1、第三第三章章會計電算化會計電算化基本要求基本要求第一節第一節 會計電算化法規制度會計電算化法規制度 19941994年年6 6月，財政部為了進一步加強對會計電算化工作的月，財政部為了進一步加強對會計電算化工作的管理，促進我國會計電算化事業的健康發展，根據中華人管理，促進我國會計電算化事業的健康發展，根據中華人民共和國會計法的有關規定，在試行文件的基礎上正式制民共和國會計法的有關規定，在試行文件的基礎上正式制定了定了：一、一、會計電算化管理辦法會計電算化管理辦法二、二、會計核算軟件基本功能規范會計核算軟件基本功能規范三、三、會計電算化工作規范會計電算化工作規范四、四、會計基礎工作規范會計基礎工作

2、規范五、五、會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法一、中華人民共和國會計法一、中華人民共和國會計法 1999年年10月月31日，最新修訂的中華人民共和國會日，最新修訂的中華人民共和國會計法再次以法律的形式規定計法再次以法律的形式規定：“使用電子計算機進行會計核算的，其軟件使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務會及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，也必須計報告和其他會計資料，也必須符合國家符合國家統一的會計制度的規定統一的會計制度的規定”，“用電子計算機進行會計核算的，其會計賬用電子計算機進行會計核算的，其會計賬簿的登記、更正，應當簿的登記、更正，

3、應當符合國家統一的會符合國家統一的會計制度的規定計制度的規定”等。等。二、會計基礎工作規范二、會計基礎工作規范1996年年6月月17日，財政部發布會計日，財政部發布會計基礎工作規范，對會計電算化工作做基礎工作規范，對會計電算化工作做了具體規范。了具體規范。三、會計檔案管理辦法三、會計檔案管理辦法1998年年8月月21日，財政部發布會計檔案管日，財政部發布會計檔案管理辦法規定，理辦法規定，采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統一會計制度的要求；報表的，必須符合國家統一會計制度的要求；如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。如果

4、采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按會計檔案管理辦法的規定執行。會計檔案管理辦法的規定執行。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。序號序號 檔案名稱檔案名稱 保管期限保管期限 備注備注一會計憑證類一會計憑證類 1 原始憑證原始憑證 年年 2 記賬憑證記賬憑證 年年 3 匯總憑證匯總憑證 年年 二會計賬簿類二會計

5、賬簿類 4 總賬總賬 年年 包括日記總賬。包括日記總賬。 5 明細賬明細賬 年年 6 日記賬日記賬 年年 現金和銀行存款日記賬保管年。現金和銀行存款日記賬保管年。 7 固定資產卡片固定資產卡片 固定資產報廢清理后保管年。固定資產報廢清理后保管年。 8 輔助賬簿輔助賬簿 年年三財務報告類三財務報告類 包括各級主管部門匯總財務報告。包括各級主管部門匯總財務報告。 9 月、季度財務報告月、季度財務報告 年年 包括文字分析包括文字分析 10 年度財務報告（決算）年度財務報告（決算） 永久永久 包括文字分析包括文字分析四四 其他類其他類 11 會計移交清冊會計移交清冊 年年 12 會計檔案保管清冊會計檔

6、案保管清冊 永久永久 13 會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊 永久永久 14 銀行余額調節表銀行余額調節表 年年 15 銀行對賬單銀行對賬單 年年企業和其他組織會計企業和其他組織會計檔案保管期限表檔案保管期限表第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求 一、會計核算軟件的基本要求一、會計核算軟件的基本要求(p44)(p44) 根據中華人民共和國會計法和國家統一的會計制度根據中華人民共和國會計法和國家統一的會計制度規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要求：求：（9 9點）重點掌握第點）重點掌握第2 2、3 3、4 4、7

7、7、9 9點。點。1.1.會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的有關規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于有關規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作的效率。提高會計核算工作的效率。 2.2.會計核算軟件應當按照國家統一的會計制度規定劃分會計核算軟件應當按照國家統一的會計制度規定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。( (會計分期：會會計分期：會計的四個假設計的四個假設：會計主體會計主體、持續經營持續經營、會計分期會計分期、貨幣計量貨幣計量假設）假設） 3.3.會計

8、核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必必須采用中文須采用中文，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求 一、會計核算軟件的基本要求一、會計核算軟件的基本要求(p44)(p44) 根據中華人民共和國會計法和國家統一的會計制度根據中華人民共和國會計法和國家統一的會計制度規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要求：求：（9 9點）重點掌握第點）重點掌握第2 2、3 3、4 4、7 7、9 9點。

