1、前臺文員工作規范細則目錄一、目的1二、崗位職責2三、工作具體要求：3崗位職責 1-電話接待：3崗位職責 2-來訪接待：3崗位職責 3-面試接待：4崗位職責 4-其他接待：4崗位職責 5-前臺辦公區域管理：4崗位職責 6-考勤管理：5崗位職責 7-訂票管理：6崗位職責 8-文印管理：6崗位職責 9-會議室管理：6崗位職責 10-表單管理：7崗位職責 11-辦公用品管理：7崗位職責 12-宿舍管理：8崗位職責 13-協助行政人事工作：8崗位職責 14：9四、儀容儀表要求9五、禮貌禮節10一、目的第1頁共10頁公司前臺作為公司涉外窗口，須經常性與客戶接觸，具有較重大的責任，前臺接待直接代表企業形象和

2、服務質量， 因此，公司的前臺接待人員必須嚴格遵守接待工作規范。 同時，公司前臺還需要協助行政部處理好考勤管理、 辦公文具管理及宿舍管理等工作以及相關人事行政工作。 有鑒于此，特制定前臺文員工作規范細則，對前臺崗位工作進行細化、具體化。二、崗位職責前臺工作職責可大致分為以下12 項主要工作職責：1、負責前臺接待工作。接待工作可分以下為三類：1.1負責接聽來訪電話， 記錄電話內容， 并做好記錄與傳達工作。 定期維護、保養電話機。1.2負責進入公司辦公場所的來客的接待、登記、導引，對無關人員、上門推銷和無理取鬧者，阻擋在外或協助有關人員處理。1.3負責面試人員的接待、登記、導引，通知人事專員進行面試

3、接待。2、負責公司郵件、包裹、傳真的收發與轉交。3、負責公司考勤管理工作。考勤管理工作可分為以下四類：3.1負責員工考勤數據、單據管理。3.2負責考勤 / 門禁系統的管理。3.3負責人員外出及出差管理。3.4負責每日、每周、每月的考勤統計匯總及每月的考勤確認。4、負責車票、機票、酒店的預定。5、負責公司文件打印，協助復印等工作。定期對打印機、復印機進行維護及管理。6、負責會議室的管理。做好會議室預約、使用登記，協調會議室的使用，會議室的儀器設備及場地衛生的管理。7、負責辦公用品的采購、領用管理、庫存管理及盤點管理，飲用水的采購。8、負責人事行政表單管理。及時更新相關表單，做好表單的打印、復印及

4、發放管理。9、負責宿舍管理。包括：管理住宿申請單 、宿舍入住人員管理及名單更新、宿舍財產及衛生的監督及管理等。10、負責前臺辦公區域的固定資產、 盆栽及衛生的管理，保持前臺區域環境干凈、整潔。11、協助人事行政部門辦理相關人事行政工作。包括但不僅限于：11.1面試人員的接待及引導。11.2入職手續辦理。包括入職人員的接待，相關資料的收集，花名冊信息錄第2頁共10頁入，工牌制作的跟進及發放等。11.3離職手續的辦理。 包括離職申請表 的管理及發放、 指紋信息的刪除、收回工牌、相關辦公用品的清點及收回、離職員工考勤統計等。11.4協助公司會議、生日會等活動的籌辦。11.5部門領導安排的其他臨時性工

5、作。12、公司及相關部門領導安排的其他工作。三、工作具體要求：崗位職責 1-電話接待：1、鈴響三聲內接聽，如超過三聲后接起電話，則應說“不好意思，剛才有事走開了，請問有什么可以幫到您？”2、接聽電話時應講普通話，口齒清楚、語氣熱情并用規范的語氣說：“您好，大帝科技！”或“您好，前臺！”內線電話接聽標準語： “您好，前臺”，外線電話接聽標準語：“您好，大帝科技”3、來電人提出要求，須記錄的必須及時記下。如需轉達他人的，需記下來電時間、來電人姓名、事由、相關事項。4、接電話時必須注意禮儀，語速平和，保持自然、得體、大方的形象，話機與臉龐成 45 度角，身體不得傾斜，不得嘴里吃東西，不得前仰后合。說

