1、項目五 信息與調研工作學習目標1.能夠及時準確地搜集有效信息。2.能夠對信息進行加工處理，提取有用信息。3.能夠按要求做好調查研究的各項工作，掌握調查研究的方法。4.能夠對調查的數據進行分析，掌握分析數據的方法。任務一 信 息 處 理 任務情境 風光公司是個大公司，國內外都有業務，資料很多。公司的李總：“小王，你到市場部去把公司在國內外的地接公司的所有資料找來，做個整理，第一，這些公司的性質；第二，各個公司接團的分成比；第三，各個公司的服務質量。” 思考：如果你是小王，你將如何整理這些資料？ 任務一 信 息 處 理 任務分析一、信息工作的基本要求1.及時2.準確3.充足4.適用任務一 信 息

2、處 理二、信息工作的特點1.指導性2.變易性3.廣泛性三、信息工作的重要意義(1)信息是秘書人員輔助領導決策的依據。(2)信息是秘書人員處理日常事務的依據。(3)信息是秘書人員起草文書的基礎。(4)信息是秘書人員協助管理、協調關系的依據。任務一 信 息 處 理四、信息工作的基本程序1.信息收集(1)信息收集的類型 根據搜集途徑的不同劃分為正式途徑搜集方法和非正式途徑搜集方法。 根據信息搜集者的顯隱特征劃分為公開搜集方法和秘密搜集方法。(2)信息收集的范圍(3)信息收集的8個渠道(4)信息收集的方法任務一 信 息 處 理 觀察法。觀察法就是指通過現場的觀察來搜集公關信息的方法。觀察法大多是在觀察

3、對象沒有任何覺察的情況下進行的，因此較為客觀。但它只能了解被觀察對象的行為活動，而不能看出被觀察對象的內心世界和了解被觀察對象的動機、態度、打算等，因而顯得不夠深入。此外，觀察法不僅適用于對人的觀察，而且適用于對物的觀察。 詢訪法。詢訪法是信息收集中最為常用的方法之一，它是指信息收集者通過提問請對方作答來獲取信息。詢訪法按其所采用的方式與手段可分為面談詢訪、電話詢訪、書面詢訪等。任務一 信 息 處 理 問卷法。信息收集的問卷法是指由收集者向被收集對象提供問卷并請其對問卷中的問題作答而收集公關信息的一種方法。問卷是信息收集的一種重要工具，它的形式是一份精心設計的問題表格。美國社會學家艾爾巴比稱“

4、問卷是社會調查的支柱”。 量表法。量表是適用于較精確地調查人們主觀態度和潛在特征的工具，它由一組精心設計的問題構成，用以間接測量人們對某一事物的態度、觀念或某一方面所具有的潛在特征。 購買法。信息收集的購買法是指花一定的代價，通過購買有關信息載體而收集公關信息的方法。它是組織獲得外部信息的常用方法之一。 檢索法。信息收集的檢索法就是利用信息資料檢索工具，從現成的信息資料文檔中查檢有關信息資料的方法。任務一 信 息 處 理 交換法。信息收集的交換法是指組織的公關信息部門以自己擁有的資料、樣品等與有關對口單位進行相應的交換，從交換得來的資料、樣品等信息載體中獲得所需信息的一種方法。2.信息的加工處

5、理(1)信息加工的方法 歸納法。篩選合并同類項專題信息，此法便于領導深入了解研究某一方面的問題。 濃縮法。在保證信息量不變的前提下，將長信息壓縮成簡短信息。通常動態性信息宜短，調研、經驗等信息材料可長些。 縱深法。“打破沙鍋問到底”，沿縱向一層層、一步步、一環環深透揭示問題。任務一 信 息 處 理 擴充法。對殘缺不全的原始信息加以補充，使之成為完整有用的信息資料。 對比法。將縱向比較和橫向比較兩種方法結合起來。此法反差鮮明、印象強烈。 轉換法。將較抽象的內容轉換成人們容易理解的事例。此法一是轉換對象之間要有可比性，二是轉換對象要通俗易懂。 圖表法。一目了然，易傳易用。 剪接法。多用于動態性信息

