1、“五常法”在高職檔案管理中的應用 一、引言 檔案管理是高職院校管理工作中的重要組成部分，傳統的檔案管理存在的問題，已經不能適應現代化高職院校建設的發展需要，采用“五常法”進行管理，既可以保證高職檔案管理工作持續有效地發展，又可以保證學校珍貴資料的完好和準確性，同時還能培養一批優秀的檔案管理人才。 二、五常法含義 五常法來源日本，香港五常法協會率先將它改為“五常法”。其包含的意義包括：常組織（收集、存放、清除、回收、利用等）、常整頓（標注、保管、管控）、常清潔（檢查、清掃、維護）、常規范（布置、指引、整理、調整、規則、評估、公示）、常自律（問責、訓練、記錄、審核）。 三、高職檔案管理的現狀及問題

2、 第一，由于學校的人員流動快，在過去很長一段時間內，高職對檔案管理工作的認識普遍沒有上升到一定高度，管理意識薄弱。領導層的注意力主要集中在生源、學校形象、專業設置、課程設置、人才培養、教學大綱、就業創業等方面，而將檔案管理工作視為輔助性內容放在次要的位置上。形成了檔案管理職責不清、缺乏工作規則的情況，導致了檔案資料的存放不當甚至是丟失、遺漏。1第二，檔案的管理方法和方式也存在問題。例如管理理念滯后的問題，高職的檔案管理普遍沿用的是傳統的管理模式，保管和利用以及整理等工作都是采用傳統的立卷歸檔、整理、裝訂等手法，先進的數字化管理和建設沒有被采納進來。網絡技術平臺沒有建立和完善，因此針對現代管理中

3、的檔案利用、編研、遠程查閱、上傳、下載等功能，高職檔案管理還遠遠達不到使用的要求。2第三，檔案管理人員缺乏相應的專業技能，兼職性、流動性比較大。傳統的管理模式是設置一人擔任檔案多項管理工作，或者讓其他專業人員兼任檔案管理人員。實際上身兼數職的形式根本無法令檔案管理工作中的收集、管理、保管等環節達到要求。而且兼職人員一般都另有工作需要完成，無法集中精力和時間去進行檔案工作的專門研究和工作部署。長期積累下來就形成了高職檔案管理缺乏專業專業人才、檔案收集、整理、歸檔環節不規范的情況，導致高職檔案管理工作整體水平不高，給學校的管理形象造成負面影響。3 四、五常法檔案管理模式分析與探討 第一，常組織。對

4、檔案管理工作進行區域區分，如辦公區和借閱區應劃分清晰，辦公區內存放的是檔案管理部門的辦公用品，如電腦、文件柜、辦公桌、辦公室設備等；借閱區要營造安靜、整潔的借閱環境，包括桌椅和書架、照明設備以及供查閱的電腦終端設備等。檔案管理區域劃分為存檔區和清理區。存檔區要對檔案進行移交、登記、立卷、歸檔等工作流程的執行。清理區包括對等待清理的檔案和等待整理的檔案，都應分類存放，整齊擺放，同時要有清晰的標識，保證不會遺漏或者丟失。第二，常整頓。首先，是對存檔的檔案進行分類，學校的檔案一般可分為黨群、行政、教學、科研等門類，擁有聲像、實物、文件等多種形式和載體。按照門類、形式、載體對這些檔案進行存放后，按照統

5、一管理的原則進行存檔。其次，確立歸檔文件的分類號、文件號，統一錄入計算機檢索系統。另外，是對重要、珍貴的檔案進行掃描錄入，方便今后遠程查閱或者快速調取。最后是定期檢查已存放檔案的保存情況，如果發現聲像有損傷、紙張破損、字跡模糊的檔案需要進行修復和維護，可以通過裱糊、復印、重新刻錄、裝訂等方法，恢復檔案的原貌，保證檔案存放的整體質量。第三，常清潔。創建清潔、安靜的檔案管理區域，需要日常的清潔和維護。首先做到“防塵”。確立細致的清掃工作流程和規則，對檔案存放區域進行定期、全方位的打掃，確保整潔的工作環境。其次是清掃工作也要做到規范化、制度化，要對清潔人員設置清晰的工作的職責，制定清潔標準，包括清掃

6、辦公區、閱覽區、檔案存放區的工作、開窗透風的工作、防塵防潮工作、地板清掃工作等，都要嚴格的工作細則和考核標準，供工作人員遵照執行。第四，常規范。首先是制定檔案管理工作準則，采用有效的管理措施，對檔案管理區域的環境、設施、安全管理等要有嚴格的要求和標準。其次是制定檔案管理人員的工作準則，要求管理人員要加強專業學習，對制度嚴格執行，遵守考核規范。另外，是建立檔案管理制度，形成檔案歸檔、結語、鑒定、銷毀等工作規定和條例。保證管理制度有理有據有細節，學校檔案工作有章可循，有法可依。第五，常自律。檔案管理人員要經常通過開展活動、學習、培訓等方式加強自身各項工作能力和素質，用積極主動的工作態度面對檔案管理工作，養成廉潔自律的自覺性和工作習慣，腳踏實地、解放思想，用細心和耐心提高檔案管理工作水平，提升職業素養。 五、結束語 高職院校如今面對的是內涵建設、管理提升的重要任務。更新管理理念，探索先進的管理模式，才能應對各項挑戰。檔案管理工作進入學校加強管理工作的日程是大勢所趨。采用“五常法”貫穿在檔案管理工作，可以幫助高職院校管理盡快形成規范、高效的局面，營造更好的社會形象。 作者:張練 單位:內江職業技術學院 參考文獻： 1許敏,基于.“五常法”的民辦高職檔案管理模式探討j.蘭臺世