1、公文及督辦管理辦法第一章總則第一條為使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工 作的效率和公文質量，督促各項已決策工作高效、及時開展和完成，特制定本辦 法。第二條公司綜合部是公文處理和事務督辦的責任部門，負責公司的公文處 理和事務督辦工作。綜合部對公司公文進行統一收發、編號、分辦、傳遞、用印、 立卷、存檔和銷毀。第二章公文處理第三條依照公司實際情況，公文分為三大類：（一）收文類1、各級政府部門及業務主管機關發布的對公司具有指示性、指導性、 規定性的各類政策、法規文件。2、公司股東會、董事會、監事會、股東單位向公司發出的公文。3、被控股企業向公司及公司內部管理機構（如企業管理委員會

2、、招投 標領導小組等）報送的公文。4、與公司具有法律、經濟關系或相關業務聯系的單位向公司發出的公 文。（二）發文類1、公司向對公司具有業務指導關系的政府部門及其業務主管部門報送 的請示、報告等公文。2、公司向股東會、董事會、監事會、股東單位發出的報告、議案、請 示、通知等公文。4、3、公司向與公司具有法律、經濟關系的單位發出的通知、通告、公函 等公文。公司內部發布的及向被控股公司發出制度、規定、辦法、通知、決 定、通報、批復等具有規定性、指令性、指示性、知照性的公文。5、公司內部部門之間、公司內部與外部相關機構之間印發、傳遞的商 洽性、證明性、知照性的公函、證明信、說明、通知等公文。（三）專項

3、類1、法定代表人授權委托書。2、辦公例會及各種專題會會議紀要。第四條各公司級領導（包括董事長、總經理、副總經理、總師）的公文處 理責任：（一）審定、簽發以公司、部門名義印發的重要公文并承擔其法律和行政 責任。（二）閱處重要收文并指示處置原則與方法。（三）直接承辦最重要的收文。第五條綜合部部長的公文處理責任：（一）審核各類綜合性公文，并承擔其相應的行政責任。（二）閱處或經總經理明確授權代為閱處部分收文并指示處置原則與方 法。（三）擬辦和承辦重要的收文。（四）制定公司公文處理方面的規章制度和標準并督促檢查實施情況，組 織規劃公文處理流程，建立公文處理質量與效率保障體系，確保公文處理的質量 與效率。

4、（五）協調公司內外行文關系，指導解決公司內部公文處理中的一般隨機 事件。第六條其他部門負責人的公文處理責任：（一）審核本部門分管業務范圍內發出的公司公文，并承擔相應的行政責 任。（二）閱處由本部門直接辦理的收文并確定具體處置方案。（三）擬辦和承辦重要收文。（四）督導本部門的公文處理工作，保證其質量，確保工作效率，向公司 領導或綜合部反映公文處理中的有關問題，解決本部門公文處理中的矛盾和問題 等。第七條專職文秘人員的公文處理責任：（一）分類集中承擔公文處理作業，特別是其中具有管理性質的作業，即 收發、分辦、啟封、登記、編號、摘編、用印、歸卷、清退、銷毀、保管、提供 借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦

5、、印制、注發、對外傳遞以及審核公文等。（二）組織公文的具體運轉過程，初步審核公司的各類公文。（三）輔助設計、制定公文處理的制度、標準和規程等。第八條部門內勤人員的公文處理責任：（一）分類集中承擔部門內部公文處理作業，特別是其中具有管理性質的 作業，即收發、分辦、啟封、登記、編號、摘編、用印、歸卷、清退、銷毀、保 管、提供借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦、印制、注發、對外傳遞等，并對報 送公文進行初步審核。（二）組織部門內部公文的具體運轉過程。第九條一般業務人員的公文處理責任：（一）按規定時限閱讀處理收文，提供辦理意見。（二）具體承接辦理公文，解決其中涉及的問題。（三）起草和修改具體承辦的公文第十

6、條必須按工作關系行文。具體要求是：上級向下級發出指導性、質詢 性、規定性的下行文件；下級只能以自己的名義向上級呈送陳述性、呈請性的上 行文件；有平行關系和不相隸屬關系的部門和單位之間只能相互送發商洽性、知 照性、證明性的平行文件。第十一條嚴格按照公司文件處理流程和公文規范格式行文。一般不得越級 行文。公司內部各部門之間傳遞公文時，應按公司組織結構層次逐級上傳下達文 件。報海科建公司董事長、總經理、副總經理閱批的各類公文由海科建綜合部統 一處理。第十二條 行文前要對有關問題協商一致。各部門行文，如內容涉及公司其 他部門分管的業務和職權范圍，必須對其中的有關問題協商一致，否則一律不得 按自己的意見

7、各自行文。第十三條 收文處理流程為：（公文請示處理單樣本見附件3）簽收登記擬辦閱批分辦歸檔第十四條收文管理方式為：（一）設置詳細的分類文件夾存放。（二）在領導審閱、批示后，如有對上級機關或其它主管單位的發文進行 下發批示，一律復印下發。（三）各部門對接收到的文件，必須進行簽收。第十五條對收文的歸檔管理按公司發布的檔案管理的有關規定執行。第十六條 公司發文處理流程為：（一）擬稿：由業務經辦部門擬稿，稿件必需是規范的打印件，用紙規范, 填寫文件簽發單（見附件2）,同時將文件電子版一并交綜合部。（二）會簽：如公文內容涉及其他有關部門的職權范圍，需進行部門負責 人間的會簽（如沒有會簽內容可省此步驟）。

