1、 第三章第三章 電子文件管理工作電子文件管理工作 一、電子文件管理及其理論基礎 （一）電子文件管理概述（一）電子文件管理概述 計算機網絡時代，檔案形式的劃時代變革。 甲骨簡牘紙張光盤 時空黑洞出現 必須首先把電子文件收集保存起來！必須首先把電子文件收集保存起來！ （四）電子文件管理工作的原則及發展目標 堅持五項基本原則： （1）統一管理原則。 （2）全程管理原則。 （3）規范標準原則。 （4）便于利用原則。 （5）安全保密原則。 目標：積極推動電子文件管理規范化、法制化 進程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系， 更好地為黨和人民的事業服務。 （五）電子文件管理工作的主要任務 進一步研究解決

2、保真、保密和保存等問題， 使之與傳統文件一樣得到科學保管和有效利用。確 保電子文件的“真實性、可靠性、完整性、可用 性” 。 我國電子文件的管理戰略我國電子文件的管理戰略：不僅要確保電 子文件長期不失真，而且要確保重要的電子文件信 息能被長期讀取利用。 （1 1）保證電子文件的真實性）保證電子文件的真實性 （2 2）保證電子文件的完整性）保證電子文件的完整性 （3 3）保證電子文件的長期可讀性）保證電子文件的長期可讀性 （4 4）促進工作效率的提高）促進工作效率的提高 （5 5）方便查詢和利用）方便查詢和利用 （六）電子文件管理的理論基礎 1 文件連續體理論 “實踐的變化催生理論的變革。面對電

3、子文 件的洶涌浪潮，必須有新的思維和理論去適應它的 發展滿足它的需要。” 國外流行多年的文件生命 周期理論，近年來針對電子文件又進一步演化為文 件連續體模型，即“往復運動于從生成到處置的連 續體中的一個過程”。原有直線型的文件生命周期 的圖示被拓展成多維的環狀文件連續體模型。 （1）概念的提出： 1996年出版的澳大利亞的國家檔案標準 中文件連續體的定義是：“從文件形成(包括 形成前，文件管理系統的設計)到文件作為檔 案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管 理方式” 這一定義揭示了文件形成、保存與 長久利用應一體化管理的理念。 （2）電子文件環境下的文件連續體理論的意 義 與傳統的文件生命周期

4、理論形成鮮明的對 照，文件連續體理論淡化了對文件階段性的劃分， 它承認文件存在著不同的價值形態。其運動方向 是可逆的，就電子文件而言，連續體理論更有說 服力的闡釋了電子文件較傳統的紙質文件的新特 性，它將視野拓寬到文件與其形成者之間的關系。 在文件連續體理論強調文件與其形成者、保管者的 互動關系，強調文件具有多種價值形態并且可以同時存在， 這樣的理念貫穿于文件運動過程，體現了文件形成、保管、 利用的一體化，進而使文件產生、使用、鑒定、保管等各機 構部門之間的聯系更加緊密，對文檔的管理更加符合電子文 件的要求。 此外，文件連續體理論對檔案工作者固有觀念的沖 擊十分強烈，以往的文件工作重視利用，檔

5、案工作重視保管 的涇渭分明的觀念受到挑戰；尤其在電子文件時代，對文件 連續體理論的運用體現在文檔一體化的趨勢不可逆轉，無論 是文件還是檔案，其形成、傳播、保管的實質都是為了更好 的利用，以最大限度的發揮其價值。因此，檔案工作者必須 形成以“服務”為主導的工作理念，以其實現文件檔案的價 值。 2 文檔一體化理論 國內外對文件與檔案相互關系認識上的共性和 分歧決定了國內外對文件、檔案一體化管理含義的理 解既有相同之處，也有一定差別。了解國內外的各種 認識，有助于全面、科學地提煉出文件、檔案一體化 管理的基本含義。 國外觀點，文件與檔案的密切聯系決定了文件管理 與檔案管理之間存在著以下五個方面的緊密

6、聯系： （1）文件管理是檔案管理的前提，檔案由文件轉化而 來，因此文件的質量直接決定著檔案的質量，文件管理的 好壞也直接決定著檔案管理的優劣。 （2）檔案管理是文件管理的延伸和發展。 （3）文件管理和檔案管理是處于一個統一體的系統工 程。 （4）檔案部門和人員的介入是提高文件管理質量的重 要保證。 （ 5）文件管理人員與檔案管理人員之間也存在相互依 存和相互促進的關系。 現代環境下在OA平臺上文檔一體化的概念的含義包括四個 方面的內容： 第一，文件、檔案一體化管理的總體目標是實現從現 行文件到館藏檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。 第二，文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔 案生成控

