1、 the government procurement center of hefei 第008號文本 建設方案 建設方案合肥市勞動局綜合檔案管理系統合肥市勞動局綜合檔案管理系統建設方案目 錄第1章 項目概述11.1 項目名稱11.2 領導機構和項目實施機構11.3 運行維護機構11.4 項目背景1第2章 需求分析32.1 總體設計要求32.2 業務需求42.3 系統軟件需求42.4 數據接口標準定義和數據交換技術52.5 系統安全需求62.6 系統功能指標72.7 安全性指標82.8 系統性能指標8第3章 總體建設方案93.1 總體設計原則93.2 總體建設目標103.3 系統邏輯結構103

2、.4 系統技術路線12第4章 系統功能設計144.1 存儲體系結構144.2 檔案管理144.2.1 數據管理144.2.2 綜合管理144.2.3 檔案統計164.2.4 鑒定銷毀174.3 多全宗管理174.4 文件管理184.5 收集整編184.6 系統設置與維護204.6.1 系統設置204.6.2 系統維護214.7 開發利用224.7.1 借閱管理224.7.2 統計年報244.7.3 檔案編研244.7.4 信息服務子系統254.7.5 光盤制作274.7.6 工作量統計274.8 擴展功能274.8.1 數字化加工管理子系統274.8.2 數據一體化歸檔接口294.8.3 門戶

3、系統集成304.8.4 ca集成314.8.5 利用審批流程314.8.6 專用檢索引擎31第5章 系統技術特點325.1 圖像處理技術325.2 ocr技術的應用325.3 檔案管理平臺技術335.4 全文檢索技術335.5 多格式文件瀏覽技術345.6 流媒體在線播放技術的集成345.7 可擴展支持多種安全技術345.8 雙層pdf技術34第6章 系統配置要求356.1 數據庫356.2 網絡操作系統356.3 中間件服務器356.4 服務器設備356.5 存儲設備356.6 網絡帶寬36第7章 數字化加工方案377.1 數字化加工實施方案377.1.1 實施前的準備377.1.2 安裝、

4、調試和配置377.1.3 信息采集和加工流程387.1.4 檔案的出庫387.1.5 案卷的拆分387.1.6 掃描397.1.7 圖像的編輯和修整397.1.8 ocr397.1.9 著錄407.1.10 圖像和目錄的掛接匹配407.1.11 質量檢驗407.1.12 案卷還原407.1.13 入庫407.2 管理規范及流程407.2.1 安全保密協議407.2.2 施工場地管理規范417.2.3 檔案實體管理規范427.2.4 數據采集規范427.2.5 檔案實體管理流程437.3 實施人員及項目實施組織447.3.1 實施人員447.3.2 組織管理457.4 驗收標準和方案457.5

5、售后服務和培訓方案467.5.1 售后服務和技術支持467.5.2 數據采集相關培訓46第8章 人員配置與培訓478.1 人員配置計劃478.2 人員培訓方案478.2.1 培訓目標478.2.2 培訓實施過程478.2.3 培訓規范48第9章 項目實施進度50第10章 風險分析及對策5210.1 軟件風險管理5210.1.1 風險的分類5210.1.2 風險的識別5210.1.3 風險評估5310.1.4 風險的評價5310.1.5 風險的駕馭和監控5310.2 應急預備組織5510.3 應急計劃55iv企業檔案信息管理系統技術方案頁碼：88/93項目概述項目名稱項目名稱為合肥市勞動局綜合檔

6、案管理系統。領導機構和項目實施機構項目領導和實施機構為合肥市勞動局。運行維護機構項目運行維護機構為合肥市勞動局。項目背景隨著各行業各領域的信息化水平的不斷提高以及對檔案信息化的認識不斷深入，檔案管理工作日益受到重視，人們對檔案管理信息系統的定位提出了越來越高要求的同時也面臨著許多新的問題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應用需求和挑戰：檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統需要管理的檔案種類越來越多、越來越復雜，幾乎涉及到了各行各業所有的檔案信息，包括實體檔案和電子檔案。這要求檔案管理信息系統幾乎要包容所有的檔案實體類型和電子檔案類型，并能管理好。同時，還要適當兼容將來可能出現的檔案實體類型

7、和電子檔案類型；信息檔案化。各行各業的大多數單位都建立了各種信息系統，但在經過一定的產生和利用后，這些系統中的信息累計得越來越多，這些信息系統內的電子信息的出口卻是一個重大問題，需要按檔案管理規章制度的要求歸檔到檔案管理系統中；開放性應用。檔案管理信息系統不再是一個簡單的封閉的管理系統，它應是整個信息化平臺中重要的應用系統。它需要與幾乎所有的信息系統、尤其是業務系統進行一體化聯接，實現信息的雙向流動和共享。因而，要求檔案系統具有良好的開放性和數據兼容能力；檔案管理工作前移，為現實工作服務。檔案管理信息系統不再被認為是起到保管過期資料的作用，而被要求深入到各個業務過程中，從信息的產生階段和現行階

8、段就介入，以便為現實工作服務。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項工作緊密結合；新應用要求和新技術集成。隨著檔案管理應用的需求不斷深入，需要集成進入更多的新技術成果。這要求檔案管理信息系統具有良好的可擴展性，以便集成新的應用技術；異構數據海量存儲。在檔案管理范圍不斷擴大、應用不斷深入的同時，不得不面臨日益增長的海量檔案數據的存儲問題，并且這些檔案數據是異構的、多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統具備靈活高效的存儲體系結構。針對上述出現的新的問題和要求，各級政府部門也在逐漸加強數字化檔案管理的建設，合肥市勞動局綜合檔案管理系統也正是在此背景下的建設項目。合肥市勞動局在新大樓的建設中，規劃出600

