1、    淺析歷史檔案數字化建設中存在的問題與對策    摘 要 檔案信息資源建設是檔案現代化管理的基礎，是建立數字化檔案館（室）的支柱，加快檔案信息資源建設就是利用數字化技術、網絡技術，使檔案管理從傳統的紙質載體向數字化文件存儲、查閱轉變。筆者通過在歷史檔案數字化工作過程中發現問題、剖析問題，采取應對措施積極做好歷史檔案數字化工作。關鍵詞 檔案數字化 建設 問題與對策企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，企業檔案工作是企業科研、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作，與企業生產經營與改革發展密切相關，不可或缺的。檔案信息資源建設是檔案現代化管理的

2、基礎，是建立數字化檔案館（室）的支柱，國家電網公司早在2006年就提出，要加快檔案信息資源建設，利用數字化技術、網絡技術，使檔案管理從傳統的紙質載體向數字化文件存儲、查閱轉變，到“十一五”末，完成重要檔案信息的數字化工作，提升檔案工作的效率和價值，更好服務“一強三優”現代公司建設。按照國家電網公司要求，湖北省電力公司將用五年左右時間，到2015年底，實現公司系統全部重要檔案數字化的工作目標，檔案數字化率不低于70%。2011年湖北省電力公司下發了關于開展檔案數字化工作的實施意見，統籌規劃，統一標準，有序推進，安全高效實施公司檔案數字化工作，確保“十二五”末完成歷史檔案數字化加工工作。國網黃岡供

3、電公司作為湖北省電力公司第一批開展歷史檔案數字化加工的單位，數字化項目通過省電力公司招投標，確定福建億榕信息技術有限公司為中標公司，于2012年10月正式啟動了第一期歷史檔案數字化加工工作，億榕公司嚴格遵循合同和技術規范，用一年半的時間完成了包括黃岡公司機關檔案室在內的22家單位歷史檔案330萬頁數字化加工任務。2014年8月通過了省公司數字化項目的驗收，數字化率達到70%的目標。經過一期檔案數字化項目的總結和分析，一期數字化工作中存在：文件頁數漏掃、成品圖像不清晰、傾斜、裝訂案卷不整齊、卷內文件順序錯亂，掛接檔號不正確、數字化加工人員業務不熟練等問題。這些問題和有些關鍵環節必須要引起我們的重

4、視和關注，為公司開展二期數字化項目積累寶貴的經驗。一、必須做好檔案數字化的前期準備工作，優選公司，根據工作流程制定詳細的工作計劃（一）在檔案數字化加工前，要結合公司的實際情況，調查摸底歷史檔案數字化加工的檔案門類、加工范圍、案卷數量、文件頁數、資金費用等，做好統計工作，申報招標計劃，通過招投標確定中標公司。成立數字化工作領導小組，明確組織分工與責任，制定實施方案、工作目標、進度、技術標準及驗收要求，按工作計劃節點有序安排各單位的工作任務。（二）按照合同約定公司提供檔案數字化加工的場地，防火防盜措施完善，電源管理統一，有足夠的利用空間（掃描工作間、案卷整理間、質檢工作間），掃描工作間要同時滿足紙

5、質檔案和科技檔案圖紙掃描及現場工作人員的工作要求。項目組根據掃描設備布置數字化加工的局域網，不與公司的內部網和英特網等網絡相連，做好數字化工作人員上崗前的培訓工作，內容包括：辦公場所管理制度、消防逃生設施、檔案專業法律法規、保密要求、加工技能、工作標準和相關注意事項等。（三）根據關于開展檔案數字化工作的實施意見文件要求和公司的統一部署，各單位在檔案數字化加工前應對數字化加工范圍的實體檔案進行全面清理，列出協同辦公檔案管理系統里沒有條目的檔案，對其進行補錄，補錄的檔案條目特別要注意檔案系統生成的檔號是否與實體檔案的檔號一致？如果不一致的話，要根據實體檔案的分類方案與檔案號來設置檔案管理系統的分類

6、方案，設置一致后才可以開始補錄條目。（四）公司檔案部門還必須與數字化項目組簽訂檔案數字化保密協議，明確雙方各環節的工作、履行保密規定的責任，布置視頻監控系統，以確保檔案數字化的檔案實體安全、數據安全和網絡安全。（五）公司檔案部門應根據數字化加工技術規范和紙質檔案數字化的基本流程：檔案出庫（提卷）、編碼整理、批量掃描、圖像處理、目錄建庫、數據掛接、質量檢驗、數據存儲（備份）、裝訂回庫等環節對數字化項目組提出明確要求，以保證工作質量。二、必須做好檔案數字化過程中的清點、登記、移交、回庫等工作（一）做好檔案案卷出庫與交接檔案數字化的過程包括案卷移交、拆卷、登記、掃描、圖像合成等工作，檔案人員和項目組

7、人員必須按操作流程共同完成、互相監督。移交登記工作細致，清晰與否直接關系到檔案數字化的質量，不能因為工作量大，單調而敷衍了事。要細化每道工序，使每個工作環節滲透著質量監管的觀念。移交前，檔案人員應對形成時間長，紙張比較脆、薄的重要文件進行清理登記，掃描時對這類文件提出特殊要求，在接收時，項目組人員不僅要按照案卷目錄交接核對，還要按照重要文件清單詳細檢查后才能接收，移交清單一式兩份，移交工作要做到手續完備、記錄清晰。（二）確定加工順序、批量掃描和分辨率項目組要根據檔案部門的要求，按照由近及遠的順序，分期分批對重要紙質檔案確定檔案掃描順序，將利用率高的檔案優先掃描，然后按檔案的保管期限依次加工。批