7、制的一體化流程、管理的一體化和信息利用的一體 化。 第三，文件、檔案一體化管理的科學指導是系統思維。 用整體的觀點把握從文件到檔案存在著一個轉化的運動過程。 因而對文件到檔案的運動過程實施全面控制和有效管理是十 分必要的。 第四，文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機技 術和網絡技術為代表的信息技術。 3 3 知識管理理論 （1）什么是知識管理？ 所謂知識管理的定義為，在組織中建構一個人文與技 術兼備的知識系統，讓組織中的信息與知識，透過獲得、 創造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達到知 識不斷創新的最終目的，并回饋到知識系統內，個人與 組織的知識得以永不間斷的累積，從系統的角度進行思

8、考這將成為組織的智慧資本，有助于組織做出正確的決 策，以因應社會及其環境的變遷。 （2）知識管理的特點 觀念更新是知識管理的基礎。 從信息管理的“ 擁有信息”的觀念更新為“ 共享信息”的觀念 創新是知識管理的核心。 有了應變, 有了創新, 事業就能興旺, 就能通過不斷地推陳出新而獲得發展 知識只有在交流中才能得到發展 人是知識管理的關鍵。 知識只能通過人的能動創造性的發揮而產生, 并依附于人而存在 信息技術是知識管理的工具。 加速了新知識的商品化、市場化、產業化進程, 從而實現了知識管理 共享信息、知識創新的目標 文化再造是知識管理的“ 新鮮血液”。 知識管理給文化注人了新鮮血液, 其主要特征

9、包括相互信任, 開放 式交流、學習、共享與開發的知識, 享受知識管理過程。 （七）電子文件管理的原則 在電子文件管理我們常說的原則有： （1）全程管理原則全程管理原則 電子文件管理必須遵循全程管理的原則， 就是要在從文件產生到永久保存或銷毀的整 個生命周期中進行全程管理。 電子文件的全程管理是一種全面的、系 統的、過程的管理。 （2 2）前端控制原則）前端控制原則 前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容， 它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久 保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。 如果將傳統文件的運動過程分為現行、半現行和 非現行三個階段，在這一過程中，現行階段屬于前端。 因

10、此，對于傳統文件而言，前端控制主要表現為機關 檔案部門和人員對文件形成和現行利用的階段實施控 制，確保這一階段的管理功能盡可能在這一階段實現。 但電子文件的前端控制與此表現不同。國際檔 案界將電子文件的生命周期分為設計、形成和維護 三個基本階段，表明電子文件運動過程的前端已延 伸到了電子文件管理系統的設計階段。 電子文件管理中的前端控制是指檔案管理工作 提前介入電子文件的形成，運行和歸檔管理，建立 標準統一、密切相關、互為保證、相對獨立的運行 模式和保障體系，以維護電子文件的原始性，真實 性的一種管理活動。 前端控制是實現電子文件全程管理的重要保障， 這一原則在紙質及其他載體文件、檔案管理中是

11、有 效的，在電子文件管理中更加重要。 （3 3）真實性保障原則）真實性保障原則 電子文件的真實性是指文件內容、結構和背 景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形 成時的原始狀態一致。真實性是保證電子文件行政有 效性和法律的基礎，是電子文件反映歷史面貌，構成 社會價值，得以作為社會記憶長久保存的前提。 電子文件維護真實性面臨難題，原因來自兩 個方面：一是電子文件信息的易更改性；二是電子文 件信息技術的軟硬件依賴性。 維護電子文件的真實性必須做到： 電子文件的制作過程要責任分明 電子文件形成后應及時進行積累，以防在 分散狀態下發生信息損失和變動 建立和執行科學的歸檔制度 建立和執行嚴格的保管

12、制度 加強對電子文件利用活動的管理 建立電子文件管理的記錄系統 電子文件歸檔與管理規范電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002GB/T18894-2002） 5.2應采取可靠的安全防護技術措施，保證電 子文件的真實性。 5.2.1建立對電子文件的操作者可靠的身份識 別與權限控制。 5.2.2設置符合安全要求的操作日志，隨時自 動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容 等。 5.2.3對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。 5.2.4對電子印章、數字簽署等采取防止非法 使用的措施。 （4）完整性保障原則 電子文件的完整性包括兩個方面的含義，一 是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯

13、系的電 子文件及其他形式的相關文件數量齊全； 二是每一份電子文件的內容、結構和背景信 息沒有缺損。 完整性是電子文件價值的重要保障。殘缺不 全的文件留給后人的是殘缺的社會記憶，維護電子 文件的完整性是文件、檔案工作者的責任。 為了確保電子文件的完整性，應該了解電子文件的構 成要素（前面提到了電子文件構成的三要素） 保證電子文件的永久真實性國際研究項目保證電子文件的永久真實性國際研究項目 (InterPARES) (InterPARES) 探討了組成文件的基本組成要素，認為探討了組成文件的基本組成要素，認為“文文 件基本要素包括件基本要素包括: : (a)載體 即信息的物理載體； (b)內容即文

14、件想要傳達的信息； (c)物理和智能形式即允許信息交流的表示規則; (d)生成文件的活動; (e)以文行事的人; (f)檔案鏈即連接每份文件與其前后文件的關系; (g)背景即文件產生的司法、行政、程序以及記 錄框架。 （5）可讀性保障原則 可讀性保障是指文件經過存儲、傳輸、 壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能夠以 人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其 內容的真實性。 電子文件的可讀性是其存在和保存價值 的基礎。 （八）（八）“后保管后保管”思想及對電子文件管理的影響思想及對電子文件管理的影響 1 1 加拿大著名檔案學家特里加拿大著名檔案學家特里庫克（庫克（Terry CookTerry

15、Cook）“檔案檔案 后保管范式后保管范式”思想思想。 檔案事業的七個轉變： (1) 從文件實體轉向文件的形成過程； (2) 從分析個別文件的性質和特征轉向 更好地了解導致文件產生的業務職能、 活動、任務、事務處理和工作流程； (3) 從根據文件內在價值或研究價值進行鑒定轉向宏觀鑒 定形成者的主要職能、計劃和活動，并挑選出反映它們的 最精煉的文件永久保存。 (4) 從文件實體的整理、編目和保管轉向了解信息系統和 形成者的相關文獻之間的有機聯系。 (5)從檔案館作為一個希望與文件形成機關合作 的“懇求”機構轉變為一個監督形成者、維護和保 管在其管理下的檔案文件活動的審計機構。 (6)從檔案館建筑

16、作為文件保管基地轉變為一 個便于公眾利用數百個由形成者控制的系統內各種 文件的中央信息中心。 (7)從以等級結構中原始文件產生部門為中心 的實際來源轉變為以變動、臨時、甚至“虛擬”的 機構中文件形成者的職能和業務活動為重點的概念 來源。 所有這些轉變的核心可以歸結為：“從由此產生 的文件或產品轉向背后的創造活動或創造意圖。 ”“將傳統理論對實體保管對象實態文件的關 注轉變成對文件、文件形成者及其形成過程有機聯 系、目的、意圖、相互聯系、職能和可靠性的關注 。” 2 2 后保管模式的重大理論意義后保管模式的重大理論意義 后保管模式的理論意義在于為電子文件時代的 檔案管理建立了一個新的范例。在后保

17、管模式中， 重視檔案文件中所包含的有效信息知識，要甚 于文件實體；重視文件的形成和運轉，要甚于已經 形成的文件本身；重視聯系要甚于每一份具體文件 ；重視文件所體現的職能要甚于研究人員對文件的 各種要求。 3 后保管模式基本內容是新來源觀、宏觀鑒定論和知 識服務 (1) (1)新來源觀新來源觀： 新來源觀從一個全新的角度闡述了“來源概念”的 內涵。 特里庫克認為“電子時代檔案來源的概念需要重 新考慮、醞釀和定意，這種來源不僅指文件的形成機關，而 且包括其形成的目的，形成活動，過程，處理程序和職能范 圍等等。” 馮惠玲:“這個來源就是指文件的形成過程及 背景，即文件是由誰，在什么條件下，運用那些數

18、據為了什 么目的，采用了何種結構形式的等方面的情況。”她還指出 “不管文件是獨立產生于一個機構，或是由來自若干個數據 源的數據組合而成的，只要我們掌握它的形成過程，并把這 些信息隨同文件信息一同保留下來，就可以尋根溯源，了解 該文件的始末原委。” (2) (2)宏觀鑒定論宏觀鑒定論：把鑒定對象從文件自身變成文件形成 者，把鑒定標準從文件內容變成文件形成者的宏觀職能，把 鑒定執行時間從文件形成之后變為其形成之時，甚至之前， 使鑒定方法從具體變為宏觀，從分散變為集中，從滯后變為 超前，從而更有利于滿足電子文件的鑒定需求。 (3)(3)知識服務：知識服務：知識服務是以信息知識的搜尋組織、分 析、重組

