1、七彩教育網 免費提供 Word 版教學資源七彩教育網 全國最新初中、高中試卷、課件、教案等教學資源免費下載3.11 分析數據ExcelExcel 與其他數據管理軟件相類似，有強大的數據管理和分析功能。它不僅 能夠通過數據清單來增加、刪除和移動數據，而且還能夠對數據清單進行排序、 篩選、分類匯總、建立數據透視表等。一、數據清單的建立和編輯在ExceExcel l中用數據清單來實現數據管理， 類似于數據庫管理系統對數據表的 管理。數據清單中的每一行數據稱為一條記錄，每一列稱為一個字段。數據清單的概念數據清單是一個規則的二維表，第一行稱為標題行，以下各行構成數據區域。數據清單中的數據應滿足以下條件：

2、1標題行的每個單元格內容為字段名。2同一列中的數據應有相同的數據類型。3同一數據清單中，不允許有空行、空列。4數據區中的每一行稱為一個記錄，存放相關的一組數據。5同一工作表中可以容納多個數據清單，但兩個數據清單之間至少間隔一行 或一列。數據清單的建立和編輯1.1. 數據清單的建立建立數據清單可使用兩種方法，一種是直接在工作表中輸入字段名和數據，輸入時可以編輯修改；另一種方法是使用“記錄單”對話框建立數據清單。使用“記錄單”對話框建立數據清單的操作步驟：1選定要建立數據清單的工作表。2在數據清單的第一行，輸入數據清單標題行內容。如班級、姓名、數學、 物理、化學、馬列、計算機。3將光標定位到標題行

3、或下一行中的任意單元格中。 然后選擇“數據”下拉 菜單中的“記錄單”命令， 由于數據清單中沒有數據， 系統會給出一個提示框，單擊“確定”按鈕，彈出“記錄單”對話框；4在“記錄單”中顯示有各字段名稱和相應的字段內容文本框，在文本框中輸入第一個記錄各字段內容，輸入過程中可按 TabTab 鍵、Shift+TabShift+Tab 鍵在各字段之 間移七彩教育網 免費提供 Word 版教學資源七彩教育網 全國最新初中、高中試卷、課件、教案等教學資源免費下載動光標或用鼠標單擊需要編輯的字段。單擊“新建”按鈕或者單擊滾動條下 方按鈕，第一個記錄數據將添加到數據清單中，同時記錄單各文本框內容為空。5用同樣的

4、方法輸入其他記錄數據， 在輸入數據的過程中，如果要取消正在 輸入的數據，可單擊記錄單中的“還原”按鈕或者按 DelDel 鍵。6全部數據輸入完成后，單擊記錄單中的“關閉”按鈕。2.2. 數據清單的編輯可以使用前面介紹的方法在工作表中進行操作，也可以使用“記錄單”對話 框來完成。1瀏覽、定位記錄將光標定位于數據清單中，打開“記錄單”對話框，單擊“記錄單”對話框 中的“上一條”、“下一條”按鈕，或者單擊滾動條，可以瀏覽定位記錄。2修改記錄要修改某條記錄，首先在“記錄單”對話框中定位到該記錄， 然后單擊要修 改的字段，進行修改。放棄修改，單擊“還原”按鈕。3刪除記錄首先在“記錄單”對話框中定位于要刪

5、除的記錄，單擊“刪除”按鈕，即可刪除當前顯示的記錄。4查找記錄如果要查找記錄，打開“記錄單”對話框，單擊“條件”按鈕，出現類似的 空白記錄單，同時“條件”按鈕變為“記錄單”按鈕。 在該記錄單中輸入相應的 檢索條件，按回車鍵或單擊“記錄單”按鈕就可查找到需要的記錄。例如：在成績單工作表中，查找計算機 8585 的記錄。單擊“條件”按鈕后， 在計算機字段輸入“ 8585”，按回車鍵或單擊“記錄單”按鈕。記錄單中顯示滿 足條件的第一條記錄，單擊“上一條”或“下一條”按鈕， 可以顯示出滿足條件 的其他記錄。二、數據排序數據排序是指按數據清單中某一個或幾個字段值由小到大（升序）或者由大到?。ń敌颍?，對數