8、量掃描要選擇與檔案類型相適應的掃描儀完成檔案原件的批量掃描，紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率；紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描，大幅面檔案可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理或使用其它方式處理。同時，掃描檔案分辨率還要根據不同的文件結合實際情況來確定，分辨率高低關系到數字化后對文件進行編輯、數字轉換的質量。文書檔案和科技檔案（不包括超大頁面）宜采用黑白二值圖像，分辨率為每英寸300象素。超大頁面宜采用黑白二值圖像，分辨率為每英寸300象素，特殊情況下也可進行彩色掃描，但要控制文件大小在5m以內。（三）項目組人員

9、應對案卷進行徹底清查雖然檔案人員對案卷和卷內文件在交接時進行了清點，但在掃描前項目組人員還應作進一步的核對，特別要注意卷皮上標注的卷內文件的頁數與實際是否相符？卷皮上的檔案號與檔案管理系統檔號是否一致？因在日常工作中可能出現對某卷檔案進行補充后，卷內頁數變化而封面頁數忘記更改的現象，如果出現這種問題應及時修改頁碼補充登記記錄，避免發生漏掃頁數，在以后數據掛接時還應根據記錄修改條目信息，做到紙質檔案和電子文件的頁數一致。科技檔案的成冊文件，在數字化加工時要對其進行拆冊，逐頁掃描，這種情況檔案人員要向項目組工作人員提出按原件實際情況進行標注，掃描完了后要不破壞檔案原貌進行膠裝還原。三、必須做好檔案

10、數字化后期的成品圖像質檢，保證實體檔案還原質量（一）對數字化合成的圖像逐頁核對，確保圖像質量符合網上利用的需要1、檢查掃描文件的清晰度。由于掃描文件在計算機上檢索時整版圖像已被縮略，需要進一步查閱具體數據時就需要放大，如果分辨率低，圖像放大畫面就不清晰，成像線條就模糊，所以圖像的清晰度是關鍵。在一定分辨率范圍內，分辨率與清晰度成正比例，分辨率越高掃描圖像質量也就越高，如果遇到按已確定分辨率掃描的圖像仍不夠清晰時，必須提高分辨率并重新掃描加工，以保證網上閱讀清晰度。2、檢查掃描圖像是否有歪斜現象，是否進行過糾錯處理。在掃描過程中，由于有些檔案原件本身就是復印件或者紙張陳舊、色澤明暗不均等原因，在

11、掃描的圖像上出現重度陰影，掃描后就需要由數字化服務人員對其進行潔凈處理，圖像歪斜的進行糾偏，重度陰影的需要將陰影部分充分利用軟件加以處理。（二）檢查案卷原件與加工后的圖像內容是否一致1、數字化服務人員在合成圖像時主要依據接收文件時所做的標注進行，如初步標注時出現問題，合成圖像也易出現問題，所以檔案人員應仔細核對，發現問題及時糾正。2、在檢查掃描文件時應注意是否有漏頁現象。有些圖像由于紙張薄、脆等原因需要單獨處理，在檔案合成時容易出現復位錯誤或漏頁的現象。3、數字化服務人員由于業務水平有限，在將掃描圖像進行劃分時，會發生圖像與文件錯位，不同文件上午連接成同一圖像等多種錯誤，次現象在英文合同等外文

12、檔案中出現頻率較高，檢查時也不易發現，只是在日后的檔案利用調卷時才能逐漸突顯，所以檢查要以重要檔案為主，雖不能覆蓋全面但也突出重點。（三）對檔案的裝訂要保證質量和保持原貌在裝訂復原檔案前檔案人員要向項目組工作人員提出工作要求，掃描后的案卷要按原樣進行恢復裝訂，保證重新裝訂后的案卷沒有明顯被拆痕跡。在裝訂過程中還應堅持質量檢查，對裝訂要求不符的，應令其重新裝訂，既要保證裝訂后的質量又要保持原貌。對于易損破舊檔案要進行襯衣裱糊或補邊處理；對于破損的資料需要按規定進行修補，小于a4頁面的材料一律按a4紙尺寸進行裱糊；如果按“三孔一線”裝訂方法裝訂，孔洞間距為8cm或按原孔返回，但裝定時必須采用統一裝

13、訂線裝訂成冊，定結打在背面。裝訂完成后做到外觀整齊、美觀，確保整理裝訂過程中不出現材料錯裝、漏裝、倒裝、斜裝、反裝和順序顛倒等現象，裝訂完成的案卷須經驗收合格后方能入庫。（四）將掃描圖像與文件目錄進行掛接掛接成功后，檔案人員要用多種檢索方式反復實驗、測試、采取主題詞、關鍵字檢索方法，多條件、多途徑調卷。查看圖像進行抽檢，確保數字化圖像與檔案目錄的對應，保證網上調卷、閱卷的準確率。實踐證明，檔案數字化加工過程既是檔案工作數字化建設的推進過程，也是檔案部門與時俱進，不斷創新的過程。在數字化建設工作中我們制定完善相關標準和工作流程，建立健全責任制，在尊重檔案形成特點和工作規律的基礎和確保檔案安全的前提下，將傳統檔案工作管理模式向檔案數字化轉變，促進了檔案工作的發展。一期數字化中存在的問題在二期數字化中沒有發生，提高了工作效率和