6、的加工。要求確定好信息主題，并正確選材、剪接。(2)信息簡報任務一 信 息 處 理3.信息的傳遞(1)秘書信息傳遞的對象 為本級領導了解情況、正確決策、指導工作提供信息。 為上級領導了解情況、正確決策、指導工作提供高層次信息。 為下級機關和基層單位提供信息。(2)信息傳遞的要求和方式 秘書機構提供信息服務必須符合“四性”要求，即有很強的針對性；在內容上要有多樣性；在時間上要把握適時性；十分注意信息提供的保密性。 信息提供方式有簡報、電報、傳真、網絡、電話、音像制品等。任務一 信 息 處 理4.信息的存儲(1)存儲的信息必須是已認真篩選、加工、整理過的信息，一般具有準確性、完整性、系統性，能對利

7、用者起到參謀、咨詢、顧問的作用。(2)信息存儲的5點要求:認真篩選、科學分類、系統完整、堅持不懈、便于檢索。(3)信息存儲的方式：計算機存儲；信息簡報存儲；多媒體存儲(包括用多媒體計算機存儲和用多種媒體存儲)；以紙為載體的信息資料存儲。5.信息的利用任務一 信 息 處 理任務一 信 息 處 理 任務實施1.信息收集任務情境中要求的國內外地接公司的所有資料，這些資料公司內部有，不需要自己去網上另外尋找。風光公司是個大公司，國內外都有業務，資料很多，小王可以抱回一大堆資料，仔細研究。2.信息整理小王應先把資料歸類，分為國內和國外兩類；接著按公司的性質即國有、集體、私營、三資等分項找；再一一翻看這些

8、公司的具體資料，主要是看與風光公司的分成比以及有無投訴等質量問題。任務一 信 息 處 理3.信息傳遞在領導要求的時間內，根據領導的具體要求，遞交閱讀形式方便的參考資料。4.信息利用信息收集整理后，領導就能利用信息更好地決策。任務二 調 查 研 究 任務情境 近幾年來，烏魯木齊職業大學拖欠學費現象非常嚴重，累計拖欠金額已逾百萬元，且有繼續上升的趨勢。陸校長、艾爾肯書記等校領導對此問題非常重視，下決心加以解決。這天，校長、書記請黨政辦朱主任及秘書謝軍、馬明、米吉提共同商量，請他們四位先講講看法，幫助出出點子。秘書米吉提第一個發言。他是南疆人，知道許多學生的家庭在經濟上確有困難。據此，米吉提向校領導

9、建議，將學生所欠學費統統免掉。秘書謝軍談了不同的看法。他認為大多數欠費學生并非家長沒有準備學費，而是學生把應交學費的錢用于個人消費了。據此，謝秘書建議學校作出決定，凡欠學費數額較多的學生，下學期開學時必須交清，否則不予辦理報到注冊手續。秘書馬明則認為，此問題很復雜，解決難度太大。任務二 調 查 研 究他主張將“舊賬”先“掛”起來，從下個學年開始不準發生新的欠費；至于陳欠的學費問題，留待以后再說。黨政辦朱主任發言說，三位秘書的分析都有一定道理，但對拖欠學費這個老大難問題的成因都說得不夠準確和全面，因而所提辦法并不完全可行。隨后，他講了自己的意見。兩位領導、三位秘書聽后都很贊成。 思考：你知道黨政

10、辦朱主任的思路和意見大致是什么嗎？任務二 調 查 研 究 任務分析 “沒有調查就沒有發言權”，要解決一個問題，前期的調查研究很重要。那么如何去調查研究呢？調查研究的前期準備包括哪些呢？用什么方式方法去調查研究呢？一、調查研究前需要了解的信息1.選題2.準備相關材料(1)有關調研課題的黨的方針政策、法律法規、上級指示、群眾反映。(2)有關調查內容的理論、經驗、動向。(3)學習和熟悉有關業務知識。(4)可供使用或參考的原有調研資料。任務二 調 查 研 究3.制定調查研究的計劃(1)調查的目的和要求(要求高度概括、簡明扼要)。(2)調查的范圍和對象(要求寬窄得當、選好對象)。(3)調查的時間和步驟(

