1、    “全員皆檔”意識在水電站項目檔案管理中的應用    夏巧榮摘 要：隨著我國經濟社會的不斷發展，作為綠色能源發展的水電站項目的也得到了較好的發展，近年來，我國百億、千億投資的水電站不斷開發建設，需要不斷的提高水電站項目檔案管理的過程，面對業主、設計、監理、施工等參建各方參差不齊的檔案管理水平，對項目參建各方的水平，需要進行有條不紊的管理和提升。本研究引入了管理項目的“全員皆檔”的意識，探討了全員皆檔意識在水電站項目管理的應用，旨在促進水電站項目更好的管理。關鍵詞：全員皆檔；水電站；檔案管理1 引言為使“抓檔案管理就是抓項目管理”的理念”運用到實踐中

2、去，某水電站建設單位在檔案管理的過程中，使用“全員皆檔”意識在這個過程中進行應用，為的是更好的推動水電站項目建設和檔案管理工作相融合，確保項目建設質量和檔案今后利用。2 項目檔案管理概況本電站項目檔案是項目建設歷史的真實記錄，是開展工程建設、管理、運行、維護的重要依據和條件。該工程從開工建設以來，由于公司重組前歷史原因，檔案管理意識薄弱，因此，公司重組后，公司領導堅持“抓檔案管理就是抓項目管理”的理念，一直貫徹從規章制度入手抓規范化建設，從提高素質入手抓隊伍建設，從嚴格把關入手抓檔案驗收的思想，使工程檔案管理工作得以順利開展。在公司領導的高度重視，設計、監理、施工、建設等各參建方的大力支持及檔

3、案人員的共同努力下，本電站工程檔案管理工作步入正軌，形成了一套較為完整的檔案管理體系。工程檔案按工程進度完成了收集、整理、分類、組卷、歸檔、移交等工作，順利通過國家檔案局項目檔案驗收。3 水電站項目檔案管理重要性與特點在水電站項目的建設過程中，會產生大量的文件、圖紙、照片等，這些是水電站建設的重要組成部分，如果檔案的缺失或者部分損壞都會造成項目驗收出現不合格的情況，導致工程無法正常完成，阻礙工程的驗收。就目前現實的工作狀況，很多領導對于水電站項目的檔案管理工作存在很大的問題，出現了不重視的，忽略檔案管理的狀況，或者因為各種原因無法對檔案資料進行有效地收集和整理，累計到最后出現了文件資料的不完整

4、。為了避免出現這樣的情況，應該對領導和相關的檔案管理人員進行相關的培訓和教育，增強領導檔案意識尤為重要，上級領導根據檔案管理的各種要求進行下達命令，下級的工作人員進行嚴格的執行和工作，只有上級領導的重視加上工作人員的積極落實工作，全面的進行配合和管理，才能高效率的進行完成各項管理工作。4 “全員皆檔”意識在水電站項目檔案管理中的應用4.1 樹立“全員皆檔”意識，夯實公司基礎管理工作一是增強專業部門人員“檔案意識”。公司領導高度重視檔案管理在公司管理過程中重要的作用，抽出各專業人員對工程、合同資料甄別把關，確保案卷質量。二是增強新入職員工“檔案意識”，對近幾年分配的年輕大學生入職的第一課，除了短

5、期的行規安全生產教育后，就是必須進行檔案制度、規定的學習，并嚴格要求他們進行案卷錄入、裝訂等繁雜的工作。這其中有重點院校的研究生、國外留學生、大學生等，通過對檔案工作的了解和參與，既磨練了年輕人的意志，又對公司的工作進行了系統化的了解，規范了自己的工作程序，加快了員工成長。4.2 提高檔案人員業務水平意識一是公司定期組織專（兼）職檔案管理人員參加檔案行政管理部門組織的業務培訓，把檔案法律法規教育納入公司檔案管理人員日常培訓范疇，幾年來，公司先后派出數名專兼職檔案人員參加省檔案局業務學習培訓。二是采取走出去、請進來的方式，組織檔案人員到兄弟單位學習取經，請科技檔案專家到現場結合工程建設的實際，進

6、行咨詢和指導，從而強化提高了檔案人員的業務水平和技能。三是公司檔案人員定期到各參建單位對其檔案人員進行業務培訓指導，以督促提高案卷質量。4.3 增添設備、加強防護，確保檔案實體和信息安全公司高度重視檔案的安全管理。根據檔案管理需要，優先配備庫房及各類先進的設施設備，滿足未來10年的檔案工作要求，為檔案工作提供了良好的工作環境和物質條件。公司還加強了檔案信息化管理，投入檔案管理專項資金，開發檔案管理軟件，利用檔案管理軟件對竣工檔案進行登錄、分類、歸類、歸檔、立卷，編目、排架，節省了時間、人力，方便了檢索與查找，大大提高了工作效率，強化了對檔案原件的保護。4.4 抓好源頭，嚴格控制，增強參建單位“

7、檔案意識”重大項目工程檔案工作是一項很重要的基礎工作，也是一項十分重要和艱巨的工作。由于建站時間較長，檔案資料數量多、涉及面廣、要求高，檔案工作收集非常困難，因此公司嚴格要求參建單位按規范進行組卷；公司組織了工程專業技術人員對收集的檔案材料展開鑒定、審查，對其中分類不合理、組卷及裝訂不規范等不合格的檔案責令限期整改，反復幾次，使檔案的編制質量和案卷質量都有較大提高；對施工單位移交的竣工檔案，要求填寫檔案交接憑據、竣工資料移交清冊、電子版本，并由施工單位項目負責人、監理負責人、公司專業負責人簽字核準后向公司檔案資料室移交，雙方認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊雙方各留一份備查，確保檔案齊

8、全完整。4.5 增強檔案服務意識，充分挖掘，彰顯檔案工作作用公司檔案部門充分利用檔案資料積極服務于公司經營管理工作。幾年來，通過提供全面可靠的依據和憑證，為公司取得了良好的社會效益和經濟效益。例如曾經被評為了“中國電力優質工程獎”；通過提供工程項目建設前期、建設期、運行期大量的檔案資料，為公司創造了年收入幾千萬的經濟效益。5 結語綜上所述，本研究闡述了水電站項目管理的重要性和特點，針對新的形式“全員皆檔”進行闡述，提出了“全員皆檔”意識在水電站項目檔案管理中的應用，通過全員皆檔意識的應用推廣，為的是更好的進行水電站項目管理工作的開展，推動水電站管理工作的進行。參考文獻：1曠劍萍. 談新形勢下的水電站工程項目檔案管理j. 知識文庫， 2016（12）.2付敬文. 水電站工程檔案管理中水電企業檔案分類表的應用價值j. 企業文化旬刊， 2014（12）.3鄧學惠. “四段式檔號”在項目檔案管理中的應