1、機(jī)關(guān)公文寫作機(jī)關(guān)公文寫作機(jī)關(guān)公文的種類及分類機(jī)關(guān)公文的種類及分類 (一)機(jī)關(guān)公文的種類根據(jù)國務(wù)院二OO0年八月二十四日發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法(以下簡稱辦法)規(guī)定,機(jī)關(guān)公文共有13種。具體名稱及作用見下表: 序號序號 種類種類 用用 途途 1 命令命令(令令) 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章:宣布施行重大強(qiáng)制性行宣布施行重大強(qiáng)制性行 政措施政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。嘉獎有關(guān)單位及人員。 2 決定決定 適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員獎懲有關(guān)單位及人員,變變 更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q

2、定事項(xiàng)。更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 3 公告公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。 4 通告通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 5 通知通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文, 傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。任免人員。 6 通報(bào)通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)適用于表彰先進(jìn),批評錯誤批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。傳

3、達(dá)重要精神或者情況。 7 議案議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代 表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。 8 報(bào)告報(bào)告 適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 9 請示請示 適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 10 批復(fù)批復(fù) 適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。 11 意見意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 12 函函 適用

4、于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。項(xiàng)。 13 會議紀(jì)要會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。機(jī)關(guān)公文的種類及分類機(jī)關(guān)公文的種類及分類(二)機(jī)關(guān)公文的分類從不同角度,依照不同的標(biāo)準(zhǔn),可以對機(jī)關(guān)公文進(jìn)行不同的分類,常見的分類方法有以下三種:1.按行文關(guān)系和行文方向分類按照機(jī)關(guān)公文行文關(guān)系和行文方向的不同,可將其劃分為以下三種。(1)上行文上行文是下級機(jī)關(guān)向所屬上級機(jī)關(guān)呈送的公文,主要有報(bào)告、請示、議案、上行的意見、請求函。(2)下行文下行文是上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)

5、關(guān)發(fā)送的公文,主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會議紀(jì)要、下行的意見、答復(fù)函等。(3)平行文平行文是向同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)送交的公文,主要有通知、意見、函等。 機(jī)關(guān)公文的種類及分類機(jī)關(guān)公文的種類及分類2.按秘密等級分類按照秘密等級,可將機(jī)關(guān)公文分為絕密公文、機(jī)密公文和秘密公文。此外就是普通公文。(1)絕密公文絕密公文是秘密等級最高的文件,它反映的通常是黨和國家的核心秘密。(2)機(jī)密公文機(jī)密公文是秘密等級較高的文件,它反映的通常是黨和國家的重要秘密。(3)秘密公文秘密公文是標(biāo)有秘密等級公文中,密級最低的文件,它反映的通常是黨和國家的一般秘密,但其內(nèi)容也不允許泄密。 機(jī)關(guān)公文

6、的種類及分類機(jī)關(guān)公文的種類及分類3.按緊急程度分類按照緊急程度,可將公文分為普通公文和緊急公文。緊急程度是根據(jù)機(jī)關(guān)公文發(fā)送和處理的時間要求而定的,緊急公文又可分為急件、特急件兩種。 機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則行文一詞有兩個含義。一是指寫作時組織文字,表達(dá)意思。如行文流暢。二是指把文件發(fā)給某個單位或某些單位。本章所謂行文專指后者。由于隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍的不同,在機(jī)關(guān)公文中就產(chǎn)生了不同的行文規(guī)則。行文規(guī)則是機(jī)關(guān)公文行文時各機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)遵守的原則、要求及注意事項(xiàng)。 機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則(一)下行文關(guān)系行文規(guī)則在下行文關(guān)系行文中,應(yīng)遵守以下原則:1.下行文關(guān)系的發(fā)文機(jī)關(guān)與受文

7、機(jī)關(guān)之間雖然具有級別高低和職權(quán)范圍大小的區(qū)別,但其行文關(guān)系成立的前提條件是必須存在隸屬關(guān)系。否則,不能使用下行文。2.對涉及幾個單位或部門職責(zé)范圍事項(xiàng)的行文,行文前要做好行文協(xié)調(diào)工作,部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。防止給機(jī)關(guān)工作帶來混亂。 機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則(二)上行文關(guān)系行文規(guī)則在上行文關(guān)系行文中,應(yīng)當(dāng)遵守以下規(guī)則:1.請示只寫一個主送機(jī)關(guān),如果需要同時送其它機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但請示不能抄送下級機(jī)關(guān)。2.除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請示、意見和報(bào)告。3.報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)。4.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文

