1、 2008-3-1丁丁 丁丁 2008-3-1丁丁 丁丁目目 錄錄P03-11P03-11P12-31P12-31P32-48P32-48 2008-3-1丁丁 丁丁一、一、 前言前言 在企業發展、強大的過程中，行政管理工作發揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊的后勤部門，確保前線工作者可以無后顧之憂的往前沖刺。 行政管理主要有管理、協調、服務三大功能。管理是主干，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質是服務。 行政工作的最終目標是通過各種規章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩定運轉的整體；用合理的成本換來員工最高的積極性，以提高工

2、作效率，完成公司目標發展任務。前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容事務重點事務重點 2008-3-1丁丁 丁丁( (一一) )觀念的建立（錯誤觀念的建立（錯誤/正確）正確）錯誤的想法： 1、管理雜事的部門； 2、不重要的、可有可無的部門； 3、只會花錢的部門； 4、沒有績效的部門； 5、冗員的部門； 6、任何人都會做；正確的觀念： 1、重要的后勤服務部門； 2、企業經營管理與的參與部門； 3、協調團隊與公司進行整合的部門； 4、良好的效率、服務是提高員工士氣重要因素；前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容事務重點事務重點 2008-3-1丁丁 丁丁人力精簡降低成本 時

3、間管理企業再造流程簡化擴大企業規模開發營銷 市場新產品研發多元化 經營企業再造管理內容管理內容事務重點事務重點前前 言言行政總務概述行政總務概述 2008-3-1丁丁 丁丁管理內容管理內容前前 言言行政總務概述行政總務概述事務重點事務重點 2008-3-1丁丁 丁丁三先精神：最先想到、最先看到、最先做到工作目標：滿足公司發展需求，實現個人目標工作準則：決不把當天的工作留到第二天工作態度：管理內容管理內容行政總務概述行政總務概述事務重點事務重點前前 言言 2008-3-1丁丁 丁丁（1）對企業管理知識的掌握。（2）對相關法律、法規的熟悉和掌握。（3）積極主動，有很強的工作責任心及踏實肯干的工作作

4、風。（4）良好的與人溝通的能力及部門協調能力，合作和協。（5）有P-D-C-A的科學工作方法及良好的工作效率。管理內容管理內容事務重點事務重點行政總務概述行政總務概述前前 言言 2008-3-1丁丁 丁丁一級二 級三 級行政管理制度建設 1、公司行政制度的組織擬定、修訂和完善；2、行政制度實施、檢查、規范等；文件管理 1、公司文件的收發、處理、存檔、內部文件的編號存檔2、內刊、書報的申購、流轉、登記、分發、存檔等；檔案管理 1、檔案資料的收集、歸檔、保存、借閱、銷毀等管理2、公司印章、證照管理；行為管理1、員工行為規范管理；（過程考核）2、公司考勤、外出管理等；獎懲管理1、公司行政事件的調查、

5、處理、獎懲管理等；2、公司制度完善的跟進工作等。接待管理1、公司來客來訪接待、來函管理等；2、招待費管理；會議管理（信息員負責）1、行政會議組織、會議記錄等；2、行政會議內相關事項跟進等。行政總務述行政總務述管理內容管理內容事務重點事務重點前前 言言 2008-3-1丁丁 丁丁一 級二 級三 級行政總務管理費用控制1、公司各項行政資源的合理控制、使用等；2、公司各項行政費用的合理預算、使用等；3、公司各行政事項的費用結算、合理控制等；車輛管理1、公司車輛調度、維護、保養，安全管理等；2、公司車輛的保險及相關費用控制；維修管理安全保衛 1、設備設施維修、衛生、環境、費用管理；2、安全保衛工作，消

6、防設施設備的定期檢查、維護；3、公司值班（日常值班、假期值班）管理；會務管理 1、公司會議的組織安排和會務工作；2、公司各部門對外活動的組織、協助等； 資產管理 1、公司資產申購、入庫、調撥、回收、銷毀等管理；2、公司各項資產情況的監控管理； 福利管理1、員工福利申購、管理、分發；后勤管理1、員工用餐、公司票務、住宿的預訂、登記等管理； 資源管理1、公司電話、名片、員工聯絡表、通訊工具管理等；2、公司辦公風貌、環境規劃及相應配置確定等管理；前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容事務重點事務重點 2008-3-1丁丁 丁丁（一）信息管理（一）信息管理 (1) (1) 建立檔案管理制度