19、的知識和能力為基礎, 根據用戶的問題和環境, 融 入用戶解決問題的過程之中,提供能夠有效支持知識應用和知 識創新的服務。知識服務要求檔案人員“停止扮演保管員的 角色，而成為概念、知識的提供者”，“把著眼點從信息轉 移到知識上（探尋、傳播、理解），從建立數據庫到建立知 識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至 智慧”。 新來源觀和 宏觀鑒定論是知識服 務的基礎和保障，知 識服務是檔案后保管 范式的核心和目的。 檔案后保管范式的思 想內核體現和反映了 檔案管理向知識管理 方向發展的內在要求 和必然趨勢。 總之， 電子文件是一種全新的事物， 以它為對象，形成了全新的電子文件管理工 作。電

20、子文件工作是傳統的文書、檔案工作 在新時代的延續，它在現代信息環境下文檔 一體化條件下的文件管理工作，它包含傳統 的文件工作和檔案工作兩部分內容。 二 電子文件管理的基本內容 （一）電子文件的微觀管理（一）電子文件的微觀管理 所謂電子文件微觀管理是指文件和檔案 管理人員以電子文件為客體對象，運用一定的技 術方法對其加以組織和控制，形成有序、系統的 電子文件信息資源，維護電子文件信息的真實性、 完整性、有效性，并向社會提供利用服務。 （二）電子文件管理宏觀管理（二）電子文件管理宏觀管理 所謂電子文件的宏觀管理是指文件和檔案的 行政與業務管理部門以電子文件管理為客體對象， 運用法律法規、制度辦法、

21、規劃、標準等對電子文 件管理工作中的組織和人員加以指導和控制，并提 供相應的技術和條件支持，以形成有效的運作機制 和管理機制，使電子文件微觀管理工作規范化和制 度化，確保電子文件完整保存的歷史責任得以實現。 三 現代技術條件下電子文件管理流程 現代信息技術的發展，傳統的文件管 理模式已不能適應電子文件的處理、管理和 利用等要求，需要對電子文件管理流程重新 構造。 2 2 電子文件管理流程重組電子文件管理流程重組 電子文件管理工作，是圍繞電子文件為核心 展開，為保證電子文件真實、可靠、完整、可用的 一些列工作。 實踐證明如果檔案部門不能及早介入電子文 件的收集、積累等管理，將給電子文件的歸檔帶來

22、 毀滅性的災難。 （一）傳統流程及其特點 傳統的文件、檔案管理流程是相互分離的， 即按照文件和檔案的管理規律，對文件和檔案工作 的一系列環節、工作步驟分別進行有序的組合和合 理安排，并通過歸檔環節加以鏈接。 傳統的文件、檔案管理流程的特點 ： （1）文件、檔案管理流程各自獨立，整個文件 活動過程被劃分為涇渭分明的兩個階段文件管 理階段和檔案管理階段，前后缺乏連貫性和一致性。 （2）文件、檔案管理的各項業務活動被人為地 劃分為若干“環節”，每個環節各自有相對獨立的 工作內容和方法，彼此缺乏聯系。 （3）線性流程，單向發展，流程主要體現在工 作環節的劃分，工作任務的分配上。 （二）電子環境下的文件

23、管理流程特點 電子環境下文件管理的最大特征是以數字化的信息作 為處理對象。因此，在管理流程的設計上也不同于以往的 “分工”法。具體說來，電子文件一體化管理流程有以下特 征： （1）由于電子文件可以借助網絡進行傳遞，因此，在 其現行的運轉過程中，多以“虛擬”的狀態存在使得傳統文 件管理的各個業務環節之間的界限變得模糊、淡化，因此， 對于某些業務環節可以進行重新整合、即重組和合并。 管理流程順序上變化： 串行向并行電子環境下一些業務活動同時進 行，如在文件形成階段同時要鑒定、著錄、歸檔（賦予歸檔 標識）等。 線性向非線性 流程表現為相互穿插，互相 銜接，你中有我、我中有你的狀態。 （2） 由于電子

