1、    機關文書檔案管理常見問題及對策    摘 要：人社部門作為機關文書檔案的管理部門，在日常的機關工作中占據重要的地位，加強檔案管理工作，有助于提升人社部門的檔案服務能力，有助于文書答案的科學發展。本文就機關文書檔案管理常見問題進行了歸納整理，同時針對這些問題提出相應的整改對策，從而促進我國機關文書檔案管理工作的進一步發展。關鍵詞：機關文書；檔案管理；對策文書檔案常被用于記錄機關黨政工作的管理實施現狀，不同管理部門的發展進程以及部門人員的基本信息，是在機關日常工作中形成的重要的無形資產。人社部門作為機關文書檔案的管理部門，是機關日常黨政管理、行政執行

2、的基礎。機關人社部門主管機關干部人事、流動職員、離退休職員、失業人員、社保業務、會計資料、專業資料等文書檔案，具有種類繁多、利用率高的特點。因此為了更好的進行管理工作，需要對檔案管理常見問題進行歸納總結，并提出相應整改對策，從而促進機關文書的檔案管理工作順利進行。1 機關文書檔案管理過程存在的問題人社部門掌管的文書檔案涉及部門較多、覆蓋范圍較廣、業務能力較強，直接影響著整個機關員工的利益。文書檔案管理作為人社部門的基本工作，是人社部門開展其他工作的重要保障。隨著文書檔案管理工作的逐漸深入，一些問題逐漸浮出水面。這些問題都在一定程度上影響著機關文書的檔案管理，因此需要引起機關主要領導的高度重視。

3、（一）機關文書檔案的管理理念有待提高目前有關機關文書的檔案管理仍沿用傳統的管理方式，并未加入新時期、現代化、信息化的管理理念，欠缺分類歸檔的管理意識。新時期、現代化、信息化的管理理念是當今社會重要的文書檔案管理理論，只有在日常文書管理過程中融入分類管理的思想，才能在一定程度上提高檔案管理功能，降低檔案查詢的工作難度。機關文書檔案管理部門的相應領導并沒有完全意識到現代化管理理念的重要性，從而使得檔案管理部門職員缺乏統一的歸檔管理規范。原有的檔案管理模式存在相應的缺陷，因此在今后的檔案管理過程中需要轉變工作理念，提高機關文書檔案管理的工作效率。（二）機關檔案管理部門對檔案管理的重視度不夠通過調研發

4、現，人社局相關領導對機關文書檔案的管理工作重視度不夠，因此導致文書檔案的管理人員配置不足，并沒有一套行之有效的管理制度。我國的人社管理制度無法緊跟時代步伐，并未結合自身單位的實際情況，從而給人事檔案管理帶來極大的不確定性。同時有些檔案管理人員在實際工作中敷衍了事，從而出現收集的文書資料不完整，無法實現動態管理。人社局的某些工作人員在日常工作中并未嚴格遵守相應規章制度，與管控單位的協調程度不高，為了貪圖方便，當某個部門需要查閱相應檔案時，叫本人自行提取，甚至未經記錄借出機關，從而極易導致文書檔案出現涂抹、缺失等情況，嚴重影響文書檔案的真實性（三）機關文書檔案的管理工作缺乏專業性很多人社局文書檔案

5、管理的工作人員并非檔案專業出身，大部分都是由機關內部其他崗位調動過來的，缺乏一定的專業性、技術性。專業化、技術化的文書檔案管理可在一定程度上提高檔案管理的工作效率。非專業的人員從事機關的檔案管理工作，由于缺少專業的檔案整理知識、專業的培訓，這就導致這些工作人員對于機關文書的檔案分類、整理、匯總、立卷、歸檔等知識一知半解，從而在日常檔案管理過程中極易出現各種問題。部分人社局的檔案管理人員流動性較大，很多新職工對檔案管理知識剛剛有點起色的時候又被轉入其他部門，從而使得檔案管理內部處于極度不穩定的狀態。隨著檔案管理人員的新老交替，很多重要文件并未做好交接工作，從而出現查無原件、缺少簽發材料、原件及復