9、點。1.1.會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的有關規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于有關規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作的效率。提高會計核算工作的效率。 2.2.會計核算軟件應當按照國家統一的會計制度規定劃分會計核算軟件應當按照國家統一的會計制度規定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。( (會計分期：會會計分期：會計的四個假設計的四個假設：會計主體會計主體、持續經營持續經營、會計分期會計分期、貨幣計量貨幣計量假設）假設） 3.3.會計核算軟件中的文

10、字輸入、屏幕提示和打印輸出會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必必須采用中文須采用中文，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。 會計分期會計分期 財政年度財政年度又稱預算年度。國家預算的又稱預算年度。國家預算的有效起止期限，通常為有效起止期限，通常為1 1年。年。1月月1日起至日起至12月月31日止日止： 中國、中國、法國法國、德國德國、波蘭、奧地利等波蘭、奧地利等4月月1日至下年的日至下年的3月月31日止日止： 英國、加拿大、日本、印度等英國、加拿大、日本、印度等7月月1日起至下年日起至下年6月月30日止日止： 瑞典、孟加拉國、巴基斯坦

11、、蘇丹等瑞典、孟加拉國、巴基斯坦、蘇丹等10月月1日起至下年日起至下年9月月30日止日止： 美國、尼日爾、泰國美國、尼日爾、泰國第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求一、會計核算軟件的基本要求一、會計核算軟件的基本要求 7.7.會計核算軟件應當具有在機內會計數據被破壞會計核算軟件應當具有在機內會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能。的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能。 8.8.單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，或單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，或者需要改變會計核算軟件的運行環境時，應當建立相者需要改變會計核算軟件的運行環境時，應當建立相應的審批手

12、續。應的審批手續。 9.9.會計核算軟件開發銷售單位必須為使用單位提會計核算軟件開發銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務。版本更新等方面的服務。 二、會計數據輸入功能的基本要求二、會計數據輸入功能的基本要求 數據輸入的正確與否，決定著會計核算軟件數據輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結果的準確性。處理結果的準確性。 “垃圾進，垃圾出垃圾進，垃圾出” 會計核算軟件的會計數據輸入可以采用會計核算軟件的會計數據輸入可以采用鍵鍵盤手工輸入、盤手工輸入、軟盤導入或軟盤導入或網絡傳輸網絡傳輸等幾種形等幾

13、種形式。式。 此外此外，會計軟件某個功能模塊中所需的數，會計軟件某個功能模塊中所需的數據，可以根據需要從另一功能模塊中取得，也可據，可以根據需要從另一功能模塊中取得，也可以根據其他功能模塊中的數據生成。以根據其他功能模塊中的數據生成。第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求二、會計數據輸入功能的基本要求二、會計數據輸入功能的基本要求 （一）對初始數據輸入的基本要求（一）對初始數據輸入的基本要求(p45) 在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進行初始化設置。在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進行初始化設置。會計核會計核算軟件必須具備以下初始功能：算軟件必須具備以下初始功能：

14、1.輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料，輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料，包括總分類會計科包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數、累計發生額及有目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數、累計發生額及有關數量指標等。關數量指標等。 2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。 3.選擇會計核算方法，選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產折舊方法、包括記賬方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內應當有相應的記計核算方法的更改過程，在計算機

15、內應當有相應的記錄。錄。 4.定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。 5.明確操作人員的崗位分工情況，明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等。操作密碼等。 6.必須提供必要的方法對輸入的初始數據進行正確性校驗。必須提供必要的方法對輸入的初始數據進行正確性校驗。 7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統一會計制度的規定。必須符合國家統一會計制度的規定。第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要

16、求二、會計數據輸入功能的基本要求二、會計數據輸入功能的基本要求 （二）會計核算軟件輸入原始憑證的相關要（二）會計核算軟件輸入原始憑證的相關要求求（了解）（了解） 會計核算軟件提供的原始憑證輸入項目應當齊全，會計核算軟件提供的原始憑證輸入項目應當齊全，主要項目有：主要項目有： 填制憑證日期填制憑證日期 填制憑證單位或填制人姓名填制憑證單位或填制人姓名 接受憑證單位名稱接受憑證單位名稱 經濟業務內容、數量、單價和金額等經濟業務內容、數量、單價和金額等 p68，第十九條，第十九條第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求二、會計數據輸入功能的基本要求二、會計數據輸入功能的基本要求（三）會計核