7、建立檔案管理制度 (2) (2) 定期整理定期整理( (過期文件之清除過期文件之清除) ) (3) (3) 文件制式化文件制式化(A4(A4為主最佳為主最佳) ) (4) (4) 制定保存期限制定保存期限 (5) (5) 集中管理集中管理 (6) (6) 分類編號管理分類編號管理 (7) (7) 調閱管制調閱管制 (8) (8) 無紙化管理無紙化管理 前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（二）事務用品采購與管理（二）事務用品采購與管理1.事務用品之種類事務用品之種類(1) 非消耗性物品 a.辦公設備：桌、椅、柜、電話、傳真機、復印機、個

8、人計算機等。 b.研發行銷用品：研發或品管部門的實驗器具、計測計及行銷部門搬運用品等。(2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗體、公文紙張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。 前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁2.2.事務用品采購事務用品采購(1) 事務用品采購作業流程 流程內 容a a計 劃就現有設備品庫存，使用情形及各部門需求提出申請，編列年度預算b b請 購每月固定時間或視需要由各部門提出申請，先經由部門主管核準c c詢比議價視需要行政部進行市場詢價、比價，上報主管領導審核d

9、d審 核金額大小依核決權限規定由權責主管核定e e驗 收會同使用部門就數量、外觀、功能進行驗收f f列 帳屬固定資產類需列冊編號管理一般消耗用品列冊控管，定期發放。g g領 用使用部門填寫領用單據領用前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁(2) 事務用品采購管理重點內 容管 理 重 點a a政 策公司采購物品性能、功能基準為何？有無特別規定之樣式、顏色考慮b b會 辦專門性物品設備儀器應會同需求部門一并辦理c c請購流程各部門是否清楚及遵循d d詢比議價詢比議價記錄完成留存e e核決權限公司是否已清楚制定各項采購之核決權限f f安全庫存消

10、耗品可采存小量庫存金額較大設備用品應計劃性采購g g盤 點定期盤存制及連續性盤點可并用進行h h整理.整頓事務用品倉之整理.整頓消耗性物品與非消耗性物品應分開管理前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（三）固定資產管理（三）固定資產管理1.固定資產之定義固定資產之定義 稅法規定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。 一般企業以2000元為基礎較多。 2.固定資產之種類固定資產之種類 有形資產：土地、建物、設備、機器、車輛、工具、器具、雜項購置。 無形資產：專利權、商標權、著作權、營業 權等 前前 言言行政總務概述行政總務概述管理

11、內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁3.財產管理作業重點財產管理作業重點 內 容作 業 重 點a驗收列帳1.申請單及驗收單核對2.申請單位填寫財產卡3.行政部填寫財產編號及標示4.列帳并會交財務部c保養作業1.編列維修保養預算2.定期、不定期由行政部人員及供貨商保養檢查d保險作業1.建筑物、機器設備、車輛均應納入保險2.除新購物品外，注意續保之辦理3.建立風險管理之共識，評估現有有形無形資產e財產盤點1.定期盤點實施2.固定資產采一物一卡核對3.有帳無物，有物無帳追查f計算機管理1.財產清冊可于企業內部網絡取得最新資料2.保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價值等配合會計單位

12、計算機列文件管理前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（四）工作環境（四）工作環境1.辦公室管理辦公室管理 辦公室令人困擾問題，依日本能率協會問卷調查，依序為 文書檔案管理 空調 配線 辦公設備 照明 安全2.廠房環境管理廠房環境管理 同辦公室管理方式，除注意空調、照明、安全三項，并注意噪音、振動問題 前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁3.工作環境管理重點工作環境管理重點 內 容管 理 重 點a空 調1.冷氣風扇、冷卻水塔之定期清洗2.溫濕度之調節控制b配 線1.辦公室電話線、計

13、算機線、電線應予以固定并事先規劃2.現場之電線、水管路線應隱蔽固，不影響動線暢通c辦公設備1.辦公室、現場之區域明確標示2.辦公室設備、桌、椅、柜、電話、計算機、傳真機等定期維護維修d照 明1.自然光線優于人工光線2.間接照明優于直接照明考慮e安 全1.工作場所如信道是否有障礙物造成危險之可能2.消防設備之定期申報3.消防設施及逃生動線是否有被堵塞情形f振動.噪音1.人類承受噪音極限為130分貝，超過80分貝即有身體不適情形2.不定期查核工作現場噪音振動情形g公共設施1.盥洗設施定期維護檢查2.廁所及會議室可采各單位輪流打掃，并排定人員每日定時檢查前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理

14、內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（五）車輛管理（五）車輛管理內 容管 理 重 點a管理方式1.集中管理：總務部門統籌負責2.單位自管：公務車輛分撥于使單位自行管理b公務車借用1.使用單位填寫派車單，如出差、旅游、婚喪等2.使用前后路碼表之檢查c駕駛人管理1.身體健康，生活行為端正2.是否具備合格汽車職業職照3.實施鋪保、人保及定期對保4.生活正常，遵守規定，認真細心d保 養1.駕駛日志：保養、維修、機油更換詳實填寫2.指定可靠之保養廠、維修廠建立長期合作關系3.保養定期實施e私車公用補 助1.明訂補助辦法2.依職級固定或實報實銷方式，補助油費及過路費f違規.違警及事故處理1.由

