1、神華科技 2017,07(15),8-11電子招投標與財務一體化的設計與實踐李樂一 中國神華國際工程有限公司導出/參考文獻關注分享收藏打印摘要：本文以神華工程公司信息化項目為背景，研究電子招投標與財務系統(tǒng)之間的集 成對接，重點介紹利用電子支付、虛擬賬戶等手段，有效解決標書費、保證金收 退等難題的設計思路，最后分析和總結(jié)實踐應用的效果。關鍵詞：電子招投標;財務管理系統(tǒng);集成投標;保證金;作者簡介：李樂一（1985-）,男，工程師、招標師，工程碩士，2014年畢業(yè)于 中國礦業(yè)大學（北京），現(xiàn)任職于中國神華國際工程有限公司業(yè)務管理部，從 事招標管理和項目管理。tel: e-

2、mai 1:13707582shenhua. cc收稿日期：2017-04-17the design and practice ofintegration of electronic bidding and financialli leyichina shenhua international engineering co.、ltd;abstract：this paper focuses on the integration and docking of electronic bidding and financial system, based on the background of sh

3、enhua engineering company，s informatization project, and mainly introduces the design ideas of utilising electronic payment and virtual account to effect!vely solve the problems such as bid fee andbid bond collcc tion and ref und. fin ally, the paper analyzes and summarizes the effect of practical a

4、pplication.keyword：electronic bidding; financial management system; integrated bidding; deposit;received： 2017-04-171背景分析隨著全球電了商務的發(fā)展和我國電了招標投標法的頒布實施，電子招投標已 經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。神華工程公司是國內(nèi)領先的招標代理機構(gòu)，自成立 起就已經(jīng)使用招標系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理。招標業(yè)務與財務的銜接非 常緊密，包括標書費、圖紙押金、投標保證金、中標服務費和專家勞務費的收與 退，傳統(tǒng)工作方式是依靠人工來進行，以下問題難以妥善解決：仃）財務收（退）款

5、頻率高、業(yè)務量大，人員工作量大。工程公司2015年收（退） 款共計13. 5萬筆，開票4. 6萬張，制作憑證5.1萬張，發(fā)放評審勞務費3. 5萬 筆，財務人均工作量達2. 8萬筆/肌（2）款項收與退的紙質(zhì)單據(jù)多，填報和審批起來極不方便，手工操作容易出錯， 招標部門與財務部門的單據(jù)交接工作量大。（3）投標保證金數(shù)額較大，且需要退回到未中標人的賬戶，實際操作起來工作 復雜、難度較大。（4）投標人需要到售標大廳來購買標書和繳納費用，人數(shù)眾多、秩序難以管理； 專家勞務費普遍采用現(xiàn)金方式發(fā)放，現(xiàn)金使用量大，存在一定風險。2016年，工程公司建成了全電子招投標平臺，為了解決上述招標財務的難題， 釆用“互聯(lián)

6、網(wǎng)+”技術手段和設計思路，設計開發(fā)了財務系統(tǒng)與招標及相關系統(tǒng) 的系列接口，實現(xiàn)招標與財務的系統(tǒng)集成和一體化運行（集成架構(gòu)如下圖所 示），多項功能在國內(nèi)招投標行業(yè)實現(xiàn)了創(chuàng)新和領先。經(jīng)過實踐運行，很好地解 決了傳統(tǒng)模式下產(chǎn)生的難題，取得了良好收效。現(xiàn)將新模式下的招標與財務系統(tǒng) 的集成設計以及實踐效果進行分析和總結(jié)。退款*投標人門戶網(wǎng)站(告目息 廠公項信（訂單 （訂單n調(diào)用c電子友 j處平廠虛擬賬 i 1n款f©對接網(wǎng)銀、匯款、 k微信、支付寶招標系統(tǒng),對接-系統(tǒng)集成關系示意圖下載原圖2集成設計思路2.1借鑒電子商務模式，引入招標與財務前端2. 1.2 統(tǒng)一入口“神華招標網(wǎng)”是投標人參與工