6、據清單中的所有記錄排列順序。排序所依據的字段稱為關鍵 字。1.1.簡單排序七彩教育網 免費提供 Word 版教學資源七彩教育網 全國最新初中、高中試卷、課件、教案等教學資源免費下載簡單排序是指按一個字段值排序，并且標題行不參與排序。排序步驟：1將光標定位在排序字段列中的任意單元格。2單擊常用工具欄中的“升序”按鈕T,數據清單內的所有記錄按排序字段 升序排列；單擊“降序”按鈕數據清單內的所有記錄按排序字段降序排列。2.2. 復雜排序復雜排序是指按多個關鍵字排序，即先按第一個關鍵字排序，在第一個關鍵 字相同的情況下，再按第二個關鍵字排序，依次類推。最多按3 3 個關鍵字排序。例如： 在“成績單”工

7、作表中， 先按“班級”的升序排序， 班級相同的按“馬 列”成績降序排序，馬列成績相同的按“數學”成績降序排序。操作步驟：1將光標定位在數據清單中的任意單元格內。2選擇“數據”下拉菜單中的“排序”命令，打開“排序”對話框，如圖4-414-41 所示。3在“主要關鍵字”下拉列表中選擇“班級”，并選中“遞增”單選按鈕。4在“次要關鍵字”下拉列表中選擇“馬列”，并選中“遞減”單選按鈕。5在“第三關鍵字”下拉列表中選擇“數學”，并選中“遞減”單選按鈕。6在“當前數據清單”欄選中“有標題行”單選按鈕，表示標題行不參與排 序。若選中“無標題行”單選鈕，表示標題行作為一個記錄和數據一起排序。7單擊“選項”按鈕

8、，打開“排序選項”對話框，如圖 4-424-42 所示。從中可 以自定義排序順序，選擇排序“方向”和排序“方法”。單擊“確定”按鈕，返 回“排序”對話框，再單擊“確定”按鈕，關閉“排序”對話框，數據清單中會 按指定的排序要求排序。三、數據篩選ExcelExcel 提供了兩種篩選：自動篩選和高級篩選。自動篩選和高級篩選適合的范圍自動篩選用于同字段中最多兩個條件， 兩個條件可以“與”或“或”，不同 字段的條件間只能是與的關系，即在多字段都有條件的情況下，篩選出來的是同 時滿足多個字段條件的記錄。例如：在成績單中篩選出數學成績大于 8080 小于 90,90,并且計算機成績大于等 于 8 85 5的

9、記錄。數學成績條件和計算機成績條件是與的關系，可以用自動篩選。七彩教育網 免費提供 Word 版教學資源七彩教育網 全國最新初中、高中試卷、課件、教案等教學資源免費下載高級篩選可用于同字段中多個條件，或者不同字段間多個條件的“與”或 “或”關系。例如：在成績單中篩選出數學成績大于 8080 小于 90,90,或者計算機成績大于等 于 8 85 5的記錄。數學成績條件和計算機成績條件是或的關系，只能使用高級篩選。自動篩選以在成績單中篩選出數學大于 8080 小于 9090,并且計算機大于等于 8585 的記錄 為例，說明自動篩選的操作步驟：1將光標定位于數據清單中任意單元格。2打開“數據”下拉菜

10、單，選擇“篩選”級聯菜單中的“自動篩選”命令，每個字段名右側出現一個下三角按鈕 q q,按鈕用于打開篩選條件。3輸入“數學”條件。單擊數學右側的 q q,打開下拉菜單，如圖 4-454-45 所示。 各項含義為：全部：取消篩選，顯示原全部記錄。前 1010 個：打開“自動篩選前 1010 個”對話框；可篩選出前 N N 個記錄，或后 N N 個記錄。可選擇按項（記錄）數篩選，也可選擇按百分比篩選。自定義：打開“自定義自動篩選方式”對話框。 在這個對話框中可選擇或 輸入兩個篩選條件，兩個條件可選擇“與”或“或”。下拉菜單的最下面顯示字段的取值。 單擊其中的某個值，表示只顯示字段值 為選定值的記錄

11、。對于本例的數學條件應選擇“自定義”，在“自定義自動篩選方式”對話框 中選擇或輸入“數學大于 8080 小于 9090”，如圖 4-454-45 所示。4輸入“計算機”條件用同樣的方法輸入“計算機大于等于 8585”條件。如果要取消數據清單的自動篩選狀態 （各字段名右側有標記） ， 可打開“數 據”下拉菜單，選擇“篩選”級聯菜單中的“自動篩選”命令。高級篩選高級篩選必須根據篩選條件建立條件區，條件區至少應與數據清單中的數據 隔一行或一列。篩選的結果可以在原數據區顯示，也可在新的區域顯示。1.1.篩選條件的輸入方法七彩教育網 免費提供 Word 版教學資源七彩教育網 全國最新初中、高中試卷、課件