17、算軟件輸入記賬憑證的相關要求（三）會計核算軟件輸入記賬憑證的相關要求(p45) 1.（p67 ，第十三條），第十三條） 2.（p67 ，第十，第十四四條）條） 3.（p67 ，第十，第十四四條）在輸入記賬憑證的過程中，條）在輸入記賬憑證的過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：會計核算軟件必須提供以下提示功能： （1）、（2）、（3）、（4）、（5）（6）會計核算軟件應提供對已輸入尚未記賬的記賬憑）會計核算軟件應提供對已輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能證進行修改和審核的功能（7）對同一張記賬憑證，應當具有權限控制功能。）對同一張記賬憑證，應當具有權限控制功能。第二節第二節 會計核算

18、軟件的要求會計核算軟件的要求二、會計數據輸入功能的基本要求二、會計數據輸入功能的基本要求（四）會計核算軟件審核、修改記賬憑證的相關要求（四）會計核算軟件審核、修改記賬憑證的相關要求 1.（p68 ，第十，第十六六條）條）修改修改功能功能 2.對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證，對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證，應提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機應提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內憑證進行修改。內憑證進行修改。（p68 ，第十，第十七七條）條） 3.對同一張記賬憑證，應分別對審核功能和輸入對同一張記賬憑證，應分別對審核功能和輸入修改功能的使用權限進行控制。修

19、改功能的使用權限進行控制。（p68 ，第十，第十七七條）條） 4.（p68 ，第十，第十八八條）條） 5.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式的機內記賬憑證前，應當成記賬憑證的，在生成正式的機內記賬憑證前，應當進行審核確認。進行審核確認。 6.由賬務處理模塊以外的其他業務子系統生成會由賬務處理模塊以外的其他業務子系統生成會計憑證數據的，應當經審核確認后生成記賬憑證。計憑證數據的，應當經審核確認后生成記賬憑證。（無論什么憑證都需要審核）（無論什么憑證都需要審核）第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求二、會計數據輸入功

20、能的基本要求二、會計數據輸入功能的基本要求（五）會計核算軟件對處理外國貨幣核算業務的要求（五）會計核算軟件對處理外國貨幣核算業務的要求 p68，第二十二條、二十三條，第二十二條、二十三條 1.1.適用于外國貨幣核算業務的會計核算軟件，應適用于外國貨幣核算業務的會計核算軟件，應當提供能輸入外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟當提供能輸入外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。 2.2.采用統賬制核算外國貨幣的會計核算軟件，應采用統賬制核算外國貨幣的會計核算軟件，應當提供在當期外國貨幣業務發生期初和業務發生的同

21、當提供在當期外國貨幣業務發生期初和業務發生的同時，輸入期初和當時外匯牌價的功能。記賬憑證中會時，輸入期初和當時外匯牌價的功能。記賬憑證中會計核算軟件應當立即自動折合為記賬本位幣金額。計核算軟件應當立即自動折合為記賬本位幣金額。第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求20112011年年3 3月月2727日外匯牌價日外匯牌價 貨幣名稱貨幣名稱 現匯買入價現匯買入價 現鈔買入價現鈔買入價 賣出價賣出價 基準價基準價 英鎊英鎊 1046.43 1014.12 1054.83 1056.85 港幣港幣 83.95 83.28 84.27 84.13 美元美元 654.37 649.12 65

22、6.99 655.80 瑞士法郎瑞士法郎 710.77 688.83 716.48 722.35 新加坡元新加坡元 517.64 501.66 521.80 520.24 瑞典克朗瑞典克朗 102.32 99.16 103.14 103.77 丹麥克朗丹麥克朗 123.30 119.50 124.29 124.72 挪威克朗挪威克朗 116.49 112.90 117.43 118.02 日元日元 8.0263 7.7785 8.0907 8.0968 第二節第二節 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求三、會計數據處理功能的基本要求三、會計數據處理功能的基本要求 會計法律法規對會計核算軟件進行

23、數據會計法律法規對會計核算軟件進行數據處理的規定主要體現在三個方面。處理的規定主要體現在三個方面。 記賬記賬 結賬結賬 報表生成報表生成 其他方面其他方面（一）對會計核算軟件記賬功能的基本要求（一）對會計核算軟件記賬功能的基本要求p46 會計核算軟件應當提供根據審核通過的機內記賬憑證及會計核算軟件應當提供根據審核通過的機內記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計算機中，賬簿文件或者所附原始憑證登記賬簿的功能。在計算機中，賬簿文件或者數據庫可以設置一個或多個。數據庫可以設置一個或多個。1.根據根據審核通過的機內審核通過的機內記賬憑證記賬憑證或或者計算機自動生成的記賬憑者計算機自動生成的記賬憑證

