1、第三章第三章 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)秘書(shū)工作機(jī)構(gòu) 【知識(shí)要求】 1、了解秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的內(nèi)含、發(fā)展歷史； 2、了解秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的組織形式、地位； 3、了解秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則、設(shè)置現(xiàn)狀； 4、了解秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的職能和工作要求； 綜合綜合 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu) 溝通與協(xié)調(diào) 人際關(guān)系 日常事務(wù) 文書(shū)處理 會(huì)務(wù) 【案例引入】【案例引入】 l辦公室的分合辦公室的分合 l某黨校黨委辦公室和校長(zhǎng)辦公室原來(lái)是兩套班子，后 來(lái)黨委書(shū)記退休，原校長(zhǎng)兼任了黨委書(shū)記，為了讓秘 書(shū)部門提供所謂“一元化服務(wù)”，通過(guò)必要的程序?qū)?黨委辦公室和校長(zhǎng)辦公室兩個(gè)秘書(shū)機(jī)構(gòu)合二為一，改 名“大學(xué)辦公室”。但是三年以后，該校主要領(lǐng) 導(dǎo)調(diào)整，新一屆黨委

2、書(shū)記和校長(zhǎng)又分別由兩個(gè)人擔(dān)任， 于是校領(lǐng)導(dǎo)又決定將秘書(shū)部門分為黨委辦公室和校長(zhǎng) 辦公室兩個(gè)秘書(shū)機(jī)構(gòu)。 第一節(jié)第一節(jié) 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷史秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷史 l一、古代的秘書(shū)機(jī)構(gòu) l二、我國(guó)近代秘書(shū)機(jī)構(gòu)發(fā)展 l三、我國(guó)現(xiàn)代秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)發(fā)展 第二節(jié)第二節(jié) 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的地位和性質(zhì)秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的地位和性質(zhì) l一、秘書(shū)工作的地位 l二、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì) 第三節(jié)第三節(jié) 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置 l一、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則 l二、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的名稱與組織 形式 l三、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置現(xiàn)狀 第四節(jié)第四節(jié) 秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的職能和秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的職能和 工作要求工作要求 l一、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的

3、職能 l二、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的工作原則與要 求 l三、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的群體管理與組 合 第四章 溝通與協(xié) 調(diào) 教學(xué)目的教學(xué)目的 1、理解溝通與協(xié)、理解溝通與協(xié) 調(diào)的概念和內(nèi)容；調(diào)的概念和內(nèi)容； 2、熟悉溝通與協(xié)、熟悉溝通與協(xié) 調(diào)的基本步驟和方調(diào)的基本步驟和方 法；法； 3、掌握溝通與協(xié)、掌握溝通與協(xié) 調(diào)的原則和技巧。調(diào)的原則和技巧。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 重點(diǎn)重點(diǎn) l溝通與協(xié)調(diào)的基本步驟與方 法； l溝通與協(xié)調(diào)的原則和技巧； 難點(diǎn)難點(diǎn) l溝通與協(xié)調(diào)的方法與技巧；溝通與協(xié)調(diào)的方法與技巧； l案例分析：案例分析： l技能訓(xùn)練。技能訓(xùn)練。 了解自己的學(xué)問(wèn)了解自己的學(xué)問(wèn) 發(fā)展果斷自信并贏造幸福生活的

4、學(xué)問(wèn)發(fā)展果斷自信并贏造幸福生活的學(xué)問(wèn) 利用果斷自信的特質(zhì)改善自己與他人關(guān)系的機(jī)會(huì)利用果斷自信的特質(zhì)改善自己與他人關(guān)系的機(jī)會(huì) 了解不同情境下采用如何采用最佳溝通風(fēng)格的時(shí)了解不同情境下采用如何采用最佳溝通風(fēng)格的時(shí) 機(jī)機(jī) 我想這是我想這是 一門一門 我想這是我想這是 一次一次 第一節(jié) 溝通概述 溝通的概念及重要性溝通的概念及重要性 1 1、溝通的概念、溝通的概念 l 溝通為了為了達(dá)到既定達(dá)到既定的的目目 標(biāo)標(biāo)，用一定的符號(hào)，把，用一定的符號(hào)，把信息信息， 思想思想和和情感情感在個(gè)人或群體間在個(gè)人或群體間 傳遞的過(guò)程。傳遞的過(guò)程。 2溝通的重要性溝通的重要性 好言一句三冬暖，惡言一句六月寒好言一句三冬

5、暖，惡言一句六月寒 我們所講的話，可以決定我們每天的遭遇！我們所講的話，可以決定我們每天的遭遇！ 人與人之間都有一個(gè)感情的帳戶，人與人之間都有一個(gè)感情的帳戶， 一句體貼入微的話就是存了一筆愛(ài)的款項(xiàng)，一句體貼入微的話就是存了一筆愛(ài)的款項(xiàng)， 一句尖酸刻薄的話等于提了一筆愛(ài)的款項(xiàng)。一句尖酸刻薄的話等于提了一筆愛(ài)的款項(xiàng)。 因此，因此，是使組織成為一個(gè)整體的凝聚劑；是實(shí)現(xiàn)是使組織成為一個(gè)整體的凝聚劑；是實(shí)現(xiàn) 領(lǐng)導(dǎo)職能的基本途徑；是組織與外部環(huán)境之間建立領(lǐng)導(dǎo)職能的基本途徑；是組織與外部環(huán)境之間建立 聯(lián)系的橋梁。聯(lián)系的橋梁。 3 3、溝通的過(guò)程、溝通的過(guò)程 包括信息發(fā)送者、信息、包括信息發(fā)送者、信息、 信息

6、在通道中傳遞、信息信息在通道中傳遞、信息 接受者、溝通障礙、反饋接受者、溝通障礙、反饋 等，其傳遞結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖。等，其傳遞結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖。 溝通過(guò)程結(jié)構(gòu)圖 文化背景 溝通障礙溝通障礙 信息發(fā)送者信息發(fā)送者 信息信息 渠道渠道 信息接受者信息接受者 反饋反饋 4 4、溝通的類型、溝通的類型 1)1)橫向溝通橫向溝通 2) 2) 縱向溝通縱向溝通 3 3）團(tuán)隊(duì)溝通）團(tuán)隊(duì)溝通 4 4）跨文化溝通）跨文化溝通 5 5）網(wǎng)絡(luò)溝通）網(wǎng)絡(luò)溝通 5 5、溝通常用方法、溝通常用方法 1 1）文字形式）文字形式 報(bào)告、電子郵件、報(bào)告、電子郵件、 傳真、信函等。傳真、信函等。 2 2）口語(yǔ)形式）口語(yǔ)形式 電話、談話、采訪、電

7、話、談話、采訪、 會(huì)議、討論會(huì)等。會(huì)議、討論會(huì)等。 3 3）非語(yǔ)言形式）非語(yǔ)言形式 空間溝通、衣著空間溝通、衣著 溝通、舉止溝通。溝通、舉止溝通。 6 6、有效的溝通、有效的溝通 1 1）有效傾聽(tīng)的方法）有效傾聽(tīng)的方法 傾聽(tīng)的層次傾聽(tīng)的層次 傾聽(tīng)的技巧傾聽(tīng)的技巧 影響傾聽(tīng)效果的障礙影響傾聽(tīng)效果的障礙 2 2）有效表達(dá)的內(nèi)容）有效表達(dá)的內(nèi)容 為什么我們要提問(wèn)。為什么我們要提問(wèn)。 提問(wèn)的類型。提問(wèn)的類型。 如何有效地提問(wèn)。如何有效地提問(wèn)。 如何自信地提出要求。如何自信地提出要求。 如何禮貌地拒絕要求。如何禮貌地拒絕要求。 3 3）有效溝通的氣氛創(chuàng)造與）有效溝通的氣氛創(chuàng)造與 推動(dòng)技巧推動(dòng)技巧 融洽氣