8、（三）核稿：公司發文須經擬稿部門負責人、主管領導審核，部門發文須 經部門負責人審核，綜合部對文稿進行全面核查。（四）簽發：公司發文由公司總經理或總經理授權的公司領導簽發，公司 內部管理機構發文由機構負責人簽發，部門發文由部門主管領導簽發。（五）修改、排版：綜合部文秘人員或擬稿人依領導修改意見對文件電子 版進行修改后，由綜合部文秘人員依公文格式進行排版。（六）出清樣、校對：綜合部將文件編排后出一份清樣，交擬稿部門進行 校對、確認無誤后，正式出紅頭文件。（七）出紅頭：綜合部印制紅頭文件。（a）用印：印畢的公文要加蓋公司章，表明公文的正式性和法定效力。（九）發送：由綜合部文秘人員或項目承辦人將公文送

9、達主送和抄送單位, 并跟蹤公文運轉。（十）歸檔：公司發文由綜合部文秘人員立卷歸檔，部門發文由發文部門歸 檔。第十七條 公司發文管理方式：設置專門的文件夾保存、備查；必須嚴格執 行發文規范流程；如違背發文規程，綜合部有權不予辦理、不予用印，以保障公 司發文規程的嚴格執行。第十八條 部門發文是以部門名義向公司（企業集團）內部其他部門（分支 機構、被控股公司、相關公司）或公司（企業集團）外部相關機構發出的洽商事 務、知照或交流情況、證明或證實、說明狀況的一般性公文。第十九條 綜合部有權以綜合部名義就法定節日休假及休假期間公司各項 值班安排等特殊事務發出規定性公文，其他部門均無權以本部門名義發出規定性

10、 公文。第二十條 辦公例會、研討會及各種專題會會議紀要（見附件6 ）處理流程 及管理方式如下：（一）由會議召集人指定參會人員和會議記錄人，會議記錄人使用會議記 錄本或按會議記錄格式（見附件7）做會議記錄，重要會議參會人員應填寫簽到 表。（二）由記錄人根據會議記錄，通過整理、歸納、綜合，形成會議紀要初 稿。（三）會議紀要初稿報會議召集人審閱、修改、簽批后，打印成稿。（四）會議紀要成稿按照會議召集人指定的范圍發送。（五）會議紀要（含會議記錄、會議備忘）原稿存檔備查，并送綜合部備 案。第二十一條 簽報（見附件8）是公司各部門在日常工作中，根據需要或 要求，向公司領導匯報工作、反映情況、回答質詢、提出

11、建議的報告。簽報須一 事一報，嚴禁多事一報或一事多報。處理流程和管理方式為：（一）上報部門將打印規范并經部門負責人審核、主管領導審定、相關部 門會簽（沒有會簽內容可省此步驟）的簽報報送到綜合部。（二）綜合部登記、統一編號，綜合部部長填寫擬辦意見。（三）綜合部將簽報報送公司有關領導閱批。（四）綜合部登記并依據領導有關批示進行分辦處理。（五）簽報原件退承辦部門存檔，綜合部留存復印件備查。第三章督辦管理第二十二條 督辦工作職責綜合部是督辦工作責任部門，公司各級管理人員、各部門要積極配合綜合部, 認真做好督查督辦工作。第二十三條 督辦工作的范圍和內容（一）公文督辦：1、督促收回以公司名義外發文件的批復

12、（或批示）、回函等文件；2、包含要求公司內部相關人員、部門辦理有關事項內容的公司內部發 文，督辦部門負責督促事項發出部門；3、公司領導在各類公文上所做的重要批示和交辦落實的重要事項；（二）其他事項：1、上級政府部門和上級領導的重要批示或交辦事項；2、公司重要會議上，公司領導的重要工作部署、決策中需要落實的重 要事項；3、公司各部門年度工作（計劃）目標完成情況（每季度督辦）；4、公司領導通過其他方式（包括通過非公文渠道報送的信息、信函、 內部資料、報刊等文字材料上的批示和口頭指示）決定或交辦的重要事項；第二十四條 立項重要事項督辦部門登記、立項辦理。由兩個以上部門共同落實的事項需明確主辦部門；一般事項無需立項，但要適時督辦和記錄。第二十五條 交辦督辦人及督辦部門負責人對交辦事項確認后，由督辦人交由主辦部門（人） 辦理，特殊情況也可電話或口頭交辦。第二十六條 催辦督辦部門要及時了解督辦事項的辦理情況，跟蹤督查，根據事項的重要、緊 急程度，適時向承辦部門（人）發出文字或口頭通知，加以催辦。辦理過程中如 遇到矛盾和問題，承辦部門（人）要及時向領導報告，以便協調解決。第二十七條 承辦承辦部門（人）指定的承辦人負責按要求辦理交辦