7、程公司組織的招標活動的經(jīng)過合法認證的官方 通道，是招標系統(tǒng)向投標人、專家和外部監(jiān)督與管理人員提供的客戶端。首先, 潛在投標人需要經(jīng)過資質(zhì)審核成為“神華招標網(wǎng)”的正式會員單位，領取企業(yè) 版的ca數(shù)字證書;之后，投標人方能通過用戶名、密碼和數(shù)字認證來登錄網(wǎng)站， 系統(tǒng)會根據(jù)授權進行后臺的控制，投標人能在自身權限范圍之內(nèi)進行公告瀏覽 和投標操作。2. 1. 2訂單模式在功能場景中，對于正處在公告階段的項目，“神華招標網(wǎng)”的公告列表能自 動推送到投標人登錄后的瀏覽界面，投標人根據(jù)自身業(yè)務范圍選擇感興趣的項 0 （或標包），查看詳細信息或者選擇購買標書;對于投標人正在參與投標的項 目，網(wǎng)頁會顯示項目的進行

8、狀態(tài)，并根據(jù)不同階段生成待繳費的列表。投標人可 以批量選擇后，統(tǒng)一地加入“購物車”，填寫和完善有關的必填信息，創(chuàng)建并 生成繳費訂單。在實踐中，通過會員管理和ca認證，確保了投標單位的合法性;通過官網(wǎng)來遠 程自助購標，避免了投標人奔波往返，減少不同投標人在公告時間來現(xiàn)場購標 的碰面機會;界面和操作借鑒電子商務模式，像網(wǎng)上購物一樣，具有良好的用戶 體驗。22依靠電子支付手段，解決標書費小額支付2. 2. 1電子支付在招標業(yè)務活動中，標書費這樣的小額支付的數(shù)量很大，在保留傳統(tǒng)的現(xiàn)金付 款方式下，通過網(wǎng)站與銀行系統(tǒng)的功能調(diào)用，實現(xiàn)了基于b2b和b2c模式下的電 子支付。在新的購標場景屮，投標人在網(wǎng)站上

9、確認訂單后，頁面自動跳轉(zhuǎn)到電子 銀行系統(tǒng)的“收銀臺”（支付界面），后臺調(diào)用銀行系統(tǒng)提供的強大收款功能， 能夠支持來自全國不同銀行的個人網(wǎng)銀、企業(yè)網(wǎng)銀和快捷支付，以及主流第三方 平臺（微信、支付寶）的掃碼支付。收款時，系統(tǒng)進行必要的數(shù)據(jù)校驗。例如： 超岀標書售賣截止吋間的繳費拒收接收，投標信息填寫不全、不正確的訂單拒絕 生成，付款金額出現(xiàn)偏差的拒絕接收等，系統(tǒng)會自動提示，直到符合要求為止。在實踐應用中，電子支付為購標的大量小額支付提供了極大便利，全國各地的 投標人不用再專程來指定地點，在網(wǎng)上界地即能輕松購標;收款時間從原來的 5x8小時升級到現(xiàn)在的7x24小時，全天候地保持收款服務“在線” o2

10、. 2. 2憑證批量生成在傳統(tǒng)模式下，收款員每收到一筆來自現(xiàn)場的現(xiàn)金繳費，都要開具發(fā)票，并制 作一張收款憑證。隨著近年來項目數(shù)量的增加（招標總金額減少，但標包數(shù)量增 多），財務收款和制證的工作量激增，但由于崗位人數(shù)限制，收款人員每天不 得不超負荷地進行著重復性的工作。在新的功能場景中，電子支付手段為批量憑證牛成提供了必要的技術前提。來自 不同渠道的電子支付轉(zhuǎn)到公司賬戶后，會在系統(tǒng)上留下清晰完整的記錄，財務 系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)會在每天下班后，自動核對支付訂單與實際到賬的情況，并列 出明細，收款員在確認無謀并批量地開具發(fā)票后，會通過系統(tǒng)一次性批量生成 收款憑證，各種必要信息自動帶入，取代了逐一手工制作