8、氛的創(chuàng)造融洽氣氛的創(chuàng)造 營(yíng)造共同感。營(yíng)造共同感。 敏銳地把握溝通時(shí)的種種狀況。敏銳地把握溝通時(shí)的種種狀況。 推動(dòng)的技巧推動(dòng)的技巧 回饋、提議、推論、增強(qiáng)。回饋、提議、推論、增強(qiáng)。 4 4）有效溝通的原則）有效溝通的原則 可信賴性可信賴性 一致性一致性 內(nèi)容的針對(duì)性內(nèi)容的針對(duì)性 明確性明確性 持續(xù)性與連貫性持續(xù)性與連貫性 渠道選擇的適當(dāng)性渠道選擇的適當(dāng)性 接受者的接受能力接受者的接受能力 5 5）克服溝通中的障礙）克服溝通中的障礙 運(yùn)用反饋運(yùn)用反饋 選擇最恰當(dāng)?shù)臏贤ㄇ肋x擇最恰當(dāng)?shù)臏贤ㄇ?知彼知己知彼知己 簡(jiǎn)化語(yǔ)言簡(jiǎn)化語(yǔ)言 傾聽(tīng)傾聽(tīng) 控制情緒控制情緒 注意非語(yǔ)言暗示注意非語(yǔ)言暗示 實(shí)際溝通練習(xí)

9、實(shí)際溝通練習(xí) 造成溝通困難的因素 l缺乏自信，主要由于知識(shí)和信息掌握不夠 l對(duì)于重點(diǎn)的強(qiáng)調(diào)不足或條理不清楚 l不能做到積極傾聽(tīng)，有偏見(jiàn)，先入為主 l按自己的思路去思考，而忽略別人的需求 l準(zhǔn)備不足，沒(méi)有慎重思考就發(fā)表意見(jiàn) l失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí) l人的記憶力有限 l時(shí)間不足 l情緒不好 l判斷錯(cuò)誤 l語(yǔ)言不通 溝通的有效比率 溝通 書(shū)面 口頭 語(yǔ)言 肢體 語(yǔ)言 身體 動(dòng)作 聲音 語(yǔ)氣 非語(yǔ)言 溝通的方式溝通的方式 非語(yǔ)言溝通非語(yǔ)言溝通 語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào) 面部表情面部表情 身姿手勢(shì)身姿手勢(shì) 目光接觸目光接觸 身體距離身體距離 溝通注意 提問(wèn)的禁忌提問(wèn)的禁忌 l不要問(wèn)對(duì)抗性問(wèn)題；不要問(wèn)對(duì)抗性問(wèn)題；

10、l不要在任何時(shí)候都提問(wèn)題而不要在任何時(shí)候都提問(wèn)題而 不看時(shí)機(jī)；不看時(shí)機(jī)； l不要問(wèn)顯示自己精明的問(wèn)題；不要問(wèn)顯示自己精明的問(wèn)題； l不要中斷別人的話題，去提不要中斷別人的話題，去提 自己的問(wèn)題。自己的問(wèn)題。 問(wèn)題討論 l1怎樣進(jìn)行有效傾聽(tīng)和有效提問(wèn)? l2怎樣克服溝通中的障礙? l3遇到下面情況如何溝通。 l有一位客戶，所購(gòu)產(chǎn)品出了一些問(wèn)題，他開(kāi)頭是這 樣說(shuō)的“喂，叫你們老板來(lái)聽(tīng)電話，你們這些混蛋 到底會(huì)不會(huì)做生意。”秘書(shū)應(yīng)如何應(yīng)對(duì)。 l 第五章第五章 秘書(shū)人際關(guān)系秘書(shū)人際關(guān)系 【知識(shí)要求】 1、了解秘書(shū)人際關(guān)系的重要性； 2、秘書(shū)人際關(guān)系處理的方法及技巧； 3、掌握不同人際關(guān)系的協(xié)調(diào)程序和方

11、法。 【能力要求】 作為秘書(shū)能正確處理與領(lǐng)導(dǎo)、同事及群眾的關(guān)系，有的 放矢，做好各項(xiàng)工作。 不會(huì)說(shuō)話的打印機(jī) l 李明在一家食品加工廠的包裝車間里當(dāng)管理人員，馬麗是車 間里貼標(biāo)簽的工人。馬麗剛犯了一個(gè)嚴(yán)重錯(cuò)誤，包裝流水線上的 產(chǎn)品換了，卻沒(méi)有換上相應(yīng)的標(biāo)簽，李明找馬麗談話。 l 李明：“你怎么可以讓這種事發(fā)生？我早就跟你說(shuō)過(guò)了，而且 要你特別當(dāng)心。” l 馬麗：“當(dāng)時(shí)我以為換流水線上的產(chǎn)品，我會(huì)從打包者那里得 到這個(gè)消息，可他什么也沒(méi)對(duì)我說(shuō)。” l 李明：“這不是我當(dāng)時(shí)的意思，我說(shuō)打包者，指的是打包 機(jī)，當(dāng)產(chǎn)品換線時(shí)，他們紅線就亮了。” l 馬麗：“我想我大概誤解了你的意思。不管怎么說(shuō)，那天你

12、跟 我說(shuō)這件事時(shí)，我為母親急得要命，她正在醫(yī)院里動(dòng)手術(shù)，我真 沒(méi)想到，標(biāo)簽貼錯(cuò)了會(huì)惹下那么大的麻煩。 第一節(jié)第一節(jié) 秘書(shū)人際關(guān)系概述秘書(shū)人際關(guān)系概述 l一、秘書(shū)人際關(guān)系的含義 l（一）秘書(shū)人際關(guān)系的含義及特點(diǎn) l（二）秘書(shū)人際關(guān)系的意義 二、秘書(shū)人際關(guān)系處理的原則與方法二、秘書(shū)人際關(guān)系處理的原則與方法 l（一）影響秘書(shū)人際關(guān)系的因素 l1、個(gè)性藝術(shù) l2、文化因素 l3、社會(huì)因素 l4、接觸范圍因素 l5、思想感情因素 l6、交往頻率因素 （二）秘書(shū)人際關(guān)系處理應(yīng)（二）秘書(shū)人際關(guān)系處理應(yīng) 該具備的能力該具備的能力 l1、理解和領(lǐng)會(huì)的能力 l2、學(xué)會(huì)說(shuō)話 l3、應(yīng)變能力 l4、學(xué)習(xí)能力 l5、控

13、制自我情緒的能力 （三）秘書(shū)人際關(guān)系的處理應(yīng)遵（三）秘書(shū)人際關(guān)系的處理應(yīng)遵 循的原則循的原則 l1、平等和尊重 l2、禮貌和禮儀 l3、贊美他人 l4、寬容與體諒 l5、公允與慎獨(dú) 第二節(jié)第二節(jié) 秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 l一、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系概述 l二、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的特征 l三、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的處理原則 l四、秘書(shū)人員與領(lǐng)導(dǎo)集體交往的原則 l五、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的交往技巧 第三節(jié)第三節(jié) 秘書(shū)與同事的關(guān)系秘書(shū)與同事的關(guān)系 l一、秘書(shū)與同事關(guān)系的特征 l二、秘書(shū)與同事相處的原則與要求 l三、秘書(shū)與同事相處的技巧 第四節(jié)第四節(jié) 秘書(shū)與群眾的關(guān)系秘書(shū)與群眾的關(guān)系 l一、秘書(shū)與群眾關(guān)系的范圍與特征