8、,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。5.各級機(jī)關(guān)一般不得越級行文。 機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則越級行文的方式只能在下述情況下采用:(1)發(fā)生嚴(yán)重自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭或重大事故,來不及逐級行文。(2)事關(guān)重大并經(jīng)多次向直接上級機(jī)關(guān)請示而久拖不批。或者與直接上級機(jī)關(guān)之間在重大事宜上存在原則分歧無法辦理時,可以越級行文。(3)上級機(jī)關(guān)交辦并指定可以越級上報(bào)的事項(xiàng)。 機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則(三) 平行機(jī)關(guān)行文規(guī)則1.根據(jù)行文機(jī)關(guān)之間的級別規(guī)格確定行文關(guān)系。2.根據(jù)行文機(jī)關(guān)之間是否存在隸屬關(guān)系確定行文關(guān)系。 機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則

9、機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則(四)聯(lián)合行文的規(guī)則1.聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)之間,級別必須相同或相近。2.根據(jù)辦法的規(guī)定:同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。3.同級別的所屬部門之間不能聯(lián)合行文。黨政機(jī)關(guān)之間不宜相互行文,特別是行政機(jī)關(guān)不能向黨的機(jī)關(guān)發(fā)指示、發(fā)號令,黨的機(jī)關(guān)也不宜直接向行政機(jī)關(guān)下文。如有特殊需要,黨政機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文,但貫徹處理時應(yīng)按照黨政機(jī)關(guān)的各自系統(tǒng)實(shí)施。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式 機(jī)關(guān)公文在長期的使用過程中,形成了一

10、套完整、科學(xué)的格式。辦法第三章第十條規(guī)定公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。撰寫公文或印制文件時,必須嚴(yán)格遵守,不得自行其是。 005 絕密一年 特急 市人民政府文件市人民政府文件 發(fā)發(fā)200420041 1號號 關(guān)于的決定關(guān)于的決定：,。,。附件： 二00四年七月一日（印章）（此件發(fā)至縣團(tuán)級）主題詞: 決定抄送 : 、。市人民政府辦公廳2004 年月日印發(fā) 市人民政府文件市人民政府文件發(fā)20042號 簽發(fā)人: 關(guān)于的請示關(guān)于的請示 ：, , 。妥否,

11、請批示。 二OO四年五月六日(印章) (聯(lián)系人:,聯(lián)系電話:)主題詞: 請示 抄送 : 、。機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式按照傳統(tǒng)習(xí)慣,人們把一份機(jī)關(guān)公文劃分眉首、行文、文件尾三大部分。(一)眉首眉首又稱文件頭,位于機(jī)關(guān)公文首頁上部,約占首頁的三分之一或五分之三,用套紅印刷,由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人、橫隔線等要素組成。1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識又稱文件名稱或文件機(jī)關(guān)名稱。位于眉首部分正中位置,是固定用紅色小標(biāo)宋體字印制的版式。聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)排列在前,其它機(jī)關(guān)依次排列,或只用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱,不加文

12、件二字。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式2.發(fā)文字號發(fā)文字號是同一年度機(jī)關(guān)公文排列的順序號,由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號三部分組成,如國發(fā)20041號。發(fā)文字號的順序不能顛倒,聯(lián)合行文,只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號的使用便于文件編碼傳遞、歸檔存檔、查閱處理。下行文、平行文的發(fā)文字號位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下,居正中。上行文的發(fā)文字號位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的左下方,橫隔線之上。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式3.份數(shù)序號位于眉首部分左上角最高部位,用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)注。標(biāo)注份數(shù)序號的目的在于分清責(zé)任。4.秘密等級和保密期限這是為確保機(jī)關(guān)公文傳閱時的保密要求而制定的。需要保密的機(jī)關(guān)公文,應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容涉及黨和國

13、家秘密的程度,確定秘密等級。秘密等級分絕密、機(jī)密和秘密三個等級。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號。如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限,要頂格標(biāo)識在眉首右上角第一行,秘密等級和保密期限之間用隔開,如絕密一年。在書寫秘密等級時,外加方括號以示醒目,如絕密 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式5.緊急程度緊急程度是對機(jī)關(guān)公文傳遞和辦理的時限要求,以保證重要緊急公文及時處理。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明特急、急件。緊急程度位于眉首右上角,秘密等級之下。6.簽發(fā)人簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)機(jī)關(guān)公文制發(fā)生效的具體責(zé)任者。“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。”7.橫隔線橫隔線是位于發(fā)文字號和標(biāo)題之間的一條較粗的通欄紅