11、憑證的傳統(tǒng)方式。在實踐應用中收款員的工作量驟減，無論項目數(shù)量如何增多、來自網(wǎng)上的付款如 何增大，系統(tǒng)每天定吋將每一筆電子支付匯總、批量開票與生成憑證。故此對收 款員來說工作量幾乎保持不變，解決了工作量激增與人員限制的矛盾。2.3引入銀行虛擬賬戶，處理保證金的收退投標保證金的數(shù)額相對較大且多來自于銀行匯款，其收款與退款的工作最為繁 重。在傳統(tǒng)模式下，投標人匯款成功后，需要將電匯底單及相關單據(jù)提交給業(yè)務 人員，業(yè)務人員審核后將單據(jù)轉(zhuǎn)交到財務部門，收款員手工地將收款認領到項目中；退款時，為了確保將保證金安全地退還給每個未中標人的賬戶，需要經(jīng)過 一系列的確認、單據(jù)交接和審批，手續(xù)非常繁雜。為了解決投標

12、保證金的收退難題，公司通過與銀行的協(xié)商合作，創(chuàng)新地將銀行 虛擬賬戶服務引入到投標保證金的收退業(yè)務。虛擬賬戶應用具有以下優(yōu)點：（1） 能夠在實體賬戶下創(chuàng)建任意多個，這樣就能與每一個訂單信息相關聯(lián)，以識別 賬戶資金的用途。（2）能夠記錄完整的付款方信息（普通匯款和電子支付不 能），這樣保證金收款時就能通過校驗，來確保資金從投標人的賬號匯出（避 免他人代付風險），退款吋就能方便地將專款按照原路徑退冋。通過財務系統(tǒng)與 銀行系統(tǒng)的集成對接，將銀行虛擬賬戶服務融人到保證金收退業(yè)務場景屮的設 計如下：2. 3. 1保證金收款系統(tǒng)會為來自網(wǎng)站的每一筆保證金訂單牛成一個收款虛擬賬號，以供投標人向 虛擬賬戶（而非

13、企業(yè)實體賬戶）中匯款。這樣，系統(tǒng)就能通過虛擬賬號的唯-性 來自動地關聯(lián)到訂單信息，來識別這筆資金來自哪一個投標人，以及關聯(lián)到的 項目和用途，在財務系統(tǒng)完成收款后，推送到招標系統(tǒng)上進行審核和確認。此時 投標保證金還被存放在虛擬賬戶中（以方便原路徑退回）。在中標通知書發(fā)出以 后，中標人的保證金通常會申請抵扣服務費，在招標系統(tǒng)上進行保證金抵扣的 申請和審批，再向財務系統(tǒng)發(fā)岀收款指令，并推送到銀行系統(tǒng)，銀行將資金從 虛擬賬戶轉(zhuǎn)入到公司的實體賬戶。2. 3. 2保證金退款由業(yè)務人員在招標系統(tǒng)上根據(jù)項目的階段發(fā)起退款中請，經(jīng)過相關負責人的線 上審批后，將退款中請（通過接口）推送到財務系統(tǒng)，經(jīng)財務審核后（通

14、過接 口）向銀行系統(tǒng)發(fā)送退款指令，銀行將款項從虛擬賬戶中按原路徑退回到投標 人的賬戶。系統(tǒng)在退款時進行必要的“應退不人于實收”的校驗，避免多退的風 險。在實踐應用中，業(yè)務、財務和銀行之間的交接一律轉(zhuǎn)到線上進行，通過接口實現(xiàn) 互聯(lián)互通，效率大幅提升;虛擬賬號與訂單的匹配能夠?qū)①~款自動識別到項目中, 消除了認領困難現(xiàn)象;保證金原路退冋機制方便快捷，消除錯退的風險。2. 4采用業(yè)務批量處理，減輕重復工作量 2. 4.1發(fā)票批量打印與集中快遞 按照國家“營改增”統(tǒng)一部署，公司的財務系統(tǒng)與國家金稅發(fā)票管理系統(tǒng)進行 集成對接。在功能場景中，每天下班后財務系統(tǒng)自動統(tǒng)計匯總當日的已支付訂單 收款，與銀行的實收

