發票表體進行修改，錄入發票號，無誤后保存審核退出。銷售退票的處理也是類似，只要選中紅字記錄的退貨單進行拷貝即可開具紅字發票。3） 打開應收模塊的日常處理-發票審核-錄入條件如：客戶或發票號，找到這筆發票雙擊調出發票，點擊審核，在彈出的是否制單中點擊是。應收款憑證生成方法和存貨生成憑證類似。借：應收賬款 貸：主營業務收入（

16、銷項稅）4) 審核后的發貨單會傳到存貨模塊生成銷售出庫單，到月底期末處理完成后軟件自動生成出成出庫成本。5） 存貨模塊中點財務核算中生成憑證，在彈出的界面中選擇憑證類別，然后點擊選擇。在彈出的界面中選擇銷售出庫單確定。6） 在彈出的界面中輸入會計科目，點合成，生成銷售成本的結轉憑證。借：主營業務成本其他業務支出貸：庫存商品4、其他出入庫賬務處理流程： 材料出庫賬務處理流程：1） 對倉庫錄入的材料出庫單進行核對。2） 到存貨模塊中的正常單據記賬中對材料出庫單進行記賬。3） 到月底（因機床公司計價方式采用計劃價法）時，在采購、銷售、庫存模塊記完賬后，點擊存貨模塊中的業務核算-期末處理選擇倉庫進行期

17、末處理。這時軟件會自動進行差異分配。4） 處理確認無誤后，點擊財務核算-生成憑證-選擇-選擇材料出庫單和差異結轉單，選擇好憑證類別。點合成，即自動生成材料成本結轉憑證。借：生產成本 貸：原材料 成品入庫賬務處理流程：1） 對倉庫錄入的成品入庫單進行核對。2） 因成品入庫采用實際價核算，倉庫沒有錄入價格不能進行單據記賬，因此必須進行成本分配也就是成批錄入單價。進入存貨模塊中的業務核算-產成品成本分配，在彈出的界面中點查詢-選擇倉庫（一般選產成品庫），這時候軟件會列出本月份產成品入庫單中的所有產成品品種，錄入每個品種的單價（因還沒使用成本），點擊分配即可，軟件會自動回填單價。3） 到存貨模塊中的正

18、常單據記賬中對產成品入庫單進行記賬。4） 點擊財務核算-生成憑證-選擇-選擇產成品入庫單，選擇好憑證類別。點合成，即自動生成產成本結轉憑證。借：庫存商品 貸：生產成本調整業務賬務處理流程：1） 對倉庫錄入其他出入單進行核對。2） 到存貨模塊中的正常單據記賬中對其他出入單進行記賬。3） 點擊財務核算-生成憑證-選擇-選擇其他出入庫單，選擇好憑證類別和對應的會計科目，點合成即可生成調整憑證。暫估回沖處理流程： 機床公司暫估采用的方法為：月初回沖法。即每月月初，系統將發票沒到的那部份采購入庫單自動形成回沖單，將入庫的數量金額回沖，到期末處理后形成藍字回沖單將成本沖回的一種暫估方法。具體操作方法如下：

19、 1存貨模塊結賬后系統自動將形成紅字回沖單，將發票沒到的那部份采購入庫單自動形成回沖單，將入庫的數量金額回沖，在存貨明細賬中可以查看到相關回沖單。2點擊財務核算-生成憑證-選擇，選擇紅字回沖單，選擇好憑證類別和對應的會計科目，點合成即可生成紅字回沖憑證。借：原材料 貸：物資采購3到月底計算成本時，存貨模塊期末處理完后，系統會將本月票沒到的那部份采購入庫單自動形成藍字回沖單，以便進行成本結轉。在存貨明細賬中可以查看到相關回沖單。4點擊財務核算-生成憑證-選擇，選擇藍字回沖單，選擇好憑證類別和對應的會計科目，點合成即可生成藍字回沖憑證。借：原材料 貸：物資采購5、 其他應收、應付的處理分戶會計在應

20、收系統和應付系統，先填制應收單或應付單，就可以實現其他應收、付的往來核算了6、用UFO編制會計報表當賬務處理記賬完成以后接下來的工作就是用UFO編制會計報表，在這之前我們先來了解幾個概念：UFO基本概念1什么是報表的格式狀態和數據狀態UFO將報表分為兩大狀態來處理，即報表格式設計工作與報表數據處理工作。報表格式設計工作和報表數據處理工作是在不同的狀態下進行的。實現狀態切換的是一個特別重要的按鈕 格式，數據按鈕，點取這個按鈕可以在格式狀態和數據狀態之間切換。格式狀態在格式狀態下設計報表的格式，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字、定義可變區等。報表的三類公式:單元公式(計算公

21、式)、審核公式、舍位平衡公式也在格式狀態下定義。在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。在格式狀態下時，所看到的是報表的格式，報表的數據全部隱藏。數據狀態在數據狀態下管理報表的數據，如輸人數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、做圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式。在數據狀態下時，看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。單元 單元是組成報表的最小單位，單元名稱由所在行、列標識。行號用數字1-9999表示，列標用字母AIU表示。例如:D22表示第4列第22行的那個單元。4表頁一個UFO報表最多可容納99,999張表頁，每一