9、平米的檔案室，擁有500立方米的密集架，用于連接所有二級機構，本項目建設方案也是基于此環境的設計。需求分析總體設計要求（1）系統適用年限要求：保證軟硬件至少在5年內滿足需要，在對系統更新時，系統所有數據可以通過適當的遷移或不需轉換即可完整無誤地轉入新的系統中。（2）支撐軟件要求：系統的支撐軟件要采用目前最先進的體系結構，與原有系統具有良好的接口和高度兼容性，并根據客戶的具體業務要求選取性價比最高的方案。（3）數據庫系統要求：要充分滿足大容量數據存儲和利用的要求，并保證系統的安全性和穩定性。（4）網絡通信要求：檔案管理中心網絡滿足主干千兆、桌面百兆的數據通信要求，政務專網、政務外網滿足100m通

10、訊要求，支持多種連接協議（ipv6、xml、j2se等）。（5）用戶操作要求：符合通用軟件的操作習慣，能夠簡單方便地處理相應業務，用戶不需要做特殊的技術均可以方便地操作系統。（6）系統響應要求：不考慮網絡傳輸速度影響，在應用系統建設時選擇的硬件產品的條件下，對于百萬記錄級（文字）復雜聯合條件檢索時，系統響應速度不低于10秒，其他多媒體文件目錄搜索速度也應不低于該速度，全文檢索可以稍低一些。（7）安全保密要求：安全保密對一個系統的安全運行非常重要，對系統的所有用戶進行分級管理，設置不同的角色，每個角色分配不同的操作權限和數據權限，電子檔案管理中心用戶和政務專網用戶登錄系統都要進行身份驗證，到電子

11、檔案管理中心利用檔案的用戶，需用戶出示有效證件，系統進行登記后，由系統管理員進行臨時賦權，給予其一個臨時用戶名和密碼，系統超級用戶可用智能卡和計算機認證相結合的方式進行控制，系統指定超級用戶用哪些計算機，超級用戶必須同時提供正確的智能卡和用戶密碼才可以進入系統。系統也可考慮內嵌防火墻軟件、安全ip技術、kerberos v5安全認證功能等安全技術。業務需求建設綜合檔案管理系統，通過對業務系統電子文件的在線歸檔和對原有電子檔案的集中管理，建立龐大的電子檔案數據庫，可以實現檔案信息資源共享。擴展市勞動局利用檔案的渠道，提高檔案管理現代化水平，為方便社會各界查找利用檔案和全面開發利用檔案信息資源創造

12、條件。建設綜合檔案管理系統，便于各級黨委、政府及其職能部門及時、系統利用檔案進行科學的規劃、決策，提高工作效率；有利于提高政府工作透明度，樹立“服務政府”形象，密切政府與人民群眾的聯系。系統軟件需求合肥市勞動局綜合檔案管理系統應支持多層結構，可以根據需要靈活配置；信息系統平臺以公共組件為核心組成部分，結合業務組件一起來完成面向角色的服務；安全控制級別體系在系統的各個層次上，支持多種安全控制手段如用戶授權、數據加密、網絡控制等；標準規范接口允許授權用戶以標準方式接入，系統提供定制接口，以滿足黨政平臺上不斷運行的應用系統中的數據可以轉入檔案管理系統中，確保系統的可擴展性。軟件體系結構如下圖所示：安

13、全控制級別合肥市勞動局綜合檔案管理系統標準規范接口應用軟件應用軟件應用軟件應用軟件應用軟件業務組件業務組件業務組件業務組件業務組件合肥市勞動局信息系統公共組件公共組件公共組件公共組件公共組件數字化處理系統工具軟件系統軟件合肥市統一政務處理平臺基礎架構服務軟件系統平臺包括：系統軟件、工具軟件、應用系統、信息發布系統。系統軟件：主要是提供工具軟件、應用軟件等的運行平臺，系統操作平臺。工具軟件：主要是提供操作人員在使用電腦時某些方面的方便快捷功能。系統中兼容ms office 、wps、acdsee等應用軟件系統。信息發布系統：根據檔案門類和檔案利用者的不同，通過信息發布系統可把檔案發布到不同級別的

14、網絡上（市勞動局內網、政務專網、政務外網網站）。應用軟件：通過數據的輸入、輸出、交換、轉換、流通、共享等，實現數據管理和輔助領導決策。數據接口標準定義和數據交換技術l 基于xml實現數據交換l 數據接口規范定義：基于國家標準的基本檔案類型，我們運用xml技術制定了相應的標準，以便實現合肥市勞動局和合肥市檔案館的數據交換。通過接口來進行數據轉移需滿足以下要求：l 數據的完整性：指轉入的目錄數據、電子文件全文在轉入前后數量完全一致，內容沒有錯誤；l 數據的原始性：要保證目錄數據與全文文件的對應關系及目錄數據各字段的對應關系正確；l 數據的安全性：應防止通過接口程序造成敏感數據的泄密或造成數據的不可