14、線,是眉首部分和行文部分的分隔線。黨的機(jī)關(guān)文件橫隔線中間加一個紅五星做標(biāo)志。機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式(二)行文部分行文部分是機(jī)關(guān)公文格式中的主要組成部分,由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等構(gòu)成。1.標(biāo)題機(jī)關(guān)公文的標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括機(jī)關(guān)公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān),并準(zhǔn)確標(biāo)明機(jī)關(guān)公文種類。發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種是機(jī)關(guān)公文標(biāo)題的三個基本要素。按照這三個要素是否完備及組合情況的不同,可以把機(jī)關(guān)公文標(biāo)題劃分為兩類: 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式(1)完全性標(biāo)題即具備機(jī)關(guān)公文標(biāo)題三個要素的標(biāo)題,如國務(wù)院關(guān)于嚴(yán)格審批和認(rèn)真清理各類開發(fā)區(qū)的通知。(2)省略性標(biāo)題省略性標(biāo)題

15、,即在標(biāo)題組合時,省略發(fā)文機(jī)關(guān)或事由的標(biāo)題。有三種形式:第一種:省略發(fā)文機(jī)關(guān),這是最常見的省略性標(biāo)題形式。如關(guān)于實(shí)行商品和收費(fèi)明碼標(biāo)價(jià)的通告。第二種:省略事由，如國務(wù)院公告。第三種:以文種為題。如命令、公告、通告。使用省略性標(biāo)題時應(yīng)注意,文種是標(biāo)題三要素中的常量,不可省略。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題位于行文部分開首居中的位置。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式2.主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)是指機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)。標(biāo)注主送機(jī)關(guān)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1)上行文只能標(biāo)注一個主送機(jī)關(guān),如果還有其它機(jī)關(guān)需要掌握有關(guān)情況,可以用抄送形式,但請示文種不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。上行文的主送機(jī)關(guān)要寫全稱

16、或規(guī)范化簡稱。(2)下行文有專發(fā)性和普發(fā)性兩種。專發(fā)性的機(jī)關(guān)公文是專門向某一個機(jī)關(guān)下發(fā)的,這種機(jī)關(guān)公文的主送機(jī)關(guān)也只能有一個,如批復(fù)。普發(fā)性機(jī)關(guān)公文的內(nèi)容涉及面較廣,因而要向多個機(jī)關(guān)下發(fā),在排列主送機(jī)關(guān)名稱時,不能一一注出,要確定一個合理的順序,一般采用統(tǒng)稱的寫法,如各區(qū)、縣人事局。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式(3)公開發(fā)布的普發(fā)性公文和會議形成的公文,如公告、通告、決定、會議紀(jì)要等一般不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。(4)主送機(jī)關(guān)的稱謂要準(zhǔn)確科學(xué),黨政機(jī)關(guān)不能混用,機(jī)關(guān)與個人不能混用。主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題之下,頂格從左向右標(biāo)注。回行時仍頂格。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式3.正文正文是機(jī)關(guān)公文的核心所在,是機(jī)

17、關(guān)公文所要闡述的最基本內(nèi)容。一份機(jī)關(guān)公文質(zhì)量的高低,撰稿人的水平等都主要體現(xiàn)在這一部分。正文的結(jié)構(gòu)內(nèi)容通常由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式4.附件說明附件是附在正文之后,對正文內(nèi)容起說明和補(bǔ)充作用的文字材料。機(jī)關(guān)公文如果有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。5.發(fā)文機(jī)關(guān)又稱為落款或署名,在正文下方(如有附件,則在附件下方)右側(cè)。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文落款處可不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識成文日期。聯(lián)合行文,并列標(biāo)注各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,主辦機(jī)關(guān)排列在前。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式6.成文日期即機(jī)關(guān)公文成文或生效的時間,用漢字書寫,年、月、日三者俱全

18、。確定成文日期,常規(guī)行文以單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)之日為準(zhǔn);會議通過的文件,以會議通過之日為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式7.印章印章是機(jī)關(guān)公文生效的標(biāo)志。機(jī)關(guān)公文除會議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋公章。聯(lián)合上報(bào)的公文, 由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的機(jī)關(guān)公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。加蓋印章要清晰、端正,不丟不漏。其位置一般在成文日期的上側(cè),會議通過的機(jī)關(guān)公文,成文日期標(biāo)注在標(biāo)題下圓括號之內(nèi)。印章要求上不壓正文,下要齊年蓋月。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式8.附注附注是機(jī)關(guān)公文需要說明的其他事項(xiàng),位于成文時間下方左側(cè),頂格在圓括號內(nèi)標(biāo)注。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式(三)版記版記由主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間、印刷份數(shù)等組成。1.主題詞公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞是代表公文內(nèi)容特征,標(biāo)示機(jī)關(guān)公文歸屬類別和文種的關(guān)鍵性詞語。它由反映機(jī)關(guān)公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組構(gòu)成。標(biāo)注主題詞,為各類機(jī)關(guān)公文的計(jì)算機(jī)儲存、檢索及管理工作提供方便,為用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息處理手段管理機(jī)關(guān)公文奠定基礎(chǔ)。 機(jī)關(guān)公文的格式機(jī)關(guān)公文的格式主題詞一般由