公司證照及印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照及印章的管理，保障公司合法權益，規范公司證照及印章的使用流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的證照及印章管理。（三）定義1.公司證照：指公司在經營活動中依法取得的各類證件，包括但不限于營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證等。2.公司印章：指公司在經營活動中使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等。二、證照管理（一）證照的申請與領取1.各部門因工作需要申請辦理公司證照時，應填寫《公司證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、辦理依據等信息，并提交相關證明材料。2.申請表經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門指定專人負責辦理證照申請手續。3.證照辦理完成后，行政部門應及時領取，并進行登記。登記內容包括證照名稱、編號、有效期、領取日期、領取人等。4.領取人應在《公司證照領取登記表》上簽字確認。（二）證照的保管1.公司證照應指定專人保管，保管人員應具備較強的責任心和保密意識。2.證照保管人員應設立專門的證照保管箱或保險柜，將證照存放其中，并確保保管箱或保險柜的安全可靠。3.對于重要證照，如營業執照、資質證書等，應采取雙人保管制度，即由兩名保管人員分別持有保管箱或保險柜的鑰匙，共同開啟和關閉保管箱或保險柜。4.證照保管人員應定期對證照進行檢查，確保證照的完整性和有效性。如發現證照有損壞、遺失或過期等情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。（三）證照的使用1.公司內部各部門因工作需要使用公司證照時，應填寫《公司證照使用申請表》，詳細說明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并提交相關證明材料。2.申請表經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門指定專人負責辦理證照使用手續。3.證照使用人員應在規定的時間內使用證照，并按照審批的用途使用。使用完畢后，應及時將證照歸還行政部門，并在《公司證照使用登記表》上簽字確認。4.如因工作需要將公司證照帶出公司使用，應填寫《公司證照外借申請表》，詳細說明外借證照的名稱、用途、外借期限等信息，并提交相關證明材料。申請表經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門指定專人負責辦理證照外借手續。5.證照外借人員應在規定的時間內歸還證照，并按照審批的用途使用。歸還時，應確保證照的完整性和有效性。如發現證照有損壞、遺失或過期等情況，應及時報告行政部門，并承擔相應的責任。（四）證照的年檢與換證1.行政部門應及時關注公司證照的年檢與換證時間，并提前做好相關準備工作。2.對于需要年檢的證照，行政部門應按照相關規定，在規定的時間內提交年檢材料，并辦理年檢手續。3.對于需要換證的證照，行政部門應按照相關規定，在規定的時間內提交換證材料，并辦理換證手續。4.證照年檢與換證完成后，行政部門應及時更新證照登記信息，并將新的證照妥善保管。（五）證照的遺失與補辦1.如發現公司證照遺失，證照保管人員應立即報告行政部門，并采取相應的措施進行掛失。2.行政部門應及時向相關部門申請補辦證照，并按照補辦要求提交相關證明材料。3.補辦證照所需的費用由公司承擔。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制應嚴格按照國家法律法規和公司相關規定進行。2.因工作需要刻制公司印章時，應填寫《公司印章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規格等信息，并提交相關證明材料。3.申請表經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門指定專人負責辦理印章刻制手續。4.印章刻制完成后，行政部門應及時進行登記，并將印章移交印章保管人員保管。登記內容包括印章名稱、編號、規格、刻制日期、領取日期、領取人等。5.領取人應在《公司印章領取登記表》上簽字確認。（二）印章的保管1.公司印章應指定專人保管，保管人員應具備較強的責任心和保密意識。2.印章保管人員應設立專門的印章保管箱或保險柜，將印章存放其中，并確保保管箱或保險柜的安全可靠。3.對于重要印章，如公章、合同專用章等，應采取雙人保管制度，即由兩名保管人員分別持有保管箱或保險柜的鑰匙，共同開啟和關閉保管箱或保險柜。4.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章的完整性和有效性。如發現印章有損壞、遺失或被盜用等情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。（三）印章的使用1.公司內部各部門因工作需要使用公司印章時，應填寫《公司印章使用申請表》，詳細說明使用印章的名稱、用途、使用期限等信息，并提交相關證明材料。2.申請表經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由印章保管人員負責辦理印章使用手續。3.印章使用人員應在規定的時間內使用印章，并按照審批的用途使用。使用完畢后，應及時將印章歸還印章保管人員，并在《公司印章使用登記表》上簽字確認。4.如因工作需要將公司印章帶出公司使用，應填寫《公司印章外借申請表》，詳細說明外借印章的名稱、用途、外借期限等信息，并提交相關證明材料。申請表經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由印章保管人員負責辦理印章外借手續。5.印章外借人員應在規定的時間內歸還印章，并按照審批的用途使用。歸還時，應確保印章的完整性和有效性。如發現印章有損壞、遺失或被盜用等情況，應及時報告行政部門，并承擔相應的責任。（四）印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、業務調整等原因，需要停用公司印章時，行政部門應及時通知各部門，并收回停用的印章。2.停用的印章應進行登記，并妥善保管。保管期限為[X]年，保管期滿后，經公司分管領導批準，由行政部門指定專人負責銷毀。3.印章銷毀時，應填寫《公司印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章的名稱、數量、銷毀原因等信息，并提交相關證明材料。申請表經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門指定專人負責監督印章銷毀過程，并在《公司印章銷毀登記表》上簽字確認。四、證照及印章使用的審批流程（一）一般事項審批流程1.申請人填寫《公司證照/印章使用申請表》。2.部門負責人審核簽字。3.公司分管領導審批。4.行政部門/印章保管人員辦理相關手續。（二）重大事項審批流程1.申請人填寫《公司證照/印章使用申請表》。2.部門負責人審核簽字。3.公司分管領導審核。4.公司總經理審批。5.行政部門/印章保管人員辦理相關手續。五、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應定期對公司證照及印章的管理情況進行檢查，檢查內容包括證照及印章的保管、使用、年檢與換證、遺失與補辦等情況。2.檢查人員應填寫《公司證照及印章管理檢查記錄表》，詳細記錄檢查情況，并提出改進建議。3.檢查結果應及時報告公司分管領導，并通報各部門。（二）不定期抽查1.公司領導有權對公司證照及印章的管理情況進行不定期抽查。2.抽查人員應填寫《公司證照及印章管理抽查記錄表》，詳細記錄抽查情況，并提出改進建議。3.抽查結果應及時報告公司分管領導，并通報各部門。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用公司證照及印章的行為，公司將視