15、讀；l 轉移的方便性：數據轉移應具有操作上的簡便性，由一般的操作人員即可進行。系統安全需求安全性是管理系統最重要的系統需求之一，它包括系統安全性和信息安全性。系統要采取多層保護和防范措施，既要防止非法用戶的侵入，又要保證系統各類使用者分級按權限操作，同時要保證系統長期穩定地運行。具體包括加密通信、防病毒、防火墻、防黑客、安全認證、網絡安全審計、網絡診斷和性能分析、網絡監控和檢測等方面，設計時要充分考慮各方面的因素：（1）網絡安全產品要采用國家保密局規定的國產的產品（如防火墻等）。（2）機房建設要充分考慮防火、防雷、防盜、防塵、防磁、防潮、恒溫等方面。（3）要充分考慮網絡結構的安全性與開放性，做

16、到安全性與開放性的統一。（4）既要考慮網絡協議的通用性與兼容性，又要充分考慮到它所帶來的安全隱患。（5）在服務器和數據庫的選擇上要充分考慮系統的安全性。（6）要保證安全系統具有身份識別、權限控制、數據加密、數據完整性保護、信息過濾等功能。（7）具有攻擊檢測和系統日志分析的功能。（8）采用國產專用密碼算法。（9）具有統一角色管理和用戶管理平臺。（10）具有強大的安全事件審計功能。根據安全需求，合肥市勞動局綜合檔案管理系統安全體系在技術層面主要包括：l 位于數據鏈路層及網絡層的信道加密及管理模塊l 網絡防火墻、訪問代理、攻擊檢測等模塊l 數字證書應用管理模塊l 用戶權限分級管理、用戶組權限管理l

17、文檔加密管理、文檔訪問控制l 系統監控、日志分析、系統管理模塊l web監控和在線保護模塊l 防病毒：建立多層次分級的病毒防衛體系系統功能指標l 適合性系統為指定的任務和用戶目標提供一組合適功能的能力。適合性測試是為了發現軟件在運行過程中，由于功能或操作未依照用戶手冊或需求規格說明書規定執行而造成功能未實現、功能或操作未能提供合理的和可接受的結果以實現用戶的任務所期望的特定目標的情況。l 準確性系統提供所需精確度的正確或相符結果及效能的能力。準確性測試是為了發現軟件在運行過程中，不適當的數據引起的結果不正確或不精確、實際操作規程與操作手冊描述不符引起的結果不正確或不精確。l 互操作性系統與一個

18、或更多的規定系統進行交互的能力。互操作性測試是為了發現軟件在運行過程中，在與其它軟件或設備傳遞過程中出現的缺少數據及命令的情況。l 安全性系統保護信息和數據的能力，以使未授權不能訪問或修改，但不拒絕授權人或系統的訪問。安全性測試是為了發現軟件在運行過程中，信息及數據的泄漏、重要數據的丟失、非法入侵、非法操作。l 功能依從性系統依從與功能性相關標準、約定或法規的能力。功能依從性測試是為了發現軟件在運行過程中，軟件與相關標準、約定或法規不相符合的情況。安全性指標l 用戶權限限制：考察對不同的用戶權限限制情況。l 用戶和密碼封閉性：對于相應用戶及密碼進行次數限制。l 數據備份與恢復手段：系統是否提供

19、備份及恢復功能，備份手段如何，是否可自定義備份策略。l 留痕功能：系統是否有操作日志，操作日志記錄的操作情況的全面性和準確性，是否包括主要要素如操作員、操作日期、使用模塊等。l 數據傳輸安全性：對于有特殊安全要求的數據傳輸，應對傳輸的數據進行必要的加密處理。系統性能指標l 通信效率：應用軟件系統的網絡的使用頻度與帶寬占用。l 設備效率：應用軟件系統對數據庫服務器、應用服務器的cpu占用率、內存占用率、磁盤占用率、輸入輸出等資源的效率，包括軟件在不工作狀態下對于硬件資源的占用情況和進行業務處理過程中對于硬件資源的占用情況。l 執行效率：典型業務操作的執行效率，例如關鍵的查詢、統計等的響應時間等，

20、特別是在大數據量、大并發用戶數情況下的響應速度，包括設備的響應速度。l 網絡效率：應用軟件系統涉及的包括網絡仿真、網絡故障分析、性能優化、網絡應用性能監控 、網絡預測等。總體建設方案總體設計原則（一）系統性原則從系統論的觀點出發，以實現系統總體功能為目的，來構建整個系統結構，以達到最優化的目標，系統從整體來規劃設計，可以分步實施。（二）先進性原則系統設計的技術水平應達到國內外同期同類系統的整體水平，并保證系統在今后一段時間不落后。（三）標準化原則堅持標準有二層含義，一是堅持技術標準和采用主流技術，保證系統開放靈活，并具有堅實的可持續發展基礎；二是要形成業務模式和服務方法。 （四）可擴展性原則在

21、發展迅速的it領域，應用環境，系統的硬件或軟件都會不斷地加以更新，因此，系統的可擴展性以及前后兼容一致性好壞決定著系統的發展步伐。（五）采用開放技術原則開放技術是業界的主流技術，采用開放式系統平臺已成本開發商、集成商和用戶的共識，因為開放不僅意味著標準，也意味著用戶能夠以更小的投資獲得更高的性能，同時降低整個系統開發和維護成本。（六）可靠性原則系統對可靠性有著很高的要求。一方面要強調整個系統高可靠性，不僅能夠在正常情況下的穩定運行，而且保證在意外情況故障或重負載情況下系統的穩定性，另一方面要保證在業務高峰期間的系統響應能力。（七）安全性原則整個系統具有良好的安全管理功能，從數據傳輸、存貯、檢索