24、或者證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬記賬憑證匯總表登記總分類賬。2.根據根據審核通過的機內審核通過的機內記賬憑證記賬憑證和相應的機內和相應的機內原始憑證登記明原始憑證登記明細分類賬細分類賬。3.總分類賬和明細分類賬可以同時登記，也可以分別登記，還總分類賬和明細分類賬可以同時登記，也可以分別登記，還可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。4.會計核算軟件應當提供機內會計憑證審核通過后，會計核算軟件應當提供機內會計憑證審核通過后，直接登賬直接登賬或者成批登賬的功能或者成批登賬的功能。5.機內總分類賬和明細分類賬登記時，應當計算出各會計

25、科目機內總分類賬和明細分類賬登記時，應當計算出各會計科目的發生額和余額。的發生額和余額。（二）對會計核算軟件對賬、結賬功能的基本要求（二）對會計核算軟件對賬、結賬功能的基本要求 1.會計核算軟件應當提供機內會計數據按照規會計核算軟件應當提供機內會計數據按照規定的會計期間進行結賬的功能。定的會計期間進行結賬的功能。 2.結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計入的會計憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計算機自動生成的機制轉賬憑證（如折舊計提憑證等）算機自動生成的機制轉賬憑證（如折舊計提憑證等）是否已經生成和入賬，全部

26、登記入賬后才能結賬。是否已經生成和入賬，全部登記入賬后才能結賬。 3.機內總分類賬和明細分類賬可以同時結賬，也機內總分類賬和明細分類賬可以同時結賬，也可以由處理明細分類賬的功能模塊先結賬、處理總可以由處理明細分類賬的功能模塊先結賬、處理總分類賬的功能模塊后結賬。分類賬的功能模塊后結賬。 4.機內總分類賬結賬之前，應當與明細分類賬進機內總分類賬結賬之前，應當與明細分類賬進行核對，如果不一致，總分類賬不能結賬。行核對，如果不一致，總分類賬不能結賬。賬賬賬賬相相符符 5.結賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。結賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。但年底可以例外。但年底可以例外。（三）對會計核

27、算軟件報表生成功能的基（三）對會計核算軟件報表生成功能的基本要求本要求 1.根據有關規定，會計核算軟件應提供符根據有關規定，會計核算軟件應提供符合國家統一會計制度的合國家統一會計制度的自動編制會計報表的功自動編制會計報表的功能能。 2.而通用會計核算軟件則應而通用會計核算軟件則應提供會計報表提供會計報表的自定義功能的自定義功能，包括定義會計報表的格式、項，包括定義會計報表的格式、項目、各項目的數據來源、表內和表間的數據運目、各項目的數據來源、表內和表間的數據運算和稽核關系等等。算和稽核關系等等。 3.對于根據對于根據機內會計賬簿生成的會計報表機內會計賬簿生成的會計報表數據數據，會計軟件，會計軟

28、件不能提供直接修改功能不能提供直接修改功能。（四）會計核算軟件提供的的其他處理功（四）會計核算軟件提供的的其他處理功能能 1.會計核算軟件應當提供會計核算軟件應當提供自動進行銀行對賬自動進行銀行對賬的的功能，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬功能，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助操作，單及適當的手工輔助操作，自動生成銀行存款余額自動生成銀行存款余額調節表調節表。（。（p69，第二十五條），第二十五條） 2.會計核算軟件應當具有確保會計會計核算軟件應當具有確保會計數據安全數據安全保保密，防止對數據和軟件進行非法修改和刪除的功能。密，防止對數據和軟件進行非法修改和刪除的

29、功能。 3.通用會計核算軟件應當同時通用會計核算軟件應當同時提供提供國家會計制國家會計制度允許使用的度允許使用的多種會計核算方法，以便用戶選擇多種會計核算方法，以便用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內必須有相應記錄。機內必須有相應記錄。四、會計數據輸出功能的基本要求四、會計數據輸出功能的基本要求會計電算化條件下，會計數據輸出會計電算化條件下，會計數據輸出的的形式形式:屏幕查詢輸出屏幕查詢輸出 會計數據輸出的最基本形式會計數據輸出的最基本形式打印輸出打印輸出 會計數據輸出的最基本形式會計數據輸出的最基本形式通過軟盤輸出通過軟盤輸出

