1、    淺談事業單位的電子檔案管理    摘 要：隨著信息技術的廣泛應用，電子檔案管理的優勢逐步顯現，但是目前事業單位的電子檔案管理還處于初級階段，電子檔案管理人員業務能力不夠強，規章制度不夠健全，安全性有待進一步提高。本文分析了電子檔案管理的優勢、不足以及對策，以推動電子檔案制度化、規范化進程，推廣使用電子檔案管理，提高檔案資料的利用價值。關鍵詞：事業單位；電子檔案管理；對策方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統的紙質檔案管理模式，在事業單位的檔案管理工作中逐步推廣應用。但是，目前事業單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態，缺少制度規范，存在一些

2、不足。本文從電子檔案的優勢、不足、對策三個方面進行了闡述，以加快事業單位電子檔案管理制度化、規范化進程。一、電子檔案的優越性1.電子檔案能有效降低辦公成本傳統的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個環節的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項工作都需要手動完成，需要大量時間。而使用電子檔案，只需要一臺計算機、一個網絡管理平臺和熟悉計算機操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺就可以快速完成，實現無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。2.電子檔案管理能進

3、一步提高工作效率電子建檔與傳統的手動建檔相比，用計算機工作代替了人力勞動，直接減少了檔案管理人員的勞動強度，能節省大量時間。電子檔案管理，把傳統的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補充的遺漏的檔案，或者刪除重復的檔案時，傳統的立卷方法只能一個一個查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。3.電子檔案保密程度更高傳統的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會看到，大大提高了保密程度。4.電子檔案更有利于發揮檔案資料的價值傳統的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的

4、檔案資料中逐個查找，費時費力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時，更需要時間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時受檔案管理人員立卷習慣等因素的影響，傳統檔案的標準、質量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習慣從網絡上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標準統一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用率。二、電子檔案管理中遇到的問題1.安全性問題計算機給人們帶來方便、快捷的同時，其安全性不容忽視。機房、計算機、打印機等硬件設備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識不強，對移動硬盤、u盤、光盤等存儲設備重視程度不夠

5、，都會直接影響電子檔案的安全。同時，電子檔案在發送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。2.檔案管理人員認識問題目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質立卷的傳統模式中解脫出來，只是安于現狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創新，導致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業務知識培訓不足，特別是仍在使用紙質檔案的事業單位，檔案管理人員的時間、精力都用在手動建檔上，研究檔案管理發展、開展業務知識培訓的投入嚴重不足。3.電子檔案管理制度不健全目前，已經使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等各個環節都缺少統一的

6、標準，歸檔時間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級、技術指導、存儲格式、密碼設置、監控系統等都缺少制度規范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態。三、電子檔案管理的對策及建議1.完善電子檔案管理軟硬件設施，確保電子檔案安全高質量的硬件設備、穩定安全的軟件和系統、相對獨立的電子檔案管理區域，是電子檔案能夠持續穩定發展的基礎。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設施設備，加強對計算機儲存設備的安全保護，實行專機專人用，對計算機的軟件和硬件設備進行定期的更新和維護，以保障計算機設備的正常運行。設置專門的電子檔案管理工作區域，安裝電子監控、防盜門窗等設施，確保設施設備安全。2.培養專業的電子檔案管理人員各事業單位

7、抽調綜合素質高、責任心強、勇于創新、工作嚴謹的檔案管理人員，作為重點培養對象，通過自學、集體培訓、交流學習、先進經驗分享等形式，對電子檔案的法律法規、軟硬件操作技術、業務知識等進行全面的學習，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優勢，真正提高檔案管理人員的創新意識和業務能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。3.建立健全電子檔案管理的各項規章制度電子檔案管理制度化、規范化管理，必須有健全完善的規章制度作為保障。事業單位要結合檔案法、檔案管理規定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等標準，促進崗位職責、硬件設備、軟件升級、人員培訓、保密協議等各項工作制度化、規范化，確保電子檔案管理工作安全有序發展。結語：電子檔案管理的優勢明顯，也順應了時代發展的需要。但是目前事業單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調研，積極探索，提高業務能力和網絡操作技能，還需逐步完善軟硬件設施設備，建立健全規章制度，推動事業單位電子檔案