6、話時控制音調，不得過于吵鬧。5、接電話盡量長話短說，如遇客人投訴電話，需安排客人情緒的，應耐心安撫。私人電話不要超過三分鐘。6、接電話不得先于來電人掛機（私人電話除外）。為公司來客設立登記本，所有來公司人員均須登記， （老板的熟朋友或施工部人員可免登記）。登記本上注明來訪人姓名、人數、來訪事由、出入時間。崗位職責 2-來訪接待：1、上班時間必須在崗。即上午 8:30-12:00 、下午 2:00-5:30 。如因公務需外出，經直接領導批準可離崗。 外出期間，由直接領導安排前臺接待人員， 必須保證前臺無空崗。如無法安排人員，前臺接待人員不得外出。私事不得離崗。2、公司有來訪客人，來客行至門外，前

7、臺接待必須在 2 秒之內為來客開門，來客行至前臺一米以內， 前臺接待必須起身微笑相迎， 說禮貌用語，招呼客人就座。客人坐下后，前臺接待方可就座。3、來客提出個人要求時，前臺接待必須認真聆聽，有必要時做好筆記，如遇無法處理的投訴，則請客人稍等，請客戶服務部經理出面解決。第3頁共10頁4、來客提出要找公司員工時，前臺接待應先問有無預約。并請來客做好登記，再打電話致要找的員工，詢問是否帶進。如回答需要馬上帶進，則應行前領路，如需遲些才帶進，請客人在接待室就坐，為客人倒水，請客人稍待。等可以帶進時，再將客人帶進。帶進辦公室后，再為客人倒水。（七分滿）。5、如來客不聽要求，想要硬闖辦公室，呼叫行政部人員

8、協助攔截。如事態緊急，可呼公司辦公大廳員工協助。6、客人離開時，請客人再登記，并微笑致意，“歡迎下次再來”。崗位職責 3-面試接待：1、應聘者到訪時，請應聘者在面試人員簽到表上登記，請初次應聘者提供簡歷或幫助打印簡歷，并遞上面試員工問卷，通知人事專員進行面試接待。2、帶領或指引應聘者前往接待區等待，給應聘者倒水，并通知人事專員進行接待。崗位職責 4-其他接待：1、負責收取所有公司來往郵件、包裹、報紙、資料，并進行登記后，通知相關人員到前臺處理郵件、包裹及快遞的郵寄及領取，不得讓快遞員進入辦公大廳。2、負責對送水人員進行監督，指引送水人員將桶裝水放到指定位置，并對桶裝水及空桶進行清點核對， 在送

9、水登記本做好登記， 定期要求送水公司提供發票進行結算。3、負責傳真接收及發送，及時對傳真進行分類處理，并通知相關人員到前臺領取傳真。對傳真機的日常維護、管理負責，及時更換硒鼓、打印紙，協助相關人員進行傳真的發送。崗位職責 5-前臺辦公區域管理：1、前臺包括整個前臺及附屬兩張辦公椅必須保持整潔、干凈，無灰塵、無污漬。2、除辦公電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、公司宣傳單、個人茶杯、臺歷、盆花外，不得放置其他物品。不得堆放食物、雜物，不得在前臺吃食物。3、前臺只能由前臺文員、行政文員坐，其他人員不得進入前臺就座。前臺不得借用電腦給其他員工使用，并負責指引確有需求者到公用電腦處使用公用電腦。4、

