1、編號(hào)：S-QP-01版/修：A/0頁碼：第6頁，共6頁中山桑芭絲服裝有限公司程序文件文件與資料控制程序編號(hào)：S-QP-01版本/修改狀態(tài)：A/0 生效日期：2002年月 日 頁碼：第1頁，共6頁擬制：朱文君審核:批準(zhǔn):1. 目的對(duì)公司所有的文件和資料進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門和人員能夠得到并使用 文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。2. 適用范圍本程序適用于與公司有關(guān)的所有文件與資料。3. 職責(zé)3.1總經(jīng)辦是文件與資料控制的管理部門。3.2各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和對(duì)接收之文件與資料的保管與維護(hù)及其使 用前的培訓(xùn)。4. 定義4.1受控文件：維持本公司質(zhì)量管理體系運(yùn)作，相關(guān)部門必須遵照?qǐng)?zhí)行的文 件

2、。受控文件在發(fā)放之前由總經(jīng)辦蓋“受控”章識(shí)別，發(fā)放和回收時(shí)均 應(yīng)辦理登記手續(xù)。4.1.1用于指導(dǎo)本公司質(zhì)量體系運(yùn)行及操作的指導(dǎo)性文件，分四級(jí)：a. 一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)；b. 二級(jí)文件：程序文件；c. 三級(jí)文件：作業(yè)文件（作業(yè)規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法、責(zé)權(quán)利書等d. 四級(jí)文件：質(zhì)量記錄格式。4.1.2外來文件：包括行業(yè)、地區(qū)、國家、國際標(biāo)準(zhǔn)；客戶提供的技術(shù)文 件、圖紙；國家頒布的有關(guān)政策、法規(guī)。4.2非受控文件：質(zhì)量文件的參考資料或與產(chǎn)品品質(zhì)無直接關(guān)系的文件。分發(fā)及 回收時(shí)辦理登記手續(xù)，修訂時(shí)可不作版本控制，廢止后按規(guī)定回收銷毀。a. 部門管理文件；b. 公司級(jí)管理文件：內(nèi)容涉及多個(gè)部門，需由多

3、個(gè)部門協(xié)調(diào)配合才能完成 某項(xiàng)業(yè)務(wù)并以公司名義發(fā)出的文件。5. 工作程序（附流程圖）5.1文件與資料的編制、批準(zhǔn)5.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總經(jīng)理指派專人編制，其它文件與資料由各相關(guān)職能部門編制5.1.2文件與資料審批：文件類型文件名稱初審核準(zhǔn)受控文件質(zhì)量手冊(cè)、程序文件管理者代表總經(jīng)理作業(yè)文件、質(zhì)量記錄部門主管管理者代表非受控文件部門管理文件部門主管總經(jīng)辦公司級(jí)管理文件總經(jīng)辦總經(jīng)理5.2文件與資料的編號(hào)、版本號(hào)、修改狀態(tài)號(hào)規(guī)則5.2.1文件版本號(hào)用大寫英文字母 A B、C依次排序。 5.2.2文件修改狀態(tài)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字 0、1、2、3表示。5.2.3文件與資料編號(hào)規(guī)則：質(zhì)量手冊(cè)：S QM XX

4、T T F1流水號(hào)質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)公司代號(hào)程序文件：S QP- XXI 流水號(hào) 程序文件代號(hào) 公司代號(hào)作業(yè)文件：S QWXL 流水號(hào)作業(yè)文件代號(hào)公司代號(hào)質(zhì)量記錄：AA BBXXT流水號(hào)崗位編號(hào) 部門編號(hào) 其它文件與資料：S AA BB XXCC流水號(hào)年度末二位數(shù) 崗位編號(hào) 部門編號(hào) 公司代號(hào)部門編號(hào):總經(jīng)辦01業(yè)務(wù)部02設(shè)計(jì)部03財(cái)務(wù)部04人事行政部05企管部06公宣部07電腦部08設(shè)備部09發(fā)展計(jì)劃部10質(zhì)管部11工廠部12綢莊部305.3文件與資料的發(fā)布531經(jīng)批準(zhǔn)的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄表統(tǒng)一由文控 員編目，并負(fù)責(zé)填制“受控文件清單”，報(bào)管理者代表審批發(fā)放。532部門內(nèi)部管理