15、自動對賬，結(jié)果經(jīng)審核后，由財務系統(tǒng)牛成當日待開發(fā)票 的列表。財務系統(tǒng)將待開發(fā)票列表，通過接口傳遞到金稅發(fā)票管理系統(tǒng)，便可由 它批量地開具增值稅發(fā)票;金稅發(fā)票管理系統(tǒng)再將開具完成的發(fā)票信息（發(fā)票 號、稅號等）列表，回傳到財務系統(tǒng)，供其批量地制作和生成憑證。與此同時，金稅發(fā)票管理系統(tǒng)能夠根據(jù)財務系統(tǒng)推送的投標人快遞信息(地址、郵編、聯(lián)系 方式等)，批量地牛成和打印快遞單，以供專崗人員向全國各地的投標人統(tǒng)一 地寄送發(fā)票。2. 4.2銀行集中代發(fā)專家勞務費。在傳統(tǒng)模式下，發(fā)放評標專家勞務費一般采用先借款、再報銷的現(xiàn)金方式，重復 工作量大，不僅占據(jù)每一位項目經(jīng)理的寶貴時間，而且以現(xiàn)金方式往來存在一 定的

16、風險。在新的場景下，通過招標與財務系統(tǒng)、財務與銀行系統(tǒng)的集成對接, 項目經(jīng)理在招標業(yè)務系統(tǒng)上，向財務系統(tǒng)推送經(jīng)過審批后的專家勞務費的付款 申請，經(jīng)付款員在財務系統(tǒng)上審核無誤后生成報盤文件;通過接口集屮推送到電 子銀行系統(tǒng)，銀行向發(fā)工資一樣將評標專家費轉(zhuǎn)入每一名評標專家的賬戶內(nèi)， 并短信通知。在實踐中，通過發(fā)票集中打印和快遞，將原先多人干的工作轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的2 人來完成，岀錯概率降低;通過銀行集中代發(fā)勞務費，原先分配到每名項目經(jīng)理 身上的發(fā)放現(xiàn)金工作消失了，改由銀行批量打款，極大地提高了效率和降低風 險。25建立校驗與審核機制，增強財務合規(guī)性 2. 5. 1數(shù)據(jù)校驗機制 在傳統(tǒng)模式下，財務收款經(jīng)常

17、會岀現(xiàn)實收金額與應收對不上、投標人重復匯款、 必要信息漏填等異常情況，處理起來很麻煩。在新功能場景屮，系統(tǒng)通過自動校 驗與審核機制，有效地避免了上述問題，主要方式如下：(1) 電子支付校驗:投標人通過電子支付方式繳納標書費，一旦信息填寫錯誤或 漏填，在訂單生成界面系統(tǒng)進行自動校驗，提示訂單生成失敗和重填;在支付界 面一旦支付金額與訂單對不上，則提示投標人支付失敗和重新支付。(2) 虛擬賬戶校驗:投標人通過向虛擬賬號匯款、轉(zhuǎn)賬的方式繳納保證金、圖紙 押金或服務費，銀行系統(tǒng)在每口晚間會根據(jù)訂單信息和設置的規(guī)則，對每筆賬 款進行校驗。如果檢查出不符合收款規(guī)則的情況(如他人代付、數(shù)額差異等)， 銀行系