10、公司人員不得聚在前臺閑聊，如有公務需探討可進入前臺，但不得超過十分鐘。需超過十分鐘的， 應改在其他辦公室進行， 前臺接待人員向上級領導申請安排。5、協助清潔工做好前臺的清潔工作。管理前臺區域盆栽、 沙發及辦公桌椅衛生，保持前臺區域環境干凈、整潔。第4頁共10頁崗位職責 6-考勤管理：1、負責員工考勤管理。1）負責考勤原始數據及單據的管理。要求：每天下班前統計并處理上一個工作日的下班卡打卡數據及當日的上班卡打卡數據，及時向人事專員匯報每天員工遲到、早退及缺失打卡記錄情況。2 ）負責考勤匯總表制作。要求：負責各部門員工請假申請表的管理，按部門分別夾放，保證有序、完整，放在柜子中歸檔；員工有請假需求

11、，能迅速找到對應的請假申請表交給員工，為員工提供請假、休假咨詢；對填寫完畢的請假申請表進行初步判斷、處理，在相關部門領導簽核同意后及時交人事專員處理； 在收到相關領導審批同意的請假單后， 及時處理請假員工的考勤，并將每周對各部門的考勤數據及請假單進行整理、 匯總，將原始數據及單據交人事專員。3) 考勤管理相關流程：2 、負責考勤 / 門禁系統的管理。要求：負責員工指紋的錄入、員工信息錄入考勤門禁系統， 及時將離職員工信息刪除。 在接到人事專員通知后， 及時將涉及人事調動的員工的信息在考勤系統中進行修改； 負責考勤管理系統及考勤機的維護以及聯系考勤系統供應商處理考勤系統故障等， 保障考勤機、考勤

12、系統穩定運行。3、負責人員外出及出差管理。1) 負責人員外出登記管理。保管各部門的外出審批表 、外出登記表，并進行按部門分類管理；核對外出審批表相關領導簽字，監督外出人員在外出登記表上進行外出及返回登記。2 ）負責出差人員登記及考勤管理。負責出差審批表 、出差登記表的管理；負責核對出差審批表，確保相關簽核完整無誤， 監督出差人員在 出差登記表上進行出差登記； 負責出差人員電話考勤管理， 監督及核實出差人員每天電話進行簽到； 負責根據出差人員返回的車票、 機票進行出差返回時間核對及監督出差人員進行登記。3 ）出差審批流程4、負責每月月底提交當月考勤匯總表， 次月月初通知員工進行考勤確認、 簽字。

13、5、確保以上相關原始單據無涂改、遺失，對有涂改的，要求相關人員在涂改處簽名確認。第5頁共10頁崗位職責 7-訂票管理：1、負責為公司領導的飛機票、火車票、酒店的預訂。2、負責為公司安排出差的人員訂票。3、要求：原則上，出差人員需提前 5 天和前臺說明出差時間、出差地點、選擇的出行方式， 費用是否由財務支付或先墊付后報銷， 提供身份證及聯系方式， 收到訂票信息后及時跟前臺反饋。 若需要訂票人員未進行相關信息說明， 前臺必須及時提醒。了解到相關信息后，及時進行記錄、確認，并將訂票結果及時反饋給相關人員，確保準確無誤，不延誤相關人員出行。崗位職責 8-文印管理：1、前臺日常工作以前臺接待為主，復印、

14、打印工作為輔。協助人事、行政專員進行復印、打印以及幫公司領導進行打印、復印。2、必須掌握復印機、傳真機、復印機、掃描儀的使用方法。負責上述儀器的管理及維護，及時更換紙張及打印碳粉、硒鼓。指導復印、打印者嚴格按照操作規范進行，如在使用過程中遇到不會處理的故障，要及時向行政部反應， 以便及時請專業人員進行維修出現故障時及時報行政部相關領導處理。3、注意保密，未獲得允許，不得翻看他人的打印、復印資料。對可能涉及公司秘密、會議、報告、通知及員工人事資料、聯系方式等信息的單面紙及廢棄紙張及時交行政專員處理。4、負責每天上班開機，下班前檢查是否關機，是否切斷電源，以免發生事故，若下班后有復印、打印者，必須