14、二、秘書(shū)與同事關(guān)系的處理原則 l（一）認(rèn)清自己身份的雙重性，摒棄優(yōu)越感 l（二）虛心向群眾學(xué)習(xí)，誠(chéng)心與群眾交朋友 l（三）要面帶微笑和群眾進(jìn)行雙向溝通 第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作 l 案例引入案例引入 l李秘書(shū)該如何處理此事？ l 立新公司與龍丹制衣廠已經(jīng)合作 了近兩年，成交了近百萬(wàn)元的生意， 雙方的關(guān)系一直比較融洽。最近因?yàn)?一批進(jìn)口面料的質(zhì)量問(wèn)題，雙方有了 摩擦。立新公司總經(jīng)理來(lái)了一封信， 龍丹制衣廠的王總經(jīng)理看了很生氣， 隨即把秘書(shū)李小姐叫來(lái)，把那封信丟 過(guò)去，說(shuō)：“給立新公司回封信，以 后不合他們做生意了！” 第六章 秘書(shū)的日常事務(wù)工作 l李小姐怎么辦呢？李小姐怎么辦呢？ 他有四種選擇

15、：他有四種選擇： l（1）立即照辦。很快打好信，讓王總理簽字后發(fā)出。 l（2）進(jìn)行勸阻，給王經(jīng)理講明其中的利害關(guān)系，勸他不要因一時(shí) 氣憤而做出錯(cuò)誤的決定。 l（3）暫時(shí)不辦，估計(jì)王總經(jīng)理會(huì)改變主意，等待新的指示。 l（4）打好回信，過(guò)兩個(gè)小時(shí)后，再去問(wèn)王總經(jīng)理：這樣寫(xiě)可以嗎？ 這信要不要發(fā)出去？ l問(wèn)題：?jiǎn)栴}： l1、秘書(shū)李小姐應(yīng)該采取哪種做法？、秘書(shū)李小姐應(yīng)該采取哪種做法？ l2、對(duì)這四種做法王總經(jīng)理會(huì)有什么想法和反應(yīng)？、對(duì)這四種做法王總經(jīng)理會(huì)有什么想法和反應(yīng)？ l3、如何才能做好這類事務(wù)性工作呢？、如何才能做好這類事務(wù)性工作呢？ 第一節(jié) 辦公室管理 一、辦公室管理的概述一、辦公室管理的概述

16、 （一）辦公室的界定（一）辦公室的界定 辦公室一是工作人員完成任務(wù)、執(zhí) 行其職務(wù)的工作地點(diǎn)；二是工作機(jī) 構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助性 （二）地位和作用二）地位和作用 l 辦公室是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、管理 的重要場(chǎng)所 ；單位與有關(guān)單位業(yè)務(wù) 聯(lián)系、與社會(huì)公眾聯(lián)系、與新聞媒 介聯(lián)系的中心場(chǎng)所 ；辦公室的設(shè)施、 裝飾、環(huán)境，辦公人員的工作態(tài)度 和工作作風(fēng)，都代表著機(jī)關(guān)或企業(yè) 的形象 。 第一節(jié) 辦公室管理 l二、辦公室的設(shè)備設(shè)施管理二、辦公室的設(shè)備設(shè)施管理 l（一）辦公機(jī)械和電器設(shè)備的管理 l1、設(shè)備管理應(yīng)有三個(gè)方面： l第一是做好資產(chǎn)登記； l第二是定時(shí)定人負(fù)責(zé)維修保養(yǎng)； l第三是科學(xué)合理地使用。 l 2、辦公機(jī)

17、械設(shè)備和電器包括電話機(jī)、手機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印件、裁紙機(jī)、裝 訂機(jī)、碎紙機(jī)、號(hào)碼打制器、打孔器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、電扇、空 調(diào)、飲水機(jī)等等。 l l（二）辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理 l 1、辦公房間自然以朝向好、通風(fēng)、采光好為宜，秘書(shū)選擇辦公房間還要 照顧到許多便于工作的因素。 l 2、秘書(shū)辦公室的配置要根據(jù)單位的普遍情況來(lái)設(shè)計(jì)。 第一節(jié) 辦公室管理 l三、辦公室的環(huán)境美化三、辦公室的環(huán)境美化 l（一）環(huán)境美化的保持（一）環(huán)境美化的保持 l上班后：上班后： l1、用吸塵器清洗地毯，打掃房間； l2、擦好辦公桌、椅子（包括客人坐的椅子）、檔案柜、電話機(jī)等， 電話機(jī)撥盤(pán)和電話聽(tīng)筒的兩端還

18、需經(jīng)常消毒； l3、為辦公室內(nèi)的花卉澆水、整理枯葉等；清除紙簍內(nèi)的紙屑； l4、看墻壁飾物，如掛畫(huà)、工藝品、鏡框等是否有歪斜； l5、有空調(diào)器的房間調(diào)節(jié)好室內(nèi)溫度，有百葉窗的調(diào)整好方向，使之 保持一致角度； l6、日歷翻至正確日期，檢查時(shí)鐘是否正確； l7、蓋章用的橡皮印改為當(dāng)天日期； l8、報(bào)紙、雜志等排列整齊，墨水、便條紙、圓珠筆、鉛筆等補(bǔ)充就 緒； l9、將日程表和必要的文件資料至于上司和自己的桌上； l10、備好當(dāng)天的報(bào)紙讓上司能馬上閱讀； 第一節(jié) 辦公室管理 l下班前：下班前： l1、將所有散置的紙張放進(jìn)抽屜中去。 l2、檢查辦公室現(xiàn)代化工具是否已經(jīng)關(guān)閉，電源是否切斷，抽屜、櫥窗等是

19、 否均鎖好等等。 l（二）辦公室環(huán)境美化的措施 l辦公室環(huán)境美化的措施包括照明、色彩調(diào)節(jié)、噪聲的防止和控制、辦公室溫 度的調(diào)控等幾方面。 l四、辦公環(huán)境的安全管理四、辦公環(huán)境的安全管理 l（一）識(shí)別辦公室安全隱患 l1、辦公室常見(jiàn)的有礙健康和安全的隱患 l1）室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面的隱患，如光線不足或者光 線刺眼。 l2）地、墻、天花板、門、窗中的隱患，如離開(kāi)辦公室前不鎖門。 l3）辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤(pán)桌面過(guò)高，難以用正確的姿態(tài)操作。 第一節(jié) 辦公室管理 l4）辦公設(shè)備及操作中的隱患，如電線磨損裸露。 l5）工作中疏忽大意造成泄密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密原件忘在復(fù)印機(jī)

20、玻璃板上。 l6）火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭、滅火器前堆放物品等。 l2、辦公室常見(jiàn)的潛在危險(xiǎn) l1）辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)。 l2）拖曳電話線或者電線 l3）許多廢紙堆放在辦公室內(nèi)的一角。 l4）檔案柜、櫥阻擋了通道。 l5）樓梯踏步平板破舊或損壞，樓梯上沒(méi)有扶手或扶手已損壞。 l6）安全出口被阻塞。 l7）火災(zāi)疏散注意事項(xiàng)不完全或者沒(méi)有，滅火設(shè)備已損壞。 l8）防火門被鎖住、打不開(kāi)或者平時(shí)開(kāi)著。 l9）當(dāng)發(fā)生火災(zāi)的時(shí)候，火災(zāi)警報(bào)或者滅火設(shè)備失靈。 l10)由于柜櫥頂端的抽屜堆放的東西太多導(dǎo)致其傾倒。 第一節(jié) 辦公室管理 l11）沒(méi)有關(guān)上的抽屜擋住通道。 l 12) 用易燃材料做煙灰缸。

