1、臺陽國際有限公司 費用報銷管理制度臺陽國際有限公司 主題: 費用報銷管理制度起 草 人總 經 理相關會簽：部 門總經辦財務部管理部研發部生產部營銷部稽核部子公司主管簽署日 期費用報銷管理制度第一部分 總 則為了規范和完善公司費用報銷及借款管理制度，切實加強財務管理，明確各項費用報銷的標準、程序和辦法，總結本公司當前實際情況，特制訂本制度。公司所有費用報銷及借款，須經公司總經理或其授權人審核批準。一、費用報銷的內容：公司費用列支范圍包括工資、獎金、保險費、公積金、福利費、辦公費、差旅費、業務招待費、交通費、通訊費、郵寄費、快件費、會議費、車輛使用費、房屋租賃費、物業管理費、水電費、運費、倉儲費、

2、港雜費、報關報檢費、培訓費、咨詢費、審計費、律師費、辦公品購置費和其他福利費等、開證代理費、押匯手續費、其他財務費用、生產車間支出的零星采購或修理費等支出。二、費用報銷的時間費用報銷遵循誰經辦誰報銷的原則。任何部門、單位或個人之間不得代為報銷。費用報銷遵循及時性原則，在費用發生后發票清單出來后的當月報銷。支付的時間：原則上公司所有費用報銷，在每周三前審批通過的，會在每周四下午統一支付，其他時間不支付報銷款。大額費用支付請提前兩天提交到財務部審核，特殊情況需要緊急支付的請在付款單上注明，來不及寫單需要大額現金的請至少提前一天給出納電話通知。三、費用票據粘貼要求：1、 有正規發票和無正規發票的要分

3、開貼，分開報銷。2、 粘貼時將發票從左至右依次排好，整齊的貼在粘貼單上，發票的左上方涂膠水，有金額的地方不能粘一起，粘好后發票上面再粘報銷單。報銷單整體要美觀、平整，下面的發票或清單有超過報銷單大小的，要對折后保持一樣大小。（不得用訂書機直接將發票訂成一疊）3、 有多項報銷的，要用在報銷單上鉛筆標上序號，同時發票也要標出同樣的序號，以方便核對。4、 有特殊情況的，用其他發票替代的，請用鉛筆在備注欄上寫明情況，以方便審核。四、費用票據填寫要求：1、 票據填寫需要用黑色水筆寫明日期、數量、單價、金額必須正確，大小寫金額必須一致、書寫要規范，票面不能涂改。2、 費用票據可以在會計用品店統一外購，也可

4、以使用公司統一的模塊填好后打印出來。模板見附件。3、 填寫項目用途時，請寫明費用發生的時間、費用分類。如*月份電話費。五、費用報銷及借款的基本流程（請按以下順序報送審批）：1、 經辦人粘貼并填寫報銷/借款/付款單據2、 部門負責人審核（如果是與行政相關的費用，由人力行政部審核）3、 財務經理初審4、 總經理或其授權人簽批5、 財務資金排款及出納付款核銷6、 出納通知經辦人付款信息第二部分 費用報銷審批流程及權限一、費用報銷付款的流程圖：開始用款人填寫報銷單或資金申請單并簽名各業務部門負責人審核簽字財務負責人核準管理層在授權范圍內審批財務部會計審核并編制記賬憑證出納付款結束二、資金付款審批權限：

5、工作事項使用部門部門經理財務審核副總批準總經理批準日常費用5000元以下提出審批審核審批5000元以上提出審核審核審批固定資產5000元以下提出審核審核審批5000元以上提出審核審核審批采購支出5000元以下提出審批審核審批5000元以上提出審核審核審批招待費、外部培訓費500元以下提出審核審核審批500元以上提出審核審核審批出差費用三天以下提出審批審核審批三天以上提出審核審核審批工資獎金福利等合同規定內提出審批審核審批合同規定外提出審核審核審批財務費用支出（5000元以上）提出審核審核審批對外捐款贊助提出審核審核審批對外單位借款提出審核審核審批第三部分 費用報銷審批流程及權限一、工資、獎金（

6、一）、正式管理人員的工資獎金：工資、獎金、銷售提成等。工資、績效獎金由人力行政部每月8號前按照工資制度、考勤情況核算，并提交工資計算電子表與付款單到財務部審核。提成由銷售部門匯總核算后，于發放的前兩天提交到財務部審核。績效或其他額外的獎金由人力行政部每月24號前，提交后總經理批準發放。付款單附件：1、工資付款單 2、考勤匯總表 3、績效評分匯總表/績效獎金匯總表 4、銷售提成匯總表 5、工資發放表（分部門）審核要點：基本工資是否符合公司批準的工資、考勤情況有無結合實際扣除相應的工資、獎金發放是否計算正確、個稅扣除是否符合國家規定、提成發放是否為公司規定范圍內、相應的保險公積金計算和扣除是否符合