22、張表頁是由許多單元組成的。一個報表中一般十二張8關鍵字關鍵字是游離于單元之外的特殊數據單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。如:一個資產負債表的表文件可放一年12個月的資產負債表(甚至多年的多張表)，要對某一張表頁的數據進行定位，要設定一些定位標志，在 UFO中稱為關鍵字。UFO共提供了以下六種關鍵字，關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。l、單位名稱:字符(最大30個字符)，為該報表表頁編制單位的名稱。2、單位編號:字符型(最大10個字符)，為該報表表頁編制單位的編號。3、年:數字型(19042100)，該報表表頁反映

23、的年度。4、季:數字型(1-4)，該報表表頁反映的季度。5、月:數字型(1-12)，該報表表頁反映的月份。6、日:數字型(1-31)，該報表表頁反映的日期。除此之外，UFO增加了一個自定義關鍵字，當定義名稱為"周"和"旬"時，有特殊意義，可以用于業務函數中代表取數日期，可從其他系統中提取數據。在實際工作中可以根據具體需要靈活運用這些關鍵字。制作一個報表的流程步驟一、現以如下表格為列來講述報表的制作步驟：要求編輯取數公式。科目發生額及余額表單位名稱： 2004年11月20日序號會計科目期初數本月發生額本月止累計發生額期末余額1應收賬款2應付賬款3現金4銀行

24、存款5實收資本6工資7折舊8差旅費9辦公費10福利費11通訊費12管理費用合計1、 打開UFO報表模塊：在您打開“企業門戶”后，用鼠標點擊“業務”事項點取模塊UFO報表，此后系統會彈出如下報表界面圖：依上圖點“新建”按鈕。2、 編輯報表：（1） 報表格式邊框添加及內容的錄入：第一次打開此界面時，系統將此界面置為格式狀態（格式狀態下系統允許用戶編輯、修改報表及創建取數公式等操作）您可在此白色單元格界面上第一行第一格處錄入表名“科目發生額及余額表”，第二行暫時不錄入內容，然后從第三行開始選定行數與列數和樣本相同的行數與列數，被您選定的區將會變為黑色，表示您要對這塊所選區域進行操作，如下圖：依上圖您

25、可在黑色區域的任何處點擊鼠標右鍵，系統會彈出如上圖的編輯萊單，這時您可點此萊單中的“單元屬性”，之后會彈出如下圖：在上圖您可點“邊框”選項卡，然后再點“外邊框”、“內邊框”按鈕，再點“確定”按鈕會出現如下圖：請注意這時系統已將您所選定的區域畫上了線條也即是邊條或邊框。然后表格的列頭項目名稱：如序號、會計科目、期初數、本月發生數、本月止累計數、期末余額，然后再錄入順序號、會計科目名稱等，（2）字體的居中操作：錄入完上述內容后點鼠標右鍵進行報表的居中操作，您可在彈出的萊單上點選“單元屬性”萊單項。當您點完“單元屬性”萊單后系統會彈出如下對話框：您可點此對話框的“對齊”選項卡，然后點水平方向的“居中

26、”項和垂直方向的“居中”項，最后點“確定”按鈕，這時您就可看到表內的內容均已居到每列的中間，使您看起表來會更美觀，如下圖：（2） 報表名稱的組合及居中：您可用鼠標選中報表名稱所在的單元格并按住鼠標左鍵不放在本行拖到本表最后一列的本行最后的單元格，這時您所拖動的行即變為黑色顯示，這時您可在選中的行任意處點鼠標右鍵，系統會彈出如下圖萊單：在上圖萊單中點“組合單元”萊單項就會彈出如下組合單元對話框：在此對話框中您可點“按行組合”按鈕，之后您可看到報表名稱所在行的單元格每格中間的邊框已取消了，然后您可按上述的方法對報表名稱進行居中的操作即可將報表名稱居在本行中間了。（3）關鍵字的設置及偏移：是游離于單

27、元格之外的特殊數據單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁，主要有單位名稱、年、月、日等關鍵字。設置關鍵字時您可選中需設置關鍵字的單元格位置，然后如上圖所示：點“萊單欄”“數據”萊單點“關鍵字”點“設置”，之后會出現如下關鍵字設置對話框圖：這時您可點選所要的關鍵字如“單位名稱”，如果所要選的是“年”，則點“年”，其它關鍵字設置以此類推。當您選完關鍵字并點“確定”按鈕后出現如下圖：從上圖可看出關健字“單位名稱”、“年”、“月”已設置在第二行相應的位置。如果您對所設置的關鍵字所處的位置不滿意，則可對關鍵字進行偏移居中操作，以達到美觀的效果，如上圖的“年”與“月”關鍵字太偏右邊了，總覺不夠好看、美觀， 因此您可以上圖所示點擊“萊單欄”“數據”萊單項點“關鍵字”點“偏移”項，之后會彈出如下圖：您可在要偏移的關鍵字的相應位置錄入需偏移的長度，注意往左偏移以負數錄入