1、公司管理制度類文件編寫規(guī)則公司管理制度類文件編寫規(guī)則總則目的為了規(guī)范重慶hl有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）各項(xiàng)管理制度的編寫制訂工作，促進(jìn)公司制度規(guī)范化建設(shè)，不斷提高管理水平，特制定本規(guī)則。適用范圍本規(guī)則規(guī)定了公司管理制度的制定原則、管理制度的構(gòu)成、編寫要求。本規(guī)則適用于公司各部門各項(xiàng)管理制度的編制。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本規(guī)則的引用而成為本規(guī)則的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)；凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。gb/t11>.1-2009標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則。gb/t 15498

2、-2003 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)體系。術(shù)語(yǔ)和定義本規(guī)定中的規(guī)章制度，是指由公司制定的、在公司內(nèi)普遍適用的、具有約束力和強(qiáng)制力的規(guī)范性文件。管理制度編寫的基本要求合法性管理制度應(yīng)貫徹國(guó)家有關(guān)政策、法令和法規(guī)，遵守公司基本法，與同級(jí)有關(guān)制度規(guī)章相協(xié)調(diào)，下級(jí)制度不得與上級(jí)制度相抵觸。完整性管理制度在其范圍所規(guī)定的界限內(nèi)按需要力求完整。準(zhǔn)確性管理制度的文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的圖樣、表格、數(shù)值和其它內(nèi)容應(yīng)正確無(wú)誤。統(tǒng)一性管理制度中的術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、代號(hào)應(yīng)統(tǒng)一，并與其它的相關(guān)管理制度一致，已有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，已有公司標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)采用公

3、司標(biāo)準(zhǔn)。同一概念與同一術(shù)語(yǔ)之間應(yīng)保持唯一對(duì)應(yīng)關(guān)系，類似部分應(yīng)采用相同的表達(dá)方式與措辭。適用性管理制度應(yīng)盡可能結(jié)合公司的實(shí)情編寫，同時(shí)應(yīng)符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃及公司基本法，力求具有合理性、先進(jìn)性和可操作性。管理制度的結(jié)構(gòu)內(nèi)容劃分管理制度一般由名稱、目的、適用范圍、規(guī)范性引用文件、關(guān)鍵詞語(yǔ)解釋、職責(zé)、管理內(nèi)容和方法、報(bào)告和記錄、其它、終結(jié)線、批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄、編寫標(biāo)注欄及附錄（或附件）等部分組成。層次的描述和編號(hào)章章是管理制度內(nèi)容劃分的基本單元。在每項(xiàng)管理制度中，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字從開(kāi)始對(duì)章編號(hào)。編號(hào)應(yīng)從“目的”一章開(kāi)始，一直連續(xù)到附錄之前。每一章均應(yīng)有標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)置于編號(hào)之后，并與其后的條文分行。條條

4、是章的細(xì)分。應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字對(duì)條編號(hào)。第一層次的條（例如5.1、5.2等）可分為第二層次的條（例如5.1.1、5.1.2等），一般情況下宜分到第三層次（例如5.1.1.1、5.1.1.2等）。同一層次中有兩個(gè)以上（含兩個(gè)）的條時(shí)才可設(shè)條。例如，第10章的條文中，如果沒(méi)有10.2條，就不應(yīng)設(shè)10.1條。在某一章或條中，同一層次的條，有無(wú)標(biāo)題應(yīng)統(tǒng)一。例如：10.1有標(biāo)題，則10.2也應(yīng)有標(biāo)題。第一層次的條如果包含有下一層次的條時(shí)宜給出標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)置于編號(hào)之后，并與其后的條文分行。第二層次的條可同樣處理。段段是章或條的細(xì)分。段不編號(hào)。編寫段時(shí)不宜出現(xiàn)“懸置段”，以避免在引用這些段時(shí)產(chǎn)生混淆。“懸置段

5、”是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號(hào)的獨(dú)立的一段文字表述。列項(xiàng)列項(xiàng)可用下述形式引出：一個(gè)句子；一個(gè)句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項(xiàng)來(lái)完成。列項(xiàng)中每一項(xiàng)前應(yīng)加破折號(hào)。如果需要識(shí)別時(shí)，則在每一項(xiàng)前加上后帶半圓括號(hào)的小寫拉丁字母序號(hào)。在字母形式的列項(xiàng)中，如果需要對(duì)某個(gè)項(xiàng)進(jìn)一步細(xì)分成需要識(shí)別的分項(xiàng)，則應(yīng)使用后帶半圓括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字序號(hào)。管理制度的起草名稱名稱為必備要素，它應(yīng)置于管理制度正文首頁(yè)。名稱的結(jié)構(gòu)為“單位名稱管理制度主題”。例如：*有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)安全管理制度。制度名稱除采用“管理制度”以外，也可采用管理活動(dòng)的主題與“程序”、“規(guī)則”、“辦法”、“規(guī)定”等的組合，例如：合同評(píng)分程序、管