7、公司規定等。（二）、生產車間的工人工資：生產車間的工人工資及考勤核算，由專人根據車間人員的工資制度在每月8號前上報到財務部審核，同時需要車間的相應加班時間表及統計表作為審核的依據。所有統計表需要有車間相關負責人簽字確認。付款單附件：1、工資付款單 2、考勤匯總表 3、時間統計表匯總表 4、工資發放表（分車間）審核要點：基本工資是否符合公司批準的工資、考勤情況有無結合實際扣除相應的工資、班次統計及加班是否計算正確、個稅扣除是否符合國家規定、提成發放是否為公司規定范圍內、相應的保險公積金計算和扣除是否符合公司規定等。（三）、搬運工及其他臨時工工資結算：搬運工及其他臨時工工資由專人負責上報到財務部審

8、核，上報時的工資結算清單是審核的重點。付款單附件：1、工資付款單 2、工資結算清單審核要點：工資支出的標準是否符合公司規定，清單中的時間和數量是否與事實相符。如搬運工工資要核對本月進庫與出庫的數量，這些進出庫的數量要與倉庫帳的數量相符。二、員工保險費/公積金 員工保險費/公積金由人力行政部在每月8號前申請付款。保險和公積金付款金額包括公司和個人需要交繳的總和，其中保險費在地稅網直接申請上報，每次上報前，請人力行政部核對好后再報，財務部相應的會計人員每月要核對扣除的總額是否與工資表中扣除的總額一致。公積金需要填寫付款單，并附分部門的清單到財務付款。付款單附件：1、付款單 2、保險費/公積金匯總表

9、（分部門）審核要點：保險費每月申請后需要在地稅網核對明細與工資表中扣除是否一致，每月自動代扣后核對總額是否一致，公積金審核時要核對工資中代扣的金額與實際金額是否一致。三、福利費 福利費分兩種情況：一種是公司員工手冊中有規定的福利費，另一種是因為特殊情況而申請的福利。員工手冊中規定的福利費可以直接申請，手冊中無明確寫的福利費，由人力行政部寫專項申請批準后執行（如公司宿舍等雜項支出）。付款單附件：1、付款單 2、專項申請表 審核要點：福利費支出主要審核是否符合公司規定，有無重復申請。特殊情況發現金的過節費等，廈門本地員工在簽收表上簽字領取現金，異地員工直接轉帳到員工卡上，員工宿舍的房租等直接轉帳到

10、房東帳戶。四、辦公費 （一）、辦公費包括辦公用品、辦公設備維護費、辦公網站維護費、辦公雜費、裝修費等。平常需要用的辦公用品和雜費等，原則上進行月結和取得增值稅發票，小額現金支出需要有收據，大項的裝修費需要提前報批，進行報價、比價后進行。公司行政部統一申請的辦公費大項費用需要做分攤表由相應的部門直接承擔（如辦公用紙、辦公用水等），其他部門申請辦公費報銷費支出，請經部門經理審核后，交行政負責人審核后，再到財務部報銷。原則上辦公用品需要由行政部門負責統一管理和采購，其他部門人員不能隨意自買自用。駐外辦事處的辦公雜費需要在定額內支出，每月集中郵寄到總部行政部審核后，再到財務部報銷。付款單附件：1、付款

11、單 2、發票（稅法規定辦公用品發票必須附清單） 3、辦公用品清單或貨品簽收單 4、裝修的需要提供裝修清單 5、辦公用品分部門匯總表（內部領用簽收表要備查）審核要點：核對清單與發票金額是否一致，能取得正規增值稅發票是否取得，所有辦公雜費及辦公用品費用是否有大項支出或超過歷史數據，如果有費用明顯過高，要問明原因，并及時匯報。 （二）、辦公設備：包括辦公桌椅、電腦、打印機、傳真、復印機等設備等。不管哪個部門都要提前報批，經過申請同意后，進行報價、比價后進行采購。采購的設備經過使用人簽收后，再拿發票到財務部辦理手續。原則上行政部需要定點采購，并能取得增值稅專用發票。付款單附件：1、付款單 2、發票 3

12、、貨品簽收單 4、報價單或合同審核要點：設備必須有一定的保修期及報價。財務除審核發票和附件是否完整外，可以參考是否超過歷史數據或市場行情，如果有費用明顯過高，要問明原因，并及時匯報。五、固定電話費及寬帶費 公司固定電話費、寬帶費由公司帳戶統一托收。其他辦事處均由個人去交現金。托收的費用由人力行政部統一管理，統一辦理套餐，每月定期追蹤發票與扣款，并定期上網打印或自行打印電話費匯總表（分部門）提交給財務部。辦事處電話及寬帶費由辦事處負責人每月定期報銷，并打印發票和清單。駐外辦事處固定電話及寬帶報銷費支出和辦公雜費等，請直接每月集中郵寄到總部人力行政部經理審核后，再到財務部報銷。付款單附件：1、報銷