21、 l13）在一個(gè)密閉的容器里燒水和倒熱水。 l14）在不會(huì)操作和沒(méi)有指導(dǎo)的情況下使用設(shè)備。 l15）器械破損或有危險(xiǎn)。 l16）拖得很長(zhǎng)的電線，接線松開(kāi)或損壞，絕緣不徹底，電路負(fù)荷太大。 l17）沒(méi)有保險(xiǎn)板或者保險(xiǎn)板松開(kāi)。 l（二）正確處理安全問(wèn)題 l秘書(shū)要定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患， 做好風(fēng)險(xiǎn)防范。 l第一，要確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查； l第二，發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)； l第三，如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直 到解決；最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程認(rèn)真記錄在本單位 的隱患記錄

22、及處理表上。 第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程 l 秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程安排中的作用至少應(yīng)包括兩方面：第一，將已經(jīng) 確定的日程安排制成一目了然的活動(dòng)日程表；第二，根據(jù)日程表對(duì)已確定的 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供全面的服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)得以順利進(jìn)行。 l一、日程安排的原則和要求一、日程安排的原則和要求 l（一）區(qū)分輕重緩急； l（二）服從于組織的總目標(biāo)和整體計(jì)劃； l（三）隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整； l（四）提示和督促。 l二、訂約事宜二、訂約事宜 l故為上司訂約除了須遵循日程安排的原則和要求外，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： l（一）事先征求上司意見(jiàn)； l（二）再次確定，及時(shí)提醒； l（三）善用臺(tái)歷和備忘錄； l（四）旅行出差的日程安排。

23、第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程 l三、日程安排的實(shí)施三、日程安排的實(shí)施 l（一）日程表的編制 l計(jì)劃編制的注意事項(xiàng)： l1、設(shè)日期、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)訂事項(xiàng)、備注等幾項(xiàng)內(nèi)容。 l2、每周每日的工作活動(dòng)都不要安排得太滿，要留出適當(dāng)?shù)目障叮员惆?排臨時(shí)性工作。同時(shí)要考慮領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，給領(lǐng)導(dǎo)留出處理日常公務(wù)的 時(shí)間。 l3、所有日程安排，均有領(lǐng)導(dǎo)的意向決定，秘書(shū)的任務(wù)是使其規(guī)范化、系 統(tǒng)化、表格化。 l4、兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留出適當(dāng)?shù)拈g隔，尤其對(duì)外出的活動(dòng)，一定要給領(lǐng)導(dǎo) 留出足夠的路途上所需的時(shí)間。 l5、為領(lǐng)導(dǎo)和自己各準(zhǔn)備一本備忘錄，當(dāng)日程安排確定時(shí)，立即將日程安 排分別寫(xiě)入秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)的備忘錄。 l6、如果

24、日程安排是出差時(shí)，一定要寫(xiě)上出發(fā)與到達(dá)的時(shí)間，另外再制作 旅程表。 l7、周計(jì)劃表和日志卡片用畢后歸檔。 第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程 l（二）日程安排的落實(shí) l為使領(lǐng)導(dǎo)順利地行動(dòng)，必須對(duì)日程表中各計(jì)劃事項(xiàng)在事前加以落實(shí)。落實(shí) 的方法主要有： l1、以電話來(lái)決定會(huì)談與會(huì)談的預(yù)定計(jì)劃時(shí)，根據(jù)備忘錄，盡早以文書(shū)形 式落實(shí)。 l2、在會(huì)議和訪問(wèn)的前一天或前兩天，與會(huì)議主持者和訪問(wèn)對(duì)方聯(lián)系一下， 再一次落實(shí)時(shí)間、地點(diǎn)。 l3、秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)在周末核對(duì)一下下周的日程安排，或每天早晨核對(duì)一下當(dāng) 天的日程安排。4、在周末把下月的日程安排交給領(lǐng)導(dǎo)，或到周末把下周 的日程安排表給領(lǐng)導(dǎo)，或每天早晨給領(lǐng)導(dǎo)日程安排備忘錄，對(duì)

25、重要的計(jì)劃 事項(xiàng)提個(gè)醒就行。 l5、會(huì)議和會(huì)談的文件、資料，都必須在會(huì)前一天準(zhǔn)備完畢。 l6、領(lǐng)導(dǎo)要使用單位車輛時(shí)，要把領(lǐng)導(dǎo)外出一周的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)清，在前 一周末交給司機(jī)，要盡快聯(lián)絡(luò)。 l（三）日程安排的變更和調(diào)整 l可以采取的措施通常有： 第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程 l1、編制日程安排表時(shí)，要根據(jù)職業(yè)活動(dòng)規(guī)律預(yù)測(cè)會(huì)有哪些會(huì)議與會(huì)面， 要留出富裕時(shí)間。 l2、秘書(shū)要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的密切聯(lián)系，要盡量避免因粗心大意的失誤而變更 日程。 l3、變更和信息的補(bǔ)充，都寫(xiě)進(jìn)日程安排表，同時(shí)，把變更通知所有相關(guān) 人員。 l4、載入日程表的計(jì)劃事項(xiàng)，要解約時(shí)，立即與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，安排其他日程。 l5、有變化時(shí)，能相機(jī)行

26、事，立即采取相應(yīng)措施，因而事先要準(zhǔn)備各有關(guān) 人員聯(lián)絡(luò)方式、地點(diǎn)的一覽表。 l6、計(jì)劃變動(dòng)以及因計(jì)劃變動(dòng)涉及到其他人員時(shí)，秘書(shū)應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告 計(jì)劃變更的情況，說(shuō)明計(jì)劃變動(dòng)可能發(fā)生的影響，與領(lǐng)導(dǎo)商量處理的辦法 后，立即通知有關(guān)人員，并詳細(xì)說(shuō)明變更時(shí)間的原因，同時(shí)與對(duì)方商量約 會(huì)時(shí)間，時(shí)間確定后，再向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，然后列入計(jì)劃表中。 第二節(jié) 安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程 l四、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的意義四、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的意義 l（一）有利于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地利用時(shí)間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率； l（二）有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門互相配合，協(xié)調(diào)行動(dòng)，提高整個(gè)單位的工作 效率； l（三）有利于秘書(shū)部門主動(dòng)做好各項(xiàng)輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

27、第三節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l一、撥打電話一、撥打電話 l（一）接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng) l1、接聽(tīng)電話，拿起后應(yīng)說(shuō)：“這里是單位部門”。 l2、鈴響兩三聲之間，是接電話的最佳時(shí)機(jī)，讓對(duì)方多等時(shí)，接 聽(tīng)電話以后要道歉：“對(duì)不起，讓你久等了。” l3、找人接電話要問(wèn)清對(duì)方姓名或單位：“對(duì)不起，你貴 姓？”“對(duì)不起，怎么稱呼您？”然后說(shuō)：“請(qǐng)你稍候。” l 4、秘書(shū)應(yīng)養(yǎng)成一手摘機(jī)，一手拿筆，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄的習(xí)慣。電 話記錄應(yīng)記清對(duì)方單位、姓名、回電號(hào)碼、內(nèi)容要點(diǎn)、來(lái)電時(shí)間 （準(zhǔn)確到幾點(diǎn)幾分），最后是接話人簽名。六個(gè)要素一個(gè)也不能 缺少。 l5、在通話時(shí)，如果對(duì)方接連講話，接聽(tīng)人應(yīng)“嗯嗯”作答，不 可

28、不聲不響，使對(duì)方誤以為不再在聽(tīng)。重要的內(nèi)容，特別是人名、 地點(diǎn)、時(shí)間、數(shù)字等一定要記錄準(zhǔn)確，并由接聽(tīng)人復(fù)述一遍，讓 對(duì)方核實(shí)無(wú)誤。 第三節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l6、重要的電話內(nèi)容應(yīng)立即向主管上司匯報(bào)，電話記錄單應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｈ?果電話是打給上司的，秘書(shū)應(yīng)先了解對(duì)方的身份、意圖，然后決定是否轉(zhuǎn) 給上司；或者先請(qǐng)對(duì)方稍等，將外線電話閉音，用內(nèi)線電話請(qǐng)示上司后再 作處理。轉(zhuǎn)接的電話掛通以后，秘書(shū)應(yīng)立即掛斷，不應(yīng)再聽(tīng)。 l7、如果秘書(shū)剛接聽(tīng)一個(gè)電話，另一個(gè)電話鈴聲又響，秘書(shū)應(yīng)請(qǐng)前者稍等， 并閉音，再接另一個(gè)電話，區(qū)分輕重緩急，分別及時(shí)處理，切不可讓一方 聽(tīng)見(jiàn)秘書(shū)與另一方的談話。 l 8、通完話，掛