15、做好復印登記，并在使用完后關機。5、為防止復印、打印機卡紙，禁止使用非復印紙、已皺折或超出復印、打印尺寸的紙。卡紙時，及時按操作規程進行檢查處理。6、做好打印耗材的管理，及時申購打印紙、傳真紙、碳粉、硒鼓等耗材。7、復印多份時，應先復印一份，檢查無誤后再復印。注意環保節約，避免浪費。8、不得幫他人打印、復印與本公司工作無關的資料。崗位職責 9-會議室管理：1、負責會議室管理，實行會議室使用預約登記制度，需要使用會議室者必須在前臺處做好相關登記。 前臺必須及時核對、 確認登記的日期、 時間是否會使用到相關儀器、設備等相關信息，有提醒及指導如何正確登記的義務。 （公司各部門使用會議室須提前 1 天

16、告知行政部）2、負責協助行政部協調會議室的使用，遇到會議室使用有時間上的沖突時，及時向行政專員及申請使用者說明情況。原則上按照 先預約先使用 安排會議室的第6頁共10頁使用，但需要視具體情況的緊急重要程度而定。如會議室已經排滿， 公司高層領導需要臨時使用會議室時， 由行政部負責協調， 以保證公司高層領導的正常使用。3、在會議開始前 15 分鐘，檢查會議室的使用、會議室的環境、相關設備及茶水擺放等具體狀況。 必要時，請求行政部相關領導進行協調，行政部成員或大廳辦公人員協助做好會議室的準備，避免會議室準備不充分，影響會議的召開。4、在會議室使用完畢后，及時對會議室進行檢查。確保會議室環境干凈、整潔

17、，會議室財物無損壞，空調及電燈在無人使用時保持斷電狀態。崗位職責 10- 表單管理：1、負責公司表格、表單管理，及時將收到的表格、表單進行更新、替換，保證所管理的表格、 表單最新有效， 每周定期跟人事專員、 行政專員及行政部領導確認表單更新情況。2、各類表格、表單的變更需行政部經理審核認可，方可進行更換。同時需將更新后的表格發放給各分公司相關人員， 提醒各分公司及時更新， 確保公司各類表格、表單保持一致。崗位職責 11-辦公用品管理：1、負責辦公用品的申購、庫存管理及領用管理，建立辦公用品領用臺賬、庫存臺賬。2、公司員工需要領用辦公用品需要向前臺提出申請并填寫辦公用品登記表，前臺審核后發放，并

18、及時進行庫存銷賬處理。3、每月 25-30 號進行辦公用品盤點，盤點前將辦公用品登記表、領用臺賬、存庫臺賬提供給行政專員，由行政專員監督盤點。完成后，與領用臺賬、庫存臺賬進行核對，確保準確一致。然后將結果向行政部經理匯報，辦公用品登記表、領用臺賬、存庫臺賬、盤點清單交行政經理審核。4、根據存庫臺賬，視情況及時進行辦公用品申購，填寫辦公用品采購單交予行政部經理審核，審核通過后方可聯系采購人員進行采購或聯系供應商供貨。5、新購買的辦公用品達到公司后，及時通知行政專員，在行政專員監督下對物品進行清點，確認無誤后，進行入庫管理。6、如部門所需的物品之前不屬于常用、常備辦公用品， 則需在在每月 30 日

19、之前填寫物品采購單交部門領導審批，審批通過后交至行政部審批匯總，然后進行物品采購、入庫、領用管理。7、辦公電腦的領用由行政專員負責，如需采購新電腦， 則需要在前臺處領取 辦公電腦申請表，按要求填寫完畢后交至部門領導審批，部門審批通過后交至行政部，由行政部交總經辦審批后由財務部撥款購買。如對所需電腦配置有特別要第7頁共10頁求，則需要在辦公電腦申請表后附帶相關備注、說明。8、相關流程及表單：1 ）辦公用品管理流程2 ）物品采購申請表3 ）辦公電腦申請表4 ）桶裝水訂購流程崗位職責 12- 宿舍管理：1、公司員工有住公司宿舍需求時， 可到前臺處領取住宿申請單，填寫完成后，由前臺交行政部相關領導進行