15、車輛駕駛人負責，若為機械故障問題可由公司及駕駛人共同負擔2.指定發生事故連絡人員，并明訂發生民事賠償時處理方式g保險及課稅1.公用車排照稅、燃料稅及保險由總務部門統一辦理2.監理站之定期檢查則可由使用單位自行辦理前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（六）宿舍管理（六）宿舍管理內 容管 理 重 點a申 請1.訂定員工住家距離申請標準2.派外長駐人員或輪班等工作需要b設 備1.訂定宿舍標準配備規定，提供適當家具、家電、被褥及清潔用品2.水電、瓦斯之定期檢查c安全管理1.門禁實施之必要，公私對象攜帶出入實施管理2.訪客登記之實施，指定會客地點

16、3.消防安全設施之具備及定期檢修4.與當地警察機關應建立好連系管道， 應變突發狀況時之處理d外勞宿舍管 理1.定期實施安全檢查，尤其電器用品是否過度使用，有無私接電源或其它危險設施2.定期實施清潔衛生檢查e交接移轉1.應將提供之設備用品列冊清單，由新搬入員工簽名確認2.移出或移轉應由總務人員會點移交物品f維 修1.定期巡視設施，若有毀損應追查原因2.由住宿人員提出維修申請前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（七）（七） 警衛管理重點警衛管理重點 內 容管 理 重 點a a警 衛 人 員管 理1.職務之明訂，權責清楚2.制式服裝，儀容整潔

17、，接待有禮3.禁止打瞌睡、喝酒、擅離職守或進行與本身職務無關之業務b b出 入 管 理1.人、物、車輛之檢查，停放引導2.訪客登記及受訪人員引導3.物品出入放行登記及核對c c定時、定點巡邏1.防火、防盜、防暴功能2.固定路線廠房內外巡邏d d夜 勤 管 理1.宿舍及單位門禁執行2.緊急事故之搶救連系前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（八）接待管理重點（八）接待管理重點內 容管 理 重 點a服務禮儀1.儀容整潔：服裝、精神2.親切有禮：早、好、請、謝謝、對不起3.熱誠服務：愉快的服務4.茶水服務：奉茶、動作、愉快b連絡引導1.受訪人員

18、有在公司，應請通知受訪人員到服務臺或引導至招待地點2.受訪人員不在公司，應留下訪客姓名、電話c電話禮儀1.自動總機不如人工總機2.對講機不如服務臺人員3.轉分機接話追蹤前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁（九）公關管理之作法及重點（九）公關管理之作法及重點 內 容管 理 重 點a a對象及資 料1.名冊建立，依對象不同分列2.連系人員建立資料，生日卡、賀年卡、月歷、祝賀、慰問等b b公關方式1.因應媒體之宣導2.分送各種資料郵寄企業文宣3.運用媒體如電影、廣播、報紙、網絡等舉辦各項活動，包括宣傳及公益活動4.參加各項社團活動5.依名冊年

19、節饋贈禮品6.宴客c c媒體的應 對1.建立發言人制度，Q與A之準備2.與媒體記者平均建立良好之互動關系前前 言言行政總務概述行政總務概述管理內容管理內容管理重點管理重點 2008-3-1丁丁 丁丁( (十十) )勞工安全衛生管理重點勞工安全衛生管理重點 內 容管 理 重 點a制 度 建 立1.依相關法規辦理，參(4)2.訂定安全衛生工作守則a.由雇主或管理權限之雇主代理人負責，各部門主管執行b.主辦單位權責 c.各級主管之管理.指揮.監督3.意外事故處理程序 4.職業災害統計定期申報b設備檢查及管理1.危險機械、設備如起重機、升降機、吊籠、 建筑用提升機、鍋爐、壓力容器、高壓氣體設備容器等2.建筑物安全檢查定期申報3.消防安全檢查定期申報c環境檢查及管理1.作業環境測定管理a.中央空調、坑內、顯著噪音場所b.高溫、粉塵、鉛、有機溶劑、特定化學物質場所d健 康 管 理1.安全衛生教育訓練實施2.健康檢查每年定期實施。醫院之指定資料列冊保管保密治療3.簡易藥箱、休養床之設立 4.工廠醫療、護理人員依規定設立5.飲水凈化處理 6.餐廳及廚房管理7.衛浴設備環境管理 8.污水處理 9.廢棄