18、統(tǒng)會拒收，并將虛擬賬戶中的賬款原路退回匯款人;只有通過校驗的賬款, 才能存放在虛擬賬戶中，銀行將收款記錄推送到財務系統(tǒng)。(3) 負責人確認處理:經(jīng)系統(tǒng)自動校驗之后的保證金、服務費的收款信息，再被 推送到招標系統(tǒng)的對應項口經(jīng)理界面，由業(yè)務人員進行確認和處理。項fi經(jīng)理審 核后能夠在招標系統(tǒng)上將款項認領到項目中，也能將異常款申請退回至投標人。 退款時，招標系統(tǒng)將指令推送回財務系統(tǒng)，再命令銀行將虛擬賬戶資金原路退 回。2. 5. 2全線上審核機制在招標財務合規(guī)管控的設計方面，除了上述提到的數(shù)據(jù)自動校驗和異常處理以 外，系統(tǒng)的全流程在線審核機制確保招標財務合規(guī)，主要包括：（1）業(yè)務線上 審批。即全部收

19、（退）款節(jié)點需在招標系統(tǒng)上執(zhí)行線上審批程序，審批用戶釆用 ca電子認證方式登錄，文件加蓋電子簽章。（2）財務線上審核。即系統(tǒng)把財務 合規(guī)性審核節(jié)點固化到整個招標業(yè)務流程之中，財務人員審核每一筆單據(jù)的合 規(guī)性，如遇到問題可以將業(yè)務中請退回到業(yè)務系統(tǒng)，乃至暫停業(yè)務流程。（3） 全程記錄可追溯。即基于數(shù)據(jù)庫可自定義各種統(tǒng)計報表（如業(yè)務收支表、勞務費 發(fā)放表等），財務人員能獲得準確而詳實的收入和費用數(shù)據(jù)，并口每一筆業(yè)務 往來資金，都能夠通過銀行交易記錄進行跟蹤和追索。2. 6采用標準設計模式，支撐系統(tǒng)可擴展性招標系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接通過web service以同步調(diào)用的方式實現(xiàn)，遵循 ws-securi

20、ty安全準則，服務訪問須經(jīng)過身份認證，系統(tǒng)之間傳遞數(shù)據(jù)經(jīng)過加 密處理，審批文本采用經(jīng)ca電子簽章的pdf文件，確保傳輸?shù)陌踩浴２捎没?于soa系統(tǒng)應用架構(gòu)設計，將財務收款與退款功能進行模塊化封裝，外部預留 標準化的輸入輸出接口，即模塊前端支持多種方式的收款，后端支持原路徑的 退款中請，模塊內(nèi)部封裝好數(shù)據(jù)校驗與財務審批流程。這樣，收款退款模塊的外 部可以擴展集成多個業(yè)務系統(tǒng)，也可以支持其它新增費用（如會員費、培訓費等） 的收退，具有良好的標準性和可擴展性。目前，除了招標業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)z間的集成對接和協(xié)同運轉(zhuǎn)z外，財務系 統(tǒng)與其他系統(tǒng)的接口包括:與銀行系統(tǒng)對接實現(xiàn)收款退款，與金稅發(fā)票管理系統(tǒng) 對接實現(xiàn)發(fā)票開具，與集團erp系統(tǒng)對接實現(xiàn)賬目傳輸，與公司公共信息平臺 對接實現(xiàn)主數(shù)據(jù)傳遞，與公司績效考核系統(tǒng)對接為業(yè)務考核提供收入與成木數(shù) 據(jù)。3實踐應用的收效工程公司的全電子招投標平臺與財務系統(tǒng)的集成對接項目已于去年完成，并投 入使用。通過招標與財務的集成一體化，以及電子支付、虛擬賬戶、業(yè)務批處理 等機制共同作用，整體應用給招標財務工作帶來了如下變化：（1）工作效率大幅提高。雖然公司業(yè)務資金往來超過50億元/a,但財務部門人 數(shù)在10人以內(nèi)不變，保證金收款周期由原來的3天壓縮到1天，開票周期由原 來的5天壓縮到1天。同時