6、印件分離等不規范現象。（四）機關文書檔案管理過程信息化程度不夠隨著科技的發展，傳統的機關文書檔案管理模式已無法滿足多樣化的檔案管理工作，因此在傳統的機關文書檔案管理工作中需要融入信息化的元素。目前我國絕大多數的人社局信息化程度不夠，具體表現在于：人社局缺乏信息化、科技化的設備技術，如檔案分類管理數據庫等；人社局領導缺乏先進的信息化存儲、管理思想，同時缺乏具備信息化技術的專業人員。（五）硬件設施落后，有待于進一步完善。檔案文書由于多是紙質材料的，因此對于檔案文書的儲存環境要求較高，必須保持在一定的濕度、溫度，才能一定程度上延長檔案材料的壽命。調查發現個別單位并沒有設立專門用于儲存文書資料的檔案室

7、，有的單位即使設立了檔案室，但空間相對狹窄，不具備通風換氣系統，“六防”設備不齊全，從而導致檔案資料極易出現霉變、蟲蛀、褪色等現象，不僅影響了文書檔案的整潔美觀，還會引起重要文件的丟失。2 加強機關文書檔案管理工作的對策（一）轉變管理思想若想從根本上解決機關文書檔案管理部門的管理觀念，就需要緊跟時代步伐注重管理思想的改革，不斷完善、創新機關文書的管理模式。只有滿足時代的需求，才能發揮機關文書管理的重要作用，同時為了更好的轉變管理觀念，需要提高機關文書管理部門相關工作人員的重視度。人社局的檔案管理部門應該定期開展專題座談會，順應時代需求，調整機關檔案管理工作的方向。（二）加強機關各部門對文書檔案

8、管理的重視度為了更好的開展人社局的文書檔案管理工作，需要人社局各部門管理者認識到文書檔案管理的重要性，鼓勵這些領導多多參與檔案管理工作，為其它員工起到帶頭作用。各部門領導在日常工作中可以加強對管理部門上交文書材料的監督，督促工作人員保質保量的提交歸檔材料，減少文書檔案管理的工作負擔。同時對于未按時提交的歸檔材料，及時進行記錄，避免文書材料的丟失，為后續的歸檔整理提供方便。（三）加強機關文書檔案管理部門專業人才隊伍的建設目前我國大部分人社局文書檔案管理部門存在整體專業化程度較低的問題，因此在日常的管理部門構建過程中，應該加強專業人才隊伍的建設，注重專業人才的培養。人社局應該加強內部人才的培訓教育

9、，提升文書檔案管理員工的專業技能；定期開展文書檔案管理的專題講座，聘請有經驗的、專業的講師教授相關檔案整理技巧；積極招聘專業院校人才，從而提高機關文書檔案整理的整體水平。（四）加強機關文書檔案管理的信息化建設隨著信息化時代的到來，文書檔案管理工作也需要融入相應的信息化元素，從而提高機關文書檔案管理工作的效率。首先檔案管理部門應該引進先進的信息化設備，并建立以計算機技術為主的歸檔分類系統；其次加強電子化文書資料的存儲力度，計算機系統不僅能夠儲存大量的文書資料，同時還能進行快速、技術的修改、查閱工作，從而有效解決傳統文書管理查閱、修改困難的問題。（五）注重機關文書檔案的儲存與保護由于傳統的機關文書

10、檔案都是紙質材料的，因此在日常的存儲過程中，需要格外注意溫度、濕度、蟲蛀等因素。機關部門可在文書檔案儲藏室按照全自動的溫度、濕度控制系統，一旦溫度、濕度有所變化，就會發出告警信號，及時告知檔案管理人員進行處理；在隱蔽的角落放置一定數量的樟腦球及活性炭包，防止文書檔案受到蟲蛀威脅及回潮霉變；此外文書檔案管理人員還應定期對存儲的文件材料進行查看，從而有效延長文書檔案的存儲壽命。3 結語機關文書檔案整理看似是一個簡單的工作，其實蘊含了大量的細微、繁瑣的步驟，需要檔案管理部門及員工給予高度的重視。若想做好機關文書的檔案管理工作，不僅需要轉變管理理念、提高重視程度，還應加強檔案管理部門的專業技術首批，從而促進整個機關文書檔案管理部門的科學、穩定發展。參考文獻1王慧.基于機關文書檔案整理存在問題及對策研究j.黑龍江史志，2015（6）：117