30、 多用于數據的備份或上報數據多用于數據的備份或上報數據 （尤其是會計報表）的輸出（尤其是會計報表）的輸出利用網絡傳輸輸出利用網絡傳輸輸出多用于企業分支機構向總公多用于企業分支機構向總公 司報賬或報表輸出司報賬或報表輸出) )（一）會計軟件提供查詢的相關要求（一）會計軟件提供查詢的相關要求 對數據查詢功能沒有統一的格式和內容要對數據查詢功能沒有統一的格式和內容要求，求，當然當然提供的信息越全面越好提供的信息越全面越好。 會計軟件必須提供以下查詢功能：會計軟件必須提供以下查詢功能：p45 1.查詢機內總分類會計科目和明細分類會查詢機內總分類會計科目和明細分類會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額

31、、計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發生額、本期發生額和余額等項目。累計發生額、本期發生額和余額等項目。 2.查詢本期已經輸入并登賬和查詢本期已經輸入并登賬和未登賬未登賬的機的機內記賬憑證、原始憑證。內記賬憑證、原始憑證。 3.查詢機內本期和以前各期的總分類賬和查詢機內本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬簿。明細分類賬簿。 4.查詢往來賬款項目的結算情況。查詢往來賬款項目的結算情況。 5.查詢查詢本期和以前各期的會計報表本期和以前各期的會計報表（二）會計軟件提供對機內會計數據的打印輸出要求（二）會計軟件提供對機內會計數據的打印輸出要求會計軟件必須提供以下打印輸出功能：會計軟件必須提供

32、以下打印輸出功能：（七項）（七項） 1.會計軟件應當提供機內會計軟件應當提供機內記賬憑證記賬憑證的打印輸出功的打印輸出功能，打印格式和內容應當能，打印格式和內容應當符合符合國家統國家統一一的會計制度的會計制度規定規定。（p70，第三十一條）第三十一條） 2.會計軟件可以提供機內會計軟件可以提供機內原始憑證原始憑證的打印輸出功的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內容應當能，打印輸出原始憑證的格式和內容應當符合符合國家國家統一的會計制度統一的會計制度規定規定。（p70，第三十第三十二二條）條） 3.會計軟件必須提供會計軟件必須提供會計賬簿、會計報表會計賬簿、會計報表的打印的打印輸出功能，打印輸

33、出的會計賬簿、會計報表的格式輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內容應當和內容應當符合符合國家統一會計制度的國家統一會計制度的規定規定。（p70，第三十第三十二二條）條） 具體而言，打印輸出的會計賬簿必須包括日記賬、具體而言，打印輸出的會計賬簿必須包括日記賬、明細賬和總分類賬。其中，明細賬應提供三欄賬、明細賬和總分類賬。其中，明細賬應提供三欄賬、多欄賬、數量金額賬等各種賬簿形式的打印輸出功多欄賬、數量金額賬等各種賬簿形式的打印輸出功能。能。（二）會計軟件提供對機內會計數據的打印輸出要求（二）會計軟件提供對機內會計數據的打印輸出要求會計軟件必須提供以下打印輸出功能：會計軟件必須提供以下

34、打印輸出功能：（七項）（七項） 4.在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本總分類賬戶本期發生額的余額對照表期發生額的余額對照表替代。替代。 5.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。（手寫出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。（手寫可能竄行）可能竄行） 6.對于業務量較少的賬戶，會計核算軟件可以提對于業務量較少的賬戶，會計核算軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。 7

35、.打印輸出的會計賬簿、會計報表，如果是根據打印輸出的會計賬簿、會計報表，如果是根據已結賬數據生成的，則應當在打印輸出的會計賬簿、已結賬數據生成的，則應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區別。會計報表上打印一個特殊標記，以示區別。（三）關于會計核算軟件輸出數據的其他要求（三）關于會計核算軟件輸出數據的其他要求 1.根據機內會計憑證和據以登記的相應賬根據機內會計憑證和據以登記的相應賬簿生成的各種機內簿生成的各種機內會計報表數據，會計核算會計報表數據，會計核算軟件不能提供直接修改功能軟件不能提供直接修改功能。（p70，第三十第三十四四條）條） 2. 會計年度終了進行會計年度終了