13、單 2、發票 3、電話費清單 4、電話費分部門匯總表審核要點：核對清單與發票金額是否一致，所有費用是否有大項支出或超過歷史數據，如果有費用明顯過高，要問明原因，并及時匯報。報銷的電話號碼必須是公司通訊錄中有備案的號碼。六、手機費 手機費標準和允許報銷的范圍參照公司發布的話費報銷標準，手機費用當事人須在次月報銷。手機費用無論實際發生多少，均以規定限額為上限報銷，在限額內的按實際發生額報銷。無法取得發票只能提供定額發票或充值費票的，附打印清單以實際發生額報銷。付款單附件：1、報銷單 2、發票 3、電話費清單審核要點：核對清單與發票金額是否一致，所有費用是否有超出規定的上限，報銷的電話號碼必須是公司

14、通訊錄中有備案的號碼，若同時報銷兩個號碼的手機費，總額不超過上限即可。七、快遞費 公司總部的費用由人力行政部統一管理，統一付款，每次寄收快件時需要清楚的登記收發件人，并定期追蹤發票申請付款，并將快遞費匯總表（分部門）提交給財務部。其他個人報銷快遞費時，需將快遞郵寄的發票和底單同時附上。駐外辦事處報銷此項費用時，可不需要分部門匯總費用，但清單或底單一樣需要提供。付款單附件：1、報銷單 2、快遞公司的發票 3、郵寄的清單或底單 4、快遞費分部門匯總表審核要點：核對清單累計數與發票金額是否一致，同時核對各部門支出是否合理。長期保持業務關系的快遞公司，需要與其簽定協議并注明報價，定期月結。八、培訓費

15、由公司統一組織的培訓，由人力行政部統一結算授課費、交通費、住宿費等。其他部門根據需要進行的其他培訓活動，需要該部門在培訓前上報公司批準，經過批準后由人力行政部填寫付款單等。付款單附件：1、報銷單 2、培訓的發票 3、課程大綱及報價單等 4、公司批準培訓的文件審核要點：核對發票金額與付款金額是否一致，發票是否合法，培訓內容是否為公司批準。九、汽車使用費 公司車輛的保養、加油、保險、年審等費用由人力行政部統一申請并管理，公用的車輛定期按各部門實際使用的公里數分攤費用。公司的車輛需要大修理時，必須提前申請并報批，經過同意后再進行修理。公司指定分配到個人支配的車輛，由當事人負責車輛的安全與保養，但是年

16、審及保險、大修理也必須通過行政部門辦理和審核。若先到保險公司賠償的款再支付給修理廠時，需要將收款帳戶和金額相對應，以發票復印件作為付款憑證。（出差自己開車的，加油和停車費算出差費）付款單附件：1、報銷單 2、發票（若是已賠償的款可用復印件作為憑證） 3、修理費清單審核要點：核對發票金額、修理清單與付款金額是否一致，發票是否合法，所有加油、修理費等都需要增值稅發票。汽車補貼的費用可以用加油費、打的費來抵，但是若是加油費發票，發票上不得顯示不屬于公司名下的車牌號，可以開公司名稱或公司名稱為空白。十、辦公室租金、物業管理費、水電費、公維金、房租押金、房租中介費等 所有公司名下自有或租用的房產都屬于人

17、力行政部管理，人力行政部定期負責物業費、水電費的結算，駐外分公司或辦事處的房屋費用由指定專人代辦。原則上，租金及物業水電費等，按季度按時間結算，不得超期結算，駐外機構的水電費超期未交產生滯納金的，由經辦人自己承擔滯納金費用。公司對外承租確定沒有發票的租金報銷時，可按合同約定直接匯入房東帳號。付款單附件：1、報銷單 2、發票 3、物業水電結算清單審核要點：核對房租是否按時按金額支付，物業費、水電費是否有超出歷史數據，有無重大異常，有異常情況要及時匯報。發票是否是正規的水電發票等。房租押金需要房東的收條，并在合同中注明房東退款的事項。房租中介費按中介合同支付，匯入中介的帳號。十一、市內交通費等 所