22、、提取、入庫、發布、管理等各個層面和角度都具有相應的安全機制，并建立一個安全實用、全面的計算機網絡管理系統。 （八）實用性原則提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面，使得系統操作方便、快速、簡捷，滿足業務人員日常工作習慣和流程。（九）易維護和升級原則系統易于維護，不僅要求在系統建設和開發過程中的每個環節，必須遵循有關國際、國家主流技術標準，而且要求開發單位具有良好的售后技術支持和完善的服務體系。（十）統分結合的建設原則在規劃上統一規劃;在建設上，可以分布實施，分子系統實施。總體建設目標系統建設的總目標是以現代信息技術為基礎，借助電子政務專網網絡資源，遵循“科學規劃、分布實施、安全保密、

23、切實可行”的原則，根據實際工作需要，在加強檔案數字化基礎設施建設的同時，逐步實現辦公自動化、檔案數字化、電子文件歸檔和電子檔案管理規范化、檔案信息查詢網絡化，最終全面實現合肥市勞動局的檔案數字化管理。系統邏輯結構綜合檔案管理系統邏輯結構可以分為以下四個部份：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統設置與維護。其體系結構示意圖如下：信息采集部分，主要完成各種渠道的數據采集工作。通過數據一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統中或通過通用數據交換平臺采集到檔案管理信息系統中；通過收集整編流程，可實現分散式檔案整理和移交、集中式檔案移交和整理。對多全宗的單位，

24、可實現逐級整理和逐級整理和移交；通過數據導入功能，可實現離線數據的收集、歷史數據的導入以及將數字化加工系統產生的電子檔案數據導入到系統中；與電子檔案的信息采集過程相對應，往往伴隨著實體檔案的收集、整理、移交和接收。在處理電子檔案的業務流程中，同時處理了實體檔案的這些相關工作。檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數據管理，主要完成檔案信息的日常管理和維護工作；綜合管理，主要完成與實體保管相關的各項工作；檔案統計，主要完成與檔案管理工作相關的各種統計工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。開發利用部分，主要完成檔案的研究開發工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與

25、實體相關的利用，另一方面通過網絡提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發布、全文檢索、分類檢索等多種網上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對各業務系統對檔案信息的特殊需求專門開發，供各業務系統調用，以便為各業務系統提供專用信息服務，使各業務系統能方便地提取檔案信息并按業務系統要求展現。系統維護部分，主要完成與系統運行相關的各種數據維護工作。包括各種數據結構設置和維護、賦限管理、系統參數設置和維護、日志管理等。系統設置與維護為整個檔案管理系統提供了全部后臺的支持，是檔案管理系統的基礎平臺。它提供了檔案類型、全宗、分類結構的定制，可以滿足用戶的各類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統的擴展需求。同時

26、將歸檔文件整理的規則形成系統的控制設置，使得整個歸檔流程規范化、標準化。另外提供了數據的日常維護、系統的維護和一些必要設置工具，是系統管理員的強大工具包。系統技術路線綜合檔案管理系統采用c/s和b/s混合方式實現不同的功能需求。其中系統維護部分、檔案管理部分、文件管理功能、收集整編功能、數據倒入功能、編研開發功能、借閱管理功能、光盤發布功能等交互性處理要求較強的部分采用c/s方式實現。采用delphi語言開發；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權申請功能采用b/s方式實現。b/s模式通過web/中間件/服務器的j2ee技術架構實現。以xml作為數據接口標準，以web service 標

27、準作為基礎服務描述標準和數據接口標準。同時采用成熟的主流技術，這些技術包括：ocr技術，全文檢索技術， xml技術，檔案管理平臺技術，雙層pdf技術、流媒體技術等。系統功能設計存儲體系結構綜合檔案管理系統對異構數據的組織和存儲采取了“目錄-文件”存儲結構，檔案的屬性信息以目錄數據的形式存儲在數據庫中，與之相對應的電子檔案原文件存放在文件服務器中，數據庫中的目錄信息與電子原文通過存儲路徑指針相關聯，一條目錄信息可對應多個電子原文。通過這種存儲體系結構，可實現靈活的分布式的海量存儲。不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲位置，以實現分類存儲和分布式存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對存儲容量的擴充

28、要求。檔案管理數據管理進行檔案數據的日常維護工作，主要包括如下幾個方面的工作： 目錄樹的維護。用戶根據實際需要進行添加、刪除、修改檔案類型節點 檔案數據的增刪改。進行必要的檔案數據的錄入、刪除或修改； 檔案目錄打印。報表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統中為用戶提供各種符合國家標準的檔案報表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內目錄等，打印方法簡便快捷。 選擇顯示字段。利用此功能，用戶可以根據需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息。 加（解）鎖。可以對 “案卷”或“案卷內文件”列表中的一條或多條數據進行加鎖，已加鎖的數據就無法再進行操作，只有管理員進行解鎖后才能夠操作。綜合管