29、機(jī)不必過(guò)于迅速，一般對(duì)方身份高時(shí)，要等對(duì)方先掛機(jī)。 l 9、對(duì)打錯(cuò)的電話，態(tài)度也要和藹客氣。 l6、重要的電話內(nèi)容應(yīng)立即向主管上司匯報(bào)，電話記錄單應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｈ?果電話是打給上司的，秘書(shū)應(yīng)先了解對(duì)方的身份、意圖，然后決定是否轉(zhuǎn) 給上司；或者先請(qǐng)對(duì)方稍等，將外線電話閉音，用內(nèi)線電話請(qǐng)示上司后再 作處理。轉(zhuǎn)接的電話掛通以后，秘書(shū)應(yīng)立即掛斷，不應(yīng)再聽(tīng)。 第三節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l7、如果秘書(shū)剛接聽(tīng)一個(gè)電話，另一個(gè)電話鈴聲又響，秘書(shū)應(yīng)請(qǐng)前者稍等， 并閉音，再接另一個(gè)電話，區(qū)分輕重緩急，分別及時(shí)處理，切不可讓一方聽(tīng) 見(jiàn)秘書(shū)與另一方的談話。 l 8、通完話，掛機(jī)不必過(guò)于迅速，一般對(duì)方身份高時(shí)，要等

30、對(duì)方先掛機(jī)。 l 9、對(duì)打錯(cuò)的電話，態(tài)度也要和藹客氣。 l （二）打電話應(yīng)注意的事項(xiàng) l 1、打電話之前，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方電話號(hào)碼、單位和具體要通知的人的姓名； 事先要考慮好通話內(nèi)容，準(zhǔn)備好記錄紙和有關(guān)材料。打電話前應(yīng)考慮對(duì)方上 班的時(shí)間，盡量找合適的時(shí)間。國(guó)外電話要考慮時(shí)差。境外或國(guó)際電話號(hào)碼 多達(dá)十幾位，也應(yīng)在14秒內(nèi)連續(xù)、準(zhǔn)確撥完，號(hào)碼之間間隔不能超過(guò)3秒。 l 2、接通后，先確認(rèn)對(duì)方，然后報(bào)出自己的單位、姓名，如果找人要說(shuō)： “對(duì)不起，請(qǐng)聽(tīng)電話” ，而不稱“老” 、“小”。說(shuō)話應(yīng)吐音 清晰，音量適中，速度不緊不慢。重要內(nèi)容提請(qǐng)對(duì)方記錄，記完再請(qǐng)對(duì)方復(fù) 述核實(shí)。 l3、電話中談工作前，先明確對(duì)

31、方是否有時(shí)間，是否方便談此項(xiàng)事宜。一般 要先向?qū)Ψ秸髟儯瑢?duì)不起，我想就什么問(wèn)題和您商量，大概需要多長(zhǎng)時(shí)間， 您看是否方便？對(duì)于工作方面，秘書(shū)間能談妥的，盡量談妥，而不必找對(duì)方 領(lǐng)導(dǎo)，如果要同對(duì)方上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通話，要先道歉示謝。 第三節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l4、替上司打電話給對(duì)方上司，應(yīng)在對(duì)方上司接電話前就將電 話遞給上司。 l 5、如果要求的通話人不在或不便接電話，簡(jiǎn)單事項(xiàng)可請(qǐng)接 聽(tīng)人記下轉(zhuǎn)告，或者請(qǐng)轉(zhuǎn)告回電或另約時(shí)間再打。通話結(jié)束， 應(yīng)說(shuō)“謝謝”或“再見(jiàn)”，方可掛斷。 l 6、錯(cuò)打了電話，錯(cuò)撥了號(hào)碼都要說(shuō)：“對(duì)不起，打擾了。” 不要問(wèn)對(duì)方“你是什么單位”、“是哪兒” ，可以問(wèn)，“我想 要某

32、某號(hào)碼，我撥對(duì)了嗎”？ l（三）做好電話記錄 l記錄時(shí)，要注意通話中的五要素，即“5W+1H” ：Who，誰(shuí) （人）；When，什么時(shí)候（日、時(shí)）；Where，在哪里（場(chǎng) 所）；What，什么事（內(nèi)容）；Why，為什么（理由）；How， 如何處理（方法）。 第三節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l（四）注意電話禮儀 l 無(wú)論接、打電話，秘書(shū)都應(yīng)注意聲音柔和，語(yǔ)氣要親切，表達(dá)要 清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時(shí)間不可過(guò)長(zhǎng)。 接打電話時(shí)用問(wèn)候語(yǔ)，更自然的方法是問(wèn)明對(duì)方是誰(shuí)的時(shí)候再問(wèn)候 “您好” ，這樣的問(wèn)候顯然是專給對(duì)方的，顯得更為真誠(chéng)。如果 對(duì)方先問(wèn)候了，那么一定要回敬問(wèn)候語(yǔ)，然后再詢問(wèn)

33、對(duì)方有什么事 情。 l二、處理郵件二、處理郵件 l（一）郵件的收取、分揀、拆封與轉(zhuǎn)交 l1、郵件的收取 l1）收領(lǐng)郵件。 l2）取回郵件。 第三節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l3）專人送達(dá)。 l2、郵件的分揀 l1）按照收件人分揀。 l2）按照收件部門分揀。 l3）按照收件的重要性分揀。 l3、郵件的拆封 l1）郵件的拆封要注意事項(xiàng)。 l2）到底哪些郵件可以由秘書(shū)拆封，哪些不允許，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指 示做出判斷。 l3）正確的拆封位置在信封的右邊側(cè)，信封不能丟掉，也不能損壞 信封上的文字、郵戳和其他標(biāo)志。 l4）信件拆封后，首先要取出里面的所有東西，然后檢查信封、信 紙上的地址、電話是否一致。 第三

34、節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l5）秘書(shū)應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件。哪些屬于“優(yōu) 先考慮”、“緊急”的信件盡快呈送給領(lǐng)導(dǎo)，如緊急商務(wù)信函、 國(guó)際性電傳、傳真、電報(bào)或特快專遞等；而一般的公務(wù)性信函可 以經(jīng)秘書(shū)處理后呈送。 l4、郵件的轉(zhuǎn)交 l1）交給領(lǐng)導(dǎo)。 l2）如果事先得到領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，應(yīng)對(duì)信件進(jìn)行評(píng)注。 l3）轉(zhuǎn)交他人。 l（二）郵件的回復(fù) l1、信件的回復(fù) l要做好以下幾件事： l1）根據(jù)信件的重要程度，發(fā)出之前，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。把有關(guān)信件復(fù) 印、存檔。 第三節(jié) 電話接待工作與處理郵件 l2）寫(xiě)好信封，檢查核對(duì)收信人的姓名、地址，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。 l3）檢查郵寄標(biāo)記是否準(zhǔn)確，如掛號(hào)信、保價(jià)