24、文件具有信息形態數字化、非人工識讀 性、結構的復雜性及其對背景信息和元數據的依賴性，非實 體歸檔的可能性等特點，導致機構文件信息的形成、處理和 利用方式發生根本性變化，除了要合并某些環節外，還要將 原有環節的排列順序重新調整。 特別是在時間順序均有提前： 歸檔：傳統紙質一般是第二年上半年；科技或基建 等項目結束后，但電子文件通常是處理完畢后即進入檔案數 據庫。 鑒定：電子文件的鑒定也是在歸檔前。 著錄：檔案部門與文件形成部門合作，由文件形成部 門根據檔案著錄的要求進行著錄，也即以文件元數據技術， 利用電子文件管理系統自動著錄。 時間延長：一些原來在一個階段完成的工作現在要 在每一個過程連續完成

25、，典型的就是著錄貫穿與電子文 件的形成、處理、歸檔、遷移、利用整個過程。 （3）電子文件流程的設計不同于傳統的環節設計，而是 根據電子文件的特點，采用功能需求環節的流程設計 思路。即：在確定功能的基礎上，制定相應的功能需求，而后 再將功能需求具體運用到各個工作環節之中，將電子文件管理 需求滲透到系統里、實踐中。 首先，根據文件、檔案一體化管理的性質和目標，將 電子文件管理系統的功能分為生成、存儲(包括處置)和利用三 個部分。在確定總體功能的基礎上，結合機構的職能和文件、 檔案管理兩方面的需求確定電子文件管理系統的具體功能需求。 其次，對機構的實際運轉環境作詳細的調查，將功能需 求與實際工作流程

26、相融合，確定功能需求的具體實施地點和實 現方式。 （4）電子文件管理流程的設計必須是一種徹 底性的變革，而不是對傳統文件或檔案管理流程的 簡單對接或小修小改，它必須能夠反映自動化環境 下電子文件形成和運動的基本特點與基本規律。 要以系統的觀點從電子文件的整個流程對電 子文件的管理方法和進行宏觀的思考。 （5）電子文件管理流程的設計需要有正確、適 當的理論作為指導。比如知識管理理論、文件連續 體理論等。 （三）電子文件管理流程重組的思考 由于電子文件的特點，電子文件管理流程的變 化是顯著的，我們在電子文件管理流程改革的時候要 從機構管理的整體進行根本性考察，從整體的角度來 考慮。 同時，要注意，

27、重組不僅發生在業務層，還應 從體制、組織管理、管理理念等多個層面以及這些層 面之間具有的復雜又緊密的關系來考慮。 四 電子文件管理模式 電子文件與紙質文件的不同特點，不僅導致其管理原則、 方法和技術上的一系列變化，同時引發了對文件保管機構的 職責和管理體制的思考。 （1）機構內部電子文件的管理模式 對電子文件實行統一管理 實行文件、檔案一體化管理 （2）檔案館電子文件管理模式 分散管理分散保存在形成機構，檔案館對電子文件 信息加以控制，進行指導和幫助。澳大利亞、德國、俄羅斯 等。 集中管理將有永久保存價值的電子文件傳送到檔案 館集中保存，檔案館對信息和實體實現雙重控制。美國、英 國、瑞士、法國

28、等。 （3） 國家電子文件管理體制 概念：是一個國家對電子文件管理工作的組織方 式和組織制度。 集中統一管理的管理體制 根據我國“統一領導、分級管理”的檔案工作基 本原則。集中統一原則仍然是我國管理電子文件的 基本管理體制 五 電子文件管理系統 電子文件的管理是復雜的，其范圍也較廣， 需要特定的軟件系統來進行管理。這樣的一個系統 就稱之為“電子文件管理系統”。 其主要功能包括： 收集電子文件，分類和保管，提供利用等。 1 1 電子文件管理系統的含義及其開發的必要性 （一）電子文件管理系統（Electronic Records Keeping System）的含義 電子文件管理系統是指收集、組織

29、、記錄電子文件 信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和 處置的計算機應用系統。 劉家真在電子文件管理基礎中認為有三層含義， 即宏觀、中觀、微觀三個層次。 教材上提出是廣義和狹義之分。 廣義的電子文件管理系統是包括所有與電子文件管 理有關的技術、設備、管理、法律、標準、人員等所有相關 因素在內。 狹義電子文件管理系統是以信息技術為支撐，具有 文件保存功能 。 （二）開發電子文件管理系統的必要性 （1）電子文件管理系統是電子文件的生存環境。 電子文件將成為文件、檔案一體化管理的主要對象， 也必定會影響到文件、檔案管理流程的設計工作。 （2） 設計科學、合理，運轉良好的電子文件管理系統， 能夠確保機構職能活動的順利開展，并提供機構職能活動的 證據。 （3） 電子文件管理系統是具有行政有效性和法律證據 性文件的“聚集地”，在為機構提供業務活動的證據過程中 發揮著至