36、進行結賬時結賬時，會計核算軟，會計核算軟件應當提供在數據磁帶、可裝卸硬磁盤或者件應當提供在數據磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質上的軟磁盤等存儲介質上的強制備份強制備份功能功能。（p70，第三十第三十五五條）條）第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求一、會計電算化崗位的劃分一、會計電算化崗位的劃分（p65第二、三第二、三條）條） 基本會計崗位基本會計崗位 會計電算化崗位會計電算化崗位第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求一、會計電算化崗位的劃分一、會計電算化崗位的劃分（p65第二、第二、三條）三條）

37、 基本會計崗位包括基本會計崗位包括： 會計主管會計主管 出納出納 會計會計核算各崗核算各崗 稽核稽核 會計檔案管理等會計檔案管理等第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求一、會計電算化崗位的劃分一、會計電算化崗位的劃分（p65第二、三條）第二、三條） 會計電算化崗位會計電算化崗位是指直接管理、操作、是指直接管理、操作、維護計算機以及會計核算軟件的工作崗位。維護計算機以及會計核算軟件的工作崗位。 實行會計電算化的單位要根據計算機系實行會計電算化的單位要根據計算機系統操作維護開發的特點，結合會計工作的要統操作維護開發的特點，結合會計工作的要求劃分電算化會

38、計崗位。求劃分電算化會計崗位。第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求一、會計電算化崗位的劃分一、會計電算化崗位的劃分（p65第二、三條）第二、三條） 大中型企業和使用大規模會計電算化系統的大中型企業和使用大規模會計電算化系統的單位，可以考慮設立如下崗位：單位，可以考慮設立如下崗位： 1.電算主管電算主管 2.軟件操作軟件操作 3.審核記賬（不得由出納審核、不得審核審核記賬（不得由出納審核、不得審核 自己編制的憑證）自己編制的憑證） 4.電算維護電算維護 5.電算審查電算審查 6.數據分析數據分析 注意：注意： 不相容崗位不相容崗位：軟件操作崗位與審

39、核記賬、電軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為。（審核監督功能）算維護、電算審查崗位為。（審核監督功能） 會計電算化崗位及其權限設置一般在系統初會計電算化崗位及其權限設置一般在系統初始化時完成，平時根據人員的變動可進行相應調整。始化時完成，平時根據人員的變動可進行相應調整。 電算主管電算主管負責定義各操作人員的權限。負責定義各操作人員的權限。具體具體操作人員操作人員只有修改自己口令的權限，無權更改自己只有修改自己口令的權限，無權更改自己和他人的操作權限。和他人的操作權限。 基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各崗

40、位人員要保會計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩定。中小型單位和使用小規模會計電算化持相對穩定。中小型單位和使用小規模會計電算化系統的單位，可根據本單位的工作情況，設立一些系統的單位，可根據本單位的工作情況，設立一些必要的電算化崗位，許多崗位可由一個人承擔。必要的電算化崗位，許多崗位可由一個人承擔。（p65，第四條），第四條）第四節計算機替代手工賬的基本要求第四節計算機替代手工賬的基本要求一、替代手工賬的定義一、替代手工賬的定義 替代手工賬（俗稱甩賬）是指將各種基替代手工賬（俗稱甩賬）是指將各種基本的會計數據輸入計算機，采用電子計算機本的會計數據輸入計算機，采用電子計算機設備和會

41、計軟件對輸入計算機的會計數據進設備和會計軟件對輸入計算機的會計數據進行處理（計算、分類、匯總、轉存等），生行處理（計算、分類、匯總、轉存等），生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質上，成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質上，根據需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，根據需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。賬這一過程。 替代手工賬是會計電算化的目標之一替代手工賬是會計電算化的目標之一（首（首要目標）。要目標）。二、替代手工賬的條件二、替代手工賬的條件（p63，第二條），第二條）1.配備了計算機硬件設備和會計軟件。配備了

42、計算機硬件設備和會計軟件。2.進行會計電算化崗位培訓，配備相應的會計進行會計電算化崗位培訓，配備相應的會計電算化工作人員。電算化工作人員。3.建立嚴格的內部管理制度。建立嚴格的內部管理制度。三、替代手工賬前的工作三、替代手工賬前的工作（p63，第三條），第三條） 根據相關規定，計算機與手工會計核算根據相關規定，計算機與手工會計核算應該并行應該并行3個月個月以上，計算機與手工核算的以上，計算機與手工核算的數據相互一致，軟件運行也安全可靠，還要數據相互一致，軟件運行也安全可靠，還要接受有關部門的監督。接受有關部門的監督。四、如何替代手工賬四、如何替代手工賬1.整理手工會計業務數據。整理手工會計業務