35、信、機(jī)密信等的特殊標(biāo)記。 l4）信件中如有附件，應(yīng)對(duì)照信紙上列出的附件名稱和數(shù)量，一一予以仔 細(xì)檢查，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。 l2、傳真的回復(fù) l3、電子郵件的回復(fù) 第四節(jié) 保密工作 l一、保密的概念與意義保密的概念與意義 l 保密，就是知悉無(wú)形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護(hù) 這些秘密，不向無(wú)關(guān)人員泄露或失密。 l意義（略） l二、保密工作的內(nèi)容與要求二、保密工作的內(nèi)容與要求 l（一）保密工作的內(nèi)容 l1、會(huì)議保密。 l2、文件保密。 l3、電腦保密。 l4、通訊保密。 l5、涉外保密。 第四節(jié) 保密工作 l（二）保密工作方針 l1、積極防范。 l2、突出重點(diǎn)。 l3、既確保國(guó)家秘密，又便利各項(xiàng)工

36、作。 l三、秘書(shū)與保密工作三、秘書(shū)與保密工作 l（一）秘書(shū)在保密工作中的作用 l（二）保密工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié) l秘書(shū)部門的保密重點(diǎn)，包括口頭部門、公文保密、會(huì)議保密三個(gè)方 面。 l1、口頭保密 l2、文件保密 l3、會(huì)議保密 第四節(jié) 保密工作 l四、保密工作的措施四、保密工作的措施 l1、開(kāi)展保密教育，是做好保密工作的基礎(chǔ)性工作。 l2、健全保密制度 l3、進(jìn)行保密檢查 l保密檢查包括六個(gè)方面的內(nèi)容： l第一，檢查保密工作的方針政策及保密法規(guī)的貫徹執(zhí)行情況。 l第二，檢查保密工作的相關(guān)的制度建設(shè)及落實(shí)情況。 l第三，檢查保密組織的機(jī)構(gòu)落實(shí)及建設(shè)的情況。 l第四，檢查保密設(shè)施的配置和保密環(huán)境的安全

37、情況。 l第五，檢查有無(wú)泄密的隱患以及泄密后的應(yīng)急準(zhǔn)備。 l第六，檢查有無(wú)泄密事件的發(fā)生及對(duì)涉密事件的查處情況。 第四節(jié) 保密工作 l4、處理失密事件 l處理失密事件包括兩方面的內(nèi)容：一是采取補(bǔ)救措施，防止產(chǎn)生更加 嚴(yán)重的后果，減少和挽回?fù)p失；二是發(fā)現(xiàn)泄密事件后，及時(shí)調(diào)查，確 定責(zé)任人，并對(duì)責(zé)任人依法追究行政、法律責(zé)任。 l秘書(shū)保密工作須知 l1）不該說(shuō)的機(jī)密，絕對(duì)不說(shuō)。 l2）不該問(wèn)的機(jī)密，絕對(duì)不問(wèn)。 l3）不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看。 l4）不蓋記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄。 l5）不在私人通信中涉及機(jī)密。 l6)不在公共場(chǎng)所和家屬、親友談?wù)摍C(jī)密。 l7)不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料。 l

38、8)不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親和出入公共場(chǎng)所。 第五節(jié) 印信工作 l一、公章的樣式、種類和刻制 l(一)公章的樣式有形狀、質(zhì)料、尺寸、印文、圖案等組成。 l1、形狀。 l2、質(zhì)料。 l3、尺寸。 l4、圖案。 l5、印文。 l（二）公章的種類 l1、單位印章。 l2、套印章。 l3、鋼印。 l4、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。 l5、其他印章。 第五節(jié) 印信工作 l（三）公章的刻制 l凡機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)印章，一律不得私自刻制。刻制公章有兩種情 況： l一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)； l另一種是由本單位法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記 后，由專門刻制廠刻制。 l二、印章的保管和使用二、印章的保管和

39、使用 l(一)印章的保管 l（二）印章的使用 l三、介紹信的管理與使用三、介紹信的管理與使用 l（一）介紹信的管理 第五節(jié) 印信工作 l機(jī)關(guān)單位及其部門使用的介紹信，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一印制、統(tǒng)一管理， 并由單位領(lǐng)導(dǎo)指定秘書(shū)部門專人管理使用。 l（二）介紹信的使用 l秘書(shū)開(kāi)具介紹信要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)做到項(xiàng)目完整，字跡端正、清楚， 介紹信上被介紹的名字、職務(wù)、身份、前往單位名稱、是由、日期、人 數(shù)必須清楚。同時(shí)要有存根，其內(nèi)容必須與正文相符。 l四、具體要求 l第一，要謹(jǐn)慎管理，嚴(yán)防丟失。必須嚴(yán)格按照管理規(guī)定保管，用后應(yīng)馬 上放回存放處，以避免丟失或被盜的情況發(fā)生。 l第二，要嚴(yán)格制度，加強(qiáng)對(duì)印信

40、的管理，遵循必要的使用程序，防止出 現(xiàn)差錯(cuò)。 第五節(jié) 印信工作 l第三，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則。印章代表單位的權(quán)威，秘書(shū)人員必須 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，要堅(jiān)持原則，不得以權(quán)謀私。要做到有違原則的章不 蓋，不合規(guī)定的章不蓋，情況不明的章不蓋。同樣，有違原則的介紹 信不出。 l第四，要專人保管，做到人在章在。不得多人保管，更不能將印章或 介紹信借給他人；如要用印，掌印人必須在場(chǎng)。 l第五，要熱情服務(wù)，不要“據(jù)章自傲”。管理印章是組織的安排，掌 印人必須增強(qiáng)崗位意識(shí)，服務(wù)意識(shí)，不要認(rèn)為管理印章就能代表單位， 應(yīng)切實(shí)發(fā)揮管理和服務(wù)的實(shí)效。 l l文稿撰擬、文稿審核的規(guī)范和方法文稿撰擬、文稿審核的規(guī)范和方法 l模

41、擬與訓(xùn)練模擬與訓(xùn)練 C.C.秘書(shū)做好文字工作是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的有益補(bǔ)充。秘書(shū)做好文字工作是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的有益補(bǔ)充。 從一定意義上講：從一定意義上講： 是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的完善和升華； 是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)和智能的補(bǔ)充和延伸； 是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)精力和體力的“代償”。 l7-1-3 特點(diǎn)特點(diǎn)（四性）（四性） “養(yǎng)之有素養(yǎng)之有素” 注重知識(shí)的注重知識(shí)的 積累和更新積累和更新 “倚馬可待倚馬可待” 隨時(shí)準(zhǔn)備接受隨時(shí)準(zhǔn)備接受 領(lǐng)導(dǎo)者的交擬領(lǐng)導(dǎo)者的交擬 A.寫(xiě)作活動(dòng)的寫(xiě)作活動(dòng)的“受動(dòng)性受動(dòng)性” (相對(duì)相對(duì)“自主性自主性”而言而言) 要求秘書(shū)要求秘書(shū) C.表達(dá)方式的表達(dá)方式的 “綜合性綜合性” （“記敘記敘”“說(shuō)明說(shuō)明”“議議 論論”

42、“”“抒情抒情”中，以中，以 說(shuō)明為主，兼有說(shuō)明為主，兼有 記敘和議論）記敘和議論） 熟悉記敘、說(shuō)明熟悉記敘、說(shuō)明 和議論等表達(dá)方式和議論等表達(dá)方式 努力形成自己努力形成自己 獨(dú)特的語(yǔ)言風(fēng)格獨(dú)特的語(yǔ)言風(fēng)格 要求秘書(shū)要求秘書(shū) B.思維形式的思維形式的 “抽象性抽象性” （形象思維、（形象思維、 抽象思維抽象思維、 直覺(jué)思維）直覺(jué)思維） 既具備扎實(shí)的既具備扎實(shí)的 現(xiàn)代漢語(yǔ)知識(shí)現(xiàn)代漢語(yǔ)知識(shí) 又很好地掌握又很好地掌握 形式邏輯知識(shí)形式邏輯知識(shí) 要求秘書(shū)要求秘書(shū) D.成文過(guò)程的成文過(guò)程的 “程序性程序性” （交擬（交擬擬稿擬稿審審 核核簽發(fā)簽發(fā)印發(fā)）；印發(fā)）； （會(huì)商（會(huì)商會(huì)稿會(huì)稿會(huì)簽）會(huì)簽） 懂得并熟