29、理主要完成與檔案實體保管管理相關的工作： 設備管理。主要提供對于檔案管理設備的登記管理，包括密集架、密集柜、底圖柜等。 庫房管理。主要提供庫房人員對實體檔案的必要管理工作，主要功能有檔案位置索引，檔案上架，進出庫登記及管理，溫濕度管理，日志臺帳維護等功能。存放位置索引，設置檔案存放位置是檔案保管工作的一部分，為了方便檔案管理人員日常查找，設置一個存放位置索引表，批量地設置存放位置，更能提高檔案管理人員的工作效率。檔案上架，對檔案上架過程進行管理，區分上架目錄和未上架目錄，并對相關上架、下架和轉移的工作進行相應記錄。庫房日志管理，建立記錄庫房日常工作的庫房日志臺帳，并對其提供登記、檢索、變更、統

30、計等方面的相應功能。可按照用戶要求訂制。庫房溫濕度管理，房溫濕度管理也就是在每天的指定時間對檔案庫房進行溫濕度測量并登記，并且對每月和每年的庫房溫濕度進行自動計算統計，同時生成月統計表、年統計表并打印輸出。檔案出入庫管理，出入庫管理主要針對日常庫房記錄進行登記，通過它可以完成檢索、添加、修改、刪除的功能。庫房管理支持多庫存、跨地域的分布式存儲。檔案實體以分布式保管和集中式保管相結合的方式進行檔案保管工作。這樣可因地制宜地進行檔案保管工作。同時，可建立統一目錄數據，統一管理所有庫房的實體檔案。通過這種方式，能實時掌握所有檔案的保管狀態和各庫房的檔案存儲狀況。檔案統計圖 1 統計報表功能示意圖統計

31、報表功能可以對電子檔案庫所有檔案類型下的工程項目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進行自定義的統計和報表輸出。可以打印所有檔案管理所需的信息，例如：卷內目錄、案卷目錄、備考表等。該功能由新建統計項、修改統計項、刪除統計項、復制統計項、修改屬性、報表設計和報表模板管理等功能模塊組成。提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據用戶的需要進行各種形式的自定義統計并生成相應的統計報表打印輸出，檔案字段信息改變后可以在調用報表打印時自行設計報表格式。新建統計項。可以建立電子檔案庫中所有字段的統計項目，即從庫中選出那些字段需要統計和打印。由以下步驟來實現：圖 2 統計項建立示意圖選統計表：使得用戶可以從庫中選擇要統

32、計和打印的子庫。例如：黨群關系案卷庫、文件庫。定義關聯關系：由于可以選多個庫，所以要定義庫與庫之間的關聯關系。例如：案卷庫中的檔號字段應對應文件庫中的所屬卷號。選統計字段：在所選庫中確定要統計和打印的字段。排列順序：可確定統計報表中記錄的排序。定義檢索條件：用于定義統計報表所打印的記錄范圍。修改統計項、刪除統計項、復制統計項、修改屬性。可以方便用戶生成新的統計項，只要對已有統計項做較小的改動，無須從頭開始。可實現按不同時段進行統計，生成統計報表。生成的統計報表可以通過多種報答方式展現（數字表格、直方圖等）。報表設計，使用戶可以根據統計項建立和設計各種形式的報表，以滿足用戶的各種需求。該功能模塊

33、結合了word的排版功能和execl的統計功能，可以輸出圖文并茂的統計報表。總之，通過報表設計功能可以實現任何復雜報表的打印和統計，滿足各種用戶對報表的不同要求。報表模板管理，用戶可通過系統提供的添加、刪除和編輯操作將所設計的報表格式當作模板存起來，為用戶以后的使用提供方便。鑒定銷毀檔案管理員可以將過期的檔案檢索出來，提出鑒定申請，領導批示后進行鑒定和銷毀。在系統日志中能夠記錄銷毀信息（如申請人、批準人、銷毀原因、銷毀日期等），以便于對歷史銷毀操作記錄進行檢索。鑒定處理：檔案管理員根據收到的相關領導簽字審批后的鑒定申請單，可以根據上面的批示進行鑒定處理（更改密級、保管期限、銷毀或還原），銷毀的

34、檔案將放入回收站。回收站管理：銷毀操作后的檔案全部放在回收站內，回收站管理提供給用戶對回收站內的檔案進行全部清空、刪除、還原、打印和檢索等功能。銷毀日志庫檢索：銷毀日志庫記錄了所有的銷毀記錄。用戶可對其進行檢索和查詢。并打印結果。多全宗管理綜合檔案管理系統可以實現多全宗管理。針對政府單位的檔案管理和行業化的檔案管理，可對多級單位進行統一的檔案管理。針對這些類型單位內立檔單位眾多、檔案多級管理、地理分散等的特點，可以實現數據集中或相對集中存儲、業務分布式處理、實體屬地管理；可實現檔案統一管理、統一規劃，并可實現跨地域的檔案管理應用。文件管理文件管理是文檔一體化的開端，本功能模塊為辦公室文書提供了

35、一個簡潔規范的收發文件管理界面，將文件的收發管理納入檔案管理的軌道，使文書在收發登記的同時，為日后的查詢統計工作提供數據源，實現了“一次輸入，反復利用”，在不增加辦公室文書工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。文件管理模塊可以實現對文件的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件報表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統，參加后續的立卷工作。從數據一體化接口歸檔過來的檔案數據首先進入文件管理庫中，經過在此功能項下的歸檔鑒定和補全工作，歸檔到收集整編庫中。收集整編圖 3 收集整編功能示意圖在實際檔案工作中，經常是首先收集零散文件（收集工作可能是相關部門或相關辦