12、、教案等教學資源免費下載篩選條件的基本輸入規則：條件中用到的字段名在同一行中且連續，下方輸入條件值，“與”關系寫在同一行，“或”關系寫在同一列。女口 ：在成績單中篩選出數學成績大于 8080 小于 90,90,并且計算機成績大于等于 8 85 5的記錄。建立條件區。在成績單中篩選出數學成績大于 8 80 0小于90,90,或者計算機成績大于等于8 85 5的 記錄。建立條件區。在成績單中篩選出 2001_12001_1 和 2001_32001_3 班的記錄。建立條件區如圖 4-49(c)4-49(c)所 示。2.2. 高級篩選操作步驟：1單擊數據清單內任意單元格。2選擇“數據”-“篩選”-“

13、高級篩選”命令，打開“高級篩選”對話 框。3.3. 高級篩選舉例高級篩選的關鍵是寫出正確的條件區，下面舉例說明條件區的寫法。例 1 1：在成績單中，篩選出 2001_12001_1 和 2001_32001_3 班級中，數學、物理、計算機 3 3 門課程同時達到 8585 分以上的記錄(含 8585 分)。條件區如圖 4-51(a)4-51(a)所示。例 2 2:在成績單中， 篩選出 2001_2001_2 2 和 2001_2001_3 3 班級中， 計算機成績達到 8585 分以上(含8 85 5分)， 而且數學或者物理有1 1門也達到8 85 5分以上(含8 85 5分)的 記錄。 條件

14、區如圖4-51(b)4-51(b)所示。四、分類匯總1.1. 分類匯總的概念分類匯總就是根據數據清單中某個字段值對清單中數據進行分類，把字段值相同的作為一類，并對每一類進行如合計、計數、取平均等。如成績單中，按班 級分類統計各班每門課程的平均分。 其中班級是“分類字段”，求平均是“匯總 方式”。在分類匯總時，應首先按分類字段對數據清單進行排序， 然后才能做分類匯 總。2.2. 分類匯總的操作步驟：下面以統計各班每門課程平均分為例，說明分類匯總的操作過程。1按“班級”排序。2把光標定位在數據清單中任意單元格。3選擇“數據”下拉菜單中的“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話 框。3.3. 取消分類

15、匯總七彩教育網 免費提供 Word 版教學資源七彩教育網 全國最新初中、高中試卷、課件、教案等教學資源免費下載要取消分類匯總，打開“分類匯總”對話框，單擊“全部刪除”按鈕。五、數據透視表分類匯總只能按一個字段分類，如果需要按多個字段進行分類統計數據表中 的數據，可以使用數據透視表。如在存款單工作表中，統計各銀行不同存款期限 的存款金額。1.1.數據透視表的創建下面以統計存款單工作表中，各銀行不同存款期限的存款金額為例， 說明數 據透視表的創建過程。將光標定位在存款單數據清單內任意單元格。選擇“數據”下拉菜單中的“數據透視表和透視報告”命令，打開“數據透視表和數據透視圖向導-3-3 步驟之 T

16、T 對話框；默認情況下，數據透視表的數據源來自 ExcelExcel 工作表。單擊“下一步”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導-3-3 步驟之 2 2”對話框；觀察“選定區域”內預選的用于創建數據透視表的數據區域是否正確，不正確時可重新選擇或輸入。單擊“下一步”，打開“數據透視表和數據透視圖向導 - -3 3步驟之 3 3”對話框；選擇數據透視表的顯示位置：新建工作表或現有工作表。單擊“版式”按鈕，打開“數據透視表和數據透視圖向導- -版式”對話框；對話框的右側顯示了數據清單中的所有字段名， 根據分類要求，將“銀行” 字段拖動到“行”區，即不同的銀行顯示在數據透視表不同的行中； 將“期限”字段拖動到“列”區，即不同的存款期限顯示在數據透視表不同的列中； 將要統 計的字段“金額”拖動到“數據”區，默認的匯總方式是求和。如果要修改匯總 方式，可雙擊“數據”區，打開“數據透視表字段”對話框，如圖 4-584-58 所示。 在匯總方式列表中選擇其他的匯總方式， 單擊“確定”按鈕，返回“版式”對話 框。單擊“版式”對話框中的“確定”按鈕，返回到“步驟之3 3”對話框，單擊