43、悉懂得并熟悉 行文程序；行文程序； 嚴(yán)格按照有嚴(yán)格按照有 關(guān)規(guī)定行文關(guān)規(guī)定行文 要求秘書(shū)要求秘書(shū) l7-3-1 7-3-1 文稿撰擬范圍文稿撰擬范圍44方面方面 A.A.各種法定公文各種法定公文 （即黨和國(guó)家明文規(guī)定的）（即黨和國(guó)家明文規(guī)定的） 黨的機(jī)關(guān)黨的機(jī)關(guān)1414種、行政機(jī)關(guān)種、行政機(jī)關(guān)1313種：種： 決議、決定、決議、決定、 命令（令）、指示、意見(jiàn)、議案、通知、公告、命令（令）、指示、意見(jiàn)、議案、通知、公告、 通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、 函、會(huì)議紀(jì)要等函、會(huì)議紀(jì)要等 規(guī)定嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。規(guī)定嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。 l B. B. 各

44、種常用公文（即法定公文以外的各種各種常用公文（即法定公文以外的各種 書(shū)面材料）書(shū)面材料） 文種遠(yuǎn)多于法定公文。約定俗成、自成規(guī)矩， 撰擬時(shí)也不能自行其事。 簡(jiǎn)報(bào)類：政務(wù)簡(jiǎn)報(bào)、信息摘報(bào)、情況反映、 信訪動(dòng)態(tài)、值班簡(jiǎn)報(bào)、接待簡(jiǎn)報(bào)等。 規(guī)章類：章程、辦法、細(xì)則、通則、規(guī)則、 公約等。 總結(jié)類（略） 計(jì)劃類（略） 提綱類（略） 各種行業(yè)文書(shū) l C.領(lǐng)導(dǎo)的各種講話稿 開(kāi)幕詞、閉幕詞、發(fā)言稿、講演稿、工作報(bào) 告（動(dòng)員報(bào)告、傳達(dá)報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、政府工 作報(bào)告 ？、領(lǐng)導(dǎo)述職報(bào)告等）。 撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話稿是秘書(shū)文字工作的“重頭 戲”，或者說(shuō)是秘書(shū)實(shí)務(wù)諸業(yè)務(wù)中的“重中之 重”，也是衡量秘書(shū)是否成為文字工作“高手”

45、的重要標(biāo)志。一位秘書(shū)，如能勝任各種講話稿 的撰寫(xiě)任務(wù)，即可以說(shuō)其文字表達(dá)能力已進(jìn)入 了成熟時(shí)期和自如階段。 lD. 各種公關(guān)文書(shū)各種公關(guān)文書(shū)企業(yè)、事業(yè)單位用得企業(yè)、事業(yè)單位用得 較多！較多！ 書(shū)信類：祝賀信（賀電），慰問(wèn)信（慰問(wèn)書(shū)信類：祝賀信（賀電），慰問(wèn)信（慰問(wèn) 電），致敬信（致敬電），感謝信（感謝電）等。電），致敬信（致敬電），感謝信（感謝電）等。 致辭類：賀詞、歡迎詞、歡送詞、答謝詞、致辭類：賀詞、歡迎詞、歡送詞、答謝詞、 祝酒詞等。祝酒詞等。 宣傳類：說(shuō)明書(shū)、解說(shuō)詞、廣告詞等。宣傳類：說(shuō)明書(shū)、解說(shuō)詞、廣告詞等。 目前，公關(guān)文書(shū)的種類不斷增加。秘書(shū)應(yīng) 注重公關(guān)文書(shū)的寫(xiě)作知識(shí)并學(xué)會(huì)撰擬。

46、7-3-2 文稿撰擬過(guò)程（即通常情 況下一篇文稿的成文流程） l“三部曲三部曲” 準(zhǔn)備階段準(zhǔn)備階段 a.授受意圖 理清思路 b.收集材料 尋求依據(jù) c.擬定提綱 構(gòu)思布局 草擬階段草擬階段 注意注意 a.講究語(yǔ)法講究語(yǔ)法 字斟句酌字斟句酌 b.講究邏輯講究邏輯 表達(dá)準(zhǔn)確表達(dá)準(zhǔn)確 c.講究格式講究格式 遵規(guī)循俗遵規(guī)循俗 定稿階段定稿階段 a.審核審核 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 b.修改修改 改錯(cuò)與調(diào)整改錯(cuò)與調(diào)整 c.定稿定稿 領(lǐng)導(dǎo)審定領(lǐng)導(dǎo)審定 簽發(fā)通過(guò)簽發(fā)通過(guò) 7-3-3 文稿撰擬要求 除符合一般的寫(xiě)作要求外，還有若干特殊要求除符合一般的寫(xiě)作要求外，還有若干特殊要求 l一要符合必須行文的原則；一要符合必

47、須行文的原則； l二要符合國(guó)家現(xiàn)行法律、法規(guī)；二要符合國(guó)家現(xiàn)行法律、法規(guī)； l三要符合黨和國(guó)家方針、政策；三要符合黨和國(guó)家方針、政策； l四要符合實(shí)際情況；四要符合實(shí)際情況； l五要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖；五要符合領(lǐng)導(dǎo)意圖； l六要做到所提措施辦法切實(shí)可行；六要做到所提措施辦法切實(shí)可行； l七要與相關(guān)方面充分協(xié)商、協(xié)調(diào)一致；七要與相關(guān)方面充分協(xié)商、協(xié)調(diào)一致； l八要做到文字表達(dá)合乎語(yǔ)法、修辭、邏輯；八要做到文字表達(dá)合乎語(yǔ)法、修辭、邏輯； l九要符合有關(guān)公文格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等規(guī)定。九要符合有關(guān)公文格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等規(guī)定。 7-3-4 文稿撰擬的3種方式 lA.A.個(gè)人撰擬個(gè)人撰擬（適用于一般性文稿如通知、業(yè)（

48、適用于一般性文稿如通知、業(yè) 務(wù)性請(qǐng)示、專題性報(bào)告、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)以及務(wù)性請(qǐng)示、專題性報(bào)告、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)以及 簡(jiǎn)報(bào)、致詞、書(shū)信等類文稿撰擬）簡(jiǎn)報(bào)、致詞、書(shū)信等類文稿撰擬） lB.B.集體撰擬集體撰擬 （適用于重要而且綜合性強(qiáng)的和（適用于重要而且綜合性強(qiáng)的和 “大塊大塊”文稿的撰擬，如大型會(huì)議文件、長(zhǎng)期文稿的撰擬，如大型會(huì)議文件、長(zhǎng)期 工作計(jì)劃、年度全面總結(jié)、綜合性報(bào)告及規(guī)章工作計(jì)劃、年度全面總結(jié)、綜合性報(bào)告及規(guī)章 的起草等）的起草等） lC.C.文稿代擬文稿代擬（大機(jī)關(guān)、大單位適用。其部門（大機(jī)關(guān)、大單位適用。其部門 分工及專業(yè)細(xì)化度較高，以此彌補(bǔ)秘書(shū)專業(yè)知分工及專業(yè)細(xì)化度較高，以此彌補(bǔ)秘書(shū)專