6、理辦法、財(cái)務(wù)管理制度等。名稱力求簡(jiǎn)練，并應(yīng)明確表示出管理制度的主題，使之與其它管理制度相區(qū)分。名稱不應(yīng)涉及不必要的細(xì)節(jié)。目的目的為必備要素，它應(yīng)置于每項(xiàng)管理制度正文的起始位置。編寫目的之陳述應(yīng)使用“為了，制定本制度（或本條例、本規(guī)定、本辦法、）”。適用范圍適用范圍為必備要素，它應(yīng)置于“目的”之后。范圍包括管理制度內(nèi)容范圍及其實(shí)施范圍。如果管理制度名稱中已包含其內(nèi)容范圍，可只陳述其實(shí)施范圍。規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件為可選要素，應(yīng)置于“范圍”之后。規(guī)范性引用文件的表述應(yīng)符合gb/t 1.1-2009標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則中關(guān)于本部分的要求。特別地，所有規(guī)范性引用文件應(yīng)由下

7、列引導(dǎo)語(yǔ)引出：“下列文件中的條款通過(guò)本制度的引用而成為本制度的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)；凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。”但在制度編制過(guò)程中僅作為參考的引用文件、資料性引用文件、非公開(kāi)的文件不應(yīng)作為規(guī)范性引用文件，宜作為參考性文獻(xiàn)在附錄中列出。術(shù)語(yǔ)和定義術(shù)語(yǔ)和定義為可選要素。當(dāng)管理制度中某些關(guān)鍵詞語(yǔ)尚未普遍使用，或有可能影響管理制度的理解時(shí)，宜對(duì)這些詞語(yǔ)加以解釋說(shuō)明。職責(zé)職責(zé)為可選要素。當(dāng)管理制度中的事項(xiàng)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門參與完成且需要界定他們的職責(zé)時(shí)，應(yīng)明確加以說(shuō)明。必要時(shí)，即使管理制度中的事項(xiàng)只需一個(gè)部門

8、完成，也可明確其職責(zé)。管理內(nèi)容和方法管理內(nèi)容和方法是管理制度的主體內(nèi)容，可用一章或若干章予以表述。本規(guī)則中所指“管理內(nèi)容和方法”并非該章的推薦標(biāo)題。管理內(nèi)容和方法應(yīng)符合gb/t 15498-2003企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)體系6.3.5中的要求。報(bào)告和記錄報(bào)告和記錄為可選要素，應(yīng)規(guī)定該項(xiàng)管理活動(dòng)所形成的報(bào)告、記錄的格式、簽發(fā)、傳遞路線和保存期限。其它其它為必備要素，它應(yīng)作為每項(xiàng)管理制度正文的最后一章。在這一章中應(yīng)明確表明該管理制度的解釋部門、實(shí)施時(shí)間。當(dāng)與現(xiàn)行管理制度相沖突時(shí)，應(yīng)表明處理原則。處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項(xiàng)：××制度自本制度實(shí)施之日起即

9、行廢止。現(xiàn)行制度與本制度有抵觸的，以本制度之規(guī)定為準(zhǔn)。現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應(yīng)參照本制度予以修改。終結(jié)線在管理制度最后一個(gè)條款之后應(yīng)有終結(jié)線。批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄為必備要素，表述內(nèi)容包括管理制度批準(zhǔn)單位名稱及日期、實(shí)施日期。例如：“*有限公司2013年5月25日批準(zhǔn)2013年7月1日實(shí)施”。批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄置于管理制度首頁(yè)頁(yè)腳處。編寫標(biāo)注欄編寫標(biāo)注欄為必備要素，表述內(nèi)容包括管理制度版次、有效期限、起草部門、起草人、起草部門負(fù)責(zé)人、審核部門負(fù)責(zé)人及批準(zhǔn)人，置于終結(jié)線之后的版面下方。附錄（或附件）附錄（或附件）為可選補(bǔ)充要素，主要是幫助理解管理制度的內(nèi)容，以便正確貫徹