20、審批， 前臺根據公司宿舍明細表 中各宿舍的實際情況提供床位安排建議。2、負責宿舍管理制度發放簽收。將宿舍管理制度發放給新入住員工，并要求簽收。下班后帶領新入住員工到公司宿舍，告知具體房間及床位。3、負責宿舍鑰匙管理，確保公司宿舍每個房間的鑰匙都有備份，員工退宿時收回宿舍鑰匙。負責給新入住員工分配宿舍鑰匙， 鑰匙不足時則提供鑰匙給新員工自己配鑰匙。若發生宿舍鑰匙遺失， 則立即報行政部經理， 并及時更換宿舍門鎖、鑰匙，確保宿舍財務安全。4、住宿人員搬入、搬出宿舍時，必須按要求進行監督、檢查，并及時更新公司宿舍明細表，將變更后的表格發人事專員、行政專員。5、負責宿舍環境衛生監督、檢查，有非公司員工入

21、住宿舍時，需及時報行政專員、行政部經理處理。6、負責宿舍水電維修意見，資產采購意見收集匯總，將收集到的意見并反饋給行政專員、行政部經理處理。7、負責分公司相關人員回總部期間的住宿安排。在接到公司相關領導通知后，確認需安排的人員姓名、 住宿時間等信息， 安排好床位及床上用品。 如需要購買相關生活必需品，則及時向行政專員、行政部經理匯報。事后，及時將床位進行整理，將床上用品等收納到指定的鐵皮柜中保管。8、若前臺不再住公司宿舍時，則由行政部指定宿舍管理員，由宿舍管理員負責以上內容。崗位職責 13- 協助行政人事工作：1、負責面試人員的接待及引導。應聘者到訪時，需按來訪接待標準進行接待，了解來意后，請

22、應聘者在面試登記表上登記相關信息， 請求應聘者提供個人簡歷，并通知人事專員進行接待。若訪客為復試者， 則在請求復試者登記后直接通知人事專員接待。若人事專第8頁共10頁員不在或暫時不方便接待應聘者，則負責指引應聘者到對應的接待區等候，并為應聘者倒水，表達歉意。2、協助入職手續辦理。1 ）在接到人事專員的新員工入職通知后，及時準備相應的入職資料。2 ）新員工接待及資料收集、相關表單發放。新員工到達前臺后，請新員工在新員工入職登記表 上進行登記， 通知人事專員進行入職手續辦理。 根據人事專員提供的入職手續辦理流程清單進行相關入職資料的收集， 然后將準備好的表單及對應的“填寫指南”交給新員工，將新員工

23、指引到培訓室填寫相關資料。3 ）按人事專員檢查、整理完畢后提供的人事資料，在新員工花名冊中錄入相關信息，分配工號，掃描新員工相片。幫新員工錄入指紋，并及時在考勤管理系統中錄入相關信息。4 ）將新員工的信息、電子照片發給利先生進行工牌制作，并跟進工牌制作情況，負責將工牌發放給新員工。3、離職手續的辦理。1 ）在收到人事專員的通知后，及時制作出離職員工的考勤統計表，提供給人事專員。2 ）在見到審批后的辭職申請表 、離職交接表后，對離職員工的相關辦公用品的清點及收回，將工牌收回，并在離職交接表上簽字，并及時將離職員工指紋信息在考勤系統中刪除。3 ）若離職員工有使用公司宿舍， 則需要跟進、 監督離職員工搬離宿舍事宜，收回宿舍鑰匙，并在公司宿舍明細表中備注該員工實際搬離時間。4、協助公司會議、生日會、公司年會等活動的籌辦。5、行政部領導安排的其他臨時性工作。6、相關表單及流程：1 ）人事行政相關表單崗位職責 14：公司領導安排的其他工作。四、儀容儀表