43、數據。（1）重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬）重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。賬、賬實相符。（2）整理各賬戶余額。）整理各賬戶余額。（3）清理往來賬戶和銀行賬戶。）清理往來賬戶和銀行賬戶。2.建立會計賬戶體系并確定編碼。建立會計賬戶體系并確定編碼。 編碼時，編碼時，一級會計科目編碼一級會計科目編碼按財政部規定按財政部規定的編碼方案執行；的編碼方案執行；明細科目編碼明細科目編碼按照具體編碼按照具體編碼規則設置。一般情況下，會計科目編碼采用科規則設置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案；即：本級科目全編碼上一級目全編碼方案；即：本級科目全編碼上一級科目全編碼本級科目編

44、碼。科目全編碼本級科目編碼。四、如何替代手工賬四、如何替代手工賬會計科目編碼原則：會計科目編碼原則：（1）符合財政部和有關管理部門的規定。）符合財政部和有關管理部門的規定。（2）滿足本單位會計核算與管理的要求。）滿足本單位會計核算與管理的要求。（3）滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數據，）滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數據，如果需要從賬務系統中取數，必須設立相應的科目。如果需要從賬務系統中取數，必須設立相應的科目。（4）要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上）要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。級科目。（5）要保持科目的相對穩定性。）要保持科目的相對穩定性。（6）應考慮與子

45、系統的銜接，凡是與其他各子系統）應考慮與子系統的銜接，凡是與其他各子系統有關的科目，在整理時應將各子系統中的核算大類有關的科目，在整理時應將各子系統中的核算大類在賬務處理系統中設為最底層科目。在賬務處理系統中設為最底層科目。五五、計算機與手工并行、計算機與手工并行1.概念概念: 指在會計軟件使用的最初階段，人工與指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。計算機同時進行會計處理的過程。2.主要任務是：主要任務是：檢查已建立的會計電算化核算系統是否充分檢查已建立的會計電算化核算系統是否充分滿足要求，滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，使用人員對軟件的操作是否存在問題，

46、對運行中發現的問題是否還應進行修改，對運行中發現的問題是否還應進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內部管理制度并逐步建立比較完善的電算化內部管理制度等。等。五五、計算機與手工并行、計算機與手工并行3.在試運行階段，人工與計算機數據對比時，在試運行階段，人工與計算機數據對比時，要進行如下工作：要進行如下工作：檢驗各種核算方法。檢驗各種核算方法。檢查會計科目體系的正確性和完整性。檢查會計科目體系的正確性和完整性。考查操作熟練程度。考查操作熟練程度。糾正會計軟件程序錯誤或業務處理錯誤。糾正會計軟件程序錯誤或業務處理錯誤。五五、計算機與手工并行、計算機與手工并行4.此外，并行期間還要注意以下問題：此外

47、，并行期間還要注意以下問題：適當安排好實施進度，試運行期間及時總結、適當安排好實施進度，試運行期間及時總結、定期檢查。定期檢查。實施復雜大系統時，應向有關方面的專家咨實施復雜大系統時，應向有關方面的專家咨詢，或向有經驗的單位學習，盡量少走彎路。詢，或向有經驗的單位學習，盡量少走彎路。做好申請替代手工記賬前的準備工作，爭取做好申請替代手工記賬前的準備工作，爭取一次通過審查。一次通過審查。六六、替代手工記賬的基本要求、替代手工記賬的基本要求（一）替代手工記賬方式下記賬憑證的要求（一）替代手工記賬方式下記賬憑證的要求（二）計算機內會計數據打印輸出和保存的要求（二）計算機內會計數據打印輸出和保存的要求

48、（三）存儲介質要求（三）存儲介質要求六六、替代手工記賬的基本要求、替代手工記賬的基本要求（一）替代手工記賬方式下記賬憑證的要求（一）替代手工記賬方式下記賬憑證的要求記賬憑證分類：記賬憑證分類：一種：記賬憑證一種：記賬憑證三種：收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種：收款憑證、付款憑證、轉賬憑證五種：現金收款憑證、銀行收款憑證、五種：現金收款憑證、銀行收款憑證、 現金付款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證現金付款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證六六、替代手工記賬的基本要求、替代手工記賬的基本要求（二）計算機內會計數據打印輸出和保存的要求（二）計算機內會計數據打印輸出和保存的要求1.采用電子計算機打印輸出書面會計