49、業(yè)知 識(shí)之不足。用于專業(yè)性強(qiáng)的文稿）識(shí)之不足。用于專業(yè)性強(qiáng)的文稿） A.審核是文稿撰擬第三階段（定稿階段）中審核是文稿撰擬第三階段（定稿階段）中 一道非常重要和實(shí)質(zhì)性的一道非常重要和實(shí)質(zhì)性的“工序工序”，即文稿，即文稿 擬成之后、送領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)前進(jìn)行的最后把擬成之后、送領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)前進(jìn)行的最后把 關(guān)工作，因而是公文制發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。關(guān)工作，因而是公文制發(fā)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 B.文稿審核的和意義和作用主要有三：文稿審核的和意義和作用主要有三： a.控制發(fā)文總量，提高行文質(zhì)量；控制發(fā)文總量，提高行文質(zhì)量； b.確保文稿質(zhì)量，避免行文出錯(cuò)；確保文稿質(zhì)量，避免行文出錯(cuò)； c.減輕領(lǐng)導(dǎo)閱批文稿的負(fù)擔(dān)。減輕領(lǐng)導(dǎo)閱

50、批文稿的負(fù)擔(dān)。 l7-4-2 7-4-2 審核內(nèi)容（亦即把關(guān)的重點(diǎn)）審核內(nèi)容（亦即把關(guān)的重點(diǎn)） 主要從6個(gè)方面審查核定 A. 把好法律法規(guī)關(guān)；把好法律法規(guī)關(guān)； B. 把好政策規(guī)定關(guān)；把好政策規(guī)定關(guān)； C. 把好事實(shí)即材料數(shù)據(jù)關(guān)；把好事實(shí)即材料數(shù)據(jù)關(guān)； D. 把好文字表述關(guān)（主題、觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)把好文字表述關(guān)（主題、觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、語(yǔ) 言、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字與計(jì)量單位等等）；言、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字與計(jì)量單位等等）； E. 把好體式關(guān)（語(yǔ)體、規(guī)格、式樣等）；把好體式關(guān)（語(yǔ)體、規(guī)格、式樣等）； F. 把好程序規(guī)范關(guān)。把好程序規(guī)范關(guān)。 l7-4-3 7-4-3 文稿審核的方法文稿審核的方法 A. A. 程序性方法

51、程序性方法“三審三審”制制 初審。初審。由專兼職核稿人員進(jìn)行初步審核。 復(fù)審。復(fù)審。由秘書(shū)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)修改稿進(jìn)行審核。 終審。終審。核稿人對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者已簽發(fā)的審批稿進(jìn)行最后 的審核。 B. B. 組織性方法組織性方法四種四種 a. a. 個(gè)人審核個(gè)人審核 b. b. 集體審核集體審核 c. c. 會(huì)商（會(huì)審）會(huì)商（會(huì)審） d. d. 專家審核專家審核 第八章 會(huì)議工作 l 案例引入案例引入 l志遠(yuǎn)股份有限公司董事會(huì)召開(kāi)會(huì)議，討論從國(guó)外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備的問(wèn) 題。秘書(shū)張志負(fù)責(zé)為與會(huì)董事準(zhǔn)備會(huì)議所需文件資料，因?yàn)橛卸嗉?國(guó)外公司競(jìng)標(biāo)，所以材料很多。張志由于時(shí)間倉(cāng)促就為每位董事準(zhǔn) 備了一個(gè)文件夾，將所有材料放

52、入文件夾。有三位董事在會(huì)前回復(fù) 說(shuō)將有事不能參加會(huì)議，于是，張志就沒(méi)有準(zhǔn)備他們的資料，不想， 正式開(kāi)會(huì)時(shí)，其中的兩位又趕了回來(lái)，結(jié)果會(huì)上有的董事因沒(méi)有資 料可看而無(wú)法發(fā)表意見(jiàn)，有的董事面對(duì)一疊資料不知如何找到想看 的資料，從而影響了會(huì)議的進(jìn)度。 l1、秘書(shū)張志的工作有哪些不足？原因是什么？ l2、如果領(lǐng)導(dǎo)讓你準(zhǔn)備這次會(huì)議所需文件資料，你會(huì)怎么做？ l3、你從中吸取了什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？ 第一節(jié) 會(huì)議概述 l一、會(huì)議的含義 l 會(huì)議是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們研究和討論問(wèn)題的一種社會(huì)活動(dòng) 方式。不同的歷史時(shí)期人們賦予會(huì)議的內(nèi)涵略有一定的差異。 l二、會(huì)議的構(gòu)成要素 l 構(gòu)成會(huì)議的基本要素有：會(huì)議名稱，

53、會(huì)議時(shí)間（含開(kāi)始時(shí)間和終止時(shí) 間），會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)議的人員，會(huì)議的議題和議程，會(huì)議的組織工作，會(huì) 議結(jié)果。 l（一）會(huì)議名稱 l常用的會(huì)議命名方法有： l1、以序號(hào)命名。 l2、以會(huì)議主題命名。 l3、以會(huì)議參加者身份命名。 l4、以會(huì)議召開(kāi)的地點(diǎn)或時(shí)間命名。 第一節(jié) 會(huì)議概述 l（二）會(huì)議時(shí)間 l會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議何時(shí)召開(kāi)和開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間兩層含義。 l（三）會(huì)議地點(diǎn) l會(huì)議地點(diǎn)也包含兩層含義，一是在哪個(gè)地方召開(kāi)；二是具體會(huì)場(chǎng)選在何處。 l（四）會(huì)議的人員 l會(huì)議的人員，包括會(huì)議的參加者、會(huì)議的主持者和會(huì)議的輔助人員。 l（五）會(huì)議的議題和議程 l會(huì)議的議題是會(huì)議所要討論解決的問(wèn)題。 l（六）會(huì)議的組

54、織工作 l會(huì)議的組織工作主要是指安排處理好會(huì)議活動(dòng)各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的關(guān)系， 包括會(huì)前的準(zhǔn)備、會(huì)議期間的服務(wù)、會(huì)后的處理工作等。 l（七）會(huì)議的結(jié)果 第一節(jié) 會(huì)議概述 l三、會(huì)議的類型 l（一）根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)分類 l1、決策性會(huì)議 l2、非決策性會(huì)議 l（二）按會(huì)議的規(guī)模劃分 l1、小型會(huì)議：人數(shù)在三、五人至數(shù)十人之間，一般不超過(guò)一百人。如各 級(jí)政府的辦公會(huì)等。 l2、中型會(huì)議：人數(shù)在一百人至一千人之間。如中央工作會(huì)議、省級(jí)人民 代表大會(huì)等。 l3、大型會(huì)議：人數(shù)在一千人至數(shù)千人以上。如全國(guó)黨代會(huì)、全國(guó)人民代 表大會(huì)等。 l4、特大型會(huì)議，人數(shù)在數(shù)萬(wàn)人以上，如節(jié)日集會(huì)、慶祝大會(huì)等。 l（四）按會(huì)議的時(shí)間特征劃分 l1、定期性會(huì)議：也叫例行性會(huì)議，如無(wú)特殊情況到時(shí)非開(kāi)不可。如機(jī)關(guān) 辦公例會(huì)、各種學(xué)會(huì)的年會(huì)等。 l2、不定期會(huì)議：是一種根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要而召開(kāi)的會(huì)議。 第一節(jié) 會(huì)議概述 l 此外，按法定的行政級(jí)別分類，可分為中央級(jí)會(huì)議、省級(jí)會(huì)議、 地（市）級(jí)會(huì)議、縣級(jí)會(huì)議、鄉(xiāng)級(jí)會(huì)議等；按是否涉外分類，可分 為國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議，后者又可分為雙邊會(huì)議（兩個(gè)國(guó)家）和多 邊會(huì)議（三個(gè)以上的國(guó)家）；按會(huì)議的公開(kāi)程度分類，可分為絕密 會(huì)議、機(jī)密會(huì)議、秘密會(huì)議、公開(kāi)會(huì)議等。 l四、會(huì)議的作用 l概括起來(lái)，會(huì)議的作用主要有以下幾個(gè)方面：