5、文件發(fā)放前，必須報(bào)總經(jīng)理備案。533所有經(jīng)批準(zhǔn)的文件與資料均由文控員負(fù)責(zé)發(fā)放，并必須在“文件收 發(fā)登記表”上簽字。5.3.4發(fā)放的受控文件在圭寸面蓋“受控”章。5.4文件與資料的修改和作廢5.4.1每年年底對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的有效性進(jìn)行評(píng)審，必 要時(shí)可以作出修改。542文件的修改，由申請(qǐng)修改的部門填寫“文件修訂申請(qǐng)表”報(bào)總經(jīng)辦核準(zhǔn) 批，轉(zhuǎn)相關(guān)職能部門草擬修訂內(nèi)容，遞交原審批部門負(fù)責(zé)人審批。5.4.3形成文件的基本條件發(fā)生重大變化，因而需進(jìn)行大幅度修改時(shí)，由 原編制部門進(jìn)行換版，原文件收回作廢。5.4.4經(jīng)審批后的“文件修訂申請(qǐng)表”由總經(jīng)辦保存，并執(zhí)行 5.3。5.5文件與資料的存檔

6、、銷毀。5.5.1已發(fā)行的文件與資料的原稿（正本），均由文控員列冊(cè)存檔，保存的 原版文件加蓋“原版文件”章。5.5.2各類表單、記錄由相關(guān)部門或指定人員按規(guī)定保存期限存檔，保存期終止時(shí)交文控員按規(guī)定程序銷毀。5.5.3現(xiàn)場使用的文件可置于現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件由使用部門集中保管。5.5.4已作廢的文件和資料由總經(jīng)辦文控員負(fù)責(zé)收回，收回的失效文件需 加蓋“作廢”章。5.5.5收回的失效文件資料和過期表單、記錄積存時(shí)間已達(dá)到銷毀時(shí)限的 規(guī)定時(shí)，由文控員填寫“文件記錄銷毀申請(qǐng)單”，經(jīng)管理者代表批 準(zhǔn)后按規(guī)定程序銷毀。5.6文件與資料的使用和更新5.6.1頒發(fā)有效版本文件時(shí)，必須同時(shí)回收失效文件，回收

7、數(shù)量是原頒發(fā) 數(shù)量，并登記“文件收發(fā)登記表”。5.6.2確有保留需要的文件，由使用人員填寫“文件留用申請(qǐng)單”經(jīng)部門 主管同意，總經(jīng)辦批準(zhǔn)、備案后，在保留的失效版本上加蓋“參考 使用”章，作為特殊情況留用。5.6.3文件使用部門因文件丟失、損壞、缺頁等，可以用書面方式向總經(jīng)辦申 請(qǐng)，由文控員核實(shí)并對(duì)責(zé)任人按制度處罰后，予以補(bǔ)發(fā)。5.6.4文件補(bǔ)發(fā)程序同5.3.3-534。5.6.5總經(jīng)辦資料室需準(zhǔn)備一套文件與資料的副本，并加蓋“副本”章。 由文控員負(fù)責(zé)版本或修改版的及時(shí)更新。566總經(jīng)辦每年6月、12月底或文件專管人離職時(shí)，依據(jù)“文件收發(fā)登 記表”“受控文件清單”核查現(xiàn)場使用的文件與資料是否完整

8、、有效。5.7外來文件的控制5.7.1總經(jīng)辦應(yīng)將外來文件登錄于“外來文件管制表”，并視類別填寫送閱 單，在文件上加蓋“受控”章，分送給需要部門傳閱，按規(guī)定時(shí)間 及時(shí)回收。5.7.2國家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件， 總經(jīng)辦需列冊(cè)存檔。5.7.3外來文件由責(zé)任部門（使用部門）受控使用后，交總經(jīng)辦文控員存檔。 5.7.4總經(jīng)辦文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來文件的版本 變化情況，如有版本升級(jí)、變更等情況，需填寫“外來文件變更報(bào)告表”， 報(bào)請(qǐng)管理者代表批準(zhǔn)后獲取，并按照5.7.1-5.7.3管理。5.8文件的對(duì)外控制5.8.1 一切文件（含受控文件和非受控文件）須嚴(yán)格遵守桑芭絲公司保密 規(guī)定，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得外發(fā)、外傳、外借，不得查閱、復(fù)制、 抄錄。5.8.2