49、憑證、賬簿、報表的，應當采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字符合國家統一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按會計檔案管理辦跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按會計檔案管理辦法中的規定執行。法中的規定執行。2.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打清月結。現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成印機條件的限制，可

50、采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法；如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，也可按冊的辦法；如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。旬打印輸出。3.在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用況下，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表總分類賬本期發生額及余額對照表”替替代。代。4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。簿中的表格線可適當減少。六六、替代手工記賬的基本要求、替代手工記賬的基本要求（

51、三）存儲介質要求（三）存儲介質要求 1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。 2.作為會計檔案保存時，其保存期限應與會計檔案管理作為會計檔案保存時，其保存期限應與會計檔案管理辦法中規定的相應會計數據（書面形式的會計財簿、報表）辦法中規定的相應會計數據（書面形式的會計財簿、報表）相一致。相一致。 3.記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，

52、記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。有關賬簿、報表。 4.大中型企業應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介大中型企業應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案質存儲會計數據，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。第五節會計電算化檔案管理的基本要求第五節會計電算化檔案管理的基本要求 計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、

53、報采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統一會計制度的要求；如果采表的，必須符合國家統一會計制度的要求；如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按會這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按會計檔案管理辦法的規定執行。計檔案管理辦法的規定執行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。并報財政部、國家檔案局備案。第五節會計電算化檔案管

54、理的基本要求第五節會計電算化檔案管理的基本要求一、電算化會計檔案管理概述一、電算化會計檔案管理概述二、記賬憑證的生成與管理二、記賬憑證的生成與管理三、會計賬簿、報表的生成與管理三、會計賬簿、報表的生成與管理四、電算化會計檔案的基本要求四、電算化會計檔案的基本要求一、電算化會計檔案管理概述一、電算化會計檔案管理概述電算化會計檔案電算化會計檔案以磁性介質存儲在計算機中的以磁性介質存儲在計算機中的會計數據會計數據會計軟件系統開發運行過程中會計軟件系統開發運行過程中編制的各種文檔程序編制的各種文檔程序計算機打印輸出的書面形式的計算機打印輸出的書面形式的會計數據會計數據其他會計資料其他會計資料保存期保存

55、期限限按按會計會計檔案管檔案管理辦法理辦法的規定的規定停止使用或有重大停止使用或有重大更改之后的更改之后的5年年二、記賬憑證的生成與管理二、記賬憑證的生成與管理 計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：成有兩種方式： 1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。機打印輸出。 2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。入記賬憑證，然后進行處理。 此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。計算機打印輸出憑

56、證中的表格線可適當減少。三、會計賬簿、報表的生成與管理三、會計賬簿、報表的生成與管理 計算機替代手工記賬后，財政部對會計計算機替代手工記賬后，財政部對會計賬簿和會計報表的書面打印有明文規定，其賬簿和會計報表的書面打印有明文規定，其保存期限按會計檔案管理辦法的規定執保存期限按會計檔案管理辦法的規定執行。但財政部的規定同時考慮到計算機打印行。但財政部的規定同時考慮到計算機打印的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些靈活規定靈活規定。在會計資料生成方面作了一些靈活規定包括（9點）： 1.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打

57、印輸出，做到日清月結。打印輸出，做到日清月結。現金日記賬和銀行存現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法；如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，也法；如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。可按旬打印輸出。 2.一一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月、按季或按年打印月、按季或按年打印；發生業務較少的賬簿，可；發生業務較少的賬簿，可滿頁打印。滿頁打印。 3.在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都在所有記賬

58、憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類總分類賬本期發生額及余額對照表賬本期發生額及余額對照表”替代。替代。 在會計資料生成方面作了一些靈活規定包括（9點）： 4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適表格線可適當減少當減少。 5.記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、等管理部門的要求，及時打印輸出

59、有關賬簿、報表報表。 6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果檔案保存的單位，如果不再不再定期定期打印打印輸出會輸出會計賬簿，必計賬簿，必須征得同級財政部門的同意須征得同級財政部門的同意。在會計資料生成方面作了一些靈活規定包括（9點）：7.各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿后，原由本單位財務會計部門保管一年。期滿后，原則上應由財會部門編造清冊并移交本單位檔案則上應由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。部門保管。8.各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上檔案原件原則上不得外借不得外借。9.各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。善保管、存放有序、查找方便。四、電算化會計檔案的基本要求四、電算化會