36、公系統完成的），之后進行組卷歸檔。這一過程可以在整理編目子系統中完成，您可以完全依照自己的方式收集資料，在歸檔前庫中存放所有內容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分類、組卷、歸檔。歸檔文件的整理規則根據系統維護中的設置可以根據相關制度和規范進行定義，雖然有國家檔案局的歸檔文件整理規則，但各單位對不同類型的歸檔文件的整理工作都不盡相同。因此，系統在系統設置與維護子系統中專門有針對歸檔文件整理規則的設置，例如排序方式、檔號的組成規則、組盒（卷）規則等，檔案管理人員可以通過設置不同檔案類型的文件整理規則來規范各部門和基層檔案部門的歸檔文件整理工作。針對不同的檔案類型，會有不同的整理（立卷

37、）規則，系統完全可以應用于各類不同的整理方式和整理規則。圖 4 歸檔文件整理方式如上圖所示，其中：整理方式可以通過權限的控制，實現對分散整理和集中整理方式的選擇和控制；而整理規則，則可以通過系統提供的“系統維護”中的參數設置，實現對不同檔案類型整理規則的定義，使用戶在進行歸檔文件整理（使用文件管理和收集整編功能）時，可以按照定義的規則自動實現整理編目。在收集整編子系統中我們采用了視圖的方式，用于控制使用者的權限，使得部門兼職檔案人員只能看到本部門的歸檔文件，而檔案管理人員則可以看到所有部門的歸檔文件，監控所有部門的歸檔文件整理工作，并接收或打回部門整理好的歸檔文件。因此，收集整編是提供給檔案管

38、理人員、部門兼職檔案員進行歸檔文件整理的公共模塊。在收集整編子系統中涉及到大量歸檔文件整理的功能，例如：自動組卷、案卷調整、拆卷、接收、打回、檢索、自動排序、文件調整等。系統在開發的過程中完全依照國家檔案局的標準，支持文書檔案的最新立卷規則，用戶只需設定好組盒規則，然后利用自動組盒功能，就可以輕松高效的進行文件歸檔。系統設置與維護系統設置檔案管理的設置主要針對檔案系統的系統管理人員。用于對本單位檔案管理的組織結構進行搭建和定制，對歸檔文件整理的規范進行定義，對系統常用的一些數據建立數據字典以方便使用。因為不會經常使用，一經定好，就不會輕易改動了（因為會影響數據），所以一般只提供系統管理員和項目

39、實施的技術人員使用。 全宗設置本軟件可以支持多全宗管理，針對檔案館或大型集團企業，可以用全宗區分館藏不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。全宗一般由全宗號和全宗名稱組成，系統可以用一個數據庫管理多個全宗的檔案數據，并且全宗之間擁有良好的安全性和權限控制，為檔案館和大型集團用戶進行檔案的集中管理提供了技術手段。刪除、修改某個全宗時，將刪除、修改該全宗下的所有庫及數據,最好不要輕易刪除、修改全宗。 分類表設置分類表就是指企業檔案管理中所遵循的分類規范表。建立分類表是為了對案卷的分類信息即目錄信息進行管理及樹狀檢索。用戶可以自己定義分類表的層次和內容，具有很高的靈活性。分類表管理就是按照層次結構建立一

40、個分類表。 檔案庫設置檔案庫的設置功能可以提供用戶針對本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構。 機構設置用來設置本單位機構、處室或部門，為權限控制及立卷提供基礎。 原文服務器設置用來設置原文服務器的相關信息，如：服務器名、ftp路徑、ftp用戶名、ftp密碼等。系統維護 主題詞庫維護可對主題詞庫進行增、刪、改等操作，實現在檔案著錄時主題詞的自動標引。 檔號設置案卷和文件的檔號是區分案卷和文件的重要標識，不同單位也有不同的規則，檔號設置功能就是提供管理員一個定義不同檔案類型檔號形成規則的工具。 系統排序設置系統可以將各個庫中的文件按照一定規則自動進行排序，這樣可以方便整

41、理。 顯示字段設置顯示字段設置功能就可以實現數據表格對檔案目錄信息顯示內容的設置。 修改口令設置超級用戶或系統管理人員登陸口令，以確保系統的安全性。 用戶管理設置有權登錄本系統的用戶或組的權限。允許進行按角色進行賦權的操作，可以將已定義完成的角色賦予新增加的用戶及用戶組，使其繼承角色所擁有的權限，大大提高權限設置的速度及效率。 批量掛接可使檔案掃描所形成的電子文件與其所對應的著錄條目進行快速、批量的鏈接，使檔案的信息著錄與檔案原件的掃描可分開進行。使用此功能前需對掃描形成的電子文件的命名規則進行定義。 整體備份可對軟件系統中已錄入數據庫進行備份，提高系統的數據安全性。 整體恢復可將已備份數據快

42、速恢復到新系統中。 數據回收站管理系統提供了類似于操作系統中回收站的功能，將用戶刪除的條目放于回收站中，用戶可對回收站中的數據進行還原或清空的操作，這樣可以避免用戶誤操作導致的數據丟失。建議用戶應及時將回收站中無用的記錄清除掉。 系統日志管理忠實記錄下用戶登錄軟件后所進行的操作，如用戶登錄、退出系統的時間、用戶進出軟件中主要功能模塊的時間、用戶對數據的操作（刪除）及用戶使用軟件過程中的出錯提示等。開發利用借閱管理圖 5 借閱管理功能示意圖借閱管理功能分為紙介質檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統計兩部分。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統計和檢索統計。 借閱管理借閱管理