10、執(zhí)行。管理制度的每次修訂均宜在附件中說(shuō)明各版次歷次修改沿革說(shuō)明。附錄的主要內(nèi)容由下面列項(xiàng)中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)組成：范例；管理制度中所引用的參考性文獻(xiàn)資料或目錄；管理制度中所引用的政策法規(guī)名稱；管理制度中所引用的專業(yè)術(shù)語(yǔ)解釋或系統(tǒng)介紹。附件的主要內(nèi)容由下面列項(xiàng)中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)組成：表格式樣或圖例；管理制度歷史上各版本的修改沿革說(shuō)明。附錄（或附件）中的圖表編號(hào)與正文中的圖表編號(hào)應(yīng)分別采用不同的編號(hào)方法。編排格式幅面與頁(yè)邊距幅面采用a4幅面（210mm×297mm）。頁(yè)邊距的設(shè)置：上邊距、下邊距各為2.54cm,左邊距、右邊距各為3.17cm。名稱管理制度名稱用三號(hào)黑體加粗水平居中排，置于首頁(yè)版面

11、上部。單位名稱與其它要素分行，行間距為3mm。管理制度編號(hào)首頁(yè)管理制度的編號(hào)置于名稱后，與名稱之間空一行，用小四號(hào)黑體加粗居版面右側(cè)排。管理制度編號(hào)與管理制度正文之間用一水平粗實(shí)線分隔,線長(zhǎng)同版面寬度。管理制度編號(hào)與水平粗實(shí)線的距離宜為2mm，管理制度正文與水平粗實(shí)線的距離宜為一行。從次頁(yè)開(kāi)始到最后一頁(yè)，管理制度編號(hào)均置于頁(yè)眉右側(cè)，用小四號(hào)黑體加粗字體排。從次頁(yè)開(kāi)始，管理制度編號(hào)與正文之間無(wú)分隔線。章、條、段章、條的編號(hào)頂格排，編號(hào)與標(biāo)題或文字之間空一個(gè)字的間隙。章的標(biāo)題占兩行。段的文字空兩個(gè)字起排，回行時(shí)頂格排。章、條的編號(hào)及章的標(biāo)題用小四號(hào)宋體加粗排。條的標(biāo)題及章、條、段的內(nèi)容用小四號(hào)宋體

12、排。列項(xiàng)各項(xiàng)前面的破折號(hào)或字母編號(hào)（后帶半圓括號(hào)的小寫拉丁字母）均空兩個(gè)字起排，其后的文字以及文字回行均應(yīng)置于距版心左邊五個(gè)字的位置。字母編號(hào)下一層次的數(shù)字編號(hào)（后帶半圓括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字）、破折號(hào)或圓點(diǎn)均空四個(gè)字起排，其后的文字以及文字回行均應(yīng)置于距版心左邊七個(gè)字的位置。列項(xiàng)的內(nèi)容用小四號(hào)宋體排。第一層次列項(xiàng)中的段空四個(gè)字起排，回行時(shí)應(yīng)置于距版心左邊五個(gè)字的位置。圖、表管理制度中每個(gè)圖、表均應(yīng)有圖題或表題并從1開(kāi)始予以編號(hào)。即使只有一個(gè)圖、表時(shí)也應(yīng)編號(hào)。表的編號(hào)和表題應(yīng)置于表上方的居中位置，用小四號(hào)宋體加粗排。表內(nèi)文字內(nèi)容用五號(hào)宋體排。圖的編號(hào)和圖題應(yīng)置于圖下方的居中位置，用小四號(hào)宋體加粗排。

13、圖內(nèi)文字可用五號(hào)或小五號(hào)宋體排。終結(jié)線終結(jié)線置于管理制度正文的最后一條之下空一行，為一居中粗實(shí)線，長(zhǎng)度宜為版面寬度的四分之一。終結(jié)線不能另起一面編排。批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄批準(zhǔn)實(shí)施日期標(biāo)注欄應(yīng)置于管理制度首頁(yè)頁(yè)腳兩側(cè)，與正文用同版面寬的粗實(shí)線分隔。批準(zhǔn)單位名稱及日期置于左側(cè)，實(shí)施日期置于右側(cè)，用五號(hào)黑體加粗排。編寫標(biāo)注欄編寫標(biāo)注欄置于終結(jié)線之后，鄰近頁(yè)腳。該標(biāo)注欄為表格形式，6列4行，寬同版面寬度。行高宜為10mm，列寬視情而定，應(yīng)美觀。編寫標(biāo)注欄內(nèi)標(biāo)題用小四號(hào)黑體加粗排，其它的用小四號(hào)宋體排。編寫標(biāo)注欄不能另起一面編排。附錄（或附件）附錄（或附件）編號(hào)以及附錄（或附件）標(biāo)題，每項(xiàng)各占一行，附錄（或附件）編號(hào)用五號(hào)宋體,置于版心左上側(cè),