11、要求選準時機、預定進度)。(4)調查的方式和方法(要求做到全面、重點、典型、抽樣調查相結合)。(5)調查的組織和分工(要求配強力量、明確分工、高效有序)。任務二 調 查 研 究二、調查研究實施中需要了解的信息1.實施調查中遵循的指導思想(1)遵循唯物辯證法的認識論和方法論，堅持實事求是的思想路線。力求“客觀、真實、準確、全面”。(2)堅持群眾路線的工作方法。要向被調查者即群眾學習、求教，要平等、謙虛、誠懇待人。(3)堅持認真負責、深入細致的態度和作風。切忌走馬觀花、淺嘗輒止、模糊膚淺。(4)堅持“四個結合”：點面結合；定性與定量結合；直接與間接結合；信息與調研結合。任務二 調 查 研 究任務實

12、施1.調查研究前需要準備的信息。2.調查研究的主要類型(1)普遍調查，簡稱普查。(2)典型調查。(3)個案調查。(4)重點調查。(5)抽樣調查。3.調查研究方法(1)文獻法。(2)觀察法。(3)訪問法。(4)問卷法。任務二 調 查 研 究(1)從何處入手解決部分學生拖欠學費的老大難問題這個選題使您想到些什么？是否至少想到了以下幾點？ 此課題的目的，即要解決的問題，是部分學生拖欠學費的問題。 要摸清拖欠學費的學生現狀(數量、分布、父母工作與就業狀況和待遇與發展狀況、學生把學費花了等情況)。 搞清問題主要存在于何處。 如何解決。(2)明確了選題需要準備的材料后，搜集相關材料；學習和使用有關的知識，

13、比如說，事前先初步了解學生和學生家長的性格、愛好、家庭住址、收入情況等信息，才能更好地與他們交談。然后組織調研隊伍，進行資料、信息、物資、金錢的準備，安排時間和步驟，最后擬寫調查提綱。任務二 調 查 研 究2.確定調研的方式和方法。3.整理調研的信息。4.對策研究。5.綜合提煉，擬寫調研報告。任務三 調研數據分析 任務情境 嚴蓉是中國互聯網絡信息中心的總經理秘書，總經理需要了解中國現在網絡購物用戶特征，包括網齡、性別、學歷、年齡、學生/非學生用戶、月收入等基本情況，他把這項任務交給了秘書嚴蓉，并要求嚴蓉進行數據分析。 思考：如果你是秘書嚴蓉，你將如何做好這項工作？任務三 調研數據分析 任務分析

14、一、調研數據分析研究的方法 1.靜態研究法(1)比較研究法(2)度量研究方法(3)系統研究法2.動態研究法任務三 調研數據分析二、調研數據分析的目的和作用(1)及時搜集所要了解現象的真實資料。(2)客觀描述所要了解現象的現實狀況。(3)正確解釋所要了解現象的本質屬性。(4)科學預測所要了解現象的發展趨勢。(5)中肯提出改進所要了解現象的對策方略表格任務三 調研數據分析 任務實施一、對網絡購物調查方法的說明 表格任務三 調研數據分析二、網絡購物用戶特征1.網齡表格任務三 調研數據分析09(157-175)P19 xhf_Embed_14.jpg2.性別任務三 調研數據分析表格4.年齡表格3.學歷任務三 調研數據分析表格6.月收入表格5.學生/非學生用戶任務三 調研數據分析表格課 后 訓 練一、基礎題1.說說信息工作的基本程序。2.調查研究的類型與方法有哪些？3.調查研究數據分析有哪些基本方法？二、案例閱讀分析分析討論：1.盧主任的信息很及時，試從信息搜集、加工、處理方面設想一下盧主任此前信息工作的流程。2.小張對信息工作應該做哪些深層的思索？三、技能訓練1.李虹在上海易達貿易有限公司擔任辦公室秘書，該公司主要從事家用電器的營銷。課 后 訓 練(1)市場活動信息(2)市場情報(3)目標完成情況分析(4)市場統計分析