43、主要完成紙介質檔案的借閱登記，以便于對用戶的借閱進行管理。檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱的領導等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。另外，系統可以設定缺省的借閱時間和缺省的個人借閱份數。借閱登記后的檔案，系統會自動記錄下所剩的份數，為以后的借閱、歸還、催還和統計提供參考。 歸還管理歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，同時更改系統中所記錄的檔案所剩份數，并提供了續借功能。 催還管理由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所以系統可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統計和打印催還單。可以按借

44、閱人來催還、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某一檔案來催還。 借閱統計系統對紙介質檔案的借閱提供了大量的統計方式，并可隨時打印統計結果。按借閱人查詢：統計并打印借閱人(檔案用戶)在某一時間段內借閱檔案的次數及檔案詳細信息。按時間查詢：統計并打印在某一時間段內被借閱的所有檔案及其詳細信息。按檔案查詢：統計并打印某一時間段內某個檔案被借閱的情況(包括借閱次數,借閱人,借閱時間,歸還日期,檔案類型等)。借閱頻率查詢：統計并打印某一時間段內被借閱的所有檔案各自的累計次數,這樣可以評測檔案利用價值的高低。按操作者查詢：統計并打印某一時間段內借閱管理員的操作次數及其操作對象，該功能可用于統計檔案管理

45、人員的工作量。 檢索統計用于統計和監控用戶通過網絡對電子檔案的訪問和利用情況。可以將檔號、題名、瀏覽/拷貝次數和時間列表統計。并可對網上用戶對電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進行統計，統計方式如下：按檢索人統計：可以統計并打印某一用戶在某一時間段內對檔案文件瀏覽或拷貝的次數及其詳細信息按時間統計：可以統計并打印某一時間段內所有檔案用戶對檔案文件瀏覽或拷貝的情況按文件統計：統計并打印某一時間段內指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數及其詳細信息瀏覽/拷貝頻率統計：統計并打印某一時間段內被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計次數, 以此可以評測檔案利用價值的高低。 預約管理用于處理用戶在網上預約的檔

46、案，為用戶辦理借閱手續。所有用戶在網上通過訪問檔案網站和使用檢索查詢系統借閱預約的信息都能顯示出來，由檔案管理人員進行辦理，等待用戶提取。統計年報實現系統自動生成與國家統一的年度檔基表對應的統計年報表，此部分的報表固定格式和報表中相關字段的查詢sql語句由項目實施人員負責編制完成，使用人員在應用時只需要在提示框中輸入要統計數據的年份即可生成相應的統計數據。檔案編研可實現大事記、專題及組織延革等的編寫,并提供與檔案原件的掛接，提高編寫效率，并實現與編輯軟件的無縫聯結，可自動形成相關表格。如下圖所示：圖 6 檔案編研功能示意圖信息服務子系統檔案信息服務子系統是面向全體用戶的，因此采用b/s的方式，

47、通過應用服務器處理查詢請求。用戶通過檔案信息服務網站，可以了解各項規章制度、通知、大事記、查詢檔案，瀏覽和下載檔案原文等。網站首頁主要組成：圖 7 網站首頁示意圖規章制度：發布各項規章制度，并及時更新，供全員瀏覽。通知：隨時發布各項通知，用簡便快捷的方式讓全體人員得到通知。大事記：記錄歷年來發展過程中發生的重大事件，并不斷增加更新。查詢登陸：通過用戶名和密碼的認證，登陸到查詢檔案主界面。檔案信息服務網站主要具有如下特點：b/s結構，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護和升級；可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網頁上發布。例如：組織沿革、大事記、專題內容、史料匯編、政策法規、規章制度、工作流程等；可

48、與電子檔案數據庫連接，進行檔案信息的查詢和利用；對檔案檢索查詢的權限完全受檔案管理軟件中權限設置的控制，充分保證檔案的安全性；模糊檢索功能；可支持200多種圖形圖象等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了ie瀏覽器顯示文件格式有限的問題；可外掛瀏覽器和漢字庫。其中檔案信息查詢是信息服務網站的最主要的功能。檔案信息查詢功能如下圖所示：圖 8 檔案信息查詢功能示意圖檔案信息查詢網頁由檔案信息查詢、個人借閱查詢、賦權申請和網上借閱預約四個模塊組成。其中檔案信息查詢包含：條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索四種檢索方式。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據輸入的條件組合進行檢索，可

49、以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據檔案的分類表進行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進行檢索查詢；而全文檢索則可以根據文件的正文內容進行檢索和查詢，全文檢索依賴與trs全文檢索系統。檢索到的檔案信息可以根據權限提供用戶瀏覽和下載，如果用戶需要下載電子檔案原文，則可以通過數字水印系統將電子檔案原文嵌入水印，并通過網上認證服務器的認證，提供用戶使用。個人借閱查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。而網上借閱預約則允許用戶將檢索查詢到的所需檔案提出借閱申請，借閱申請可以反應到檔案管理人員的借閱管理系統中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱實體。當用戶需要瀏

50、覽、下載或借閱超出自身權限范圍的檔案資料時，可以提出賦權申請，由單位領導對其進行臨時賦權，使其在一段時間、或在有限次數的范圍內可以瀏覽、下載或借閱該檔案。光盤制作按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數據導出成為光盤文件，繼而可以在安裝了光盤刻錄設備和軟件的機器上刻錄成為檔案數據光盤，刻錄好的數據光盤可以做到脫離原數據環境進行數據的瀏覽和查詢。工作量統計根據用戶的實際需求實現了檔案室相關操作人員的工作量統計，包括增刪改條目信息，掛接或刪除電子原文。擴展功能數字化加工管理子系統在收集整編功能中，已提供了功能較強的檔案掃描、圖像處理、ocr識別及掛接功能，適合于具體工作人員進行小批量檔案掃描輸入。但