18、有一天內來回沒有住宿的交通費用，有派公司的車外出的則不能再報交通費，有報汽車補貼的也不得再報交通費。付款單附件：1、報銷單 2、發票，需要有正規的公共汽車、出租車的發票; 3、市內交通費明細表，需要列明交通費的金額及對應路線、時間。審核要點：審核外出記錄與發票是否對應，核對交通費明細表，看車程及車費是否合理，若有時是打摩的沒票的需要用其他發票替代的，要注明。發票上需要標明序號，相對應的交通費明細表，也標上序號，方便審核。發票上的時間與明細表中標明的時間、路線、金額等要相符。十二、差旅費 出差期間的交通費、住宿費、補貼等，公司統一訂機票的不再報機票費用。住宿和補貼費用標準，參考出差制度中的出差費

19、標準。出差若需要自己開車的，需要提前在出差申請中寫明，經過同意后才可執行。付款單附件：1、出差費報銷單，注明每個時間段的交通、住宿、補貼費用 2、發票，需要有正規的酒店發票、公共汽車、出租車的發票 3、補貼，用交通或餐費發票代替，需要分開粘貼并注明。 4、出差申請批準表審核要點：核對出差標準與每個時間段的費用是否有超額的，每次出差原則上只報銷機場到目的地的市內交通費，若有其他業務要辦，需要確實是公司業務才可報銷。發票上需要標明序號，相對應的費用明細表，也標上序號，方便審核。出差若需要借款，可提前按照出差時間段的費用情況暫估，借款需要部門經理和副總批準后列支。出差費需要在出差回來后，10個工作日

20、內報銷，并在報銷的金額上扣除相應的借款。若報銷金額不夠扣，財務部有權要求借款人歸還借款差額。出差過程中，有自己開車的，汽車的總費用（加油、過路、停車費等）不得超過正常車費的三倍。十三、招待費 所有公司的招待費，單次應酬500元以上的都必須填寫招待費申請表，要列明時間、地點、參加人員、目的，經過總經理同意后才可執行。單次應酬500元以下的，必須經過上一級領導批準。付款單附件：1、報銷單 2、發票，需要有餐費或禮品發票 3、經過批準的申請表審核要點：核對實際發生額與申請金額是否超額，同時對比歷史數據，若發現有重大異常需要跟領導再次確認后給予核銷。十四、咨詢費、審計費、律師費、 所有公司的由職能部門

21、發起的咨詢費、審計費、律師費，都需要提前與公司報備，由公司同意后進行報價和對比，最終決定形成合同才可以執行。付款單附件：1、報銷單 2、發票 3、經過批準的申請表 4、合同審核要點：核對實際發生額與申請表金額、合同金額是否相符，同時對比歷史數據，若發現有重大異常需要跟領導再次確認后給予核銷。十五、運費 所有運費均需取得運費專用發票，若有不含稅報價的運費要做出價格對比表。物管部負責定期更新主要路程的運費報價表給公司總經理和財務部備案，每次結算時，財務依照運送的路線和數量核對運費。原則上大的物流公司進行月結，所有費用需要10號前提交到財務部申請，并錄入系統。運費付款都是直接付給物流公司，若有現金結

22、算的請該承運人寫出委托收款帳號并蓋章確認。付款單附件：1、付款單 2、運費發票 3、結算清單審核要點：核對清單與申請金額是否一致，運費單價路線是否合理，同時對比歷史數據，若發現有重大異常需要跟領導再次確認后給予核銷。銷售運費需要核對到每個合同，財務需要做出表格來登記，防止重復計算或多算。十六、傭金 無論是采購或銷售需要支付或收取傭金的業務，需要在采購或銷售合同中注明（不方便在合同中注明的，需要另外有批件說明），并經過公司審批后執行。傭金支付的前提是本次合同交易完成（沒有完成交易的不能支付傭金），并需要確認其收款人與帳號，不能直接由經辦人領取現金。付款單附件：1、付款單 2、收款人與帳號確認的文

23、件審核要點：核對合同中注明的傭金與申請總額是否一致，是否重復申請。傭金收款人是否經過確認。十七、折讓與折扣 銷售過程中產生折讓、折扣，要寫特殊事項審批單，經過相關部門與公司確認后，才可申請付款。折扣與折讓需要支付給對方對公帳戶，開具發票時需要扣掉此筆金額。付款單附件：1、付款單 2、特殊事項審批單審核要點：核對特殊事項審批單與申請總額是否一致，是否重復申請。十八、開證代理費、手續費、利息等 采購過程中需要代理公司進行代理的，會產生代理費及其他銀行費用。申請代理費時，請將開證代理合同附后，并將支付的手續費復印件，利息等計算過程做成結算清單附后。其他大項的手續費或利息支出，超過一定金額的也需要列明清單由總經理批準。付款單附件：1、付款單 2、代理合同 3、結算清單審核要點：核對合同計算與申請總額是否一致，代理費、利息等計算是否合理。十九、生產車間的零星采購支出 生產車間在生產過程中，若有零星采購的材料，可以專人直接采購，但是送貨過來的數量必須經過倉庫人員清點，辦理進出庫的