51、對于大量的歷史存量檔案或新產生的大量檔案，需要借助專門的數字化加工管理系統，由多人進行批量加工。為此，專門開發了與檔案管理信息系統配套的檔案數字化加工管理子系統。檔案數字化加工管理子系統利用各種專業掃描儀、數碼設備、流媒體采集工作站等，將紙質檔案、照片檔案、影像檔案等實體檔案或模擬信號的檔案轉換成數字檔案，并將數字化信息的存儲到海量存儲載體中。對紙質文件檔案，掃描成影像檔案后，可采用ocr技術，實現掃描結果的文本轉化。并對檔案進行相應的著錄標引工作。數字化加工是本子系統的核心部份，實現了整個過程中的功能和流程的控制管理，由掃描、圖像處理、ocr識別、著錄標引和校對五部份組成。數字加工及著錄標引

52、主流程如下圖所示：圖 9 數字加工及著錄標引流程圖項目經理建立案卷，確定加工流程和分配工作任務；針對用戶不同的檔案來源，選擇不同的數據加工方式。其中原始磁介質可以通過系統的數據采集接口，驅動原始磁介質的數據采集設備實現原始數據的采集錄入；紙介質文件則可通過高速圖像掃描儀進行掃描錄入；電子文件則可以通過輔助工具提供的數據轉換功能轉成標準的圖像或文本文件； 上述過程需要對圖像文件格式制定規范和標準。掃描后的圖像可以轉入圖像處理系統，對掃描圖像進行處理和優化；處理好的圖像根據圖像的質量和用戶的需求，可以通過圖像檔案形成流程、雙層pdf檔案形成流程或純數字化檔案形成流程進行著錄標引，分別形成圖像檔案、

53、雙層pdf檔案和純數字還原檔案；其中圖像檔案主要針對手寫、無法識別或不需要形成純文本的檔案，最終通過著錄加工可以形成圖像（tif或jpg）、pdf文件及xml文件；純數字化檔案可以通過ocr識別、手工錄入、校對等手段，形成標準的文本。優點是全文信息全，便于檢索和利用；缺點是工作量巨大。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（tif或jpg）、文本txt文件、pdf文件及xml文件；雙層pdf檔案是特有的存儲格式，綜合了純數字化檔案的有點，同時又克服了工作量大的缺點，是一個理想的檔案存儲方式。雙層pdf就是通過ocr的快速識別，形成文本，將文本和圖像一起形成雙層pdf文件。這樣文件中既有圖像，又有識

54、別后的文本，完全滿足上述純數字化檔案的所有優點，又是在自動快速識別的基礎上完成的，不會帶來巨大的工作量。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（tif或jpg）、雙層pdf文件及xml文件；數據一體化歸檔接口綜合檔案管理系通不是一個孤立的系統，而是一個由底至上的全面開放的系統。亦即，可與各類信息系統進行一體化數據對接，將各個數據產生系統產生的待歸檔數據通過數據一體化歸檔流程進行歸檔，實現數據的有序流動和共享。各數據產生系統產生的待歸檔數據，先歸檔到檔案系統中責任部門的整編庫中，由責任部門的檔案管理人員進行歸檔鑒定和補全，最終歸檔到檔案數據庫中，同時建立全文檢索的索引；在規劃數據一體化歸檔流程時，需

55、開發相應的接口程序和有效的數據處理過程，以保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。數據一體化歸檔流程需要注重以下幾個方面： 業務數據轉換標準：規定從數據產生系統導出的檔案數據目錄（屬性）結構要求和原文（正文）要求。同時，給出數據轉換業務規范，如文件名轉換成題名等。 數據結構轉換標準：規定了業務數據的數據結構及字段項轉換對應關系和要求，如字段類型、長度等。 數據產生系統歸檔操作要求：規定那些信息內容必須歸檔，歸檔時需補錄的內容、檢查校驗的內容和要求，歸檔時機要求等； 檔案管理系統補錄要求：檔案管理系統需補錄的內容和要求，如保管期限等。 檔案管理系統文件轉換要求：所有的電子文件都轉換成幾種標

56、準的文件格式。 電子文件保真性處理要求：可采用數字簽名或者電子印章。上述規定的數據一體化歸檔接口適用于大部分信息系統的歸檔，包括oa、工程管理系統、erp、pdm、各種業務系統等。數據一體化歸檔流程可嵌入到業務系統的具體流程中，實現隨辦隨歸、同步建檔。使檔案管理工作前移，及時、規范地收集業務系統的歸檔數據，并為業務系統提供及時全面的信息服務，以達到與現實工作結合、為現實工作服務的目的。門戶系統集成綜合檔案管理系統可與門戶系統集成，實現信息系統一體化整合。主要包括以下三個方面的開發工作：檔案管理信息系統入口：在portal上鏈接上檔案管理信息系統的入口和信息服務子系統的入口，使用戶可通過portal輕權方便地進行檔案管理或檢索利用檔案信息。統一身份認證與權限管理：通過與portal集成，借助于portal提供的統一用戶認證功能實現用戶身份認證，檔案系統從portal讀取合法用戶列表信息